Betreff
Sachstandbericht zum Projekt: Gründung eines Eigenbetriebs zur Umsetzung der Aufgaben als zugelassener kommunaler Träger nach § 6a SGB II mit integriertem Bildungs- und Beschäftigungsträger
Vorlage
V/012/2022
Aktenzeichen
V/LI005
Art
Mitteilung zur Kenntnis

Wie in der Sitzung vom 26.01.2022 berichtet gliedert sich das Projekt in 10 Arbeitspakete über deren aktuellen Bearbeitungsstand im Folgenden berichtet werden soll:

AP 1: Gründung Eigenbetrieb und Auflösung AöR

1.1 Die Bearbeitung der rechtlichen Voraussetzungen und notwendigen Unterlagen für die

Auflösung der AöR und die Gründung des Eigenbetriebs schreitet voran und es werden die in allen Bereichen erarbeiteten Regelungsbedarfe für die Satzung und Geschäftsordnung gesammelt. In einen Workshop am 06.05.2022, zu dem die Mitglieder des SGA, des SGB II-Beirates sowie des Verwaltungsrates eingeladen sind, sollen die Schwerpunktsetzungen in Satzung und Geschäftsordnung ausgelotet und der erste Entwurf diskutiert werden.

 

1.2 Die erfolgreiche Bündelung der Antragsbearbeitung von Anträgen für Bildung und Teilhabe in Amt 50 und der Unterhaltssachbearbeitung und der Durchführung des Außendienstes im zu-künftigen EB kann durch gegenseitige Verrechnung weitergeführt werden.

 

AP 2:  Finanzen

2.1. Nach aktueller Einschätzung können auch die gewerblichen Bereiche des künftigen Eigenbetriebs als gemeinnützig anerkannt werden und die daraus resultierenden steuerlichen Vorteile genießen.

 

2.2. Ein weiterer Schwerpunkt in diesem Arbeitspaket ist der Umfang des Rechnungswesens im Eigenbetrieb (Buchhaltung, Kasse, Forderungsmanagement, Mahnwesen, Stundung und Voll-streckung) und die Ermittlung der Voraussetzungen für die benötigte Software. Zentrale Kriterien für die Zuordnung sind neben rechtlichen Vorgaben schlanke Prozesse – u.a. an der Schnittstelle zur Konzernbilanz - und hohe Kostentransparenz, die eine effiziente Abrechnung von Fördermitteln ermöglicht.

 

AP 3: Personal

3.1. Nachdem nicht abschließend rechtssicher geklärt werden konnte, ob die Vorschriften des

Betriebsübergangs einschlägig sind, wurde dies in einer Grundsatzentscheidung festgelegt. Ebenso soll – soweit es rechtlich möglich ist - der Besitzstand der GGFA AöR-Mitarbeitenden aus dem

„alten“ Altersversorgungsystem gewährt werden. Die Vereinbarungen sollen auch in einem Überleitungsvertrag vereinbart werden.

 

 

3.2. Für die Mehrheit der Querschnittaufgaben wurden funktionale Zuschnitte und Zuordnungen erarbeitet. Dieser Prozess wird bis Mitte April abgeschlossen sein und nach Entscheidung in der Projektsteuerungsgruppe in den Stellenplan Eingang finden.

 

AP 4: IT Architektur

Die IT-Systeme und Telefonie für die Mitarbeitenden des Eigenbetriebes werden zukünftig von der KommunalBit betreut. Die Administration von Fachsoftware wird i.d.R. von Mitarbeitenden des

Eigenbetriebes übernommen.

Die Betreuung des Teilnehmernetzwerkes sowie die Unterstützung für die TN bleiben zunächst im Eigenbetrieb. In den nächsten Jahren soll eine Aufwand-/Nutzenbetrachtung durchgeführt werden. Derzeit wird ein detaillierter Umsetzungsplan dazu erarbeitet.

 

AP 5: Prozessanpassung

Mit der Fachkundigen Stelle konnte eine Vereinbarung getroffen werden, unter welchen Bedingungen das bisherige Trägerzertifikat (AZAV) auf den Eigenbetrieb übertragen werden kann, so dass eine nahtlose Fortsetzung der Maßnahmen sichergestellt ist. Das erste Audit im Eigenbetrieb

findet im Juli 2023 als Überwachungsaudit statt. 

Derzeit wird mit allen Fördermittelgebern abgestimmt, wie die Übertragung bisherigen GGFA-Fördermittel auf den Eigenbetrieb erfolgen kann.

 

AP 6: Managementsystem (weiter-)entwickeln

Die Auftaktsitzung ist für die KW 19 geplant.

 

AP 7: Gremien

Der dort in Abstimmung befindliche Vorschlag zur Aufgabenzuordnung und Besetzung der

Gremien wird in den Satzungs- bzw. Geschäftsordnungsvorschlag eingearbeitet.

 

AP 8: Räumliche Zusammenführung

Zusammen mit den Partnern der Jugendberufsagentur hat die Projektgruppe ein mögliches Gebäude für das Jobcenter besichtigt. Im ersten Fazit ist das Objekt aufgrund seiner Nähe zum

Rathaus, seiner Raumtiefen, dem Platzangebot und dem Aufbau für eine Büronutzung mit Parteiverkehr in kleinen Büroeinheiten geeignet. In den kommenden Wochen wird die Belegungsplanung ausgeschrieben, um abschließend die Eignung beurteilen zu können. Kann dies bejaht werden, werden wir mit dem Vermieter in Verhandlungen über den Bezugszeitpunkt treten, um diesen so früh wie möglich umsetzen zu können. Es muss jedoch leider davon ausgegangen werden, dass ein Bezug erst in 3-4 Jahren möglich wird.

 

AP 9: Öffentlichkeitsarbeit/Markenauftritt

In einem ersten Schritt erarbeitete die Arbeitsgruppe die Beteiligung der Mitarbeitenden bei der Namensfindung vor. Die Projektsteuerungsgruppe befürwortet explizit, die Partizipation der Mitarbeitenden, wenngleich die finale Entscheidung beim Stadtrat liegt.

Ziel ist eine starke Identifikation der Mitarbeitenden mit dem neuen Namen und dem gemeinsamen Betrieb. In den letzten Wochen fand dazu ein dreistufiges Verfahren statt: Einbringung von Namensvorschlägen der Mitarbeitenden in die Arbeitsgruppe, Mitarbeitenden-Workshop zur Bewertung der Vorschläge mit Festlegung auf Namensmöglichkeiten, Umfrage bei den Mitarbeitenden in hybrider Form zu erarbeiteten Vorschlägen aus dem Workshop. Über das Ergebnis kann in der nächsten Sitzung berichtet werden.

 

AP 10: Projektbegleitende Kommunikation

Monatlich erhalten alle Mitarbeitenden der GGFA AöR und des Amtes 55 in einen Newsletter aktuelle Informationen zum Projekt. Darüber hinaus hat die Projektgruppe bereits zweimal im Rahmen von Betriebsversammlungen über den aktuellen Sachstand informiert.

Den Führungskräften des Jobcenters wird regelmäßig in der gemeinsamen Abteilungsleiterbesprechung über den aktuellen Sachstand des Projektes berichtet.

Die Fraktionsvorsitzenden sowie Mitglieder des Verwaltungsrates erhalten ebenfalls eine

monatliche Projektinformation mit dem Sachstand zu den einzelnen Arbeitspaketen.

Anlagen: