Der Bericht der Verwaltung zum aktuellen Stand des Organisationsentwicklungsprozesses im Jugendamt wird zur Kenntnis genommen.

Mit Beschluss des Stadtrats vom 18.01.2018 wurde entschieden, die für eine umfassende Aufgaben- und Strukturrevision des Stadtjugendamts (Amt 51) erforderliche Organisationsuntersuchung mit externer Unterstützung durchzuführen. Das von der Stadt Erlangen beauftragte Unternehmen, die gfa public GmbH, hat ein entsprechendes Gutachten erstellt. Das hieraus resultierende Organigramm ist zum 01.06.2020 in Kraft getreten. Organisatorisch wurden die Strukturen umgesetzt, die dafür erforderliche personelle Ausstattung konnte nicht zeitgleich mit geschaffen werden. Die Sollausstattung ist bis heute nicht erreicht. Seit 2020 eingetretene und noch wirkende multiple Krisen, Rechtsänderungen mit einhergehenden Aufgabenzuwachs, steigende Bedarfe, ein belastetes Jugendhilfesystem sowie weitgehende personelle Veränderungen im Zusammenspiel mit kulturell nachwirkenden Handlungsfeldern machen eine Fortschreibung bzw. ein Update der Organisationsuntersuchung erforderlich.

Seit Oktober 2023 findet daher ein partizipativer Entwicklungsprozess, derzeit ohne externe Begleitung, statt, in dem eine optimierte und den Bedarfen angepasste Organisationsstruktur, erarbeitet wird. Im Frühjahr 2024 wurde eine Projektgruppe zur Prozessbegleitung, bestehend aus einem Koordinierungsteam und Führungskräften des Jugendamtes, sowie dem Personalamt (Abteilung 112) gegründet. Zusätzlich wird ein Experten*innenrat aus weiteren Führungskräften des Jugendamtes, der Supervision und dem Personalrat bedarfsweise beteiligt.

Die Organisationsentwicklung findet auf verschiedenen Ebenen und in einem fortlaufenden Verbesserungsprozess statt. Zum einen werden Themen direkt auf Führungsebenen neu geordnet, zum anderen werden Handlungsfelder und sich ergebende Fragestellungen in einem partizipativen Prozess im Jugendamt unter Beteiligung weiterer Akteure erarbeitet. Fünf, aus dem Prozess gewonnene, strukturell bedeutsame Handlungsfelder wurden in einem Projektauftrag abgebildet (Stand 08.08.2024). Im Rahmen dieses Auftrages sollen organisatorische Zuordnungen, Schnittstellenfunktionalitäten, Arbeitsinhalte und personelle Ressourcen innerhalb des Jugendamtes mit Blick auf die künftigen Anforderungen an die Jugendhilfe untersucht und bewertet werden.

Hauptziel des OE-Prozesses im Stadtjugendamt ist die Sicherstellung der Qualität und Quantität der Leistungen sowie die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben, um den Bedarfen der Familien, Kinder und Jugendlichen bestmöglich gerecht zu werden. Dazu soll die langfristige Ausrichtung des Jugendamtes optimiert, soweit möglich agil und flexibel gestaltet und klare strategische Ziele entwickelt werden.

Der Projektauftrag ist aufgeteilt in fünf Prüfaufträge:

1. Herauslösung der Abteilung 511
2. Abteilungsleitungen stärken – Managementfunktion, Rollen- und Führungsverständnis
3. Querschnittsbereich Verwaltung
4. Zusammenlegung der Abteilungen 514 und 515
5. Abteilung 513 – Ansiedlung neuer Aufgaben

Diese sollen bis 31.12.2025 in einem festgelegten, strukturierten Ablauf erarbeitet werden. Hierfür werden Fachteams aus Beteiligten der betroffenen Organisationseinheiten gebildet und eine Moderation eingesetzt. Bei Bedarf kann die interne Supervision im Jugendamt hinzugezogen werden. Der Prüfauftrag 4 (Zusammenlegung der Abteilungen 514 und 515) soll zudem extern begleitet werden.

Anhand der Ergebnisse aus den jeweiligen Prüfaufträgen werden im Nachgang Entscheidungen zur Änderung und Neuorganisation der Struktur des Jugendamtes getroffen. 

Anlagen: Projektauftrag vom 08.08.2024