Die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte des
gemeinsamen Kommunalunternehmens „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik
„KommunalBIT“ AöR“ werden zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat
ermächtigt:
a)
Der Jahresabschluss 2023 wird wie vorgelegt
festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die
Verwendung/Behandlung nicht entschieden zu werden.
b) Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2023 entlastet.
c) Die Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, wird zum Abschlussprüfer von KommunalBIT für den Jahresabschluss 2024 bestellt. Der Prüfungsauftrag umfasst auch den Lagebericht zum 31.12.2024 sowie die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 der BayGO (analog § 53 HGrG). Der Vorsitzende des Verwaltungsrats wird ermächtigt, den Prüfungsauftrag gemäß Angebot zu erteilen.
Die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach haben zum
01.01.2010 ihre Regiebetriebe für Informationstechnik in ein gemeinsames
Kommunalunternehmen mit Namen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik
„KommunalBIT“ AöR“ (kurz: KommunalBIT) eingebracht.
Das Unternehmen stellt seitdem den Städten umfangreiche Dienste im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik zur Verfügung. Seit der Satzungsneufassung Anfang 2016 kann KommunalBIT seine IT-Leistungen auch für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen, wenn der Hauptzweck, d.h. die IT-Dienste für die Trägerstädte, nicht beeinträchtigt werden. Diese „Drittkunden“ müssen sich dem Zweckverband Informationstechnik Franken anschließen, der KommunalBIT Mitte 2017 als weiterer Träger beigetreten ist.
Die im Beschlussantrag aufgeführten Beschlussfassungen liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats von KommunalBIT. Für diese Beschlüsse hat sich der Stadtrat der Stadt Erlangen auf Grundlage des § 6 Abs. 3 der Unternehmenssatzung mit Beschluss vom 21.06.2016 ausbedungen, den von ihm entsandten Mitgliedern des Verwaltungsrats Weisungen zu erteilen. Gemäß § 4 Nr. 12 der Geschäftsordnung des Stadtrats ist dieses Weisungsrecht an den zuständigen Ausschuss delegiert.
Der Verwaltungsrat hat sich in seiner Sitzung am 18.07.2024 den Jahresabschluss 2023 vom Abschlussprüfer erläutern lassen und ihn geprüft. Um das Ergebnis dieser Beratung bei der Beschlussfassung berücksichtigen zu können, wurde die Zustimmung des HFPA nicht im Vorfeld der Verwaltungsratssitzung eingeholt. Stattdessen hat der Verwaltungsrat diese Beschlüsse unter Gremienvorbehalt gefasst.
1. Feststellung des
Jahresabschlusses
Der Jahresabschluss zum 31.12.2023 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2023 wurden zum dritten Mal in Folge von der Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Auftrag umfasste auch die Prüfung nach § 53 HGrG über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung.
Kennzahlen zum Jahresabschluss 2022:
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Ist 2023 |
Plan 2023 |
Ist 2022 |
Ist 2021 |
|
|
Bilanz |
|
|
|
|
|
30.660 |
- |
30.049 |
26.959 |
|
|
EK-Quote |
10,4% |
- |
10,6% |
11,8% |
|
Investitionen |
5.614 |
8.132 |
4.933 |
5.961 |
|
Kreditaufnahme |
3.000 |
6.500 |
5.500 |
3.000 |
|
Gewinn- und Verlustrechnung |
|
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|
|
|
Umsatzerlöse |
23.761 |
25.439 |
21.624 |
22.387 |
|
-
Kerngeschäft /
Standard |
19.689 |
19.643 |
17.638 |
16.561 |
|
-
Kerngeschäft /
Projekte |
513 |
1.828 |
673 |
500 |
|
-
Schul-IT /
Standard |
3.403 |
3.851 |
3.200 |
2.981 |
|
-
Schul-IT /
Projekte |
156 |
117 |
113 |
2.345 |
|
Anzahl ZV IT-Kunden |
36 |
|
35 |
33 |
|
Umsatzentwicklung
ZV IT-Kunden |
982 |
955 |
688 |
548 |
|
Jahresergebnis |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Sonstiges |
|
|
|
|
|
Anzahl der
Mitarbeiter im Jahres-∅ |
91*) |
102 |
91 |
94 |
|
Cash-Flow nach DVFA/SG**) |
5.862 |
6.159 |
5.853 |
5.278 |
*) Anstieg
im Laufe des Geschäftsjahres 2023 von 89 auf 93 Mitarbeiter
**) Cash-Flow nach DVFA/SG = Jahresergebnis + Abschreibungen +/-
Veränderung d. langfristigen Rückstellungen +/- sonstige zahlungsunwirksame
wesentliche Aufwendungen und Erträge, ohne Sondereinflüsse
Die Differenz zwischen vorab kalkulierten und tatsächlich bei KommunalBIT angefallenen Kosten, die sogenannte Kostenüberdeckung, belief sich in 2023 auf 557 T€ (Vj. 150 T€). Begründet wird dies mit unbesetzten Stellen aufgrund der aktuellen Arbeitsmarktsituation v.a. in der Schul-IT, einer unvorhersehbaren Entwicklung der Preise an den Beschaffungsmärkten sowie einer niedrigere Zinsbelastung aufgrund einer gegenüber Plan verringerten Kreditaufnahme. Die Kostenüberdeckung wird wie in den Vorjahren umsatzanteilig an die Trägerstädte zurückerstattet. Auf die Stadt Erlangen entfällt ein Anteil von 318 T€. Ein nicht unerheblicher Anteil der Kostenüberdeckung 2023 resultiert aus zu hoch kalkulierten Verrechnungssätzen in der Erlanger Schul-IT, u.a. aufgrund kalkulierter, aber nicht besetzter Stellen. Aufgrund der Rückerstattung nach Umsatzanteilen fließen von dieser Kostenüberdeckung ca. 40% an die übrigen Trägerstädte, während die Erlanger Schul-IT von Kostenüberdeckungen in der Kernverwaltung nur ca. 15% erhält. Um dies für die Zukunft zu vermeiden, haben sich die Trägerstädte darauf verständigt, dass die Kostenüberdeckung künftig getrennt für die Sparten „Kernverwaltung“ und „Schul-IT“ ermittelt wird.
Die Entwicklung der einzelnen Aufwandspositionen beruht neben allgemeinen Kostensteigerungen vor allem auf Veränderungen bei der Kundennachfrage. Eine Analyse der Kostenentwicklung der einzelnen Aufwandspositionen ist daher wenig aussagekräftig. Um seitens der Träger eine sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung des Quasi-Monopolunternehmens zu unterstützen, setzen die Träger weiterhin auf eine Prüfung der von KommunalBIT zu Selbstkosten kalkulierten Verrechnungssätze, um so einnahmeseitig die bei KommunalBIT für die Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Mittel zu steuern. Angesichts einer Kostenüberdeckung in Höhe von aktuell 557 T€ (= 2,3% des Umsatzes), die KommunalBIT nicht unerheblichen Ausgabenspielraum lässt, gelingt dies nur eingeschränkt.
Die Eigenkapitalquote ist – bei unverändertem Eigenkapital - aufgrund der gestiegenen Bilanzsumme weiter auf 10,4% gesunken; unter Einbeziehung der langfristigen Verbindlichkeiten gegenüber Gewährträgern aus der Unternehmensgründung beträgt sie 15,0 %. Im Vergleich zu privatwirtschaftlichen Unternehmen liegt die EK-Quote zwar relativ niedrig, aber KommunalBIT hat angesichts des ausschließlich kommunalen Kundenkreises kein Zahlungsausfallrisiko und kann aufgrund der gesetzlich geregelten Trägerhaftung der Städte unabhängig von seiner EK-Quote Darlehen zu (annähernd) Kommunalkreditkonditionen aufnehmen.
Die Investitionen sind im Geschäftsjahr 2023 wieder angestiegen und lagen mit 5,6 Mio. € rund 700 T€ über den Investitionen des Vorjahres, bei Abschreibungen in ähnlicher Höhe. Insbesondere der Bestand an Netzwerk- und WLAN-Komponenten sowie für EDV-Ausstattung im Einsatz beim Kunden ist gestiegen, während bei Software sowie Server- und Hardwarekomponenten Bestandsrückgänge zu verzeichnen sind. Immer mehr Softwarehersteller stellen auf Jahreslizenzen um, so dass anstelle von Investitionen laufender Aufwand anfällt. Im Bereich der Server sind nur alle paar Jahre größere Reinvestitionen erforderlich.
Im Geschäftsjahr wurden in Höhe von 3 Mio. € neue Darlehen aufgenommen, die Darlehenstilgungen betrugen 3,8 Mio. €. Damit haben sich die Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten im Jahr 2023 um 800 T€ verringert.
Kennzahlen 2023 für die Stadt Erlangen:
|
Umsatzentwicklung (in T€) |
Ist 2023 |
Plan 2023 |
Ist 2022 |
Ist 2021 |
|
Kernverwaltung
Erlangen |
|
|
|
|
|
- Standardleistungen |
9.696 |
9.875 |
8.797 |
8.177 |
|
- Projekte der Stadt Erlangen |
224 |
800 |
257 |
150 |
|
- Strategische KommunalBIT-Projekte (anteilig) |
|
|
|
|
|
|
9.993 |
10.858 |
9.152 |
8.376 |
|
Schul-IT Erlangen |
|
|
|
|
|
- Standardleistungen |
3.014 |
3.487 |
2964 |
2.831 |
|
- Projekte (v.a. staatlich geförderte Glasfaseranbindung der Schulen) |
|
|
|
|
|
|
3.074 |
3.487 |
2.975 |
5.176 |
|
Summe |
13.067 |
14.345 |
12.127 |
13.552 |
|
Leistungsbezug zum 31.12. (Anzahl) |
Ist 2023 |
Plan 2023 (∅) |
Ist 2022 |
Ist 2021 |
|
Kernverwaltung
Erlangen |
|
|
|
|
|
PC-Arbeitsplätze
Kernverwaltung |
2.972 |
2.861 |
2.806 |
2.648 |
|
RSA-Token zur
Anbindung externer PC-Arbeitsplätze (v.a. Homeoffice) |
|
|
|
|
|
Fernzugriffe
v.a. für Home-Office über Citrix, VDI und VPN |
|
|
|
|
|
WebEx-Lizenzen
für Videokonferenz |
662 |
804 |
627 |
568 |
|
Leistungsbezug zum 31.12. (Anzahl) |
Ist 2023 |
Plan 2023 (∅) |
Ist 2022 |
Ist 2021 |
|
Schul-IT Erlangen |
|
|
|
|
|
Anzahl
Pädagogik-Arbeitsplätze |
3.444 |
3.370 |
3.334 |
3.235 |
|
Anzahl Tablets |
2.234 |
1.789 |
1.620 |
1.317 |
|
Anzahl Interaktive Tafeln |
140 |
136 |
116 |
106 |
|
Anzahl W-LAN Access Points |
852 |
804 |
732 |
644 |
Bericht Amt 17 zur Umsatzentwicklung im Bereich
Kernverwaltung Stadt Erlangen:
Im Jahr 2023 war KommunalBIT wieder besonders stark ausgelastet, was auf eine
Vielzahl von Projekten und Ereignissen zurückzuführen ist. Der Umstieg von
stationären PCs auf mobile Arbeitsplätze mit Laptops hat begonnen (Mobiler
Arbeitsplatz). Diese Umstellung erforderte und erfordert weiterhin umfassende
Planungen und die Bereitstellung von Geräten, was einen nicht unbeachtlichen
Ressourcenaufwand bedeutete.
Ein großer Teil des Jobcenters wurde in die städtischen Strukturen weiter integriert. Dieses Projekt ist noch nicht abgeschlossen und erfordert kontinuierliche IT-Unterstützung, um die Systeme und Prozesse nahtlos zu verbinden.
Auch die Unterstützung der IT-Infrastruktur während der Bergkirchweih, des Figurentheaters, des Poetenfests und der Landtagswahlen war wieder eine wichtige Aufgabe. Dies beinhaltete die Bereitstellung von Netzwerken, Sicherheitsmaßnahmen und die allgemeine IT-Unterstützung im Zuge der Events. Ein weiteres großes Projekt war die Umstellung auf Office 2019, die 2023 abgeschlossen werden konnte. Dies umfasste die Installation der Software auf allen relevanten Geräten und die Sicherstellung der Kompatibilität mit bestehenden Systemen.
Die Implementierung einer neuen Rücksortieranlage in der Stadtbibliothek wurde in den Bibliotheksbetrieb integriert.
Die Einführung und Integration der Anwendung „Beck-Online“ bedeutete zusätzlichen Aufwand, insbesondere in Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister- und Presseamt sowie dem Gebäudemanagement, um den Zugang zu sichern.
Besonders aufwendig war die Bereitstellung von Cloudanwendungen durch den IT-Dienstleister (z.B. Stackfield). Diese Neuerung stellte eine wesentliche Umstellung und Erweiterung der IT-Infrastruktur dar. Die Integration von Cloudlösungen ermöglicht eine flexiblere und skalierbarere IT-Umgebung, was sowohl die Effizienz als auch die Produktivität der städtischen Mitarbeiter steigern wird. Der Prozess der Bereitstellung konnte 2023 stabilisiert werden.
In diesem Jahr wurden außerdem, nach europaweiter Ausschreibung, die alten Drucker und Multifunktionsgeräte in der Verwaltung und in den Schulen durch rund 1.000 neue Geräte ersetzt.
Bericht Amt 40 zur Umsatzentwicklung im Bereich Schul-IT
Stadt Erlangen:
Die Umsatzentwicklung der Erlanger Schul-IT war wie in den vorherigen Jahren von der Umsetzung des smartERschool-Konzeptes und durch die weiter fortschreitende Ausstattung der Erlanger Schulen mit digitalen Klassenzimmern geprägt. Insbesondere die Anzahl der mobilen Endgeräte sowie die Anzahl der Streaminggeräte (Apple TV, AriServer) hat im vergangenen Jahr noch einmal deutlich zugenommen, was einen Wandel im pädagogischen Bereich weg von stationären Arbeitsplätzen hin zu einem deutlich mobileren und flexibleren Arbeiten verdeutlicht. Dies bedeutet auch, dass die Anzahl der festen Pädagogik Arbeitsplätze mit einem Desktop-PC in den nächsten Jahren voraussichtlich abnehmen wird. Gleichzeitig wurde wie bereits in den vergangenen Jahren mit über 100 ausgelieferten Access Points weiterhin in den Ausbau der W-LAN-Infrastruktur investiert. Zukünftig werden vor allem die W-LAN-Verfügbarkeit in den Klassenräumen sowie ein entsprechendes Netzwerkkonzept im Bereich der Schul-IT eine zentrale Rolle einnehmen, da immer mehr Schüler*innen mit einem mobilen Endgerät an der Schule arbeiten werden.
Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr 2023 sind als Anlage beigefügt. Der vollständige Jahresabschluss einschließlich Lagebericht und der Prüfbericht des Abschlussprüfers können beim Beteiligungsmanagement der Stadt eingesehen werden.
Auszug aus dem Lagebericht des Vorstands
· Der Zweckverband Informationstechnik Franken, der Mitte 2017 KommunalBIT als weiterer Träger beigetreten ist, hatte in 2023 36 Mitglieder, die dann weitere Kunden von KommunalBIT sind. Aktuell sind 5 Kunden in „Vollbetreuung“. Wir erwarten eine weitere Zunahme des Umsatzes bei Leistungen für die „ZV-IT-Kunden“, gerade im Bereich Dienstleistungen für Datenschutz und Informationssicherheit, und bei den technischen Dienstleistungen sowohl für die Verwaltungsbereiche als auch der Pädagogik in der IT-Schulbetreuung. Für die Beteiligung von ZV IT-Kunden an den sogenannten „Streckengeschäften“ mit ProVitako e.G., für die KommunalBIT bei geringem eigenem Aufwand in einer Maklerrolle bei der IT-Beschaffung auftritt, verzeichnen wir eine deutliche Zunahme der Nachfrage, die in 2024 zu weiteren Beitritten beim ZV IT Franken führen wird.
· Zu den 33 Schulen der Stadt Erlangen und den 6 der Stadt Schwabach sind jetzt auch weitere Schulen der Zweckverbandskunden in Betreuung gegangen, für die Schulen der Stadt Fürth wurde im Vorjahr ein Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen, das eine angepasste Art der Betreuung mit Einsatz eines externen Dienstleisters für die operative Arbeit vorsieht.
· KommunalBIT hat eine verbindliche Steuerauskunft erhalten, die die weitere Behandlung relevanter Umsätze nach § 4 Nr. 29 UStG ab 01.01.2023 möglich macht, und Ende Dezember 2022 auf Beschluss des Verwaltungsrates auf die weitere Anwendung der Umsatzsteueroption ab 01.01.2023 verzichtet.
· Im Geschäftsjahr 2024 erwarten wir eine Umsatzsteigerung im Leistungsbereich „Netzwerk“. Das Glasfasernetz in der Stadt Erlangen für die Anbindung der Verwaltungsstandorte wird weiter ausgebaut sowie die WLAN-Abdeckung in Gebäuden auch für die Bereitstellung öffentlicher Zugänge für Bürger verbessert. Das Projekt zur Nutzung von Microsoft 365 bietet ebenfalls bei einer grundsätzlichen Änderung in der digitalen Arbeit viel Potential für nachhaltige Verbesserungen, der Erfolg ist aber stark abhängig von der grundsätzlichen Bereitschaft der Kunden, das auch umzusetzen.
· Die Möglichkeit der Gewinnung von neuen Kunden oder zusätzlichen Aufgaben für Bestandskunden wird stark davon abhängen, ob die benötigten Personalressourcen insgesamt bereitgestellt werden können, die aktuelle Personalsituation ist stark angespannt. In 2023 konnten wir im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Personalmarkt mit den Trägerkunden unter anderem die Möglichkeit der Gewährung einer Arbeitsmarktzulage im tariflichen Rahmen vereinbaren.
2. Entlastung des
Vorstands
In Anbetracht des uneingeschränkten Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers wird die Entlastung des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr 2023 empfohlen.
3. Bestellung des
Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023
Es wird vorgeschlagen, die Kanzlei Dr. Storg GmbH, Nürnberg zum vierten Mal als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 zu bestellen.
4. Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur
Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)
Haushaltsmittel
werden nicht benötigt
sind vorhanden auf IvP-Nr.
bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk
sind nicht vorhanden
Anlagen: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zum 31.12.2023