1. Die Pauschalvergütungsregelung vom 07.08.1985 über den „Einsatz privateigener Fahrräder für dienstliche Zwecke“ wird zum 31.12.2019 aufgehoben. Die Stadt Erlangen gewährt stattdessen ab 01.01.2020 beim Einsatz privater Fahrräder für dienstliche Zwecke entsprechend Art. 6 Abs. 1 Nr. 4 Bayerisches Reisekostengesetz eine steuerfreie Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,06 € je gefahrenen Kilometer.
2. Die Abrechnung erfolgt zweimal jährlich zu den Stichtagen 31. Mai und 30. September.
3. Mit der Auszahlung der km-Abrechnung wird ein steuerfreier Sachbezug in Form eines
   City-Gutscheins gewährt. Die Höhe des Gutscheins richtet sich nach den Einsatztagen
   des privaten Fahrrads. Für jeweils 10 Einsatztage wird ein 10 € - Gutschein, max. 40 € je Abrechnung, ausgegeben.
4. Der Antrag Nr. 126/2019 der SPD-Stadtratsfraktion und Stadtratsfraktion Grüne Liste ist damit bearbeitet.

Arbeitgeber können Beschäftigten, die beruflich bedingte Fahrten absolvieren, die tatsächlichen Fahrtkosten steuerfrei vergüten. Solche Reisekostenerstattungen sind allerdings nur dann von der Lohnsteuer befreit, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber für jede vergütete Fahrt Einzelaufzeichnungen führen.

Aufgrund des Stadtratsantrages wurde das Finanzamt Erlangen um steuerrechtliche Beurteilung der Pauschalvergütungsregelung gebeten.

Nach Auffassung des Finanzamtes müssen für die lediglich nach Einsatztagen pauschalierten Zuschüsse künftig Steuer und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden, weil das Steuerrecht eine derartige Pauschalierung nicht kennt. Ein erheblicher Teil des finanziellen städtischen Aufwandes (jährlich durchschnittlich 3.800 €) käme demnach nicht mehr bei den Beschäftigten an.
Die Fortführung der Pauschalvergütungsregelung von 1985 unter Erhöhung des Zuschussbetrages wird deshalb von der Verwaltung als nicht zielführend erachtet.

Im Gegensatz dazu wird das Finanzamt eine steuerfreie Wegstreckenentschädigung in Höhe von 0,06 € je Fahrtkilometer nicht beanstanden. Ein höherer Betrag würde allerdings nicht toleriert werden. Auch das hat die Anfrage ergeben.

Für die Neuregelung spricht ferner, dass die kilometergenaue Abrechnung aufwandsgerechter ist und damit einen Anreiz schafft, dass Fahrrad häufiger und auch auf längeren Strecken zu nutzen. Jährlich rechnen bisher ca. 60 Beschäftigte Fahrradeinsätze ab. Die Bandbreite reicht von 20 bis 180 Einsatztage. Die Kilometerleistung je Einsatztag ist nach Auskunft der Beschäftigten sehr unterschiedlich.

Um den Aufzeichnungs- und Abrechnungsaufwand zu minimieren, wird den Beschäftigten die Möglichkeit eingeräumt, über ein Fahrtenbuch (auch in Excel) abzurechnen.

Mit der Auszahlung der km-Abrechnung wird ein steuerfreier Sachbezug in Form eines City-Gutscheins gewährt. Die Höhe des Gutscheins richtet sich nach den Einsatztagen des privaten Fahrrads. Für jeweils 10 Einsatztage wird ein 10 € - Gutschein, max. 40 € je Abrechnung, ausgegeben.

Bei Vorlage der Kilometerabrechnung ermittelt das Personal- und Organisationsamt die entsprechenden Einsatztage und fertigt ein Dankschreiben für den Einsatz des privaten Fahrrades.

Mit dem Dankschreiben kann der entsprechende Gutschein bei der Tourist-Information,
Goethestraße 21 a, 91054 Erlangen, in Empfang genommen werden. Die Tourist-Information
rechnet gesammelt mit dem Personal- und Organisationsamt ab.

Soweit anstelle der km-Abrechnung nur Einsatztage im Fahrtenbuch erfasst werden, wird nur der Gutschein gewährt.

Der Personalrat hat der Regelung zugestimmt.

Mit Freischaltung des neu gestalteten Mitarbeiterportals wird die Fahrradentschädigungsregelung leichter zu finden sein, zudem wird die Neuregelung aktiv beworben.

Seitens der Tochterunternehmen ESTW AG und GEWOBAU wurde mitgeteilt, dass kein Bedarf an einer Regelung besteht. Es sind Dienstfahrräder in bedarfsgerechter Anzahl vorhanden. Deshalb ist weder Nachfrage noch Notwendigkeit für den Einsatz privater Fahrräder gegeben.

2.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                               bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                         sind nicht vorhanden

Anlagen: Pauschvergütungsregelung vom 7.8.1985