Betreff
Verwendung der Sondermittel für Digitalisierungsthemen (FDP-Antrag 154/2018)
Vorlage
17/004/2021
Aktenzeichen
III/17
Art
Mitteilung zur Kenntnis

1.    Der Bericht der Verwaltung zur Verwendung der Budgeterhöhung des eGovernment-Centers (FDP-Antrag 154/2018) wird zur Kenntnis genommen.

 

Aufgrund des Fraktionsantrag der FDP-Fraktion 154/2018 wurde durch Beschluss des Stadtrats ein Sonderbudget „17 KBIT – IT Digitalisierungsoffensive“ in Höhe von 300.000 € bewilligt. Das eGovernment-Center hat dazu im Stadtrat am 28.03.2019 zum Stand der Digitalisierungsansätze berichtet und Themenvorschläge für die Verwendung der Sondermittel zu den Bereichen Infrastruktur, Mitarbeiterqualifizierung und Projekte vorgestellt.

Die Sondermittel haben es ermöglicht, innovative Ideen und Projekte vorzuziehen und schneller zu realisieren. Gerade in Coronazeiten konnten dringend erforderliche Digitalisierungsmaßnahmenzusätzlich finanziell zu unterstützt werden.

Im Einzelnen wurden die zur Verfügung gestellten Mittel für folgende Themen verwendet:

 

Ausbau WLAN im Stadtgebiet (6.969,78 €)

 

Auf dem Rathausdach wurde ein Richtfunkstandort für Freifunk Franken aufgebaut, der eine Richtfunkverbindung von Nürnberg, innerhalb des Stadtgebietes Erlangen und weiter in Richtung Forchheim/Bamberg ermöglicht. Dies bietet folgende Möglichkeiten:

·         Die Anbindung der bestehenden Richtfunkstandorte innerhalb der Innenstadt

·         Die Möglichkeit neue Standorte im gesamten Stadtgebiet sowie im Umland zu erschließen

·         Die Metropolregion Nürnberg, Fürth und Erlangen miteinander zu verbinden

·         Höhere Geschwindigkeit und Stabilität des Freifunk-WLAN -Signals

Für den Standort wurden Masten installiert, sowie Strom- und Glasfaserkabel von dort in den Technikraum im 14. OG des Rathauses verlegt.

Über die Richtfunkantennen auf dem Rathausdach werden andere, hohe Standorte, wie beispielsweise die Neustädter Kirche mit dem Richtfunksignal versorgt. Das WLAN-Signal wird von den dortigen Antennen aufgenommen und an umliegende Router in Geschäften oder privaten Haushalten weitergeleitet. So ist es auch gelungen, beispielsweise den Hauptbahnhof oder den Hugenottenplatz mit kostenlosem Freifunk-WLAN zu versorgen.

 

 

Neben dem Aufbau der Richtfunkstrecke wurden weitere Standorte im Stadtgebiet (Bürger- und Vereinsheimes in Kriegenbrunn, Feuerwehr-Gerätehalle Kriegenbrunn…), mit Freifunk-WLAN erschlossen.

 

Befliegung des Stadtgebiets (34.753,95 €)

 

In 2020 wurde eine Luftbildbefliegung des Stadtgebietes in einer Bodenauflösung von 5cm durchgeführt. Die bedeutende technische Neuerung hierbei ist, dass mit einer erheblich größeren flächigen Überlappung der einzelnen Aufnahmen fotografiert wurde. Aufgrund dieser größeren Überlappung, die jeden Punkt des Stadtgebietes aus mehreren Perspektiven zeigt, lässt sich eine sog. photogrammetrische Punktwolke errechnen und damit „echte“ Senkrechtaufnahmen, auf denen z.B. Infrastrukturelemente nicht mehr durch fotografisch bedingte Gebäudekippung überdeckt werden.

Es werden so Bereiche um Gebäude einsehbar, die in den klassischen Aufnahmen verdeckt waren (z.B. Versiegelungsflächen). Mit den Punktwolkendaten unternimmt das GIS Team zudem erstmals einen Vorstoß in die Bereiche BigData und KI. Die Daten ermöglichen eine automatisierte Kartierung räumlicher Elemente (z.B. Vegetation, Straßeninfrastruktur, Dachaufbauten, …) wie auch eine sehr genaue Ableitung der Oberflächengeometrie (z.B. Geländeneigung, Oberflächenabfluss).

Konkrete Bespiele einer Nutzung der Daten sind eine Evaluierung einer automatisierten Baumerkennung in Kooperation mit einem Erlanger IT Dienstleister sowie die Erstellung eines Solarpotenzialkatasters durch Amt 31.

 

Digitaler Friedhof (16.076,55 €)

Bei Amt 34 wurde ein grafisches Frontend (GIS Lösung) für die rein textbasierte Friedhofsdatenbank in Betrieb genommen. Die Sondermittel wurden hier insbesondere für die Digitalisierung der vordem genutzten umfangreichen Papierpläne verausgabt.

Durch die Kopplung der digitalen Pläne mit der bestehenden Friedhofsdatenbank und auch bestehenden GIS Datenbeständen wird erstmals die Möglichkeit geschaffen, sich im Bestattungswesen digital kartografisch einen Überblick über die Situation von Ort (freie Gräber, Liegezeiten, Baumbestand…) zu verschaffen.

Dies ist zunächst vor allem bei der Grabvergabe attraktiv (Steigerung der Beratungsqualität, schnellere Bearbeitung), bildet aber perspektivisch auch die Grundlage für einen webbasierten Zugriff auf die Daten für Mitarbeiter*innen im Bestattungswesen, Bestatter*innen aber auch als Bürgerservice (z.B. Auffinden von Gräbern).

 

 

Konzeption und technische Umsetzung neuer Internetauftritte (67.396,35 €)

Mit den Sondermitteln war es möglich, einzelne Fachbereiche beim Wunsch nach einer neuen Internetpräsenz bzw. bei der Realisierung konkreter Internetangebote zu unterstützen.

 

Pflegplatzbörse:

Die Pflegeplatzbörse informiert umfassend zu allen Fragen rund um das Thema Pflege und gibt einen Überblick über örtliche Versorgungsangebote und freie Pflegeplätze. Seit Februar 2020 besteht eine Kooperation mit dem Landkreis Erlangen-Höchstadt, so dass auch die Versorgungsangebote und Pflegeeinrichtungen des Landkreises auf der Seite zu finden sind.

Die Pflegeplatzbörse ermöglicht einen aus digitaler Sicht barrierefreien Zugang zu den o. g. Informationen zu jeder Zeit. Dadurch wird ein zeitgemäßer zusätzlicher Service für alle Menschen, die mit dem Thema Pflege in Berührung kommen, angeboten. Auf diesem Wege sollen diese Menschen entlastet, begleitet und unterstützt werden.

Die Resonanz auf die Pflegeplatzbörse ist gut: nach den Erfahrungen der Pflegeberater*innen der Stadt Erlangen wird die Pflegeplatzbörse gut in Anspruch genommen. Zwischenzeitlich haben auch andere Kommunen auch außerhalb Bayerns, ihr Interesse an der Erlanger Pflegeplatzbörse bekundet. Darüber hinaus wurde die Erlanger Pflegeplatzbörse Anfang März 2020 im Bayerischen Staatsministerium für Pflege und Gesundheit vorgestellt, welches eine Vorstellung angefragt hatte.

Die Webseite wird laufend weiterentwickelt. Perspektivisch sollen auch ambulante Pflegeangebote mit aufgenommen werden.

Die Pflegeplatzbörse kann über www.pflegeplatzboerse-erlangen.de und über www.pflegeplatzboerse-erh.de aufgerufen werden.

 


ERFIN – Erlanger Freiwilligeninitiative e.V.:

ERFIN steht gemeinnützigen Einrichtungen, Vereinen, Initiativen, Verbänden und Organisationen beratend zur Seite, wenn es um den Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter*innen geht.

Ausgangssituation war die konventionelle Erfassung, Verwaltung und Vermittlung über persönlichen Kontakt und in Papierform.

Durch die Realisierung der Webseite konnte nicht nur die Verbesserung der Wahrnehmung für das Thema Ehrenamt geschaffen werden, sondern auch die einfache Nutzung und Verwaltung des Ehrenamtsangebotes. Neben der Online-Verfügbarkeit wurde auch die Suchmaschine Ehrenamtsbörse integriert, die das eigentliche Herzstück der Vermittlungstätigkeit darstellt. Stark steigende Nutzungszahlen belegen den Erfolg des Projektes.

Die Webseite kann über https://erfin-erlangen.de aufgerufen werden.

 

Feuerwehr:

Ausgangssituation war eine komplizierte Eigentumsrechtsfrage für Domain und inaktiver Homepage, die durch gemeinsames Vorgehen von eGov und Amt 37 gelöst werden konnte. 

Ziele der Neugestaltung sind die moderne Darstellung des breiten Zuständigkeitsportfolios, die Integration der Freiwilligen Feuerwehren in den Ortsteilen und letztendlich die Mitarbeiter*innengewinnung (Recruting).

Konzeptionelle Mitwirkung und Contentpflege erfolgten mit hohem Engagement durch das Fachamt. In Verbindung mit professioneller Social-Media-Nutzung durch das Amt 37 wird diese Online-Präsenz sicherlich Maßstäbe setzen.

Die Webseite kann ab 11. Februar 2021 über https://feuerwehr-erlangen.de aufgerufen werden.

 

Medienportal (3.105,24 €)

 

Das Medienportal bzw. das Bildmanagementsystem teamnote wurde Ende 2020 bei der Stadt eingeführt. Das Medienportal wurde mit dem Ziel realisiert, die Marketing- und Öffentlichkeitsarbeitsmaßnahmen in den Ämtern zu erleichtern. Teamnote ermöglicht ein zentrales, datenschutzkonformes und barrierefreies Bildmanagement für Mitarbeiter*innen, Teams und Projekte.

 

Bilder und Medien sollen in Zukunft nicht mehr auf lokalen PC-Laufwerken verwaltet, sondern mit allen Copyright-Rechten, Urheber- und Verwendungsrechten in teamnote eingepflegt werden. Alle städtischen Mitarbeiter*innen können über das Intranet auf das Portal zugreifen. Das zentrale Medienportal erhöht die Transparenz innerhalb der Stadt nachhaltig und vereinfacht Workflows und Prozesse zwischen den Ämtern. Folgeprojekte beispielsweise eine Schnittstelle zur neuen Website oder ein Presse-Medienportal für Journalist*innen sind angedacht.

 

Messengerdienst WIRE (4.160,00 €)

 

WIRE ist ein datenschutzkonformer Messenger, der 2019 bei der Stadt als Messenger-Pilot mit einer Testphase bis Ende 2021 eingeführt wurde. Die sichere Messenger-Lösung soll die Team- und Projektarbeit in der Stadt erleichtern und Ersatz für das nicht datenschutzkonforme WhatsApp bieten. Vorteile von Wire sind, dass es nicht nur sicher, sondern auch barrierefrei über den Desktop bedienbar ist. Mitarbeiter*innen ohne Smartphone können an der Unterhaltung über den

Desktop-PC, Laptop oder Tablet teilhaben. Für externe Personen, die sich WIRE nicht auf Desktop laden möchten, beispielsweise eine Agentur, kann ein externer Gästebereich eingerichtet werden.

 

WIRE bietet die gleichen Lösungen wie WhatsApp. Neben den regulären Textnachrichten können auch Dateien und Bilder ausgetauscht, Gruppen angelegt, Links gesendet, Standorte geteilt oder Telefonkonferenzen oder Video-Calls durchgeführt werden.

 

Ende 2021 endet die Testphase und es findet eine Evaluierung von WIRE statt, mit zwei möglichen Ergebnissen: Eine Verlängerung des Vertrags mit WIRE oder die Entscheidung für einen anderen Messenger. Die Notwendigkeit eines sicheren Messengeres für die Stadtverwaltung steht hingegen nicht zur Diskussion, sondern wurde durch die Corona-Pandemie noch bestärkt.

 

 

Fortbildung (15.001,65 €)

Mit den Sondermitteln wurde ein Pilotversuch mit einer eLearningplattform für Informationssicherheitsschulungen durchgeführt und mit ca. 200 Kolleg*innen getestet.

Darüber hinaus wurden Fortbildungen zu unterschiedlichen Themen unter anderem im Bereich Informationssicherheit, GIS und Formularerstellung ermöglicht.

 

 

Einsatz von Smartboards im Verwaltungsbereich (48.510,11 €)

Mit den Sondermitteln wurde auch im Verwaltungsbereich begonnen, einzelne Bereiche mit interaktiven Smartboards auszustatten, um Besprechungsräume mit aktueller Technologie zu versorgen und Besprechungen mit digitalen Mitteln zu unterstützen.

 

 

KommunalBIT-Aufträge (104.026,37 €)

 

Im Rahmen einer Digitalisierungsoffensive, die vor allem in 2020 durch Corona und die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Stadt Erlangen in der Pandemie verstärkt wurde, wurden folgende strategische Ansätze verfolgt und umgesetzt:

 

1.    Massiver Ausbau der Homeofficemöglichkeiten

Mit Beginn der Coronapandemie wurde die Zahl der Homeofficemöglichkeiten von ca. 300 (Stand März 2020) auf zwischenzeitlich über 1000 erhöht.

 

2.    Ausweitung des Einsatzes mobiler Endgeräte bei Smartphones

Mitarbeiter*innen, die zur sinnvollen Erledigung ihrer Aufgaben ein mobiles Endgerät benötigen wurden damit ausgestattet. So wurden z.B. die Hausmeister*innen des Gebäudemanagements mit Smartphones versorgt, um die Arbeitsprozesse damit zu verbessern. Insgesamt wurden in 2020 über 500 Smartphones bzw. Tablets ausgegeben.

 

3.    Verstärkter Einsatz von Laptops und Tablets

Der Einsatz von Laptops und Tablets anstelle von Desktop-PCs bietet flexiblere Einsatzmöglichkeiten für den mobilen Einsatz z.B. in Besprechungen bzw. im Homeoffice. Dazu wurden über 500 Laptops in 2020 beschafft.

 

4.    Einführung und Rollout eines Videokonferenzsystems

Mit Beginn der Pandemie wurde stadtweit ein Videokonferenzsystem eingeführt und an über 250 Arbeitsplätzen installiert für den Personenkreis, der Online-Besprechungstermine initiiert. (Hinweis, für die reine Teilnahme an einer Webkonferenz ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich.) Zusätzlich wurden 470 Webcams und 550 Headsets beschafft.

 

5.    Ausstattung der Nachwuchskräfte mit Laptops

Seit 2020 wurden alle Nachwuchskräfte mit Laptops einschließlich Fernzugang ausgestattet, um sowohl im Ausbildungsamt, im Studium und auch im Homeoffice arbeitsfähig zu sein. Dies trägt auch zur Attraktivität der Stadt Erlangen als Arbeitgeberin im Vergleich zu anderen Städten bei.

 

6.    Einrichtung von Multispace-Arbeitsplätzen

Im Bereich des Amtes 24 wurde ein Sachgebiet mit 20 mobilen Arbeitsplätzen nach einem modernen flexiblen Bürokonzept ausgestattet, um damit Erfahrungen für weitere Bereiche zu gewinnen.

 

 

7.    Anbindung von 33 Verwaltungsstandorten und 30 Schulen mit Glasfaser

Zur Erhöhung der Bandbreite in Schulen und städtischen Verwaltungsgebäuden wurde 2019 zwei parallele Projekte gestartet, um die Einrichtungen mit Glasfaser (LWL, Darkfibre) anzubinden. Damit soll ein performantes Arbeiten sichergestellt werden.

 

Diese erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen waren ursprünglich im Wirtschaftsplan von KommunalBIT nicht in dem Umfang eingeplant. Daher wurden die verbliebenen Sondermittel der Digitalisierungsoffensive in Höhe von 104.026,37 € auf das KommunalBIT-Budget umgebucht, um das dortige Defizit zu reduzieren.

Die Abrechnung mit KommunalBIT erfolgt nicht nach Investitionskosten sondern nach einem Mietmodell. Das bedeutet, dass diese Investitionen auch zu Mehrkosten in den Folgejahren führen werden.

 

 

Zusammenstellung

 

Verwendungsnachweis

Summe in €

Ausbau WLAN im Stadtgebiet

6.969,78

Befliegung

34.753,95

Digitaler Friedhof

16.076,55

Konzeption und technische Umsetzung neuer Internetauftritte

67.396,35

Medienportal

3.105,24

Messengerdienst

4.160,00

Fortbildung

15.001,65

Einsatz von Smartboards im Verwaltungsbereich

48.510,11

KommunalBIT-Aufträge Umbuchung Differenzbetrag

104.026,37

Summe

300.000,00