Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

 

Der HFPA hat in der Sitzung am 23.03.2011 beschlossen, das Personal- und Organisationsamt mit dem Umsetzungscontrolling zu den Haushaltskonsolidierungsbeschlüssen 2011 (Rödl & Partner) zu beauftragen. Der Berichtszeitraum wurde auf ein halbes Jahr festgelegt; der letzte Bericht wurde am 17.10.2012 in den HFPA eingebracht.

 

Dieser Bericht beinhaltet die Einzelberichte der Maßnahmen, deren Umsetzungsgrad noch eine Veränderung erfahren hat. Damit sind alle im Rahmen der Haushaltskonsolidierung 2011 beschlossenen Maßnahmen mittlerweile, soweit realisierbar, umgesetzt.

 

Das Umsetzungscontrolling ist somit erfüllt.

1. Rückblick und Gesamtschau der Haushaltskonsolidierung 2011 (Rödl&Partner)

 

Haushaltskonsolidierungsziele

 

Die Untersuchungen durch Rödl & Partner fanden im Zeitraum 13. September 2010 bis 25. November 2010 statt. Schwerpunktmäßig wurden die Ämter 11, 24, 40, 50 und 51 untersucht.

 

Die von der Firma Rödl & Partner erarbeiteten Vorschläge zur Haushaltskonsolidierung wurden dem Haupt-, Finanz und Personalausschuss und dem Stadtrat in den jeweiligen Sitzungen vom 24. November bzw. 25. November 2010 präsentiert. Im Rahmen der anschließenden Haushaltsberatungen wurden 12 Maßnahmen zur Umsetzung beschlossen:

 

(SOLL)	Haushaltsentlastung in EUR (vgl. Maßnahmensammler)
Maßnahme	2011	2012	2013	2013ff
Reorganisation der Abteilungsgliederung beim Personal- und Organisationsamt	0	0	74.600	74.600
Kürzung des zentralen Budgets für Verfügungsstellen	79.300	95.100	95.100	95.100
Reduktion der Ausbildung über Bedarf	0	0	70.000	210.000
Einsparung von Büroarbeitsplätzen	0	80.000	80.000	80.000
Einführung einer zweimonatigen Wiederbesetzungssperre	344.300	413.160	413.160	413.160
Personalreduzierung in Poststelle und Hausdruckerei	0	38.400	38.400	38.400
Kostenerstattung für die Überlassung von Schulküchen und Personal an externe Dienstleister	0	0	20.000	20.000
Flächenoptimierung in Verwaltungsgebäuden	0	0	238.000	238.000
Ausbau der Unterstützung für obdachlose Menschen	-27.550	-40.000	-25.000	-9.900
Verstetigung der Pflegequote	44.775	165.250	244.750	335.400
Stärkung der Beratung nach § 16 SGB VIII	18.054	36.108	36.108	36.108
Steigerung der Erträge aus Elternbeiträgen im Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder	0	0	100.000	100.000

 

Auf Grund der späten Haushaltsgenehmigung 2011 waren die mit dem Stellenplan 2011 geschaffenen neuen Planstelle (bei Maßnahmen Ausbau der Unterstützung für obdachlose Menschen, Verstetigung der Pflegequote und Stärkung der Beratung nach § 16 SGB VIII) unbesetzt. Da Rödll und Partner auch in seinen Konsolidierungszielen eine kontinuierliche Steigerung der Einsparziele für ein Konsolidierungsprojekt mit Personaleinsatz vorgesehen hat (ansteigende Effizienz der Arbeit der neuen Planstelleninhaber/innen) wurden die Konsolidierungsziele bei den betroffenen Maßnahmen entsprechend verringert:

 

(SOLL - NEU)	Haushaltsentlastung in EUR (vgl. Maßnahmensammler)
Maßnahme	2011	2012	2013	2013ff
Ausbau der Unterstützung für obdachlose Menschen	0	-55.100	-40.000	-25.000
Verstetigung der Pflegequote	0	88.250	212.600	335.400
Stärkung der Beratung nach § 16 SGB VIII	0	36.108	36.108	36.108

 

 

Umsetzungsgrad der Konsolidierungsziele

 

a) Gesamtergebnis

 

	Haushaltsentlastung in EUR
	2011	2012	2013	2013ff
Gesamtsumme (Soll)[1]	423.600	695.918	1.337.968	1.615.768
Gesamtsumme (Ist)	313.133	1.012.119	n.n.	n.n.
Abweichung in EUR (+/-)	-110.467	316.201	n.n.	n.n.

 

Die tatsächliche Haushaltsentlastung für 2013 ff. ist erst am Anfang des darauffolgendes Jahres ermittelbar. Alle Maßnahmen sind jedoch – soweit realisierbar – umgesetzt.

 

 

 

 

 

b) Einzelergebnisse aller Maßnahmen bis zum 31.03.2013

 

(IST)	Haushaltsentlastung in EUR (vgl. Maßnahmensammler)
Maßnahme	2011	2012	2013 (01.01.-31.03.)
Reorganisation der Abteilungsgliederung beim Personal- und Organisationsamt	0	74.600	18.650
Kürzung des zentralen Budgets für Verfügungsstellen	79.300	95.100	23.775
Reduktion der Ausbildung über Bedarf	0	0	17.500
Einsparung von Büroarbeitsplätzen	0	80.000	20.000
Einführung einer zweimonatigen Wiederbesetzungssperre	233.833	414.187	85.580
Personalreduzierung in Poststelle und Hausdruckerei	Maßnahme konnte nicht umgesetzt werden
Kostenerstattung für die Überlassung von Schulküchen und Personal an externe Dienstleister	0	7.474	6.000
Flächenoptimierung in Verwaltungsgebäuden	0	0	noch nicht ermittelbar
Ausbau der Unterstützung für obdachlose Menschen	Vorschlag obsolet wg. GEWOBAU-Maßnahme
Verstetigung der Pflegequote	0	288.450	noch nicht ermittelbar
Stärkung der Beratung nach § 16 SGB VIII	0	52.308	noch nicht ermittelbar
Steigerung der Erträge aus Elternbeiträgen im Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder	0	0	25.000

 

 

c) Einzelergebnisse aller Maßnahmen bis zum 31.03.2013 getrennt in Sach- und Personalaufwand

Reduzierung der Personalaufwendungen (Maßnahme 1, 3, 4, 6, 8) [2] :

Ziel (2011):	423.600 €	Ist (2011)	313.133 €
Ziel (2012)	546.660 €[3]	Ist (2012)	583.887 €[4]

 

Ziel (31.03.2013):

172.815 €[5]

Ist (31.03.2013)

145.505 €[6]

 

 

 

 

 

Reduzierung der sonstigen Aufwendungen (Maßnahme 5, 10, 12, 20, 21)[7] :

Ziel (2011)	0 €	Ist (2011)	0 €
Ziel (2012)	383.600 €	Ist (2012)	607.474 €[8]

 

Ziel (31.03.2013)

181.838 €[9]

Ist (31.03.2013)

26.000 €[10]

 

Erhöhung der Erträge (Maßnahme 23)

 

Ziel (31.03.2013)

25.000 €[11]

Ist (31.03.2013)

25.000 €

 

 

2. Einzelberichte

 

Amt 11 – Maßnahme Nr. 6 (Einführung einer 2-monatigen Wiederbesetzungssperre zum 01.03.2011)

1. Beschreibung der Maßnahme

Die 2-monatige Wiederbesetzungssperre wird durch den Abzug der finanziellen Ressourcen im Personalkostenbudget umgesetzt. Sofern andere Mittel aus den Budgets des betroffenen

Fachamts vorhanden sind, hat das Fachamt die Möglichkeit, freie Planstellen auch sofort wieder zu besetzen. Mit Beschluss des HFPA vom 26.09.2012 und des Stadtrats vom 27.09.2012 wurde die Maßnahme bis zum 31.12.2013 erneut verlängert.

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Terminplan erstellt:	ü
Umsetzungsaktivitäten im Zeitplan:	ü

 

3. Finanzziele

Ziel (2011):	344.300 €	Ist (2011)	233.833 €
Ziel (2012)	413.160 €	Ist (2012)	414.187 €

 

Ziel (31.03.2013)	103.290 €[12]
Ist (31.03.2013)	85.580 €

 

Nachdem die Fluktuation der Beschäftigten die entscheidende Größe bei dieser Konsolidierungsmaßnahme darstellt, ist die Erreichung des geplanten Einsparvolumens nur bedingt steuerbar.

 

Amt 40 – Maßnahme Nr. 10 (Kostenerstattung für die Überlassung von Schulküchen und Personal an Dienstleister)

 

1. Beschreibung der Maßnahme

Rödl & Partner hat empfohlen, das Vergabeverfahren für die Mittagsversorgung an den Schulen zu professionalisieren und die Schulküchen sowie das Personal an Dienstleister nur noch gegen Kostenerstattung zu überlassen.

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Terminplan erstellt:	ü
Umsetzungsaktivitäten im Zeitplan:	ü

 

Es wurden fünf Schulen ausgeschrieben und entsprechende Dienstleistungskonzessionsverträge abgeschlossen. Die Mensen am Marie-Therese-Gymnasium und an der Max- und Justine-Elsner Schule sind bereits zu den neuen Konditionen in Betrieb.

 

Bei den Schulmensen der Staatlichen Werner-von-Siemens-Realschule und der Hermann-Hedenus-Grundschule steht die Fertigstellung unmittelbar bevor (geplant: Mai 2013). Die Mensa am Standort Büchenbach Nord (versorgt die Grundschule Mönauschule sowie die Ganztagsklassen der Hermann-Hedenus-Mittelschule) wird im Juni 2013 fertig gestellt sein, die offizielle Übergabe an den Caterer erfolgt möglicherweise erst mit Beginn des neuen Schuljahres im September 2013.

 

3. Finanzziele

 

Bei der Staatlichen Werner-von-Siemens-Realschule werden nach Übergabe im Mai 2013 Ausgaben in Höhe von rd. 8.000 EUR (1.000 EUR/mtl.) für die Ausgabe des Mittagessens, die Bereitstellung und Reinigung des Geschirrs sowie die Reinigung der Küche entfallen. Diese Kosten haben entsprechend der vertraglichen Vereinbarung künftig die Caterer zu übernehmen.

 

Für die Mensa an der Hermann-Hedenus-Schule wird eine Übernahme für Juni 2013 avisiert, so dass ab diesem Zeitpunkt ebenfalls eine fiktive Entlastung in Höhe 7.000 EUR) berücksichtigt werden kann. Für die Mensa Büchenbach Nord werden sich die fiktiven Einsparungen in 2013 auf 3.500 EUR belaufen, in den Folgejahren sind diese mit jährlich 12.000 EUR zu beziffern.

Beim Marie-Therese-Gymnasium und der Max- und Justine Elsner Schule können jeweils weiterhin 12.000 EUR jährlich berücksichtigt werden.

 

Insgesamt errechnet sich für das Jahr 2013 ein (fiktiver) Einsparungsbetrag in Höhe von ca. 42.500 EUR bezogen auf die bislang dem Amt für Gebäudemanagement  zuzurechnenden Posten (die fiktiven Angaben basieren auf durchschnittlichen Kostenansätzen, welche im Einzelfall von Amt 24 zu verifizieren wären.).

 

Für den Berichtszeitraum 01.01. - 31.03.2013 ergibt sich ein Teilergebnis in Höhe von 6.000 EUR.

 

 

Amt 24 – Maßnahme Nr. 12 (Flächenoptimierung in Verwaltungsgebäuden)

 

1. Beschreibung der Maßnahme

 

Die Flächenoptimierung soll bis zur Einführung des Mieter-Vermieter-Modells durch ein Bonus-System verfolgt werden (vgl. Beschluss des Stadtrats vom 16. Februar 2012).

 

Die Regeln für die Budgetierung 2012 (vgl. Seite 369 im Haushaltsplan 2012) sehen vor, dass vom Amt für Gebäudemanagement ab dem Haushaltsjahr 2012 für jede Organisationseinheit ein virtuelles Budget außerhalb des Rechnungswesens eingerichtet wird. In diese Budgets werden den Nutzern die fiktiven Mittel eingestellt, welche die Nutzungsentgelte (= fiktive Miete) und Betriebskosten (= fiktiver Durchschnittswert) für die zu Jahresbeginn tatsächlich beanspruchten Flächen decken. Im Rahmen der vorbereitenden Abschlussarbeiten werden zum Ende des Haushaltsjahres die fiktiven Nutzungsentgelte und Betriebskosten zu gleichen Preisen, aber auf Basis der tatsächlich belegten Fläche erneut kalkuliert. Personelle Veränderungen führen zu Bereinigungen.

Den Organisationseinheiten, die im Laufe des Jahres ihre beanspruchten Flächen reduzieren, kommen die fiktiven Einsparungen zu 50 Prozent zugute. Bei der jährlichen Abrechnung der Amtsbudgets erfolgt eine entsprechende Gutschrift in Höhe des Bonus.

 

Die Bonuszahlungen werden aus der Rückgabe der erwirtschafteten Einsparungen - gemäß Budgetierungsregeln ab 2012 wieder 70 Prozent - an den allgemeinen Haushalt finanziert.

 

Die tatsächlich erreichten Einsparungen durch Flächenreduzierung verbleiben im GME und dienen zunächst der Finanzierung kleinerer Umbaumaßnahmen (z. B. Versetzen von Wänden) und erforderlicher Umzüge. Mittelfristig werden sich größere Einsparungen ergeben, die im Budget des GME zur Finanzierung von Sondermaßnahmen des Bauunterhaltes verbleiben sollen und eine zusätzliche Mittelbereitstellung überflüssig machen.

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Der ursprünglich vorgesehene Zeitplan kann aus zwei Gründen nicht eingehalten werden. Zum einen mussten im vergangenen Halbjahr alle drei Planstellen des zuständigen Sachbereiches 241-12 Objektverwaltung neu besetzt werden. Zum anderen wurde die geplante Rationalisierung durch automatisierte Schnittstellen zwischen dem CAFM-System und der Objektbuchhaltung aufgrund fehlender bidirektionaler Schnittstellen zur Vision.

 

Zur Entlastung des Sachbereiches 241-12 Objektverwaltung findet in 2013 eine Verlagerung all der Aufgaben, die im direkten Zusammenhang mit der (Objekt-)Buchhaltung stehen, zum Sachbereich 241-10 Rechnungswesen und Controlling statt. Die erforderlichen personellen Ressourcen zur Umsetzung stehen ab dem II. Quartal 2013 zur Verfügung.

 

3. Finanzziele

 

Im Jahr 2013 werden erstmals Einsparungen in Höhe von 238.000 € erwartet. Die Verwaltung wird über die erzielten Einsparungen, deren Verwendung und über die Höhe der Boni im BWA und im HFPA Bericht erstatten.

 

 

Amt 51 – Maßnahme Nr. 20 (Verstetigung der Pflegequote)

 

 

1.Beschreibung der Maßnahme lt. Gutachten Rödl & Partner

„Die Hilfen nach § 33 SGB VIII-Vollzeitpflegestellen für die Stadt Erlangen eine wichtige Möglichkeit der Umsteuerung kostenintensiver Hilfen außerhalb der Familie dar. Die Koordination des Pflegekinderwesens obliegt der Abteilung 511 des Stadtjugendamtes.

Durch die Bemühungen des Pflegekinderdienstes ausreichend Eltern für Pflegschaften bereitzustellen, konnte im Jahr 2008 eine Pflegequote von rund 54 Prozent erreicht werden.

Um eine Stagnation der Pflegequote auf hohem Niveau zu vermeiden, empfiehlt Rödl & Partner den Pflegekinderdienst um 2,0 VZÄ [Anm. Beschluss Erlangen 1,0 VZÄ] zu verstärken und das Konzept der Heilpädagogischen Sonderpflege fortzuschreiben. Ziel dieser Intensivierung muss sein, mittelfristig eine Pflegequote von rund 65 Prozent erreichen und verstetigen zu können.“

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

 

Terminplan erstellt:	ü
Umsetzungsaktivitäten im angepassten Zeitplan:	ü

 

3. Finanzziele

 

I.             Wie bereits mehrfach von Amt 51 ausgeführt ist der reine Zahlenvergleich nur bedingt und der alleinige Blick auf die Pflegequote gar nicht geeignet, um Rückschlüsse auf eine Kostenverteilung vornehmen zu können. Vielmehr ist der Fokus auf die durch Amt 51 veranlassten Maßnahmen zur Verbesserung des Angebots der Vollzeitpflege (Schaffung neuer Unterbringungsplätze, Verbesserung der Grundqualifizierung und der Begleitung während des Pflegeverhältnisses, Reduzierung von Abbrüchen, Verbesserung der Kooperation mit freien Trägern) zu richten.

II.            Seit der Stellenbesetzung der im Rahmen dieser Konsolidierungsmaßnahme neu geschaffenen Planstelle im Oktober 2011 wurden diese intensiviert, so dass sechs neue Pflegefamilien (vier Vollzeit und zwei familiäre Bereitschaftsbetreuung) gewonnen werden konnten. In diese Familien wurden neun Kinder vermittelt, davon sechs Kinder in Vollzeitpflege und drei Kinder in familiäre Bereitschaftsbetreuung.

Rödl&Partner ist pro vermiedener Heimunterbringung von einer Kostenersparnis in Höhe von ca. 30.000 € ausgegangen. Neben der oben genannten Vermittlung von Kindern in die neu gewonnenen Pflegefamilien ist es in drei weiteren Fällen gelungen Jugendliche (13 -16 - jährige) in Pflegefamilien zu vermitteln. Damit konnten seit Beginn dieser Maßnahme 12 neue Heimunterbringungen vermieden werden. Daraus ergibt sich mit dem Ansatz von Rödl&Partner eine rechnerische Kostenersparnis in Höhe von ca. 360.000 € für das Jahr 2012. Die Einsparvorgabe der Maßnahme 20 „Verstetigung der Pflegequote“ ist damit erfüllt und die Maßnahme umgesetzt. Eine weitere Berichterstattung ist nicht mehr notwendig.

 

 

Amt 51 – Maßnahme Nr. 21 (Ausbau präventiver Beratungsmaßnahmen in Kindertagesstätten und Familienpädagogischen Einrichtungen)

 

1.Beschreibung der Maßnahme lt. Gutachten Rödl & Partner

„Im § 16 SGB VIII wird der Begriff der Allgemeinen Förderung der Erziehung in der Familie näher ausgeführt. Der Beratungsbegriff wird in den verschiedenen Aufgabenbereichen Vormundschaft/ Beistandschaft, Allgemeiner Sozialer Dienst / Besonderer Sozialer Dienst, Kindertagesseinrichtungen, Koordinierende Kinderschutzstellen und Städtische Jugend- und Familienberatungsstelle wahrgenommen.

Die übergreifende Zusammenarbeit und die Vernetzung der einzelnen Beratungsangebote findet gegenwärtig nicht flächendeckend, sondern immer wiederkehrend in Projektform statt, obwohl die strukturellen Gegebenheiten im Stadtjugendamt gute Voraussetzungen darstellen.

Damit eine möglichst breite Masse an potenziellem Beratungsklientel erreicht wird, ist es notwendig verschiedene Institutionen in die Intensivierung und Verdichtung des Beratungsansatzes einzubinden. Diese Intensivierung sollte im Bereich der Familienpädagogischen Einrichtungen mit 1,5 VZÄ [Anm. Beschluss Erlangen 1,0 VZÄ], der Kindertageseinrichtungen mit 3,0 VZÄ [Anm. Beschluss Erlangen 1,0 VZÄ]  … erfolgen. …“

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

 

Terminplan erstellt:	ü
Umsetzungsaktivitäten im  angepassten Zeitplan:	ü

 

 

3. Finanzziele

 

Durch die neuen personellen Ressourcen konnte eine deutlich höhere Präsenz der Beratungsfachkräfte, eine Regelmäßigkeit (wenn sinnvoll und gewünscht) und eine höhere Niedrig-schwelligkeit erreicht werden, die eine besondere Qualität darstellen. Im letzten Jahr wurde die Zahl der Familien, die eine Familienpädagogische Einrichtung besucht, von 33 Besucherfamilien auf 62 Besucherfamilien fast verdoppelt. Um die Entwicklung der Besucherfamilien zu erfassen, wird vierteljährlich für jede Familie, die regelmäßig eine Familienpädagogische Einrichtung besucht, eine Einschätzung verschiedener Risikofaktoren sowie des Hilfebedarfs vorgenommen. Die Anzahl der Besucherfamilien, die ohne das Angebot der Familienpädagogischen Einrichtung mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Hilfe zur Erziehung benötigt hätten, lag im vergangenen Jahr bei durchschnittlich acht Familien.

 

Geht man davon aus, dass diese Hilfen in etwa der Verteilung den in der Vergangenheit gewährten Hilfen entspricht, muss zunächst einmal der Prozentsatz der in Frage kommenden Hilfen ermittelt werden. Verteilt man dann die acht Fälle entsprechend diesen Prozentsätzen, kommt man zu folgendem Ergebnis:

 

Erziehungsbeistandschaft	1,5	Fälle	Kosten/Jahr	7.891,30
Sozialpädagogische Familienhilfe	1,9	Fälle	Kosten/Jahr	13.675,58
Vollzeitpflege	2,3	Fälle	Kosten/Jahr	29.603,96
Heimerziehung	1,9	Fälle	Kosten/Jahr	99.523,81
Heilpädagogische Tagesstätte	0,4	Fälle	Kosten/Jahr	13.031,58
Gesamt	8	Fälle		163.726,23

 

Somit ergibt sich durch die präventive Arbeit in den Familienpädagogischen Einrichtungen eine Kostenersparnis für das Jahr 2012 in Höhe von ca. 160.000 €. Darin sind die Fälle, in denen durch die Einleitung z.B. ambulanter Maßnahmen wie Erziehungsbeistandschaft und Sozialpädagogische Familienhilfe Fremdunterbringungen vermieden werden konnten, nicht eingerechnet.

 

Amt 51 hat damit das Einsparziel der Maßnahme Nr. 21 (Ausbau präventiver Beratungsmaßnahmen in Kindertagesstätten und Familienpädagogischen Einrichtungen) erreicht und die Maßnahme umgesetzt. Eine weitere Berichterstattung ist nicht mehr notwendig.

 

 

Amt 51 – Maßnahme Nr. 23 (Steigerung der Erträge aus Elternbeiträgen im Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder)

 

1. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

 

Terminplan erstellt:	ü
Umsetzungsaktivitäten im  angepassten Zeitplan:	ü

 

2. Finanzziele

 

Auf den Bericht im Jugendhilfeausschuss vom 18.10.2012 über die Änderung der Gebühren für die städtischen Kindertageseinrichtungen wird verwiesen. In seiner Sitzung am 29.11.2012 hat der Stadtrat die Gebührensatzung zur Satzung für die städtischen Kindertageseinrichtungen mit Wirkung zum 01.01.2013 beschlossen. Die Maßnahme ist damit umgesetzt.

 

 

Anlagen:        Maßnahmensammler