Die Vergaberichtlinien werden gemäß anliegendem Entwurf mit Stand vom 24.01.2023 (Anlage 1) neu gefasst.

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Die Bekanntmachung zur Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich (IMBek) des Bayerischen Staatsministeriums des Inneren, für Sport und Integration vom 13. Juli 2018, Az. B3-1512-31-19, die Grundlage für unsere städtischen Vergaberichtlinien (VR) ist, wurde seit Neufassung der VR im März 2020 bereits mehrmals geändert, zuletzt durch Bekanntmachung vom 6. September 2022 (BayMBI. Nr. 523). Eine wesentliche Änderung betrifft den Regelungskomplex zur Vergabe freiberuflicher Leistungen. Die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 zur Europarechtswidrigkeit der Mindestsätze machte eine Änderung der Vorgaben der IMBek zur Vergabe freiberuflicher Leistungen erforderlich. Die Änderung durch das Ministerium nahm einige Zeit in Anspruch und wurde erst nach dem Stadtratsbeschluss der zuletzt überarbeiteten VR wirksam. Die neuen ministeriellen Regelungen machen nunmehr in Bezug auf die Vergabe freiberuflicher Leistungen lockerere Vorgaben. Diese Entwicklung ist im Wesentlichen der Anlass für die aktuelle Überarbeitung der VR durch die Verwaltung. In diesem Zusammenhang werden zudem einige weitere anstehende Änderungen (siehe unten) vorgenommen.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Der zur Beschlussfassung vorgelegte Entwurf wurde mit der Zentralen Vergabestelle (ZVS) als Teil des Rechtsamtes, dem Revisionsamt sowie den vergabestarken Fachdienststellen abgestimmt. Auf folgende, wesentliche Aspekte wird hingewiesen:

·         Änderungen der Vorgaben zur Vergabe freiberuflicher Leistungen

Die VR eröffnen nun die Anwendbarkeit der vereinfachten Verfahren nach Ziffer 1.11.4 bis 1.11.6 der IMBek. Hierdurch wird die Vergabe kleinerer Aufträge vereinfacht und die Flexibilität, die die IMBek gewährt, sinnvoll zur Anwendung gebracht. Kommt ein vereinfachtes Verfahren mangels Vorliegens der notwendigen Voraussetzungen nicht in Betracht, so ist eine Verhandlungsvergabe nach den bereits bekannten Maßgaben durchzuführen. Das gilt für Planungs- und Ingenieurleistungen im Anwendungsbereich der HOAI gleichsam wie für alle übrigen freiberuflichen Leistungen. Die VR geben für Planungs- und Ingenieurleistungen zudem einige sinnvolle zusätzliche Regelungen und Hinweise vor.

·         Verbindliche Anwendung des Vergabehandbuchs für freiberufliche Leistungen

Für die Vergabe von Bauleistungen sowie Liefer- und Dienstleistungen geben die VR die Anwendung der Vergabehandbücher Bayern als Arbeitsgrundlage verbindlich vor. Um im Bereich der freiberuflichen Leistungen die Nutzung einheitlicher Formblätter zu gewährleisten, wird auch für diesen Bereich die Nutzung des „Vergabehandbuchs für freiberufliche Leistungen Bayern“ (VHF) verbindlich vorgegeben, wenn es sich um Architekten- und Ingenieurleistungen handelt. Bei freiberuflichen Leistungen im Übrigen ist das „Vergabehandbuch für Lieferungen und Leistungen Bayern“ (VHL Bayern) zur Anwendung zu bringen.   

·         Konkretisierung der Anforderungen an eine ausreichende Dokumentation

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentation wurden ergänzt und konkretisiert,

um langfristig auf eine ausreichende und vor allem rechtssichere Dokumentationstätigkeit der

Anwender*innen hinzuwirken. Die Erfahrung zeigt immer wieder Defizite auf, die es durch klare

Vorgaben abzubauen gilt.

·         Ergänzung der „Sonstigen Regelungen und Hinweise“ unter Berücksichtigung der praktischen Erfahrungen

Der Regelungsbereich der Ziffer V. wurde um einige wenige Regelungen ergänzt, bspw. um Hinweise zur Absendung des Schreibens nach § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bzw. § 19 EU VOB/A oder die Möglichkeit zur Vorlage der Urkalkulation im Vergabeverfahren.

·         Änderungen in Bezug auf die Vergabekurzprüfung durch das Revisionsamt

Die Änderung der Ziffer VII.2.a. führt dazu, dass die bisherige vergaberechtliche Kurzprüfung durch das Revisionsamt zukünftig nur noch eingeschränkt erfolgen wird. Vom Revisionsamt wird eine Verlagerung auf die gesetzlich vorgesehene nachgehende Prüfung für sinnvoll erachtet. Eine Vergabekurzprüfung findet somit nur noch bei Aufträgen statt, über deren Beauftragung in Ansehung der Vergabebefugnisse der Stadtrat oder ein Ausschuss entscheiden muss. Des Weiteren erfolgt eine Vergabekurzprüfung nur, wenn das Vergabeverfahren nicht nach den Regularien der DA Zentrale Vergabestelle in Zusammenarbeit mit der ZVS erfolgt ist.

Folgende Gründe sind aus Sicht der Verwaltung für dieses Vorgehen tragend:

·         Die Einschaltung eines weiteren Fachbereichs neben der vergebenden Fachdienststelle und der Zentralen Vergabestelle im operativen Geschäft vor der Beschlussfassung ist nicht erforderlich. Hierdurch kann eine Vereinfachung des Workflows, der Abbau von Bürokratie und eine Einsparung von Ressourcen ermöglicht werden.

·         Die durch den Wegfall der vergaberechtlichen Kurzprüfung zu erwartende Zeitersparnis wirkt sich voraussichtlich positiv auf die Einhaltung vergaberechtlicher Bindefristen aus. Damit kann dem Verlust wirtschaftlicher Angebote durch nicht gewährte Bindefristverlängerungen entgegengewirkt werden.

·         Das Revisionsamt hat festgestellt, dass die bisherige Mitwirkung der Zentralen Vergabestelle zu einer spürbaren Steigerung der Qualität der Vergaben geführt hat. Die bisherige Prüfung des Revisionsamt beschränkte sich hingegen aufgrund der stark gestiegenen Anzahl der Verfahren in Form der „vergaberechtlichen Kurzprüfung“ sowieso bereits auf die wesentlichsten Aspekte des Verfahrens. 

·         Bisherige Prüfungsfeststellungen aus der vergaberechtlichen Kurzprüfung konnten aufgrund der generell engen Zeitschiene kurz vor den Gremienbeschlüssen zudem kaum umgesetzt werden.

Das Revisionsamt wird die Prüfung von Vergaben künftig im gesetzlich vorgesehenen Prüfungsformat durchführen. Hierdurch soll eine bessere Identifikation systematischer Probleme und deren effiziente Adressierung möglich werden.

Die Zentrale Vergabestelle wird die Fachdienststellen wie bisher in dem durch die DA Zentrale Vergabestelle vorgegeben Rahmen bei der Vergabe von Aufträgen im arbeitsteiligen Verfahren unterstützen. Insoweit ergeben sich durch den Wegfall der Vergabekurzprüfung durch das Revisionsamt keine weiteren Änderungen am bisher bekannten Verfahren.

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Die überarbeiteten Vergaberichtlinien sollen beschlossen und damit bei allen städtischen

Vergaben verbindlich zur Anwendung gebracht werden.

 

4.   Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             ja, positiv*

             ja, negativ*

             nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

              ja*

              nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden

Anlagen: 1. Entwurf der Vergaberichtlinien (Stand 24.01.2023)

                 2. Synopse