Betreff
Schul-IT Ausstattungskonzept smartERschool 2025-28
Vorlage
40/214/2024
Aktenzeichen
IV/40-2
Art
Beschlussvorlage
  1. Das Konzept „smartERschool 2025-28“ zur IT-Ausstattung an den Schulen sowie der daraus resultierende Finanzbedarf im städtischen Haushalt in den Jahren 2025-2028 werden zur Kenntnis genommen.
  2. Der aufgezeigte Bedarf für das IT-Konzept „smartERschool 2025-28“ wird festgestellt.
  3. Die Verwaltung wird beauftragt, den Ausbau der IT an Schulen dem Konzept entsprechend weiterzuführen.
  4. Die notwendigen Finanzmittel für die Haushaltsjahre 2025-2028 sowie für die mittelfristige Finanzplanung sind bei Referat II zum Haushalt anzumelden.

 


1. Ergebnis/Wirkungen

Die Digitalisierung der Schulen soll dazu beitragen, das Bildungswesen zukunftsfähig zu machen und Schüler*innen optimal auf die Anforderungen der digitalen Gesellschaft vorzubereiten. Es ist zu erwarten, dass die digitale Transformation des Bildungswesens in den kommenden Jahren weiter an Fahrt gewinnen und eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie wir lernen und lehren, bewirken wird.

Damit ist die Digitalisierung der Schulen zu einer kontinuierlichen und langfristigen Aufgabe geworden.

Das vorliegende Konzept smartERschool 2025-28 soll an die Entwicklungen der vorangegangenen Jahre anknüpfen und stellt eine Antwort auf die gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen dar und signalisiert die Entschlossenheit der Stadt Erlangen, als Sachaufwandsträgerin für 33 Schulen, diesen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und den Digitalisierungskurs an den Erlanger Schulen abermals für zukünftige Herausforderungen zu stärken.

 

 

2. Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen

Nachdem mit den beiden vorangegangenen Konzepten bereits fundamentale Grundsteine für die digitale Entwicklung der Erlanger Schulen gelegt wurden, orientiert sich das Konzept smartERschool 2025-28 an den drei wesentlichen Bestandteilen digitalen Unterrichts:

 

 

a)    Hardware

Seit 2015 ist es im Bereich der Hardware zu einer Steigerung von 55% gekommen. In den k nächsten Jahren werden in diesem Bereich jedoch einige Veränderungen erwartet. Die Tendenz der letzten Jahre zeigt eine stetige Entwicklung hin zu einem immer mobileren Arbeiten. Die durch das Kultusministerium geförderten Lehrerdienstgeräte sowie der kommende 1:1-Ausstattung mit mobilen Endgeräten an allgemeinbildenden weiterführenden Schulen ab dem Schuljahr 2024/25 unterstreichen diese Entwicklung. Für smartERschool 2025-28 könnte dies zur Folge haben, dass die dadurch an den weiterführenden Schulen freiwerdenden mobilen Endgeräte entweder den Grundschulen zur Verfügung gestellt oder gegebenenfalls bei KommunalBIT abgekündigt werden könnten. Von Seiten des Sachaufwandsträgers wird es daher zukünftig nicht mehr vorrangig darum gehen, die Schulen mit immer mehr Hardware auszustatten, sondern die zur Nutzung der mobilen Geräte erforderlichen notwendigen Arbeiten zu erbringen (z.B. Neugestaltung des Lehrerarbeitsplatzes), die zu einem überwiegenden Teil im Hintergrund ablaufen werden (z. B. Netzwerk, WLAN).

 

b)    Software

Das vorliegende Konzept hat sich zum Ziel gesetzt, die Kosten für Softwareprodukte zu minimieren, indem Schulträgerlizenzen für Produkte beschafft werden, die von einer möglichst großen Anzahl von Schulen im täglichen Verwaltungs- und Unterrichtsgeschehen genutzt werden können. Hierzu zählen bereits UNTIS inkl. WebUNTIS für die weiterführenden Schule sowie die SchulApp für alle Grundschulen zur Vereinfachung von Verwaltungstätigkeiten und die App TaskCards, einer Onlineplattform, mit der Aufgaben und Informationen für Schüler*innen bereitgestellt werden können. Seit 2023 neu hinzugekommen ist die Finanzierung von Webanwendungen über das smartERschool Budget. Die Bezuschussung erfolgt gestaffelt nach Schularten und hat den Zweck die Subbudgets der einzelnen Schulen zu entlasten.

Von großer Bedeutung für smartERschool 2025-28 ist auch die Bereitstellung der BayernCloudSchule durch das Kultusministerium (u.a. Messneger, Videokonferenztool, Cloudspeicher), wodurch den Schulen wichtige Tools für die tägliche Arbeit zentral zur Verfügung gestellt werden und somit das städtische Budget in diesem Bereich entlastet werden kann.

 

c)    Service und Support

Voraussetzung für das Funktionieren eines digitalen Unterrichts ist die uneingeschränkte Einsatzfähigkeit der zur Verfügung stehenden Geräte. So gewinnen die von KommunalBIT zu erbringenden Service-Leistungen neben den regelmäßigen Ersatzbeschaffungen und Ergänzungen (Mehrungen) von Hard- und Software zunehmend an Bedeutung. Obwohl sich die Anzahl von Serviceanfragen (z.B. Mehrungen, Softwareanfragen oder Nutzereinbindungen) und Störungsmeldungen (z.B. defekte Hardware oder Netzwerkprobleme) in der Menge konstant verhält, steigt der Aufwand für deren Bearbeitung signifikant an, z.T. wird tiefgreifendes Fachwissen in einzelnen Bereichen (z. B. Netzwerk) benötigt. Somit ist es wichtig, dass der IT-Support durch KommunalBIT weiterhin gestärkt wird, um gemeinsam mit den Schulen besser auf technologische Entwicklungen reagieren zu können, den Lehr- und Lernprozess zu verbessern und sicherzustellen, dass Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte die benötigte Unterstützung erhalten.

 

3. Prozesse und Strukturen

Die Beschaffung der schulischen IT-Hardware (PC, Notebooks, Tablets, Beamer, Drucker etc.),

Standard- und Fachsoftware (Office, Notenmanager etc.) sowie von IT-Zubehör (Router, Switche etc.) erfolgt wie bereits in den vorangegangenen Jahren im Auftrag des Schulverwaltungsamts über KommunalBIT- Team Schulbetreuung. Das GME sorgt für den Ausbau der Infrastruktur (Verkabelung im Gebäude) und Digit ist zuständig für die Bereitstellung der Internetanbindungen an den einzelnen Schulen. Der hohe Abstimmungsbedarf erfordert einen intensiven Austausch zwischen allen Beteiligten, der nur möglich ist, wenn auch entsprechende personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.

Seit Übernahme der Betreuung der gesamten städtischen IT sowie die der Schulen im Jahr 2010

durch KommunalBIT werden Geräte und Dienstleistungen durch die Stadt Erlangen von dort geleast/gemietet. Im Vergleich zu vielen anderen Kommunen bietet dies u. a. den Vorteil einer vollständigen Kostentransparenz, da es sich um eine Vollkostenrechnung handelt. Auch im Planungszeitraum von 2025 bis 2028 wird die Zusammenarbeit mit dem verlässlichen Partner in gewohnter Weise fortgesetzt.

Das vorliegende Konzept ist wie das Vorgängerkonzept auf eine Laufzeit von vier Jahren angelegt, was eine Planungssicherheit für alle Beteiligten mit sich bringt. Die Weiterentwicklung des Vorgängerkonzeptes smartERschool 2021-24 im Jahr 2022 während der Corona-Pandemie hat gezeigt, dass das IT-Ausstattungskonzept derart flexibel gestaltet ist, um auch auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Der Planungszeitraum von vier Jahren hat sich in smartERschool 2021-24 als tragfähig gezeigt, weshalb das Folgekonzept nun auch wieder auf vier Jahre angelegt ist und wie bereits mit smartERschool 2021-24 Planungssicherheit für alle Beteiligten ermöglicht.

 

4.    Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

                ja, positiv*

                ja, negativ*

                nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

                 ja*

                 nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

5.    Ressourcen

Zur Zielerreichung sind in den kommenden vier Jahren folgende finanzielle Mittel bereitzustellen:

Aufgabe

2024

2025

2026

2027

2028

Erhalt des IT-Bestandes (Stand 2024)

3.510.000 €

3.720.000 €

3.920.000 €

4.120.000 €

4.320.000 €

Realisierung smartERschool 2025-28

210.000 €

200.000 €

200.000 €

200.000 €

200.000 €

Zwischensumme Sonderbudget Schul-IT

3.720.000

3.920.000 €

4.120.000 €

4.320.000 €

4.520.000 €

Sonderausstattung IT (z.B. Möbel, spezielle Hardware, Webanwendungen)

50.000 €

60.000 €

60.000 €

60.000 €

60.000 €

Zwischensumme

Schulverwaltungsamt

3.770.000 €

3.980.000 €

4.180.000 €

4.380.000 €

4.580.000 €

Kabelmanagement GME

350.000 €

60.000 €

60.000 €

60.000 €

60.000 €

Gesamt

4.120.000 €

4.040.000 €

4.240.000 €

4.440.000 €

4.640.000 €

 

Einerseits gewährleistet die Bereitstellung der kalkulierten Gesamtkosten die vollständige Finanzierung des Konzepts smartERschool bis zum Jahr 2028.
Bei Akzeptanz eines moderaten Anstiegs der Gesamtausgaben ab 2026  im städtischen Haushalt kann eine bedarfsgerechte und nachhaltige IT-Ausstattung für die Schulen und deren 17.000 Anwender*innen – sowohl Lehrkräfte als auch Schüler*innen sichergestellt werden.

 

Andererseits sichert sich die Stadt Erlangen durch die Inanspruchnahme zahlreicher Förderprogramme (DigitalPaktSchule, Administrationsförderung, gesetzlich verankerte Pro-Kopf-Pauschale für Administration ab 2025) gleichzeitig eine teilweise Gegenfinanzierung für die erheblichen Finanzmittel, welche für die Digitalisierung der Schulen aufgebracht wird.

 

Sollten die zusätzlichen Mittel dagegen nicht bereitgestellt werden, könnte im Planungszeitraum lediglich der aktuelle IT-Bestand unterhalten werden. Es könnten keine Verbesserungen der Servicequalität erzielt werden und der als Basis für den Einsatz von Hardware dringend erforderliche Ausbau der Netzwerk- und Infrastruktur würde sich um Jahre verzögern. Zusätzlicher, begründeter Bedarf von Schulen müsste ab 2025 abgelehnt werden. Es besteht das Risiko, dass die in den vergangenen Jahren durch die beiden Vorgängerkonzepte geschaffene und im bayernweiten Vergleich sehr gute Ausgangsposition wieder verloren geht und eine Weiterentwicklung im äußerst dynamischen Technologie-Umfeld verpasst wird.

 

Investitionskosten:

60.000,00€ (2025-28)

bei IPNr.: 211.351

Sachkosten:

 

 

 

Sachkosten:

3.920.000,00€

4.120.000,00€

4.320.000,00€

4.520.000,00€

60.000,00€ (2025-28

bei Sachkonto: 545601, Kostenstelle: 408010, Kostenträger: 21000010

 

bei Sachkonto: 521112, Kostenstelle: 929990

Kostenträger: 11170024

 

 

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                               bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                         sind nicht vorhanden


Anlagen: Konzept smartERschool 2025-28