·         Der beiliegende Sachbericht zur Schul-IT wird zur Kenntnis genommen.

·         Aufgrund der Reduzierung der benötigten Haushaltsansätze in 2010 und 2011 ist es nicht möglich, das Projekt fristgerecht wie geplant bis Ende 2014 umzusetzen. Die Frist wird um ein Jahr verlängert.

·         Aus der Abrechnung der Abschlagszahlungen der Stadt an KommunalBIT aus dem Jahr 2010 in Höhe von 245.742 Euro (siehe HFPA-Beschluss vom 21.09.2011) werden 100.000 EURO auf das Budget von eGov zur Umsetzung des Projekts Schul-IT übertragen.

Erhöhung der Aufwendungen um

IP-Nr.	Kostenstelle [175200 ITK-Schulen	Produkt  11150017 Leistungen für Serviceeinrichtungen der Verwaltung	100.000,-- € für
			Sachkonto [529101 Sonstige Aufwendungen für Dienstleistungen

Die Deckung erfolgt durch Mehreinnahme

IP-Nr. [	Kostenstelle [175100 ITK-Standard	in Höhe von	100.000,-- € bei
		Produkt [11150017 Leistungen für Serviceeinrichtungen der Verwaltung	Sachkonto [492101 Periodenfremde Erträge privatrechtlich
		Produkt [	Sachkonto [

 

 

1. Ressourcen

Die Mittel werden benötigt      auf Dauer

                                                einmalig 2011
Haushaltsmittel stehen nicht zur Verfügung.

Sachbericht:

1       Allgemeines

An den 33 Erlanger Schulen sind derzeit insgesamt ca. 2.500 PCs (inkl. Notebooks), 2.300 Monitore, 150 Beamer, 350 Drucker und 60 Server im Einsatz. Diese Geräte werden an den Schulen über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben.

Um die Geräte wie geplant nach 5 Jahren ersetzen zu können, müssen jährlich ca. 500 PCs, 460 Monitore, 30 Beamer, 70 Drucker und 12 Server erneuert werden. Der Investitionsbedarf für diese jährlich zu beschaffenden Geräte liegt bei ca. 410.000 €. Dabei ist zu beachten, dass KommunalBIT Investitionen tätigt und der Stadt nur die jährlichen Abschreibungen in Rechnung stellt. Da aber Abschreibungen nicht nur für das laufende Jahr, sondern auch für die Investitionen der Vorjahre anfallen, ist diese Summe (ohne Berücksichtigung von Finanzierungskosten) bei konstantem Investitionsvolumen zukünftig mit dem Betrag der jährlichen Abschreibungen identisch. Zur Zeit sind allerdings die Abschreibungen wegen der übernommenen, bereits vollständig abgeschriebenen Altgeräte, die noch genutzt werden, geringer.

Im Vergleich zu anderen Städten und Kreisen vergleichbarer Größenordnung ist die IT an den Erlanger Schulen (nicht in der Zahl der Geräte, aber im Alter und in der Qualität) noch vergleichsweise unterfinanziert.

Die durchschnittlichen Kosten eines SchulPCs in Erlangen auf der Basis von 675.000 € liegen bei ca. 270 €/PC. Im Vergleich dazu betragen in anderen Städten wie Ingolstadt, Regensburg die durchschnittlich kalkulierten Kosten für einen Schul-PC ca 500 €, bei der Stadt München sogar über 900 €.

Bedingt durch die späte Genehmigung des Haushaltes in 2010 (Ende August) und das gegenüber dem beantragten Bedarf reduzierte Budget in 2011 konnten die für 2010 und 2011 geplanten notwendigen Soll-Zahlen nicht erreicht werden.

 

2       Erbrachte Leistungen

2.1     2010

Im Jahr 2010 wurden folgende IT-Geräte für die Schulen in Erlangen eingekauft und zum Einsatz gebracht:

375 PCs (davon 50 gebrauchte Leasingrückläufer)

589 Monitore

  40 s/w-Laserdrucker

  10 Farb-Laserdrucker

  10 Beamer

Die genannten Geräte kamen schwerpunktmäßig an folgenden Schulen zum Einsatz: Max-und-Justine-Elsner-Schule, Friedrich-Rückert-Schule, Hermann-Hedenus-Grundschule, Eichendorff-Schule, Werner-von-Siemens-Realschule, Christian-Ernst-Gymnasium, Marie-Therese-Gymnasium, Ohm-Gymnasium, Staatliche Berufsschule, Technikerschule, Wirtschaftsschule im Röthelheimpark.

 

Es handelte sich in fast allen Fällen (mit wenigen Ausnahmen) um Ersatzbeschaffungen.

 

Das Investitionsvolumen für diese Geräte (inkl. Betriebssystemlizenzen) belief sich in 2010 auf ca. 283.000 €.

2.1     2011

Im Jahr 2011 wurden von Anfang Januar bis Ende April folgende IT-Geräte als Ersatzgeräte für die Schulen in Erlangen eingekauft und wurden bereits bzw. werden noch zum Einsatz gebracht:

50 Notebooks

  5 Monitore

10 s/w-Laserdrucker

10 Farb-Laserdrucker

50 Beamer

10 Server

 

Das Investitionsvolumen für diese Geräte (inkl. Betriebssystemlizenzen) belief sich in 2011 auf 82.600 €. Des weiteren wurden im angegebenen Zeitraum folgende IT-Geräte für die Schulen in Erlangen bestellt und in der Zwischenzeit geliefert bzw. zur Lieferung angekündigt:

250 PCs

200 Monitore

 

Die genannten Geräte kamen bzw. kommen schwerpunktmäßig an folgenden Schulen zum Einsatz:

 

Eichendorff-Schule, Ernst-Penzoldt-Schule, Hermann-Hedenus-Mittelschule, Werner-von-Siemens-Realschule, Albert-Schweitzer-Gymnasium, Gymnasium Fridericianum, Staatl. Berufsschule, Staatl. Schulamt.

 

Das dadurch bereits fest gebundene Investitionsvolumen beträgt ca. 125.000 €.

Fest geplant ist bzw. war darüber hinaus die Anschaffung folgender weiterer Geräte:

  5 Server,

15 USV,

25 s/w-Laserdrucker

mit einem Investitionsvolumen von zusammen ca. 22.500 €.

 

Das oben erläuterte Investitionsvolumen für Hardware in 2011 beträgt planmäßig ca. 230.000 €.

 

3       Budgetsituation 2010 und 2011

Der Jahresabschluss von KommunalBIT 2010 ergibt für die Stadt Erlangen aus der Abrechnung der Abschlagszahlungen der Stadt für die Verwaltung und die Schulen an KommunalBIT mit den erbrachten Leistungen eine Überzahlung in Höhe von 245.742 Euro (siehe HFPA-Beschluss vom 21.09.2011), die dem städtischen Haushalt wieder zugeführt wird. Darin enthalten sind auch nicht ausgegebene Haushaltsmittel aus dem Bereich der Schul-IT aus dem Jahr 2010.

 

Durch die späte Genehmigung des städtischen Haushaltes Ende August 2010 und die erst danach mögliche Beauftragung von KommunalBIT – die Zahlungen an KommunalBIT unterlagen 2010 den Einschränkungen der vorläufigen Haushaltshaltsführung gem. Art. 69 GO, weil es sich um neue Maßnahmen gehandelt hat – standen im letzten Jahr effektiv nur 4 Monate zur Erledigung der geplanten Aufgaben zur Verfügung. Insbesondere auch die dringend notwendige personelle Verstärkung konnte erst Mitte Oktober realisiert werden.

 

Die in 2010 zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel konnten dadurch nicht mehr sinnvoll in voller Höhe ausgegeben werden. Als Ausgaberest wurde im Januar 2011 zunächst ein Betrag in Höhe von 73.000 € geschätzt und in die Jahresplanung für 2011 einbezogen. Da der Erlanger Schul-IT höhere Gemeinkosten als noch im Januar erwartet zuzurechnen waren, reduzierte sich dieser Ausgaberest auf 32.250 Euro.

Das vom Stadtrat beauftragte Projekt „Schulen.Erlangen@IT“ sah vor, dass im Jahr 2011 Mittel in Höhe von 930.000 € zur Verfügung stehen sollten. Vom Stadtrat wurde beim Beschluss des Haushaltes 2011 ein reduzierter Ansatz in der Höhe des Vorjahres (675.000 €) genehmigt.

 

 

Die Kalkulation der benötigten Haushaltsansätze war gestützt auf die Projektplanung von Amt 12 und der Fa. Primescale aus dem Jahr 2009.

Durch die Gründung von KommunalBIT kam es zu einem Systemwechsel mit Folgen, die in der ursprünglichen Kalkulation so nicht berücksichtigt waren:

 

1. Abschreibungen

Durch die Übertragung der Aufgabe „IT-Schulbetreuung“ an KommunalBIT werden die Investitionen nicht mehr in dem Jahr für die Stadt ausgabewirksam, in dem sie getätigt werden. Statt dessen sind sie in Form von Abschreibungen über einen Zeitraum von 5 Jahren ab Anschaffungszeitpunkt an KommunalBIT zu bezahlen.

 

Für die Abschreibungen der Neuinvestitionen ab 2010 wurde dies in der Projektplanung entsprechend berücksichtigt. Die Abschreibungen für die an KommunalBIT übergebenen Alt-Geräte, die ebenfalls von KommunalBIT in Rechnung gestellt werden müssen, waren dagegen nicht Bestandteil der Projektplanung und sind zusätzlich zu finanzieren. Gemäß unten stehender Übersicht betragen sie für 2010 ca. 200.000 Euro und werden bis zum Jahr 2015 allmählich auf Null zurückgehen.

 

 

Damit ergibt sich folgende Entwicklung der an KommunalBIT zu zahlenden Abschreibungen bis 2014:

 

 

	Altabschreibungen 2009 und früher	neue Ab-schrei-bungen 2010	neue Ab-schrei-bungen 2011	neue Ab-schrei-bungen 2012	neue Ab-schrei-bungen 2013	neue Ab-schrei-bungen 2014	neue Ab-schrei-bungen 2015	Summe
2010	201.367	13.891						215.258
2011	166.809	62.319	37.000					266.128
2012	129.787	62.319	52.000	83.000				327.106
2013	87.553	62.319	52.000	90.000	70.000			361.872
2014	34.828	62.319	52.000	90.000	80.000	65.000		384.147
2015	0	48.000	52.000	90.000	80.000	75.000	65.000	410.000

 

Erläuterung:

 

Altabschreibungen sind Abschreibungen für Hard- und Software, die die Stadt Erlangen vor 2010 finanziert hat und dann zum 01.10.2010 in das Unternehmen eingebracht hat.

Die Höhe der Altabschreibungen nimmt zwar kontinuierlich ab bis diese ab 2015 nicht mehr anfallen, aber für das Jahr 2011 bedeutet das, dass 166.809 EURO an Altabschreibungen zusätzlich bei der Umsetzung des Schulprojekts mit einzukalkulieren sind.

 

Neue Abschreibungen sind Abschreibungen für Investitionen, die KommunalBIT für die Stadt Erlangen seit 2010 getätigt hat. Der Anschaffungswert der Investitionsgüter verteilt sich zu gleichen Teilen auf den Abschreibungszeitraum (5 Jahre)und bindet immer auch die Folgejahre.

 

Der Verlauf der Abschreibungen insgesamt stellt sich wie folgt dar:

 

 

2. Weiterverrechnete Gemeinkosten von KommunalBIT

 

In der ursprünglichen Projektplanung wurden pauschale Gemeinkostenaufschläge berücksichtigt, die sich in der Realität so nicht halten ließen. Die Nachkalkulation 2010 ergab um ca. 40.000 Euro höhere Belastungen im Bereich der sonstigen betrieblichen Aufwendungen als ursprünglich angenommen. Für die Zukunft wird vermutlich mit ähnlichen Änderungen zu rechnen sein.

 

Um das IT-Schulkonzept (auch im Hinblick auf die Folgejahre) einigermaßen realistisch umsetzen zu können, werden daher in 2011 noch zusätzliche Haushaltsmittel in Höhe von 100.000 € benötigt.

Diese Haushaltsmittel sollen aus der Rückzahlung der in 2010 nicht von KommunalBIT benötigten Abschlagszahlungen bereitgestellt werden. Die übrigen Haushaltsmittel sollen dem städtischen Gesamthaushalt zufließen.

 

4       Planung für das Jahr 2012 (und die Folgejahre)

4.1     Laufender Betrieb – Umsetzung des Schulkonzeptes

Das ursprüngliche Konzept des Projektes „Schulen.Erlangen@IT“ vom Juni 2010 sah vor, dass das Projekt mit dem Ende der sog. Bildungsoffensive zum Ende des Jahres 2014 abgeschlossen werden kann. Dieses Ziel ist praktisch nicht mehr erreichbar und würde zum Ausgleich der verlorenen Zeit in 2010 und insbesondere 2011 überproportionale Mehranstrengungen in 2012 bis 2014 verlangen. Insbesondere im Personalbereich müssten kurzfristig Stellen geschaffen werden, die deutlich über dem mittelfristig kalkulierten Personalbedarf lägen.

Deshalb wird vorgeschlagen, das Erreichen des Zielzustandes im Konzept um ein Jahr hinauszuschieben. Ein wirtschaftlich vernünftiges Konzept kann in seinen Grundzügen aber nur noch umgesetzt werden, wenn die benötigten Mittel gemäß einer angepassten Planung auch in den Folgejahren zur Verfügung gestellt werden.

 

 

Die Gesamtkalkulation für 2012 stellt sich wie folgt dar:

 

 

 

Für das Jahr 2012 bedeutet das, dass auch bei einer um ein Jahr verlängerten Umsetzung des Konzepts mindestens die ursprünglich bereits im Jahr 2011 benötigten Mittel in der Höhe von 930.000 € der Schulbetreuung zur Verfügung gestellt werden müssen.

36% dieses Aufwands ist für das derzeit eingesetzte Personal gebunden. Neben der Teamleitung sind derzeit 2 Personen mit festen Arbeitsverträgen, 2 Personen mit befristeten Arbeitsverträgen (bis Ende 2012) und 1-2 Auszubildende eingesetzt. Die Personalausstattung für die Betreuung der 33 städtischen und staatlichen Schulen bewegt sich damit an der kritischen Untergrenze des tatsächlichen Bedarfs. Die Verträge der Mitarbeiter mit Zeitverträgen sollten durch KommunalBIT dringend auf feste Verträge umgestellt werden, um den Mitarbeitern eine Perspektive geben zu können.

Auch dazu ist eine gewisse Planungssicherheit hinsichtlich der bereitgestellten Haushaltsmittel in den nächsten Jahren erforderlich.

 

Durch angemietete Leitungen, Instandhaltung, Personalaufwand, Alt-Abschreibungen und sonstigen betrieblichen Aufwendungen liegt eine Mittelbindung von 79 % (= 738 T€) vor. Bei einem Budget von 675.000 € in 2012 läge auch ohne jegliche Neuinvestition die Mittelbindung bereits über dem Budget.

 

Die Neuabschreibungen 2012 (21%) setzen sich wie folgt zusammen:

Für die in 2010 und 2011 getätigten Investitionen sind bereits 12% (= 112 T€) der Mittel für die korrespondierenden Neu-Abschreibungen gebunden.

Lediglich 9% (= 80 T€) des Budgets stehen für Abschreibungen für Neuanschaffungen in 2012 zur Verfügung.

Bei einem Budget von 930.000 € in 2012 wäre es möglich den Investitionsrückstand aus 2011 teilweise aufzuholen und es würde die Verbesserung der Leitungsanbindung der Schulen angegangen. Das wird ohnehin nötig, da zukünftig mehr Schulen (Mittelschulen, Grundschulen) im Verbund arbeiten sollen.

 

Für die Folgejahre bedeutet das im Detail:

 

2012	930.000 Euro
2013	1.110.000 Euro
2014	1.220.000 Euro
2015	1.320.000 Euro
2016	1.320.000 Euro

 

In der aktuellen Finanzplanung zum Haushalt 2011 für die Jahre 2012, 2013 und 2014 sind berücksichtigt: 2.045.317,50 €

 

Unterhalb dieser im Konzept veranschlagten Zahlen ist eine den Anforderungen der Lehrpläne adäquate IT-Ausstattung der Schulen im Verwaltungsbereich und im pädagogischen Bereich nicht möglich. Das wurde an zahlreichen Schulen bereits dieses Jahr spürbar und dementsprechend vehement kritisiert.

4.2     Mehrungen, zusätzliche Maßnahmen, die nicht durch das Schulkonzept (Nr. 4.1) abgedeckt sind

 

Die Umsetzung des Schulkonzepts strebt eine nachhaltige Erneuerung des bestehenden Bestandes aus dem Jahr 2009 an. Es enthält keine Mehrungen, also wesentlich über den Bestand von 2009 hinaus gehende Erweiterungen. Diese werden aber von verschiedenen Schulen gewünscht (neue PC-Räume an der Staatl. Berufsschule, Beamer und Laptop für weitere Fach- und Klassenräume an allen weiterführenden Schulen, weitere Software etc.).

Diese Mehrungen umfassen ein Investitionsvolumen von ca. 340.000 €, was einer zusätzlichen jährlichen Abschreibung von 68.000 € entspricht. Zusammen mit dem Schulverwaltungsamt wurden die Mehrungen für 2012 in 3 Kategorien priorisiert:

 

 

 

Das heißt, für das Jahr 2012 müssten für die als absolut notwendig erachteten Mehrungen im Haushalt zusätzlich 21.000 € vorgesehen werden und sollten weitere 6.000 € für empfehlenswerte Mehrungen eingestellt werden. Maßnahmen wurden dann als absolut notwendig beurteilt, wenn ohne sie andere geplante oder bereits in Umsetzung befindliche Maßnahmen sinnlos bleiben (z. B. in 2012 fertige neue EDV-Räume ohne PCs).

 

Nach Aussage der Kämmerei sind unter Berücksichtigung der Notwendigkeit der Wiederherstellung der dauernden Leistungsfähigkeit der Stadt in den Haushaltsplanentwurf 2012 Mittel nur in Höhe des Ansatzes 2011 (675.000 €) sowie 6.000 € für Mehrungen eingestellt. 

 

Wichtig ist darüber hinaus, dass es eine mittelfristige Verlässlichkeit der der Schulbetreuung zur Verfügung stehenden Mittel gibt. Unterhalb der im Konzept veranschlagten Endsumme von jährlich 1.320.000 € (zum Ende des Planungshorizontes im Konzept) wird es keine den Aufgaben der Schulen angemessene IT-Betreuung und nachhaltige Erneuerung des im Jahr 2009 existierenden Bestandes geben können. Die von externen Beratern begleitete Konzeption hatte aufgezeigt, dass andere Varianten in der Summe über mehrere Jahre teurer und / oder in der Leistung schlechter wären. Bestimmte im Konzept vorgesehene Schritte (z. B. Anmietung von Glasfaserstrecken) verlangen das Abschließen von mehrjährigen Verträgen, die mit einer nicht kontinuierlichen Mittelzuteilung nicht zu vereinbaren sind.