Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.
Der Bericht über
die nachgehende Prüfung im Kultur- und Freizeitamt - Abteilung Verwaltung
(410) - wurde im Rechnungsprüfungsausschuss am 04.07.2013 behandelt. Nach dem
Protokollvermerk vom 04.07.2013 sollen die getroffenen Feststellungen alsbald
abgearbeitet werden. Über die Umsetzungen hat der geprüfte Bereich mit
Vermerken vom 17.10.2013 und 17.01.2014 dem Revisionsamt berichtet. Hierzu
erfolgt nachstehende Mitteilung in tabellarischer Form:
Prüfungsfeststellung |
Bearbeitungsstand laut Fachbereich (mit Anmerkungen Amt 14) |
1.2 Dienstverteilungsplan fehlt |
Dienstverteilungsplan wurde erstellt und Ende August 2013 an Referat
IV und die Ämter 11 und 14 weitergeleitet. |
1.3 Arbeitsplatzbeschreibungen sind zu |
Bearbeitung veranlasst (bisher keine Vorlage an die Ämter 11 und 14). |
1.4 Dienstvereinbarung zur Regelung der |
Das Fachamt hat am 22.11.2013 die vorläufige Endversion Amt 11
vorgelegt. Eine ergänzende Vorlage erfolgte am 06.02.2014 hinsichtlich der
Schichtdienstregelungen. Amt 11 prüft derzeit die Endversion auf Konsens mit
den tarifrechtichen Bestimmungen. |
1.5
Arbeitszeiterfassung 1.6 Führen der
Arbeitszeitkarten 1.7 Prüfung,
Abzeichnung der Arbeitszeitkarten 1.8 Gewährung von
Urlaub 1.9 Dienstpläne (Abt. 410) |
Steht in Zusammenhang mit Ziffer 1.4. |
1.10 Nebentätigkeiten |
Der Verkauf von alkoholischen Getränken an der Pforte erfolgt
zukünftig in Kommission für den Wirtschaftsbetrieb und nicht mehr auf eigene
Rechnung des Personals. |
2.1.1 Begründung der Zahlungsbelege ist |
Formular für die Abrechnung von Auslagen wurde eingeführt. |
2.1.2 Rabatt- und Bonuskarten, Pfand |
Hinweis bzw. Regelung erfolgte in Zusammenhang mit dem Formular nach
Ziffer 2.1.1. |
2.1.3 Sparsames und wirtschaftliches Handeln |
Abteilungsleitungen werden von 41/AL aufgefordert, das Gebot zu
beachten. |
2.2 Dienstreisen |
Die Dienstreisen werden als zwingend notwendig erachtet. Ihr Zweck
kann nicht auf andere Weise erfüllt werden. |
2.3 Unterbringung von Gästen |
Bei der Unterbringung der Künstler in Hotels wird darauf geachtet,
dass das günstigste Hotel in fußläufiger Nähe zum Kunstpalais ausgewählt
wird. Das Hotel muss gewissen Ansprüchen entsprechen. Eine Jugendherberge
oder Ähnliches sind für Künstler und ihre Assistenten nicht zumutbar. Da die
Lebenspartner meist die Aufgaben von Assistenten oder Mitarbeitern erfüllen,
muss das Kunstpalais auch für diese die Kosten für Reise und Übernachtung
übernehmen. |
2.4 Bewirtung von Gästen |
Da die Künstler für ihre vor Ort geleistete Recherche-, Konzeptions-
oder Aufbauarbeit kein Honorar verlangen, müssen sie auch bewirtet werden.
Dasselbe gilt für ihre Mitarbeiter und Assistenten. |
2.5.1 a) Amtsinterne Prüfung der Zahlstellen |
a) Wird künftig
beachtet. Für die 6
Einnahmekassen (5 in der Jugendherberge, 1 im Wirtschaftsbetrieb)wurden keine Prüfprotokolle vorgelegt. Auf
Anfrage wurde mitgeteilt, dass die 5 Kassen in der Jugendherberge unvermutet
geprüft wurden, allerdings nur ein Mal. Die Einnahmekasse im
Wirtschaftsbetrieb wurde nicht geprüft. Die künftige Beachtung der
Prüfpflichten wurde zugesagt.) b) Wird künftig beachtet. |
2.5.1 c) Bareinnahmen der Abt. 413 |
Die Stadtkasse hat mit Schreiben vom 27.01.2014 für die
soziokulturellen Stadtteileinrichtungen Zahlstellen eingerichtet. |
2.5.2 Verwahrung der Zahlstellen |
Kleintresore werden in Absprache mit Amt 30 für alle Zahlstellen angeschafft.
Es ist sichergestellt, dass kein Kassenverwalter auf die Schlüssel anderer
Kassen Zugriff hat. |
2.5.3 Meldung über Unregelmäßigkeiten bei |
Wird künftig beachtet. |
2.6 Funktionstrennung Fachadministration / |
Lösung wurde erarbeitet und umgesetzt. |
2.7 Einhaltung des Sachkostenbudgets |
(Anmerkung Amt 14: Das
Fachamt hat zunächst zwei Maßnahmenpakete vorgeschlagen. Diese beinhalteten
Angebotsreduzierungen und Gebührenerhöhungen.) |
2.8 Erfassung des Vorratsvermögens |
Die händische Erfassung des Vorratsvermögens gestaltet sich schwierig
(Personalressourcen). Technische Möglichkeiten werden derzeit geprüft. |
3.1.1 Übernachtungspreise |
Durch die Beendigung der Mitgliedschaft im Deutschen
Jugendherbergswerk ist seit 01.01.2014 der gesamte Übernachtungsbereich als
Betrieb gewerblicher Art zu führen. Damit der Stadt keine finanziellen
Nachteile entstehen, wird im März 2014 dem Fachausschuss eine neue Entgeltordnung
zur Entscheidung vorgelegt. Buchungstechnische Notwendigkeiten wie
MWSt.-Ausweisung und Kontierung werden bereits ab 01.01.2014 umgesetzt. |
3.1.2 Sachkonto 442151 |
Werden umgesetzt. |
3.2 Raumvergabe |
Die Frage nach der Zuschussausweisung der geminderten oder
unentgeltlichen Überlassung von Räumen an Dritte (Innenleistung) wurde im
November 2013 an die Kämmerei herangetragen. Nach Mitteilung der Kämmerei
kann eine Bearbeitung erst nach Beendigung der HH-Abschlussarbeiten erfolgen. |
3.3 Betrieb gewerblicher Art (BgA) |
Siehe Ziffer 3.1.1. |
4.1 Festlegung von Entgelten |
Die Preisliste im Wirtschaftsbetrieb über die zu zahlenden Entgelte
wird aktualisiert und im März 2014 dem Fachausschuss vorgelegt. |
4.2 Umsatzsteuer |
Wurde unter Beteiligung von Amt 20 geklärt. |
4.3 weitere Sachverhalte (Produktrahmen/ |
Wurde unter Beteiligung von Amt 20 geklärt. |
Die nachgehende Prüfung im Kultur- und Freizeitamt - Abteilung
Verwaltung (410) - ist hiermit für Amt 14 zunächst abgeschlossen. Die
Umsetzung der noch offenen und auch laufenden Prüfungsfeststellungen liegt im
Verantwortungsbereich der geprüften Fachdienststelle. Die Prüfungsfeststellungen
werden im Rahmen der nächsten nachgehenden Prüfung vom Amt 14 nochmals
aufgegriffen. |
Anlage: Protokollvermerk vom 04.07.2013 zu TOP 07