Betreff
Übertragung und Verwendung des Budgetergebnisses 2011 der Abt. 451
Vorlage
451/008/2012
Aktenzeichen
IV/451/JAB-T. 2157
Art
Beschlussvorlage

Abweichend von dem von der Kämmerei vorgeschlagenen und den Budgetierungsregeln entsprechenden Verlustvortrag in Höhe von -50.808,58 EUR schlägt das Fachamt einen Verlustvortrag in Höhe von 25.000 EUR vor.

 

Eine endgültige Beratung und Beschlussfassung über den Verlustvortrag erfolgt in Haupt-, Finanz- und Personalausschuss und Stadtrat.

 

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
Der vollständige Übertrag des negativen Gesamtbudgetergebnisses als Verlust in das nächste Haushaltsjahr kann dem Fachamt keinen Anreiz zu verstärkter Wirtschaftlichkeit bieten, da der außerordentliche und teils unplanmäßige Kosten verursachende Archivumzug ebenso fortgesetzt werden muss wie die Sanierung der restlichen vom Schimmel betroffenen Bestände.

 

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

2.1

Das bereinigte Sachkostenbudgetergebnis 2011 der Abt. 451 beträgt -5.800,21 EUR (2010: 19.429,40 EUR, 2009: -1.259,79 EUR).

 

Es ist zurückzuführen auf:

Zur Sanierung eines Teils der vom Schimmel befallenen Archivbibliothek mussten 52.350,37 EUR aufgewendet werden (s.u.).

 

 

 

2.2

Das bereinigte Personalkostenbudgetergebnis 2011 der Abt. 451 beträgt -45.008,37 EUR (2010: 53.288,01 EUR, 2009: es liegen nur die Zahlen für das gesamte Amt 45 vor, die deswegen nicht als Vergleichszahl geeignet sind).

 

Es ist zurückzuführen auf:

Der Umzug war nur mit Hilfe von externen Hilfskräften möglich, von denen drei wissenschaftliche fast das ganze Jahr, zwei nichtwissenschaftliche über mehrere Monate beschäftigt wurden.

Das Defizit ist aber die Folge der Sanierung eines Teils der vom Schimmel befallenen Archivbibliothek, für die 2011 im Sachkostenbudget 52.350,37 EUR aufgewendet werden musste (s.o.). Im Hinblick darauf war bereits im KFA vom 5.10.2011 ein voraussichtliches Defizit von 30.000 EUR angemeldet worden.

 

 

2.3

Das Arbeitsprogramm 2011 konnte weitgehend wie geplant erfüllt werden:

Der Umzug wurde mit einer baufertigstellungsbedingten Verzögerung von ca. drei Monaten begonnen und der wichtigste Bestand, die etwa 17.000 „eigenen“ Bauakten zusammen mit den bislang bei den EBE verwalteten neueren Bauakten bis Februar 2012 planmäßig im neuen Archiv aufgestellt. Der Benutzerbetrieb einschließlich Aktenausleihe an die Stadtverwaltung konnte währenddessen ohne nennenswerte Unterbrechung aufrecht erhalten werden. Die Publikation zur Geschichte des Archivs wurde zugunsten der Beteiligung am Jubiläum „325 Jahre Hugenottenstadt“ und der Publikation zur Fernsehserie „Das bayerische Jahrtausend“ verschoben. Die Chronik (zusammen mit Amt 13) ist in der letzten Phase der Fertigstellung.

 

 

2.4

Der von der Kämmerei vorgesehene Verlustvortrag ist der beiliegenden Budgetabrechnung der Kämmerei zu entnehmen.

 

 

 

2.5

Zum Ausgleich des Verlustvortrages sind folgende Maßnahmen geplant:

 

2.5.1

Aufgrund der geringen Höhe des Sachkostenbudgets ist kein vollständiger Ausgleich möglich.

 

2.5.2

Der Umzug muss weiterhin auf dem begonnenen Niveau fortgesetzt und abgeschlossen werden.

 

2.5.3

Um ein durch konservatorische Maßnahmen hervorgerufenes Defizit in ähnlicher Höhe zu vermeiden, muss in Zukunft im Budget ein bestimmter Betrag für die Bestandserhaltung eingestellt werden.

 

 

 

2.6

Entwicklung der Budgetergebnisrücklage der Abt. 451 in 2011

 

 

Betrag in EUR

 

Stand am 01.01.2011

27.543,48

 

geplante Entnahmen 2011 aufgrund Fachausschussbeschluss vom 25.05.2011

 

 

für das Buchprojekt „In der Nacht, in der die Judenaktion stattfand …“

12.543,48 EUR

 

 

für Bestandserhaltung (Schimmelsanierung)

15.000,00 EUR

 

 

 

 

 

 

./. abzüglich der tatsächlichen Entnahmen aufgrund Fachausschussbeschluss

0,00

 

./.abzüglich Rücklagenentnahme zur Reduzierung des Verlustausgleichs

0,00

 

= gegenwärtiger Rücklagenstand

0,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.   Prozesse und Strukturen
Der Umzug soll planmäßig fortgeführt werden.

4.    Ressourcen
       Das Arbeitsprogramm 2012 wird mit den vorhandenen Ressourcen umgesetzt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anlagen:        Budgetabrechnung 2011