Betreff
Änderung der Öffnungszeiten des Servicebüros der Volkshochschule (Amt 43)
Vorlage
112/066/2022
Aktenzeichen
III/11
Art
Beschlussvorlage

Die Öffnungszeiten des Servicebüros der Volkshochschule Erlangen werden wie folgt geändert:

 

bisherige Öffnungszeiten

neue Öffnungszeiten

Differenz

Montag

10.00 – 12.30 Uhr und
15.00 – 18.00 Uhr

10.00 – 12.30 Uhr und
14.00 – 18.00 Uhr

+ 1 h

Dienstag

10.00 – 12.30 Uhr

geschlossen

- 2,5 h

Mittwoch

10.00 – 13.30 Uhr

10.00 – 12.30 Uhr

- 1 h

Donnerstag

10.00 – 12.30 Uhr

unverändert

 

Freitag

10.00 – 12.30 Uhr

unverändert

 

Summe Stunden

16,5 h

14,0 h

      - 2,5 h  

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Anpassung des Bürger*innenservices auf das geänderte Nutzungsverhalten und die
veränderten Personalressourcen.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Die Volkshochschule Erlangen möchte die Öffnungszeiten im Servicebüro ab der
Einschreibung für das Herbst-Winter-Semester 2022/23 (24.08.2022) um 2,5 Wochenstunden verringern.

 

Dies hat mehrere Gründe:

·         Bedingt durch die Pandemie zeigt sich ein anderes Nutzungsverhalten.
Im Servicebüro werden nicht mehr so viele Buchungen und persönliche Beratungen zum aktuellen vhs-Programm nachgefragt, wie vor dem Sommersemester 2020.

·         Seit der Pandemie wird die Arbeitsleistung der Verwaltungsmitarbeiter*innen – soweit der Dienstbetrieb es ermöglicht – im Homeoffice eingebracht und so wechselweise der tägliche Telefondienst der vhs – nicht nur außerhalb der Öffnungszeiten auch für das Servicebüro vor Ort oder in den Räumen der vhs – abgedeckt.

·         Die bis auf Weiteres knappe Personalausstattung in der vhs-Verwaltung: die neue
Mitarbeiterin für das Servicebüro
arbeitet nur 19,5 h wöchentlich, ihre Arbeitszeit bringt sie in einer drei-Tage-Woche ein (außer zu den Haupteinschreibezeiten), so dass am vierten Öffnungstag (i. d. R. freitags) die Besetzung durch andere organisatorisch-pädagogische Mitarbeiter*innen (OPM) organisiert werden muss. Im OPM-Bereich sind einige Stellen derzeit nicht besetzt und andere Mitarbeiterinnen absolvieren gerade
neben dem und teilweise befreit vom Dienstbetrieb in der vhs den Beschäftigtenlehrgang I bei der Bayer. Verwaltungsschule.

·         Die Servicebüro-Stelle der vhs wird in den KuBiC umziehen und bereits jetzt müssen künftige Abläufe mit der für das KuBiC-Personal zuständigen Führung besprochen
werden.

 

Konkret möchte die Volkshochschule Erlangen möglichst bald die Öffnung am Dienstag
beenden, am Montag die Servicezeit am Nachmittag um eine Stunde ausweiten und dafür am Mittwoch auch auf 8.00 – 12.30 Uhr anpassen. Dadurch verkürzt sich, wie aus der Tabelle
unter I. ersichtlich ist, die Zahl der Öffnungsstunden von wöchentlich 16,5 auf 14.

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Der Einsatz im Servicebüro und für den Telefondienst wird per Dienstplan auf die Mitarbeiterin für das Servicebüro plus vier weitere OPM verteilt, um eine dauerhafte Besetzung auch im
Vertretungsfall zu gewährleisten.

Der Personalrat hat den neuen Öffnungszeiten zugestimmt.

 

4.   Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             ja, positiv*

             ja, negativ*

             nein

 

 

5.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden