1.    Im Rechtsamt (Amt 30) wird ab 1. Januar 2020 eine zentrale Vergabestelle eingerichtet, die für alle Vergabeverfahren der Stadt Erlangen ab einem Auftragswert von 10.000 € netto zuständig ist.

2.    Der Stellenbedarf für die formale Abwicklung von jährlich rd. 470 Vergabeverfahren wird wie folgt gedeckt:
- 1,65 Stellen aus bereits vorhandenen Stellen in Amt 24/Submissionsstelle
  (Planstellen 2413000/2413010) und Amt 30
- 2,25 Stellen werden von Amt 30 im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2019 beantragt
 (1,75 Stellen Ingenieur/in in EG 12 und 0,5 Stellenanteil Verwaltung in A 9/10
  bzw. entsprechender Entgeltgruppe).

3.    Im Gegenzug werden bei Dienststellen mit hohem Vergabevolumen kw-Vermerke in Summe von 2,05 Stellen angebracht, die nach Übergang der Aufgaben in die zentrale Vergabestelle bei nächstmöglicher Gelegenheit vollzogen werden. Weitere ca. 70.000 € des Personalkostenbedarfs sollen durch Einnahmen der zentralen Vergabestelle finanziert werden.

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Die dynamische Entwicklung der rechtlichen und organisatorischen Grundlagen des Vergabewesens gab Anlass, die aktuelle städtische Verwaltungspraxis weiterzuentwickeln, da

-       Fachbereiche mit wenig Praxiserfahrung im Vergabewesen bei der Erteilung von Aufträgen stets vor der anspruchsvollen Aufgabe stehen, Vergaben rechtssicher und effizient abzuwickeln,

-       selbst vergabeintensive Fachbereiche immer höhere Rüstzeiten aufwenden müssen, um mit der Entwicklung von Rechtsmaterie und Formalitäten Schritt zu halten,

-       durch die Dezentralisierung innerhalb der Stadtverwaltung bis zu 9 Fachbereiche an einer Auftragserteilung beteiligt sein können (Effizienz, Schnittstellenproblematik),

-       die Umsetzung gesamtstädtischer Zielsetzungen, wie bspw. Bedarfsbündelungen oder Nachhaltigkeit im Beschaffungswesen, in stark dezentralisierten Vergabestrukturen wesentlich komplizierter zu gewährleisten sind.

Vor diesem Hintergrund wurde das eGovernment-Center mit Projektauftrag vom 10.02.2017 federführend beauftragt eine kostenneutrale Einführung einer zentralen Vergabestelle für sämtliche Vergabeverfahren (Ausnahme IT-Vergaben) zu konzipieren. Die Entscheidungsvorschläge wurden in einer Projektgruppe vorbereitet und in einem Entscheidungsgremium verabschiedet.

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Die zentrale Vergabestelle trägt die Verantwortung für die Durchführung des gesamten formalen Vergabeverfahrens bis zur Erteilung des Zuschlages auf das wirtschaftlichste Angebot.

Die inhaltliche Verantwortung für die Vergabe, d.h. die Kosten- und Budgetverantwortung, die Verantwortung für die Zweckmäßigkeit sowie die Verantwortung gegenüber den Gremien bezüglich der hinreichenden Umsetzung von dort gefassten Beschlüssen verbleibt dezentral bei den Fachbereichen.

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Die konkrete Aufgabenzuweisung und Aufgabenabgrenzung wird durch eine, bis zum Start der zentralen Vergabestelle noch zu erstellende, Dienstanweisung geregelt.

Die Leitung der zentralen Vergabestelle obliegt der Amtsleitung des Rechtsamtes.

Zu Ziff. 2 und 3 des Antrags:

Die Personalbemessung für die zentrale Vergabestelle basiert auf dem Untersuchungsbericht der Kienbaum Consultants Int. GmbH vom 02.10.2017. Hiernach ist für die Abwicklung der jährlich ca. 470 Verfahren ein Personalbedarf von 3,9 Stellen (ohne Leitungsanteile) erforderlich, der wie folgt gedeckt werden kann:

Vorhandene Stellen Volumen 1,65 VzÄ:

Diese summieren sich aus zwei 0,5 Stellen der Submissionsstelle im Gebäudemanagement und einem Stellenanteil von 0,65 VzÄ im Rechtsamt für Beratung in Vergabefragen. Die beiden Planstellen der Submissionsstelle (2413000 und 2413010) werden nach Vorliegen des Stellenplans 2019 organisatorisch dem Rechtsamt zugeordnet.

Stelleneinzüge (kw-Vermerke) im Volumen von 2,05 Stellen:

Dieses Volumen wird von den folgenden Dienststellen auf Basis der in die Vergabestelle abzugebenden Aufgaben und entsprechend ihrer Anteile am Gesamtvergabeaufkommen durch Stelleneinzüge eingebracht:

Amt 24:     1,00 VzÄ summiert aus Stellenanteilen von 40 mit Vergabeverfahren befassten MA

Amt 66:     0,35 VzÄ summiert aus Stellenanteilen von 20 mit Vergabeverfahren befassten MA

EBE:         0,35 VzÄ summiert aus Stellenanteilen von 12 mit Vergabeverfahren befassten MA

EB77:        0,25 VzÄ summiert aus Stellenanteilen von 8 mit Vergabeverfahren befassten MA

Amt 40:     0,10 VzÄ summiert aus Stellenanteilen von 4 mit Vergabeverfahren befassten MA

Aufgrund der teils geringen Stellenanteile, die durch die abzugebenden Aufgaben entfallen, und der Verteilung dieser auf viele Planstellen ist eine direkte Überführung der Stellenanteile in die zentrale Vergabestelle nicht umsetzbar, sondern nur durch Stelleneinzüge nach Aufgabenübergang in die zentrale Vergabestelle zu realisieren.

In weiteren rd. 15 Fachbereichen entfallen in der Summe 0,2 Stellenanteile durch die Aufgabenverlagerung, die zu Entlastungen in den Ämtern führen. Ein Stelleneinzug ist hier nicht sinnvoll umsetzbar.

Einnahmen im Volumen von 1,00 Stellen

Neben den Fachbereichen der Stadt nehmen auch die zwei Eigenbetriebe sowie der Zweckverband Abfallwirtschaft Stadt Erlangen - Landkreis Erlangen-Höchstadt die Leistungen der zentralen Vergabestelle in Anspruch. Diese Dienstleistung kann abgerechnet werden. Allein bei öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen fallen aus den drei genannten Bereichen pro Jahr im Durchschnitt 70 Abrechnungsfälle an (Quelle: Statistik 2013-16 der Submissionsstelle des Gebäudemanagements). Eine Vergabeabwicklung erfordert einen Zeitaufwand von durchschnittlich 940 Minuten, das sind 15,7 Stunden (Quelle: Ziff. 4.2, S. 14, des Berichts von Kienbaum Consultants Int. GmbH vom 02.10.2017). Unter Zugrundelegung von durchschnittlichen Personalvollkosten von 62,50 €/Std. ergäbe sich ein kostendeckender Abrechnungsbetrag pro Vergabe von mindestens 1.000,00 €, d.h. 70.000,00 € pro Jahr (Personaldurchschnittskosten/Jahr einer Planstelle).

Durch die bereits vorhandenen Stellen in Amt 24 und Amt 30, den dargestellten Stelleneinzügen in den Dienststellen und unter Berücksichtigung der Einnahmeseite kann eine Kostenneutralität nach einem gewissen Übergangszeitraum (Vollzug der kw-Vermerke) erreicht werden.

In den Fachbereichen mit hohem Vergabeaufkommen (Amt 24, Amt 66, EBE und EB77) wird eine Personalreserve gebildet, die die Handlungsfähigkeit der Vergabestelle, insbesondere bei Personalausfällen und bei Vergabespitzenzeiten, gewährleisten soll.

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt