Betreff
Antrag Nr. 076/2022 der Klimaliste:
Bericht zu Homeoffice und Shared-Desk-Konzept in der Stadtverwaltung
Vorlage
112/064/2022
Aktenzeichen
III/11
Art
Beschlussvorlage

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Der Antrag Nr. 076/2022 der Klimaliste vom 30.03.2022 ist damit erledigt.

Zu 1.:  Wie viele Mitarbeiter*innen konnten während der Pandemie von zu Hause aus
arbeiten?

      Zum Stichtag 31.12.2021 waren 1365 Soft- und Hardwaretoken an Beschäftigte ausgegeben, um den Fernzugriff auf die dienstlichen Daten von zuhause aus zu eröffnen. Diese Zahl hat sich zum Stichtag 05.05.2022 nochmals auf 1483 Token erhöht.

 

Zu 2.:  Ist es angedacht, Mitarbeiter*innen auch nach der Pandemie zu ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten?

      Telearbeit wird bei der Stadt Erlangen bereits seit Anfang des Jahres 2000 angeboten. Grundlage ist die Dienstvereinbarung Telearbeit, die zuletzt mit Wirkung zum 20.12.2017 angepasst und vereinfacht wurde, um diese Arbeitsform weiter auszubauen und zu fördern.

      Soweit es die dienstlichen Aufgaben zulassen, wird Telearbeit den Beschäftigten auch weiterhin -unabhängig von der Pandemie- ermöglicht und soll noch weiter ausgebaut werden.        

 

Zu 3.:  Gibt es bereits in der Verwaltung Schreibtische, die von mehreren Personen im Wechsel genutzt werden? (Shared desk-Konzept)

      Derzeit stellt die Stadt Erlangen noch nahezu allen Beschäftigten jeweils einen eigenen
Arbeitsplatz zur Verfügung. Ausgenommen ist lediglich der Back-Office-Bereich in Abt. 331 des Bürgeramtes.

      Alternative Büroformen werden derzeit von Amt 24 als Multi-Space-Flächen erprobt. Jedoch ist auch hier sichergestellt, dass jede(r) – wenn er/sie es braucht - an einem (nicht
seinem/ihren) „echten“, den Normen entsprechenden und IT-technisch vollausgestatteten
Arbeitsplatz (ohne Laptop) arbeiten kann. Die Arbeitsplätze sind jedoch nicht fix zugewiesen, sondern befinden sich im gesamten Multi-Space-Bereich, sowohl an den 4er-Arbeitsgruppen, als auch in den kleineren abgeschlossenen Rückzugsbereichen („cubes“).

 

 

4.   Inwieweit wäre es denkbar, ein Shared desk-Konzept langfristig für mehrere Arbeitsplätze zu etablieren?

      Mit der Frage beschäftigen sich derzeit die Ämter 11, 17 und 24 gemeinsam, um nötige
Rahmenbedingungen (technische Ausstattung, Anzahl und Größe der unterschiedlich
genutzten Büroflächen, Anteil und Lage der Einbringung der Arbeitszeit im Büro bzw. zuhause, ggf. mit Buchungssystem) zu prüfen.

      Entscheidende Kriterien sind dabei das Prinzip der Freiwilligkeit zur Nutzung von Telearbeit, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und das hohe Maß an Selbstbestimmung bei der Einbringung der Arbeitszeit. An Letzterem wird derzeit im Sinne von Arbeitszeitflexibilisierung zur Erhöhung der Arbeitgeberattraktivität von Seiten Abt. 112 mit den Fachbereichen und dem Personalrat gearbeitet.

      Shared desk bedingt darüber hinaus die weitgehende papierlose Bearbeitung von Vorgängen bzw. eine clean-desk Vorgabe. Die Stadtverwaltung befindet sich hier in einer
Übergangsphase (Beispiel: Prozess elektronischer Rechnungsworkflow). Wann und ob diese abgeschlossen werden kann, ist dabei auch von gesetzlichen Rahmenbedingungen abhängig, die zum Teil außerhalb des Zuständigkeitsbereichs der Stadt Erlangen liegen.

      Grundsätzlich gilt es jedoch zu beachten, dass ein Verwaltungsarbeitsplatz nicht allein den Ort am (eigenen) Schreibtisch umfasst. Ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld geht darüber
hinaus. Hierbei sind möglichst Raumlösungen incl. deren Möblierung bereitzustellen, die den Prozessen und Anforderungen der Organisationseinheiten entsprechen und bei Bedarf auch leicht angepasst und geändert werden können. Das Gesamtflächenangebot pro Person bleibt konstant, gleich welches Bürokonzept gelebt wird. Bei einem sharing-Konzept sind im Gegenzug zur Mehrfachbelegung zusätzliche Arbeitsgelegenheiten (Besprechungsmöglichkeiten, Versorgungsbereiche, Kommunikationszonen etc.) anzubieten, um den formellen und
informellen Austausch der Mitarbeitenden zu fördern. Aufenthaltsqualität gewinnt an
Bedeutung.

Ein Zwang zur Mehrfachbelegung ohne ergänzende Flächenangebote liefe der angestrebten Selbstbestimmung zur Einbringung der Arbeitsleistung zuwider und würde somit die Attraktivität der Stadt Erlangen als Arbeitgeberin auf dem aktuell angespannten Fachkräftemarkt reduzieren.

Anlage: Antrag Nr. 076/2022