Betreff
Verlängerung der befristeten Änderung der Öffnungszeiten im Standesamt
Vorlage
11/134/2013
Aktenzeichen
OBM/ZV/11
Art
Beschlussvorlage

Das Standesamt (Bereich Rathaus) bleibt aufgrund der anhaltenden außerordentlichen Arbeitsbelastung bis zunächst 31.12.2014 am Mittwoch für den normalen Publikumsverkehr geschlossen.

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Der Fachbereich befindet sich noch immer in einem Umorganisationsprozess, der durch die Reform des Personenstandsgesetzes und die Anbindung an das zentrale elektronische Personenstandsregister (ZEPR) ab dem 01.01.2014 frühestens Ende 2014 abgeschlossen sein wird. Die Situation verschärft sich für die (teilweise teilzeitbeschäftigten) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Krankheitsvertretungen, die nicht ohne Einschränkungen des Services für die Bürger wahrgenommen werden können. Durch die Schließung des Fachbereichs für den normalen Publikumsverkehr am Mittwoch soll die qualitative und zeitnahe Aufgabenerledigung aufrechterhalten werden.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Die Arbeitszeit am Mittwoch wird lt. Amt 34 seit März 2013 vorrangig für Folgendes genutzt:

 

a)    Es werden sehr zeitintensive, schwierige Auslandsfälle (mit Dolmetscherbeteiligung) mit Terminvereinbarung auf den Mittwoch gelegt, damit die Standesbeamtinnen diese ohne Unterbrechungen bearbeiten können.

b)    Für das zentrale elektronische Register (ZEPR) werden Personenstands-Daten aus den letzten Jahren nachträglich erfasst, da dieses ZEPR nur seinen Zweck erfüllen kann, wenn es mit sehr vielen Altdaten „angefüttert“ und ausgestattet wird. Diese Aufgaben können nur in publikumsfreien Zeiten (nachmittags und mittwochs) erledigt werden.

c)    Überstunden der Standesbeamtinnen und Verwaltungskräfte, die wegen Trauungen in dienstfreien Zeiten oder auch längeren Vertretungen anfallen, können ohne größere Vertretungsproblematik an Mittwochen ausgeglichen werden.

 

Nach Aussagen von Amt 34 hat die Schließung am Mittwoch keinerlei negativen Auswirkungen auf den Parteiverkehr, da die Behörden, die regelmäßig mit dem Standesamt zusammenarbeiten (z.B. Frauenklinik, Bestattungsunternehmen) auf die Schließung hinweisen und die Bürger/innen dann an anderen Tagen ins Standesamt kommen würden.

Zudem wären auswärtige Bürger, die ins Amt gekommen sind, ohne sich vorher zu informieren, immer bedient worden (z.B. bei Neugeburt eines Kindes). Dies wäre auch weiterhin der Fall.

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Zusätzliches befristetes Personal wurde im Rahmen eines Antrages zum Stellenplan 2014 von Amt 34 zur Unterstützung dieser Übergangsphase beantragt (1,0 SB Beurkundungen befristet bis 30.06.2016) und in die Liste A aufgenommen.

 

(zusätzliche) Haushaltsmittel

x                werden nicht benötigt.

 

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

             werden nicht benötigt

             sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                   sind nicht vorhanden

Anlagen: