Variante A):
Die in der Anlage 1 beigefügte Revisionsordnung (RVO) wird beschlossen.
Künftig werden die Bezeichnungen „Revisionsausschuss“, „Revisionsamt“ und „Revisionsordnung“ verwendet.
Variante B):
Die in der Anlage 2
beigefügte Rechnungsprüfungsordnung (RPO) wird beschlossen.
Die Bezeichnungen „Rechnungsprüfungsausschuss“, „Rechnungsprüfungsamt“ und Rechnungsprüfungsordnung“
bleiben unverändert.
Hinweis: Der
Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 06.11.2013 die Variante A)
mit 6 : 1 Stimmen begutachtet. Des Weiteren haben sich die Ausschussmitglieder
dafür ausgesprochen, die Thematik Öffentlichkeit/Nichtöffentlichkeit nicht in
der RVO bzw. RPO zu regeln, sondern ausschließlich in der Geschäftsordnung für
den Stadtrat für die Wahlperiode ab Mai 2014. Dies wurde nunmehr in der RVO
bzw. RPO berücksichtigt.
Die bisherige Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erlangen stammt aus dem Jahr 1982 und ist in mehreren Punkten inhaltlich und redaktionell überholt. Zudem weist sie zahlreiche textliche Übernahmen v. a. aus der Gemeindeordnung (GO) und der Kommunalwirtschaftlichen Prüfungsverordnung (KommPrV) auf, die verzichtbar sind.
Die vorgeschlagenen Änderungen können der nachfolgenden Tabelle entnommen werden. Von textlichen Wiederholungen anderer Rechtsvorschriften (v. a. GO und KommPrV) wurde im Sinne einer Verschlankung der Regelungen Abstand genommen.
Die in den Varianten A) und B) enthaltenen Regelungen (vgl. Anlagen 1 und 2) sind inhaltlich grundsätzlich identisch. Sie unterscheiden sich lediglich in den im Antrag erwähnten Bezeichnungen.
Erläuterungen und
Begründungen zu inhaltlichen und redaktionellen Änderungen:
Ziffer in |
Erläuterungen und Begründungen |
1 |
Redaktionelle
Ergänzung um die Eigenbetriebsverordnung (Ziffer 1.1) und die Eigenbetriebe
(Ziffer 1.2). Zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der bisherigen RPO im Jahr
1982 existierten noch keine Eigenbetriebe. |
1.3 |
In
der RVO (Anlage 1) sind hier die neuen Begriffsbestimmungen enthalten. |
2.1 |
„Protokollführung“
wurde durch „Geschäftsstelle“ ersetzt, die sich beim Rechnungsprüfungsamt
befindet. Die Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes umfassen inzwischen neben
der reinen Protokollführung auch die Erstellung der Einladungen und der
Niederschriften sowie die EDV-mäßige Einstellung ins Ratsinformationssystem
„Session“. |
3.1 |
Künftig
Einbeziehung risikoorientierter Gesichtspunkte als Ausdruck einer möglichst
objektiven Auswahl der Prüfungsthemen. |
3.2 |
Neu aufgenommen oder
geändert wurden: § Spiegelstrich 3: Projektbegleitung wird bereits seit
Jahren vom Rechnungsprüfungsamt wahrgenommen, gemäß Ziffer 5.5.3 DA Bau
(Beteiligung bei Entwurfsplanungsbeschlüssen). § Spiegelstrich 4: Hierunter fällt die Vorprüfung des
„Hartz IV-Testats“ für das Bundesministerium für Arbeit und Soziales, zu der
sich die Stadt Erlangen als Optionskommune verpflichten musste. § Spiegelstrich 5: Hierunter fallen etwa Prüfungen bei
Vereinen oder Zweckverbänden. |
3.3 |
Anpassung
an Begrifflichkeiten der Doppik und thematische Zuordnung zur Ziffer 3 –
Rechnungsprüfungsamt (bisher Ziffer 5). |
4.1 |
Die Information des OBM
soll künftig unverzüglich nach Vorliegen von gesicherten Sachverhalten bzw.
nach Prüfungsabschluss erfolgen. Dies hat folgende Gründe: a)
OBM erhält so
gesicherte Informationen und nicht nur Hinweise auf Verdachtsmomente oder gar
Spekulationen. b)
Gemäß § 626 BGB
beträgt die Kündigungsfrist bei außerordentlichen Kündigungen zwei Wochen. Die
Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte (OBM) von
den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt. Bei komplexen
Sachverhalten ist es durchaus vorstellbar, dass die Prüfungshandlungen des
Rechnungsprüfungsamtes, eine etwaige juristische Einbeziehung des Rechtsamtes
und die Entscheidung über arbeitsrechtliche Maßnahmen durch die
Personalverwaltung mehr als zwei Wochen in Anspruch nehmen können und eine
außerordentliche Kündigung dann nicht mehr möglich ist. Die Frist sollte
daher erst dann in Gang gesetzt werden, wenn die Entscheidungsgrundlage
gesichert ist. Erfahrungsgemäß sind alle Beteiligten, neben einer
gründlichen, unbedingt auch an einer raschen Sachverhaltsaufklärung interessiert. |
5.2 |
Umrechnung
von „über 1.000,- DM“ auf „mindestens 500,- €“. Aktuell bestehen vier
Handvorschüsse mit einem Volumen von 500,- € oder mehr. |
6.1 |
Konkretisierung
des Prüfungsverfahrens. Gelegenheit zur Schlussbesprechung soll den geprüften
Dienststellen künftig immer eingeräumt werden und nicht nur bei „wesentlichen
Prüfungsfeststellungen“. Dies entspricht der langjährigen und bewährten
Praxis. |
6.2 |
Aus der Verpflichtung zur
Äußerung wird eine Möglichkeit zur Abgabe einer schriftlichen Stellungnahme.
Dies entspricht der langjährigen und bewährten Praxis. Alle
Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses erhalten die Prüfungsberichte,
nicht nur der Vorsitzende. Auch dies entspricht der langjährigen und
bewährten Praxis. |
6.4 |
Auch
wird aus der Verpflichtung zur Äußerung die Möglichkeit zur zeitnahen Äußerung.
Dies entspricht der langjährigen und bewährten Praxis. |
6.5 |
Der
Hinweis auf den internen Charakter der Prüfungsberichte und -vermerke ist notwendig,
da in der Vergangenheit immer wieder Unterlagen der Rechnungsprüfung nach außen
weitergegeben wurden. |
7.3 |
In
der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass von Fachbereichen Verträge mit
öffentlichen oder privaten Dritten (i. d. R. Zuschussgebern) abgeschlossen
wurden, in denen sich die Stadt verpflichtet hat, Prüfungsleistungen durch
das Rechnungsprüfungsamt zu erbringen. Eine vorherige Beteiligung des
Rechnungsprüfungsamtes erfolgte nicht in jedem Fall, so dass es zu unklaren
Situationen oder Interessenskollisionen gekommen ist. Der neu eingefügte
Passus soll dem künftig entgegenwirken. |
7.4 |
Damit
das Rechnungsprüfungsamt rechtzeitig die Thematik der Prüfungsrechte bei
einer geplanten Unternehmensbeteiligung oder Gründung einspeisen kann, wäre
die Information notwendig. |
7.5 |
Redaktionelle
Ergänzungen |
8 |
Inhaltlich
sind die Prüfungsberichte anderer Stellen von den geprüften Fachämtern
abzuarbeiten. Das Rechnungsprüfungsamt übernimmt die Koordination. Dies entspricht
der langjährigen und bewährten Praxis. |
9 |
Das
Inkrafttreten ist für den 01.12.2013 vorgesehen. Hinsichtlich der Bezeichnung
„Revisionsausschuss“ soll eine Verwendung erst zum 01.05.2014, also zum
Beginn der neuen Wahlperiode erfolgen (Anlage 1). Dies ermöglicht eine
Angleichung an die Geschäftsordnung des Stadtrates. |
Hinweise zu einer
möglichen Umbenennung von Rechnungsprüfungsausschuss, Rechnungsprüfungsamt und
Rechnungsprüfungsordnung:
Die Begriffe Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt stammen von der Prüfung der städtischen Jahresrechnung. Da seit der Umstellung auf die Doppik keine Jahresrechnungen, sondern Jahresabschlüsse aufgestellt und geprüft werden, passt die Begrifflichkeit nicht mehr vollständig.
Der Begriff Revision bedeutet lt. Duden Überprüfung und Kontrolle und würde thematisch mit den gesetzlichen Aufgaben besser übereinstimmen. Inhaltlich werden Aufgaben der internen Revision (Durchführung unabhängiger interner Untersuchungen) und auch der externen Revision (Prüfung von Jahresabschlüssen anstelle eines Wirtschaftsprüfers) wahrgenommen.
Mehrere Städte haben bereits die Bezeichnung Revisionsamt
gewählt, so etwa München, Frankfurt am Main, Wiesbaden, Darmstadt und Kassel.
Eine Umbenennung auch des Rechnungsprüfungsausschusses in Revisionsausschuss
und der Rechnungsprüfungsordnung in Revisionsordnung würde die logische
Konsequenz einer möglichen Umbenennung des Amtes darstellen.
Das Rechnungsprüfungsamt spricht sich für die Umbenennung aus.
Die Argumente pro und contra Umbenennung in der Übersicht:
pro Umbenennung |
contra Umbenennung |
Begriffe
Rechnungsprüfungsausschuss und Rechnungsprüfungsamt passen nach der
Umstellung auf die Doppik nicht mehr (s. o.). |
Diskrepanz
zu den Bezeichnungen in der GO und der KommPrV, die (in Bayern) noch nicht
geändert wurden. |
Es
würde dem weit verbreiteten Eindruck entgegengewirkt, das
Rechnungsprüfungsamt prüft vorwiegend städtische „Rechnungen“ und dies
möglicherweise hinsichtlich des Skontoabzugs. |
Umstellungsaufwand
(allerdings sehr überschaubar) |
Vermeidung
von Enttäuschungen bei Bürgerinnen und Bürgern, die hin und wieder mit
privaten Zahnarzt- oder Handwerkerrechnungen zu uns kommen und „Prüfung“
erwarten. |
|
Ein
Trend zur Umbenennung auch in anderen Städten ist feststellbar. |
|
Anlagen: Anlage 1: Neufassung der
Revisionsordnung der Stadt Erlangen (RVO)
Anlage 2:
Neufassung der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erlangen (RPO)
Anlage 3: Protokollvermerk aus der Sitzung des RPA am 06.11.2013