Betreff
Konzept zur Zugänglichkeit ins Rathaus; Vergabe von Service-/Securityleistungen
Vorlage
243/017/2023
Aktenzeichen
VI/24
Art
Beschlussvorlage
Untergeordnete Vorlage(n)

Die Verwaltung wird beauftragt, das Angebot an externen Sicherheits- und Servicedienstleistungen für ein grundsätzlich „offenes Rathaus“ fortzuführen und hierfür ein Ausschreibungsverfahren zu veranlassen.

Notwendige Haushaltsmittel sind anzumelden.

 


1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Während der Corona-Pandemie war die Zugangssituation ins Rathaus als publikumsstärkstes Ämtergebäude zu regeln. Das vormals praktizierte „offene Rathaus“ ohne Zugangskontrolle war u.a. aufgrund der Personenbeschränkungen nicht mehr möglich. Hierfür wurde ein Sicherheitsdienst beauftragt. Dieser unterstützte einerseits bei der Umsetzung der Zugangsregelungen, andererseits erbrachte er Serviceleistungen für Bürger*innen und Mitarbeiter*innen. Die Mitarbeiter*innen des Sicherheitsdienstes beantworteten z.B. einfache Fragen direkt und ohne Wartezeiten, gaben Gelbe Säcke aus und unterstützten Bürger*innen unkompliziert am Fotoautomaten. Gleichzeitig lenkten Sie die Bürger*innen innerhalb des Gebäudes und wirkten bei drohenden Konfliktsituationen zum Schutz der Mitarbeiter*innen deeskalierend ein.

 

Nach Rückmeldung der Ämter im Rathaus bietet der Sicherheitsdienst eine geschätzte zusätzlichen Servicefunktion, hat sich im täglichen Einsatz seit mehr als zwei Jahren sehr bewährt und soll daher in dieser Art fortgeführt werden. Durch den weiteren Einsatz des Sicherheitsdienstes besteht die Möglichkeit, weitgehend auf das Konzept des „offenen Rathauses“ in den sog. Kernzeiten zurückkehren. Für diesen Regelbetrieb ist vergaberechtlich eine Ausschreibung der externen Leistungen notwendig.

 

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Die Kostenschätzung übersteigt bei einem notwendigen zeitgleichen Einsatz von zwei Mitarbeiter*innen und einer geplanten Vertragslaufzeit von bis zu fünf Jahren (3 Jahre mit zweimaliger, einseitiger jährlicher Verlängerungsoption) die EU-Schwelle von 215.000 €. Die beabsichtigte Ausschreibung erfolgt aufgrund der vergaberechtlichen Wertgrenzen daher europaweit.

Eine Erbringung der Leistung durch eigenes Personal führt – insb. durch die zusätzlich notwendigen Urlaubs- und Krankheitsvertretungen – zu höheren Kosten.

 

Im Rahmen der Ausschreibung wird ein besonderes Augenmerk auf die Qualifikation und persönliche Eignung des eingesetzten Personals gelegt. Die Werte der Stadt Erlangen – wie Offenheit und Vielfalt – müssen durch das eingesetzte Personal glaubhaft verkörpert und gelebt werden. 

 

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Der Sicherheitsdienst wird in den Kernzeiten am Montag, Dienstag und Donnerstag von 8:00 bis 18:00 Uhr und Mittwoch sowie Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr eingesetzt. Während dieser Zeit ist die Vergabe und Meldung von Terminen – mit wenigen Ausnahmen z.B. Jobcenter – nicht mehr erforderlich und Bürger*innen können ohne Einlasskontrolle ihren Termin im Rathaus wahrnehmen. Der Zugang zu Bürgerservice, Willkommenstheke Ausländerbehörde, Teilen des Jugendamts usw. während dieser Öffnungszeiten erfolgt wie bisher ohne Termin. Personen, die zu anderen Dienststellen in Rathaus möchten, werden durch die Mitarbeiter*innen des Sicherheitsdienstes gefragt, ob Sie einen Termin haben.

 

Außerhalb dieser Zeiten (Randzeiten), d.h. Montag bis Freitag von 7:00 bis 8:00 Uhr, Mittwoch und Freitag ab 12 Uhr sowie Montag, Dienstag und Donnerstag ab 18 Uhr ist dann die Rathauspforte besetzt, das Rathaus jedoch grundsätzlich geschlossen. Selbstverständlich können auch für diese Zeiten Termine vereinbart werden. Diese müssen jedoch zwingend der Rathauspforte mitgeteilt werden und erst auf Nachweis Zugang gewährt.

 

Öffentliche Sitzungen o.ä. sind von der Schließung ausgenommen und weiter frei zugänglich.

 

 

4.   Klimaschutz:

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             ja, positiv*

             ja, negativ*

             nein

 

 

5.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

jährlich notwendig

bei Sachkonto: 529101

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind bei Amt 24 im Budget 2023 bislang nicht eingeplant.
                        Haushaltsmittel für den HH 2024ff. sind im Verfahren anzumelden.


Anlagen: