Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

Im Oktober 2013 wurde durch das Revisionsamt im GME eine Prüfung des Nachtragsmanagements durchgeführt. Die damals festgestellten und vom GME eingeräumten Defizite bei der Bearbeitung und Abrechnung von Nachträgen sollten durch eine Schulung der betreffenden technischen Mitarbeiter/-innen abgestellt oder zumindest minimiert werden. Eine entsprechende Schulung erfolgte daraufhin im Februar 2014 im Rahmen von 2 Veranstaltungen an dem sämtliche Mitarbeiter/-innen des Technischen Gebäudemanagements teilnahmen.

Die vom Revisionsamt nun Ende des Jahres 2014 durchgeführte Nachschauprüfung zum Nachtragsmanagement zeigt zwar deutliche Verbesserungen in fast allen Prüfungsfeldern, insgesamt besteht jedoch nach wie vor ein deutliches Verbesserungspotential.

In Abstimmung mit dem Revisionsamt wurden daher die folgenden Maßnahmen zur Verbesserung des Nachtragsmanagements im GME vereinbart:

- Künftig werden bei sämtlichen beschränkten oder öffentlichen Ausschreibungen (bzw. nicht offenen/offenen Verfahren) die Formblätter zur Preisermittlung beigefügt und die Kalkulation (EFB-Preisblatt 221/222) durch den Auftragnehmer  nachgewiesen. Die bisherige Verwaltungspraxis sieht dies gemäß Vergabehandbuch Bayern nur bei Vergaben über 50.000,- EUR vor.

Die Aufgliederung der Einzelpositionen (EFB-Preisblatt 223) erfolgt weiterhin spätestens ab den Schwellenwertempfehlungen der HAV-KOM bzw. des Vergabehandbuchs Bayern mit einer voraussichtlichen Auftragssumme ab 50.000 EUR.

- Das Revisionsamt toleriert bei Abrechnung von Stundenlohnarbeiten den Ansatz des Verrechnungslohnes (im Gegensatz zur Verrechnung der einzelnen Berufsgruppen der Arbeiter).
Die Möglichkeit, tatsächlich erwartete Stundenlohnarbeiten insbesondere bei Arbeiten im Bestand explizit als Wertungsposition auszuschreiben, wird eröffnet.

- Nachdem bei der ersten Nachschulung der Mitarbeiter/-innen im GME nicht alle Inhalte praxisnah vermittelt werden konnten, erfolgt nun eine weitere Schulung durch die Abteilungsleitung des Technischen Gebäudemanagements zusammen mit dem Sachgebietsleiter Neubau.

Hierbei soll auf Basis einer Handlungsanweisung in erster Linie auf die Anwendung der Formblätter für die Kalkulationsgrundlagen, auf Stundenlohnarbeiten und auf Materialpreise (Rabatte) eingegangen werden.

Die Schulungen sollen bis Ende April 2015 abgeschlossen sein.

Anlagen: