Die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte des gemeinsamen Kommunalunternehmens „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ werden zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat ermächtigt:

 

1.       Der Jahresabschluss 2021 wird wie vorgelegt festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden zu werden.

2.       Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2021 entlastet.

3.       Die Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, wird zum Abschlussprüfer von KommunalBIT für den Jahresabschluss 2022 bestellt. Der Prüfungsauftrag umfasst auch den Lagebericht zum 31.12.2022 sowie die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 der BayGO (analog § 53 HGrG). Der Vorsitzende des Verwaltungsrats wird ermächtigt, den Prüfungsauftrag gemäß Angebot zu erteilen.

 

Sachbericht

Die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach haben zum 01.01.2010 ihre Regiebetriebe für Informationstechnik in ein gemeinsames Kommunalunternehmen mit Namen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ (kurz: KommunalBIT) eingebracht.

 

Das Unternehmen stellt seitdem den Städten umfangreiche Dienste im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik als „Beistandsleistungen“ zur Erledigung ihrer hoheitlichen Aufgaben zur Verfügung. Seit der Satzungsneufassung Anfang 2016 kann KommunalBIT seine IT-Leistungen auch für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen, wenn der Hauptzweck, d.h. die IT-Dienste für die Trägerstädte, nicht beeinträchtigt werden. Diese „Drittkunden“ müssen sich dem Zweckverband Informationstechnik Franken anschließen, der KommunalBIT Mitte 2017 als weiterer Träger beigetreten ist.

 

Die im Beschlussantrag aufgeführten Beschlussfassungen liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats von KommunalBIT. Für diese Beschlüsse hat sich der Stadtrat der Stadt Erlangen auf Grundlage des § 6 Abs. 3 der Unternehmenssatzung mit Beschluss vom 21.06.2016 ausbedungen, den von ihm entsandten Mitgliedern des Verwaltungsrats Weisungen zu erteilen. Gemäß § 4 Nr. 12 der Geschäftsordnung des Stadtrats ist dieses Weisungsrecht an den zuständigen Ausschuss delegiert.

 

Die im Beschlussantrag aufgeführten Verwaltungsratsbeschlüsse sollen in der Verwaltungsratssitzung am 16.12.2022 gefasst werden. Dazu im Einzelnen:

1. Feststellung des Jahresabschlusses

 

Der Jahresabschluss zum 31.12.2021 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2021 wurden zum ersten Mal von der Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Auftrag umfasste auch die Prüfung nach § 53 HGrG über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung.

 

Kennzahlen zum Jahresabschluss 2021:

(in T€)	Ist 2021	Plan 2021	Ist 2020	Ist 2019
Bilanz
Bilanzsumme	26.959	-	23.908	23.965
EK-Quote	11,8%	-	13,3%	13,2%
Investitionen	5.962	6.380	5.977	5.095
Kreditaufnahme	0	5.300	4.500*)	3.750
Gewinn- und Verlustrechnung
Umsatzerlöse	22.387	21.744	19.986	17.219
-     Kerngeschäft / Standard	16.561	15.891	15.057	13.534
-     Kerngeschäft / Projekte	500	1.100	445	554
-     Schul-IT / Standard	2.981	3.181	2.844	2.299
-     Schul-IT / Projekte	2.345	1.572	1.640	832
Anzahl ZV IT-Kunden	33		29	14
Umsatzentwicklung ZV IT-Kunden	548	477	412	245
Jahresergebnis	0	0	0	0
Sonstiges
Anzahl der Mitarbeiter im Jahres-∅	94	92	82	81
Cash-Flow nach DVFA/SG**)	5.278	5.213	4.690	4.183

*)   davon 3.000 T€ mit Auszahlung in 2021

**) Cash-Flow nach DVFA/SG = Jahresergebnis + Abschreibungen +/- Veränderung d. langfristigen Rückstellungen +/- sonstige zahlungsunwirksame wesentliche Aufwenden und Erträge, ohne Sondereinflüsse

 

Die Umsatzerlöse spiegeln auf der einen Seite die Leistungsinanspruchnahme der Trägerstädte und ZV IT-Kunden wider, auf der anderen Seite die Summe sämtlicher bei KommunalBIT angefallener Kosten. Pandemiebedingt ist das Auftragsvolumen der Städte für Standard-IT-Leistungen im Vergleich zum Vorjahr um 10% gestiegen und lag damit 4,2% über Plan. Das Projektgeschäft für die Kernverwaltung stagniert dagegen auf Vorjahresniveau und ist weit unter Plan geblieben. Das Schul-IT-Projektgeschäft betrifft vor allem die vom Land geförderte Anbindung der Erlanger Schulen ans Glasfasernetz, die im Jahr 2021 abgeschlossen wurde. Nachdem die Umsetzung der Glasfaseranbindung im Vorjahr hinter dem Plan zurückblieb, wurde dies in 2021 zusätzlich zum Plan-ansatz nachgeholt. Unter anderem aufgrund der ungeplanten Mengenmehrungen im Standardgeschäft kam es zu einer Differenz zwischen vorab kalkulierten und tatsächlich bei KommunalBIT angefallenen Kosten in Höhe von knapp 1,6 Mio. €. Sie werden wie in den Vorjahren umsatzanteilig an die Trägerstädte zurückerstattet. Auf die Stadt Erlangen entfällt ein Anteil von 928 T€.

 

Die Entwicklung der einzelnen Aufwandspositionen beruht neben allgemeinen Kostensteigerungen vor allem auf einer Erhöhung der Kundennachfrage. Eine Analyse der Kostenentwicklung der einzelnen Aufwandspositionen ist daher wenig aussagekräftig. Um seitens der Träger eine sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung des Quasi-Monopolunternehmens zu unterstützen, setzen die Träger auf eine Prüfung der von KommunalBIT zu Selbstkosten kalkulierten Verrechnungssätze, um so einnahmeseitig die bei KommunalBIT für die Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Mittel zu steuern.

 

Die Eigenkapitalquote ist – bei unverändertem Eigenkapital - aufgrund der gestiegenen Bilanzsumme weiter gesunken und liegt im Vergleich zu anderen Unternehmen sehr niedrig. Für KommunalBIT ist dies angesichts der aktuellen Geschäftstätigkeit aber nicht von Bedeutung: Aufgrund der gesetzlich geregelten Trägerhaftung der Städte kann KommunalBIT unabhängig von seiner EK-Quote Darlehen zu (annähernd) Kommunalkreditkonditionen aufnehmen. Und solange die drei Trägerstädte die Hauptabnehmer von KommunalBIT sind und sich zu einer Liefer- und Abnahmeverpflichtung bekennen, gibt es auch wenig sonstige Unternehmensrisiken, die über einen ausreichenden Eigenkapitalpuffer abzufedern wären.

 

Im Geschäftsjahr wurden keine neuen Darlehen aufgenommen. Es kamen aber zwei Tranchen eines im Vorjahr aufgenommenen Darlehens in Höhe von insgesamt 3 Mio. € zur Auszahlung. Die Darlehenstilgungen betrugen 3,1 Mio. €.

 

Die Investitionen des Geschäftsjahrs 2021 liegen mit 6,0 Mio. € auf dem Niveau des Vorjahres, bei Abschreibungen in Höhe von 5,0 Mio. €. In folgenden Bereichen überstiegen die Investitionen die Abschreibungen in relevantem Umfang, so dass es zu einem Vermögensaufbau kam:

-              EDV-Arbeitsplatzausstattung und Standardsoftware:     + 735 T€ auf 6.505 T€

-              Server-, Hardwarekomponenten:                                                           + 408 T€ auf 1.738 T€

-              Telekommunikationsanlagen serverbasiert:                        +   46 T€ auf    475 T€

 

Der auf die Stadt Erlangen entfallende Umsatzanteil im Kerngeschäft wurde wie im Vorjahr weiterhin maßgeblich durch das Pandemiegeschehen beeinflusst. Darüber hinaus galt es ein Impfzentrum in Erlangen und drei zusätzliche Außenstellen im Landkreis Erlangen-Höchstadt – in der Hochphase ca. 70 Arbeitsplätze – mit entsprechender Hardware/Telekomunikation zu realisieren (ca. 80.000 EUR Mietkosten in 2021 gegenüber KBIT). Um möglichst vielen Mitarbeitern Homeoffice und Videokonferenzen zu ermöglichen, wurden die Planansätze für die notwendige Hard- und Software weit überschritten. Da die Planansätze für 2021 bereits Mitte 2020 zu melden waren, waren die pandemiebedingten, außerplanmäßigen Entwicklungen des 2. Halbjahres 2020 in der Planung für 2021 noch nicht berücksichtigt. Aufgrund der Mehrbelastung durch die Pandemie wurden von den Fachämtern eine Vielzahl an geplanten Projekten nicht abgerufen; diese werden allerdings in den Folgejahren wohl weiterhin umzusetzen sein.

 

Im Strategiegespräch KommunalBIT/Trägerstädte wurde am 08.12.2021 die Voraussetzung dafür geschaffen, dass KommunalBIT sich nun auch der Web-Anwendungen annehmen kann. Der Bedarf und deren Umsetzung wird in den kommenden Jahren sicherlich stetig zunehmen und zu steigenden Umsätzen führen.

 

Die Umsatzentwicklung der Erlanger Schul-IT war insbesondere geprägt durch die – nicht zuletzt pandemiebedingte –verstärkten Ausrüstung der Erlanger Schulen mit mobilen Endgeräten und der weiteren Ausstattung digitaler Klassenzimmer. Ferner wurde der Ausbau der WLAN-Netze intensiviert. Bis Ende 2021 wurden alle Erlanger Schulen an das Glasfasernetz angeschlossen.

 

Umsatzentwicklung der Stadt Erlangen (in T€)	Ist 2021	Plan 2021	Ist 2020	Ist 2019
Kerngeschäft Erlangen:
-       Standardleistungen	8.177	7.794	7.730	6.365
-       Projekte der Stadt Erlangen	150	470	124	107
-       Strategische KommunalBIT-Projekte (anteilig)	49	88	10	109
	8.376	8.352	7.864	6.941
Schul-IT Erlangen:
-       Standardleistungen	2.831	3.023	2.763	2.567
-       Projekte (v.a. staatlich geförderte Glasfaseranbindung der Schulen)	2.345	1.566	1.243	-
	5.176	4.589	4.006	2.567
Summe	13.552	12.941	11.870	9.508

 

Kennzahlen für die Stadt Erlangen	Ist 2021 (31.12.)	Plan 2021 (∅)	Ist 2020 (31.12.)	Ist 2019 (31.12.)
Kernverwaltung
Anzahl PC-Arbeitsplätze Kern- verwaltung	2.648	2.473	2.425	2.174
Anzahl RSA-Token zur Anbindung externer PC-Arbeitsplätze (v.a. Homeoffice)	1.431	676	1.003	401
Anzahl PC-Zubehör (v.a. Webcams/Headsets)	3.066	871	1.563	351
Anzahl Fernzugriffe v.a. für Home-Office über Citrix, VDI und VPN	2.046	1.626	1.704	1.079
Anzahl WebEx-Lizenzen für Videokonferenz	568	0	265	0
Schul-IT
Anzahl Pädagogik-Arbeitsplätze	3.235	2.803	3.143	3.086
Anzahl Tablets	1.317	1.310	876	633
Anzahl Interactive Tafeln	106	91	77	48
Anzahl W-LAN Access Points	644	559	491	365

 

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr 2021 sind als Anlage beigefügt. Der vollständige Jahresabschluss einschließlich Lagebericht und der Prüfbericht des Abschlussprüfers können beim Beteiligungsmanagement der Stadt eingesehen werden.

 

 

Auszug aus dem Lagebericht des Vorstands

Geschäftsverlauf:

 

·         „Im zwölften Geschäftsjahr von KommunalBIT trägt die Umsetzung von Konsolidierungen und Standardisierungen für die Trägerstädte weiter Früchte und wird laufend für alle Bereiche der Dienstleistungen fortentwickelt. Die Qualität der Leistungserbringung ist stabil, Mehrungen gegenüber dem ursprünglichen Portfolio können aber nicht mehr ohne Personalsteigerungen aufgefangen werden. Die Mitte 2021 durchgeführte Zufriedenheitsumfrage bei den Benutzern hat mit 82,5% Zufriedenheitsgrad, wie in 2015 und 2018, ein sehr gutes Ergebnis erreicht. Datenschutz und Informationssicherheit werden bei KommunalBIT nach den Erwartungen unserer öffentlichen Kunden umgesetzt, wir sind mit unserem Rechenzentrum seit Mitte 2018 nach ISO27001 als Basis für den BSI-Grundschutz zertifiziert und haben seitdem alle Überprüfungsaudits bestanden. Die virtualisierte Serverumgebung und moderne Speichertechnologien verbessern die Energieeffizienz bei der Bereitstellung der elektronischen Dienste. Bei Beschaffung von Hard- und Software werden Umweltaspekte und Nachhaltigkeit wirtschaftlich angemessen berücksichtigt, entsprechende Kriterien fließen in die Bewertung ein.“

 

·         „Die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben natürlich auch uns beeinflusst. Erwartete Projekte und Aufträge konnten nicht immer termingerecht umgesetzt werden oder wurden von den Kunden nicht mehr in der ursprünglichen Priorisierung nachgefragt. Zusätzliche Aufträge ergaben sich vor allem im Bereich der deutlich erhöhten Ausstattung von Heimarbeitsplatzmöglichkeiten bei den Kunden, die kurzfristig umgesetzt werden mussten, sowie aus der Bereitstellung von Technologie für Videokonferenzen und zur weiteren Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Die ebenfalls pandemiebedingte allgemein erhöhte Nachfrage nach mobilen Endgeräten hat es deutlich erschwert, die Geräte termingerecht bereitstellen zu können.“

 

 

 

Prognosebericht:

 

·         „Im Geschäftsjahr 2022 wird die Betreuung des laufenden Geschäfts weiter im Mittelpunkt stehen, neben „normalen“ Neuinvestitionen in die Verbesserung der IT-Ausstattung und zur Erfüllung neuer Aufgaben im Bereich der Digitalisierung bei den Kunden, die gerade durch die Corona-Pandemie erheblich an Schwung gewonnen hat. Damit war auch eine erhebliche Ausweitung der Ausstattung für Heimarbeitsplätze bei den Kunden verbunden, die wahrscheinlich nicht mehr zurückgehen wird. Die Möglichkeit zu Videokonferenzen wird jetzt viel aggressiver eingesetzt, auch das wird sich im nächsten Jahr nicht verändern. Darüber hinaus erwarten wir nochmals eine Umsatzsteigerung im Leistungsbereich „Netzwerk“. (...) Durch die von Bund und Land geförderten Investitionen in die Digitalisierung für Schulen kann unser Umsatz in diesem Bereich deutlich ansteigen, vor allem, wenn die Sachaufwandsträger bereit sind, auch in die Betreuung der Infrastruktur zu investieren (was aber trotz Förderung von den Sachaufwandsträgern teilweise selbst getragen werden muss).“

 

·         „Der Zweckverband Informationstechnik Franken, der Mitte 2017 KommunalBIT als weiterer Träger beigetreten ist, hatte (...) in 2021 33 Mitglieder und in 2022 35 Mitglieder, die dann weitere Kunden von KommunalBIT sind. Wir sehen hier ein deutliches Potential, das die Fixkosten für unsere bisherigen Träger reduziert und weitere Synergiepotentiale und Skaleneffekte für alle Kunden hebt, vor allem wenn die Kunden in die sogenannte Vollbetreuung gehen. (...) Wir erwarten also eine weitere Zunahme des Umsatzes bei Leistungen für die „ZV-IT-Kunden“, gerade im Bereich Dienstleistungen für Datenschutz und Informationssicherheit, und bei den technischen Dienstleistungen sowohl für die Verwaltungsbereiche als auch der Pädagogik in der IT-Schulbetreuung.“

 

 

Ausblick auf die Umsatzbesteuerung der KommunalBIT-Leistungen ab dem 01.01.2023:

 

Ab dem 01.01.2023 entfällt aufgrund des neuen § 2b UStG auch für KommunalBIT das Steuerprivileg, nach dem sog. Beistandsleistungen nicht steuerbar behandelt werden. Bereits im April 2021 wurde KommunalBIT per verbindlicher Auskunft vom Finanzamt bestätigt, dass stattdessen für den Großteil der KommunalBIT-Umsätze die Umsatzsteuerbefreiung des § 4 Nr. 29 UStG greift. Voraussetzung ist, dass die KommunalBIT-Leistungen bei den Kunden für hoheitliche oder bestimmte andere, dem Gemeinwohl dienende Tätigkeiten genutzt werden und weitere Bedingungen wie z.B. eine genaue Erstattung der anteiligen Kosten erfüllt sind.

 

Ein – voraussichtlich relativ geringer – Teil der KommunalBIT-Leistungen wird aber ab 2023 umsatzsteuerbehaftet sein und sich dadurch verteuern. Nach Erstellung des KommunalBIT-Wirtschaftsplans 2023, der voraussichtlich im Januar 2023 im HFPA aufgelegt wird, werden genauere Informationen zu den konkreten finanziellen Auswirkungen vorliegen.

 

 

2. Entlastung des Vorstands

 

In Anbetracht des uneingeschränkten Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers wird die Entlastung des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr 2021 empfohlen.

 

 

3. Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2022

 

Es wird vorgeschlagen, die Kanzlei Dr. Storg GmbH, Nürnberg zum zweiten Mal als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

 

 

 

 

4.    Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

                ja, positiv*

                ja, negativ*

                nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

                 ja*

                 nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

5.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:	€	bei IPNr.:
Sachkosten:	€	bei Sachkonto:
Personalkosten (brutto):	€	bei Sachkonto:
Folgekosten	€	bei Sachkonto:
Korrespondierende Einnahmen	€	bei Sachkonto:
Weitere Ressourcen

 

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                               bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                         sind nicht vorhanden

Anlagen:             Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zum 31.12.2021