Die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte des gemeinsamen Kommunalunternehmens „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ werden zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat ermächtigt:

 

a)       Der Jahresabschluss 2022 wird wie vorgelegt festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden zu werden.

b)      Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2022 entlastet.

c)       Die Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, wird zum Abschlussprüfer von KommunalBIT für den Jahresabschluss 2023 bestellt. Der Prüfungsauftrag umfasst auch den Lagebericht zum 31.12.2023 sowie die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 der BayGO (analog § 53 HGrG). Der Vorsitzende des Verwaltungsrats wird ermächtigt, den Prüfungsauftrag gemäß Angebot zu erteilen.

 

Die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach haben zum 01.01.2010 ihre Regiebetriebe für Informationstechnik in ein gemeinsames Kommunalunternehmen mit Namen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ (kurz: KommunalBIT) eingebracht.

 

Das Unternehmen stellt seitdem den Städten umfangreiche Dienste im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik zur Erledigung ihrer hoheitlichen Aufgaben zur Verfügung. Seit der Satzungsneufassung Anfang 2016 kann KommunalBIT seine IT-Leistungen auch für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen, wenn der Hauptzweck, d.h. die IT-Dienste für die Trägerstädte, nicht beeinträchtigt werden. Diese „Drittkunden“ müssen sich dem Zweckverband Informationstechnik Franken anschließen, der KommunalBIT Mitte 2017 als weiterer Träger beigetreten ist.

 

Die im Beschlussantrag unter Nr. 1 aufgeführten Beschlussfassungen liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats von KommunalBIT. Für diese Beschlüsse hat sich der Stadtrat der Stadt Erlangen auf Grundlage des § 6 Abs. 3 der Unternehmenssatzung mit Beschluss vom 21.06.2016 ausbedungen, den von ihm entsandten Mitgliedern des Verwaltungsrats Weisungen zu erteilen. Gemäß § 4 Nr. 12 der Geschäftsordnung des Stadtrats ist dieses Weisungsrecht an den zuständigen Ausschuss delegiert.

 

Der Verwaltungsrat hat sich in seiner Sitzung am 21.07.2023 den Jahresabschluss 2022 vom Abschlussprüfer erläutern lassen und ihn geprüft. Um das Ergebnis dieser Beratung bei der Beschlussfassung über die Jahresabschlussfeststellung, die Vorstandsentlastung und die Bestellung des Abschlussprüfers für 2023 berücksichtigen zu können, wurde die Zustimmung des HFPA nicht im Vorfeld der Verwaltungsratssitzung eingeholt. Stattdessen hat der Verwaltungsrat diese Beschlüsse unter Gremienvorbehalt gefasst. Die Beschlüsse werden erst und nur dann wirksam, wenn sämtliche zu beteiligende Gremien der Trägerstädte ihre Genehmigung erteilt haben.

 

 

1. Feststellung des Jahresabschlusses

 

Der Jahresabschluss zum 31.12.2022 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022 wurden zum zweiten Mal in Folge von der Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Auftrag umfasste auch die Prüfung nach § 53 HGrG über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung.

 

Kennzahlen zum Jahresabschluss 2022:

(in T€)	Ist 2022	Plan 2022	Ist 2021	Ist 2020
Bilanz
Bilanzsumme	30.049	-	26.959	23.908
EK-Quote	10,6%	-	11,8%	13,3%
Investitionen	4.933	8.096	5.961	5.976
Kreditaufnahme*)	4.500	5.500	2.500	4.500
Gewinn- und Verlustrechnung
Umsatzerlöse	21.624	24.377	22.387	19.986
-     Kerngeschäft / Standard	17.638	19.020	16.561	15.057
-     Kerngeschäft / Projekte	673	1.726	500	445
-     Schul-IT / Standard	3.200	3.537	2.981	2.844
-     Schul-IT / Projekte	113	94	2.345	1.640
Anzahl ZV IT-Kunden	35		33	29
Umsatzentwicklung ZV IT-Kunden	688	660	548	412
Jahresergebnis	0	0	0	0
Sonstiges
Anzahl der Mitarbeiter im Jahres-∅	91	95	94	82
Cash-Flow nach DVFA/SG**)	5.853	6.311	5.278	4.690

*)   Zum Teil wurden die Kredite erst im Folgejahr ausgezahlt.

**) Cash-Flow nach DVFA/SG = Jahresergebnis + Abschreibungen +/- Veränderung d. langfristigen Rückstellungen +/- sonstige zahlungsunwirksame wesentliche Aufwendungen und Erträge, ohne Sondereinflüsse

 

Die Umsatzerlöse spiegeln auf der einen Seite die Leistungsinanspruchnahme der Trägerstädte und ZV IT-Kunden wider, auf der anderen Seite die Summe sämtlicher bei KommunalBIT angefallener Kosten. Das Auftragsvolumen der Städte für Standard-IT-Leistungen, das in den vergangenen Jahren pandemiebedingt stark gestiegen war, ist weiter angestiegen (+ 6,5%). Das Projektgeschäft für die Kernverwaltung konnte im Vergleich zum Vorjahr gesteigert werden, ist aber weit unter Plan geblieben. Die Schul-IT wurde weiter ausgebaut, wobei auch hier der Planansatz nicht in voller Höhe ausgeschöpft wurde. Die Differenz zwischen vorab kalkulierten und tatsächlich bei KommunalBIT angefallenen Kosten fiel in 2022 u.a. aufgrund einer intensiveren Verrechnungssatzprüfung durch die Trägerstädte mit 150 T€ vergleichsweise niedrig aus. Unerwartet hohe Kosten fielen vor allem im Bereich der Beihilferückstellung an, bei deren Berechnung die inflationsbedingten Tarifsteigerungserwartungen berücksichtigt werden mussten. Die Kostenüberdeckung wird wie in den Vorjahren umsatzanteilig an die Trägerstädte zurückerstattet. Auf die Stadt Erlangen entfällt ein Anteil von 88 T€.

 

Die Entwicklung der einzelnen Aufwandspositionen beruht neben allgemeinen Kostensteigerungen vor allem auf Veränderungen bei der Kundennachfrage. Eine Analyse der Kostenentwicklung der einzelnen Aufwandspositionen ist daher wenig aussagekräftig. Um seitens der Träger eine sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung des Quasi-Monopolunternehmens zu unterstützen, setzen die Träger weiterhin auf eine Prüfung der von KommunalBIT zu Selbstkosten kalkulierten Verrechnungssätze, um so einnahmeseitig die bei KommunalBIT für die Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Mittel zu steuern.

 

Die Eigenkapitalquote ist – bei unverändertem Eigenkapital - aufgrund der gestiegenen Bilanzsumme weiter gesunken und liegt im Vergleich zu anderen Unternehmen sehr niedrig. Für KommunalBIT ist dies angesichts der aktuellen Geschäftstätigkeit aber nicht von Bedeutung: Aufgrund der gesetzlich geregelten Trägerhaftung der Städte kann KommunalBIT unabhängig von seiner EK-Quote Darlehen zu (annähernd) Kommunalkreditkonditionen aufnehmen.

 

Im Geschäftsjahr wurden in Höhe von 4,5 Mio. € neue Darlehen aufgenommen, wovon eine Tranche in Höhe von 1,5 Mio. € erst Anfang Januar 2023 zur Auszahlung kam. Die Darlehenstilgungen betrugen 3,5 Mio. €.

 

Auch im Bereich der Investitionen kam es im Geschäftsjahr 2022 zu einer Konsolidierung: Die Neuinvestitionen lagen mit 4,9 Mio. € um 1 Mio. € niedriger als im Vorjahr. Bei Abschreibungen in Höhe von 5,4 Mio. € ist der bilanzielle Wert des Anlagevermögens (ohne Finanzanlagen) in Summe um 500 T€ gesunken. Insbesondere im Bereich der Server sind nur alle paar Jahre größere Reinvestitionen erforderlich. Außerdem stellen mehr und mehr Softwarehersteller auf Jahreslizenzen um, so dass anstelle von Investitionen laufender Aufwand anfällt. Zudem konnte aufgrund anhaltender Störungen der Lieferketten der geplante Lifecycle bei der EDV-Arbeitsplatzausstattung nicht realisiert werden. Einen Bestandsaufbau gab es insbesondere im Bereich Netz-, Switch-, WLAN-Komponenten (+0,3 Mio. €).

 

Kennzahlen 2022 für die Stadt Erlangen:

Umsatzentwicklung (in T€)	Ist 2022	Plan 2022	Ist 2021	Ist 2020
Kerngeschäft Erlangen:
-    Standardleistungen	-    8.797	-    9.523	-    8.177	-    7.730
-    Projekte der Stadt Erlangen	-    257	-    362	-    150	-    124
-    Strategische KommunalBIT-Projekte (anteilig)	-    98	-    320	-    49	-    10
	9.152	10.205	8.376	7.864
Schul-IT Erlangen:
-       Standardleistungen	2.964	3.342	2.831	2.763
-       Projekte (v.a. staatlich geförderte Glasfaseranbindung der Schulen)	11	0	2.345	1.243
	2.975	3.342	5.176	4.006
Summe	12.127	13.547	13.552	11.870
Leistungsbezug zum 31.12. (Anzahl)		(∅)
Kernverwaltung
PC-Arbeitsplätze Kernverwaltung	2.806	2.971	2.648	2.425
RSA-Token zur Anbindung externer PC-Arbeitsplätze (v.a. Homeoffice)	1.629	1.891	1.431	1.003
PC-Zubehör (v.a. Webcams/ Headsets)	3.576	3.869	3.066	1.563
Fernzugriffe v.a. für Home-Office über Citrix, VDI und VPN	2.120	2.788	2.046	1.704
WebEx-Lizenzen für Videokonferenz	627	565	568	265

 

Leistungsbezug zum 31.12. (Anzahl)	Ist 2022	Plan 2022 (∅)	Ist 2021	Ist 2020
Schul-IT
Anzahl Pädagogik-Arbeitsplätze	3.334	3.329	3.235	3.143
Anzahl Tablets	1.620	1.440	1.317	876
Anzahl Interaktive Tafeln	116	110	106	77
Anzahl W-LAN Access Points	732	702	644	491

 

Der auf die Stadt Erlangen entfallende Umsatzanteil im Kerngeschäft entspannte sich schon im Jahr 2022 signifikant, obwohl die Corona-Pandemie erst offiziell Anfang April 2023 für beendet erklärt wurde. Das Impfzentrum in Erlangen und die drei zusätzlichen Außenstellen im Landkreis Erlangen-Höchstadt konnten aufgelöst werden. Zusätzlich konnte das Kulturleben wieder Einzug halten, insbesondere mit Veranstaltungen wie der Bergkirchweih, dem Comicsalon und dem Poetenfest. Die IT spielte dabei wieder eine wichtige begleitende und unterstützende Rolle, um diese Events erfolgreich durchzuführen.

 

Aus GGFA und Amt 55 sollte zum 01.01.2023 der Eigenbetrieb Erlanger Jobcenter mit ca. 160 Beschäftigten werden. Das Jahr 2022 stand deshalb im Zeichen der Errichtung eines funktionsfähigen Eigenbetriebes zur Umsetzung der Aufgaben als zugelassener kommunaler Träger nach § 6a SGB II mit integriertem Bildungs- und Beschäftigungsträger inklusive notwendiger Prozessanpassungen aufgrund der Rechtsformänderung. Der hierzu erforderliche IT-Bedarf wurde pünktlich bis Ende 2022 bereitgestellt. Jedoch werden die Feinarbeiten voraussichtlich das gesamte Jahr 2023 in Anspruch nehmen, um den Übergang vollständig abzuschließen.

 

Die Umsatzentwicklung der Erlanger Schul-IT war insbesondere von der Umsetzung des smart-ERschool-Konzeptes geprägt, durch die weiter fortschreitende Ausstattung der Erlanger Schulen mit digitalen Klassenzimmern sowie der Investition in den Ausbau der WLAN-Netze. Hinzu kam die Fortführung der Ausrüstung der Erlanger Schulen mit mobilen Lehrerdienstgeräten, wodurch die Geräteanzahl nicht nur, aber vor allem im Tablet-Bereich deutlich angestiegen ist.

 

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr 2022 sind als Anlage beigefügt. Der vollständige Jahresabschluss einschließlich Lagebericht und der Prüfbericht des Abschlussprüfers können beim Beteiligungsmanagement der Stadt eingesehen werden.

 

 

Auszug aus dem Lagebericht des Vorstands

·        Im dreizehnten Geschäftsjahr von KommunalBIT trägt die Umsetzung von Konsolidierungen und Standardisierungen für die Trägerstädte weiter Früchte und wird laufend für alle Bereiche der Dienstleistungen fortentwickelt. Die Mitte 2021 durchgeführte Zufriedenheitsumfrage bei den Benutzern hat mit 82,5% Zufriedenheitsgrad, wie in 2015 und 2018, ein sehr gutes Ergebnis erreicht. Datenschutz und Informationssicherheit werden bei KommunalBIT nach den Erwartungen unserer öffentlichen Kunden umgesetzt, wir sind mit unserem Rechenzentrum seit Mitte 2018 nach ISO27001 als Basis für den BSI-Grundschutz zertifiziert und haben seitdem alle Überprüfungsaudits bestanden. Das BSI hat 2022 die Zertifizierung bis 19.09.2025 bestätigt. Die virtualisierte Serverumgebung und moderne Speichertechnologien verbessern die Energieeffizienz bei der Bereitstellung der elektronischen Dienste. Bei Beschaffung von Hard- und Software werden Umweltaspekte und Nachhaltigkeit wirtschaftlich angemessen berücksichtigt, entsprechende Kriterien fließen in die Bewertung ein.

 

·        Der Zweckverband Informationstechnik Franken, der Mitte 2017 KommunalBIT als weiterer Träger beigetreten ist, hatte in 2022 35 Mitglieder, die dann weitere Kunden von KommunalBIT sind. Aktuell sind 5 Kunden in „Vollbetreuung“. Es wird eine weitere Zunahme des Umsatzes bei Leistungen für die „ZV-IT-Kunden“ erwartet, gerade im Bereich Dienstleistungen für Datenschutz und Informationssicherheit, und bei den technischen Dienstleistungen sowohl für die Verwaltungsbereiche als auch der Pädagogik in der IT-Schulbetreuung.

 

·        Zu den 33 Schulen der Stadt Erlangen und den 6 der Stadt Schwabach sind jetzt auch weitere Schulen der Zweckverbandskunden in Betreuung gegangen, für die Schulen der Stadt Fürth wurde ein Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen, das eine angepasste Art der Betreuung mit Einsatz eines externen Dienstleisters für die operative Arbeit vorsieht.

 

·        Die Abrechnung nach artikelbezogenen Verrechnungssätzen (Bestellkatalog) wurde auch in 2022 weiterentwickelt. Die Verrechnungssätze sind nach dem Kostendeckungsprinzip kalkuliert, die Kalkulation orientiert sich an der VO PR 30/53. Der Verwaltungsrat entscheidet über die Sätze für die Trägerkunden, für weitere Kunden wird ein erhöhter Gemeinkostenzuschlag zur Deckung der Mehraufwendungen angewendet. KommunalBIT hat inzwischen eine verbindliche Steuerauskunft erhalten, die die weitere Behandlung relevanter Umsätze nach § 4 Nr. 29 UStG ab 01.01.2023 möglich macht, und Ende Dezember 2022 auf Beschluss des Verwaltungsrates auf die weitere Anwendung der Umsatzsteueroption ab 01.01.2023 verzichtet.

 

·        Die Möglichkeit der Gewinnung von neuen Kunden oder zusätzlichen Aufgaben für Bestandskunden wird stark davon abhängen, ob die benötigten Personalressourcen insgesamt bereitgestellt werden können, die aktuelle Personalsituation ist stark angespannt. KommunalBIT arbeitet mit den Trägern daran, seine Wettbewerbsfähigkeit auf dem Personalmarkt weiter zu verbessern.

 

 

2. Entlastung des Vorstands

 

In Anbetracht des uneingeschränkten Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers wird die Entlastung des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr 2022 empfohlen.

 

 

3. Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2023

 

Es wird vorgeschlagen, die Kanzlei Dr. Storg GmbH, Nürnberg zum dritten Mal als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 zu bestellen.

 

 

4.    Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

                ja, positiv*

                ja, negativ*

                nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

                 ja*

                 nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

5.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:	€	bei IPNr.:
Sachkosten:	€	bei Sachkonto:
Personalkosten (brutto):	€	bei Sachkonto:
Folgekosten	€	bei Sachkonto:
Korrespondierende Einnahmen	€	bei Sachkonto:
Weitere Ressourcen

 

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                               bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                         sind nicht vorhanden

Anlagen:             Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zum 31.12.2022