Betreff
Antrag 142/2022: Einführung von Shared-Desks in der Stadtverwaltung
Vorlage
24/041/2022
Aktenzeichen
VI/24
Art
Beschlussvorlage

Die Ausführungen der Verwaltung werden zur Kenntnis genommen.

Der Antrag 142/2022 der Klimaliste Erlangen ist bearbeitet.


1.    Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Die Verwaltung hat zum Ziel, bei jeder Neubelegung bzw. -konzeption von Verwaltungsflächen aktivitätsbasierte Bürokonzepte zu etablieren, soweit sie den Aufbau- und Ablaufprozessen der betroffenen Organisationseinheiten entsprechen und möglichst der Attraktivitätssteigerung der Stadt Erlangen als moderne Arbeitgeberin dient.

 

Dieses Vorgehen zur Umsetzung von sog. Multi-Space Konzepten wurde zuletzt in der Vorlage 112/064/2022 dargestellt und basiert auf der Strategie zum Immobilienportfolio für die Stadt Erlangen, die mit Stand 31.10.2019 durch die Unternehmensberatung dchp consult, Düsseldorf erarbeitet und am 15.01.2020 durch den HFPA beschlossen wurde.

Beispielhaft wurde dahingehend bereits eine Teilfläche der Schuhstraße 40 und ein Probebüro in der Werner-von-Siemens Straße 61 hergerichtet. Letztere bietet städtischen Einheiten die Möglichkeit für eine bestimmte Zeit praktische Erfahrungen mit diesem Büroflächenkonzept zu machen.

Weiter wurde diese Zielsetzung des aktivitätsbasierten Flächenbereitstellung und der flexiblen Nutzungsmöglichkeiten in der Planung zum techn. Rathaus umgesetzt.

 

2.    Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Der Wandel der Arbeitswelt und die sich ändernden Bedürfnisse der Beschäftigten an die Arbeit, die Herausforderungen des Fachkräftemangels, der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeit- und Arbeitsortmodellen zusammen aber auch mit der zunehmenden Komplexität von Prozessen und dem wieder feststellbaren Bedürfnis von Arbeitnehmer*innen zur (anteiligen) Präsenzarbeit machen es notwendig, dass möglichst flexible Arbeitsmöglichkeiten bereitgestellt werden. Gleichzeitig wird erwartet, dass die Arbeitsumgebung inspirierend wirkt und eine hohe Aufenthaltsqualität bietet. Dies geht einher mit Fragen der Ausstattung, Farbeinsatz bis hin zu Verwendung wohnlicher Materialien in Verwaltungsflächen.

 

3.    Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Um diesen unterschiedlichen Ansprüchen gerecht zu werden, kann es keine Pauschallösung geben. Eine antragsgemäße Überbelegungsquote läuft dem Gedanken der Mitarbeiterorientierung entgegen. Auch steht hier der primäre Einspargedanken im Vordergrund, lässt jedoch das Ziel außen vor, dass eine Bereitstellung aktivitätsbasierter Arbeitsmöglichkeiten und -flächen ohne summarischer Flächenreduktion die Arbeitseffektivität unterstützt, was im Ergebnis - ebenso wie die Grundintention des Antrags - zu Kosteneinsparungen führt. Eine einfache Flächenreduktion mit einhergehendem home-office-Zwang ist nicht zielführend. Für die Frage eines funktionierenden Desk-Sharings sind v.a. entscheidend, wie Arbeitsprozesse gestaltet sind, welche Führungskultur die Organisation lebt, wie die IT-Ausstattung ist bzw. wie stark die Arbeit papierabhängig erfolgt und ob Bedingungen des Datenschutzes oder der Vertraulichkeit von Gesprächen etc. einzuhalten sind. Daher geht jeder Belegung einer Verwaltungsfläche eine intensive Klärung dieser Gegebenheiten voraus. Die Belegung der Arbeitsplätze im sharing-Modell ist dabei mitzudiskutieren, sollte aber nicht vorgegeben werden.

 


Anlagen:             Fraktionsantrag 142/2022 der Klimaliste Erlangen