Die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte des gemeinsamen Kommunalunternehmens „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ werden zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat ermächtigt:

 

1.    Der Jahresabschluss 2019 wird wie vorgelegt festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden zu werden.

2.    Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2019 entlastet.

3.    Die Conrad GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Nürnberg wird zum Abschlussprüfer von KommunalBIT für den Jahresabschluss 2020 bestellt. Der Prüfungsauftrag umfasst auch den Lagebericht zum 31.12.2020 sowie die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 der BayGO (analog § 53 HGrG). Der Vorsitzende des Verwaltungsrats wird ermächtigt, den Prüfungsauftrag gemäß Angebot zu erteilen.

 

Die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach haben zum 01.01.2010 ihre Regiebetriebe für Informationstechnik in ein gemeinsames Kommunalunternehmen mit Namen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ (kurz: KommunalBIT) eingebracht.

 

Das Unternehmen stellt seitdem den Städten umfangreiche Dienste im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik als „Beistandsleistungen“ zur Erledigung ihrer hoheitlichen Aufgaben zur Verfügung. Seit der Satzungsneufassung Anfang 2016 kann KommunalBIT seine IT-Leistungen auch für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen, wenn der Hauptzweck, d.h. die IT-Dienste für die Trägerstädte, nicht beeinträchtigt werden. Diese „Drittkunden“ müssen sich dem Zweckverband Informationstechnik Franken anschließen, der KommunalBIT Mitte 2017 als weiterer Träger beigetreten ist.

 

Die im Beschlussantrag aufgeführten Beschlussfassungen liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats von KommunalBIT. Der Stadtrat der Stadt Erlangen hat sich mit Beschluss vom 21.06.2016 ausbedungen, den von ihm entsandten Mitgliedern des Verwaltungsrats auf Grundlage des § 6 Abs. 3 der KommunalBIT-Satzung hierzu Weisungen zu erteilen. Gemäß § 4 Nr. 12 der Geschäftsordnung des Stadtrats wurde dieses Weisungsrecht an den zuständigen Ausschuss delegiert.

 

Die im Beschlussantrag aufgeführten Verwaltungsratsbeschlüsse sollen in der nächsten Verwaltungsratssitzung am 17.12.2020 gefasst werden. Dazu im Einzelnen:

 

1. Feststellung des Jahresabschlusses

 

Der Jahresabschluss zum 31.12.2019 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 wurden zum fünften Mal in Folge von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Conrad GmbH, Nürnberg, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Auftrag umfasste auch die Prüfung nach § 53 HGrG über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung.

 

Kennzahlen zum Jahresabschluss 2019 im Vergleich zu den beiden Vorjahren:

	2019 (in T€)	2018 (in T€)	2017 (in T€)
Bilanz
Bilanzsumme (in T€)	23.965	20.229	14.593
EK-Quote	13,2%	15,7%	21,7%
Investitionen (in T€)	5.095	5.578	4.265
Kreditaufnahme (in T€)	3.750	7.000	0
Gewinn- und Verlustrechnung
Umsatz abzügl. Aufwand aus Kostenüberdeckung	17.219	15.127	14.416
Umsatzanteil Drittkundengeschäft	245	141	69
Personalaufwand*)	7.245	5.407	5.400
Jahresergebnis	0	0	0
Sonstiges
Anzahl der Mitarbeiter im Jahres-∅	81	78	72
Cash-Flow nach DVFA/SG*	4.183	3.957	4.055
Kennzahlen für die Stadt Erlangen (jeweils zum 31.12.)
Anzahl PC-Arbeitsplätze	2.174	2.043	1.951
RSA-Token zur Anbindung externer PC-Arbeitsplätze (v.a. Homeoffice)	401	332	351
Umsatzanteil Stadt Erlangen - Kerngeschäft	6.941	6.311	5.965
Umsatzanteil Stadt Erlangen - Schulen	2.567	1.960	1.856

*)   inkl. Pensionsrückstellungszuführung

**) Cash-Flow nach DVFA/SG = Jahresergebnis + Abschreibungen +/- Veränderung d. langfristigen Rückstellungen +/- sonstige zahlungsunwirksame wesentliche Aufwenden und Erträge, ohne Sondereinflüsse

 

Die Umsatzerlöse wurden im Geschäftsjahr 2019 maßgeblich durch die (wirtschaftliche) Übernahme der Pensionslasten durch die Trägerstädte beeinflusst. Aufgrund des Vertragsabschlusses konnten zusätzliche sonstige betrieblicher Erträge in Höhe von 1.240 T€ verbucht werden. Anstelle eines Verlustes in Höhe von 610 T€ – der in den Folgejahren durch höhere Verrechnungssätze auszugleichen gewesen wäre – kann so ein ausgeglichenes Ergebnis und ein Rückerstattungsanspruch der Trägerstädte in 2020 in Höhe von insgesamt 623 T€ ausgewiesen werden.

 

Die Entwicklung des Umsatzanteils der Stadt Erlangen im Vergleich zum Plan und zum Vorjahr wird in der für Januar 2021 vorgesehenen Beschlussvorlage zum KommunalBIT-Wirtschaftsplan 2021 näher erläutert.

 

Investiert wurde im Geschäftsjahr 2019 vor allem in die EDV-Arbeitsplatzausstattung im Rahmen der Windows 10-Umstellung (2 Mio. €), in Systemsoftware (0,7 Mio. €), Fachanwendungen
(0,6 Mio. €) und in Netz-, Switch- und WLAN-Komponenten (0,5 Mio. €).

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr 2019 sind als Anlage 1 und 2 beigefügt. Der vollständige Jahresabschluss einschließlich Lagebericht und der Prüfbericht des Abschlussprüfers können beim Beteiligungsmanagement der Stadt eingesehen werden.

 

 

2. Entlastung des Vorstands

 

Auf Grund der Erteilung des uneingeschränkten Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers wird die Entlastung des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr 2019 empfohlen.

 

 

3. Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

 

Bei KommunalBIT wurde bisher, wie auch bei den sonstigen Beteiligungen der Stadt Erlangen üblich, der Abschlussprüfer alle 5 Jahre gewechselt. Der Vorstand von KommunalBIT schlägt vor, ausnahmsweise die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Conrad GmbH, Nürnberg, ein 6. Mal zu bestellen, da sie in die neue Vorgehensweise bei den Pensionsrückstellungen eingearbeitet sei.

 

 

4. Auszug aus dem Lagebericht des Vorstands

 

„Geschäftsverlauf

Im zehnten Geschäftsjahr von KommunalBIT trägt die Umsetzung von Konsolidierungen und Standardisierungen für die Trägerstädte weiter Früchte und wird laufend für alle Bereiche der Dienstleistungen fortentwickelt. Die Qualität der Leistungserbringung ist stabil, Mehrungen gegenüber dem ursprünglichen Portfolio können aber nicht mehr ohne Personalsteigerungen aufgefangen werden. Die Mitte 2018 durchgeführte Zufriedenheitsumfrage bei den Benutzern hat mit 87,5% Zufriedenheitsgrad, wie in 2015, ein sehr gutes Ergebnis erreicht. Datenschutz und Informationssicherheit werden bei KommunalBIT nach den Erwartungen unserer öffentlichen Kunden umgesetzt, wir sind mit unserem Rechenzentrum seit Mitte 2018 nach ISO27001 als Basis für den BSI-Grundschutz zertifiziert. Die virtualisierte Serverumgebung und moderne Speichertechnologien verbessern die Energieeffizienz bei der Bereitstellung der elektronischen Dienste. Bei Beschaffung von Hard- und Software werden Umweltaspekte und Nachhaltigkeit wirtschaftlich angemessen berücksichtigt, entsprechende Kriterien fließen in die Bewertung ein.“

 

„Prognosebericht

„Im Geschäftsjahr 2020 wird die Betreuung des laufenden Geschäfts weiter im Mittelpunkt stehen, neben „normalen“ Neuinvestitionen in die Verbesserung der IT-Ausstattung und zur Erfüllung neuer Aufgaben im Bereich der Digitalisierung bei den Kunden. Die Umstellung des Client-Betriebssystems auf MS Windows 10 und der Office Umgebung auf MS Office 2016 im Rahmen eines mehrjährigen strategischen Projektes ist Ende 2019 abgeschlossen. Der betriebliche Aufwand durch das Inkrafttreten der EU-DSGVO mit ihren speziellen Anforderungen beim Kunden und bei KommunalBIT, der als „Auftragsverarbeiter“ die entsprechenden Vereinbarungen mit den Kunden und Lieferanten anpassen und absichern muss, ist immer noch spürbar. Darüber hinaus erwarten wir eine deutliche Umsatzsteigerung im Leistungsbereich „Netzwerk“. Die Städte Erlangen und Fürth haben KommunalBIT die Realisierung und Betreuung der „schnellen Glasfaseranbindung“ von Schulen zu übertragen, das Glasfasernetz in der Stadt Erlangen für die Anbindung der Verwaltungsstandorte wird weiter ausgebaut.

 

Eine Fortführung der Konsolidierung in allen Bereichen bleibt daher sinnvoll, um weitere Potentiale heben zu können. Das unterstützt die geplante Weiterentwicklung zum Volldienstleister und Anbieter für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts. Die Nachfrage ist gegeben. Der Zweckverband Informationstechnik Franken, der Mitte 2017 KommunalBIT als weiterer Träger beigetreten ist, hatte Anfang 2018 vier Mitglieder, zum 01.01.2019 14 Mitglieder und wird Anfang 2020 29 Mitglieder erreichen, die dann weitere Kunden von KommunalBIT sind. Wir sehen hier ein deutliches Potential, dass die Fixkosten für unsere bisherigen Träger reduziert und weitere Synergiepotentiale und Skaleneffekte für alle Kunden hebt. Wir erwarten also eine weitere Zunahme des Umsatzes bei Leistungen für die „ZV-IT-Kunden“, gerade im Bereich Dienstleistungen für Datenschutz und Informationssicherheit, und bei den technischen Dienstleistungen sowohl für die Verwaltungsbereiche als auch der Pädagogik in der IT-Schulbetreuung.“

 

Ergänzung von Amt 17 zum Prognosebericht aufgrund der aktuellen Entwicklung:

 

„Die durch COVID-19-bedingte zunehmende Anzahl der Telearbeit in Erlangen hat gezeigt, dass mehr Tätigkeiten im Homeoffice erledigt werden können, als zuvor angenommen. Es ist daher zu erwarten, dass die Transformation der Verwaltung gerade im IT-Bereich, auch nach der Krise, anhalten wird und hierfür mit steigenden Kosten 2020/2021 zu rechnen ist (z.B. Stand 01.11.2020: 808 RSA-Token im Einsatz bei der Stadt Erlangen).“

 

 

 

 

 

Anlagen:        Bilanz 2019 (Anlage 1)
                        Gewinn- und Verlustrechnung 2019 (Anlage 2)