Betreff
KommunalBIT, Jahresabschluss 2010
Vorlage
ZV/017/2011
Aktenzeichen
OBM/ZV
Art
Beschlussvorlage

Nach § 6 Abs. 2 der Satzung für das Kommunalunternehmen „KommunalBIT“ werden die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat des KommunalBIT ermächtigt:

1.      Die Grundsätze zur verursachungsgerechten Kalkulation der Kosten der zu erbringenden Leistungen für 2010 werden anerkannt.

2.      Der Jahresabschluss 2010 wird wie vorgelegt festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden werden.

3.      Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2010 entlastet.

4.      Die Wirtschaftsprüfungs– und Steuerberatungsgesellschaft Dünkel. Schmalzing & Partner wird zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss zum 31.12.2011 und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2011 von KommunalBIT gewählt. Die Prüfung hat sich auch auf die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und der wirtschaftlichen Verhältnisse nach § 107 Abs. 3 S.2 GO i.V.m. § 53 Abs. 1 HGrG zu erstrecken.

 

1. Allgemeines

Der Vorstand hat im Juli 2010 den Jahresabschluss mit Anhang sowie den Lagebericht fristgerecht aufgestellt und nach der Abschlussprüfung mit den entsprechenden Berichten dem Verwaltungsrat und den Beteiligten vorgelegt (§ 14 Abs. 3 der Satzung). Weiterhin hat der Vorstand die nach § 14 Abs. 4 der Satzung nötige Kosten- und Leistungsrechnung vorgelegt und die entsprechenden Grundsätze dieser Kalkulation beschrieben, die bereits im Vorfeld mit dem BTM der Städte sowie den IT-Koordinatoren abgestimmt waren.

Die Feststellung des geprüften Jahresabschlusses, der Verwendung des Jahresgewinnes bzw. die Behandlung des Jahresverlustes sowie die Entlastung des Vorstands sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 5 der Satzung Aufgaben des Verwaltungsrates, ebenso wie die Entscheidung über die Grundsätze zur verursachungsgerechten Kalkulation der Kosten der zur erbringenden Leistungen nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 der Satzung. In beiden Fällen unterliegen die Mitglieder des VR den Weisungen der jeweiligen Stadt (§ 6 Abs. 2 der Satzung).

Die Weisungen der Städte erfolgen in den entsprechenden Gremien der Städte Erlangen, Fürth und Schwabach. Die entsprechenden Entscheidungen sollen dann in der VR-Sitzung am 10.10.2011 erfolgen.

 

2. Grundsätze der Kalkulation

Die „Grundsätze der Kalkulation“ sind in der Anlage 1 zur Vorlage beigegeben. Damit sind alle Kosten des KommunalBIT für die Durchführung der satzungsgemäßen Aufgaben in 2010 objektiv und wirtschaftlich den jeweiligen Städten belastet. Zukünftig soll die Abrechnung der Leistungen über einen noch abzustimmenden Warenkorb/Produktkatalog mit kalkulierten Preisen und die Menge der „abgenommen Dienste“ erfolgen.

Die Abrechnung der während des Jahres geleisteten Abschlagszahlungen ergibt unter Berücksichtung der genannten Kostenverrechnung/Leistungsverrechnung folgende Aufteilung auf die Städte:

 

Euro

 Gesamt

Erlangen

Fürth

Schwabach

Abschläge

10.097.247

4.795.162

4.008.701

1.293.384

Verrechnete Leistungen

9.858.385

4.549.419

3.874.005

1.434.961

Über-/Unterdeckung

+238.861

+245.742

+134.695

-141.576

 

Bei der Stadt Erlangen sind in den Abschlägen und den verrechneten Leistungen die Aufgabe der  IT-Schulbetreuung enthalten.

 

In Absprache mit dem Beteiligungsmanagement und den ITK der Städte sowie dem Verwaltungsrat sollen die Überdeckungen ausgezahlt und die Unterdeckung eingefordert werden, das wurde entsprechend beim Jahresabschluss berücksichtigt.

 

3. Geprüfter Jahresabschluss 2010

Die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts für das Geschäftsjahr 2010 wurde von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dünkel, Schmalzing und Partner, Fürth, durchgeführt. Auftragsgemäß wurde der Jahresabschluss zum 31.12.2010 unter Einbeziehung der Buchführung sowie des Lageberichts gemäß § 317 HGB geprüft. Der Auftrag umfasste nach Art. 107 Abs. 3 der Bayerischen Gemeindeordnung auch die Prüfungen, die dem § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) entsprechen. Die Prüfung hat zu keinen Einwendungen geführt, insbesondere haben sich keine Beanstandungen ergeben, die Anlass zu Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung geben könnten. Der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk wurde erteilt.

Nach Überzeugung der Wirtschaftsprüfer entspricht der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages und vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.

Die Bilanzsumme zum 31.12.2010 betrug 9.296.614,15 €. Das Eigenkapital betrug 3.163.574,50 €. Der Jahresüberschuss/-verlust liegt nicht vor (Verrechnung von unterjährigen Abschlagszahlungen und Auszahlung bzw. Nachforderung gegen über den Städten). Im Übrigen wird auf die Anlagen 2 (Bilanz) und 3 (Gewinn- und Verlustrechnung) verwiesen.

 

4. Auszug aus dem Lagebericht

Mit Beschlüssen der Stadträte im Jahr 2009 errichteten die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach das „gemeinsame Kommunalunternehmen für Informationstechnik“ in Form einer Anstalt des öffentlichen Rechts mit dem Namen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik KommunalBIT AöR“ zum 01.01.2010. Das Unternehmen stellt umfangreiche Dienste im Bereich der Informationstechnik als „Beistandsleistungen“ zu den hoheitlichen Aufgaben der Städte zur Verfügung.

Das Kommunalunternehmen wurde als Bargründung mit Stammkapital von 50.000 Euro entsprechend der Eigentümerverhältnisse ausgestattet und übernahm in Gesamtrechtsnachfolge das in einer gemeinsamen Ausgliederungsvereinbarung definierte Vermögen und die Dauerschuldverhältnisse der ehemaligen Regiebetriebe „Ämter für Informationstechnik“ zum 31.12.2009, deren jeweilige Abschlussbilanzen somit Basis der Eröffnungsbilanz des Unternehmens waren.

Die Städte haben Anlagevermögen zu Buchwerten in das Unternehmen eingebracht. Dabei wurde auch das entsprechende Personal der Regiebetriebe in das Unternehmen übergeleitet, soweit die Personen nicht von der Stadt abgeordnet wurden (nur Teile des Personals der Stadt Fürth, Verwaltungsvereinbarung mit KommunalBIT). Für Entgeltbeschäftigte ist von den Städten ein Überleitungstarifvertrag mit den Gewerkschaften abgeschlossen worden, der laut Unternehmenssatzung für beamtetes Personal analog angewendet wird.

Als Grundlage für den Leistungsumfang und die -bereitstellung wurde von den Städten eine gemeinsame Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit KommunalBIT abgeschlossen, später wird in einem Rahmenvertragswerk die Leistungserbringung detailliert vereinbart.

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Die Planungen für das Wirtschaftsjahr 2010 erfolgten noch auf Grundlage des „Geschäftsplans 2009“, der endgültige Wirtschaftsplan konnte erst im Oktober 2010 vorgelegt werden. Dabei war aber bereits abzusehen, dass das Gesamtvolumen des ordentlichen Wirtschaftsplans von ca. 10,1 Mio. Euro den ursprünglichen Planungen des vorläufigen Wirtschaftsplans entsprechen würde.

Die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage ist geprägt von der Aufrechterhaltung des laufenden Geschäfts der früheren Regiebetriebe (und der damit in Gesamtrechtsnachfolge „erworbenen“ Dauerschuldverhältnisse sowie der nötigen Ersatzinvestitionen) und den Kosten für das zum großen Teil von den Städten „übernommene“ Personal sowie den erheblichen Investitionen, die in den Aufbau der neuen redundanten Rechenzentrumsstruktur zur Konsolidierung der drei alten RZ-Strukturen sowie dem Aufbau des sogenannten Metropolitan-Area-Networks zwischen den Standorten geflossen sind.

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Die Darstellung der Risiken der künftigen Entwicklung erfolgt unter Beachtung des deutschen Rechnungslegungsstandards DRS 5. Da KommunalBIT als einzige Kunden und Leistungsabnehmer die 3 Städte Erlangen, Fürth und Schwabach bedient, die als Eigentümer gleichzeitig Gewährsträgerhaftung übernehmen, ergeben sich aus der weiteren Geschäftstätigkeit keine erwähnenswerten Risiken im Sinne des DRS 5.

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KommunalBIT hat für die Stadt Erlangen die Aufgabe der IT-Schulbetreuung sowohl für den Verwaltungsbereich als auch für den pädagogischen Bereich übernommen. Der Aufgabenbereich wird gesondert abgerechnet und war von Seiten des Sachaufwandsträgers mit einem Aufwandsvolumen von 675.000 Euro gedeckelt.

KommunalBIT hat weiterhin von den Städten abgeschriebene Anlagegüter mit Restwert 0 übernommen, denen ein Wiederbeschaffungswert von min. 6.800 TEUR (davon 1.430 TEUR für Erlanger Schulen) gegenüberstehen würde. Insbesondere für den Bereich der Telefonanlagen und –endgeräte ergibt sich dadurch ein Bedarf an Fremdfinanzierung der Ersatzinvestitionen, der wohl spätestens ab 2013 getätigt werden muss. KommunalBIT wird die entsprechenden Planungen zur flächendeckenden Umstellung auf die sog. VoIP-Technik rechtzeitig für die entsprechenden Wirtschaftsjahre vorlegen.

Das Geschäftsjahr 2011 wird weiterhin von Investitionen in die Standardisierung und Konsolidierung der IT geprägt sein, die gegen Ende des Jahres 2011 größtenteils abgeschlossen sein wird. Für das Geschäftsjahr 2012 werden dann rechnerische Einsparungen im Vergleich zu den Aufwänden für das IT-Portfolio 2009 erwartet, die mit der einzuführenden verursachergerechten Leistungsverrechnung nach Produktkatalog an die Kunden weitergegeben werden. Für 2011 ist noch die Finanzierung des Unternehmens über Abschlagszahlungen geplant, die Verrechnung der Leistungen mit den Abschlagszahlungen soll aber bereits anhand einer Nachberechnung anhand des Produktkatalogs erfolgen.

….

Das Kommunalunternehmen beschäftigte im Berichtsjahr durchschnittlich 55 Mitarbeiter und 6 Auszubildende.

Anlagen:        Anlage 1: Bilanz zum 31.12. 2010
                        Anlage 2: Gewinn- und Verlustrechnung
                        Anlage 3: Grundsätze der Kalkulation