Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.
Mit Schreiben vom 17.11.2021 hat die Klimaliste Erlangen
eine Anfrage zur Evaluierung der Arbeitsweise der Verwaltung gestellt. Zu den
einzelnen Fragestellungen wird wie folgt Stellung genommen:
Zur Anfrage 1
Die Gestaltung effizienter Arbeitsabläufe
und eine wirtschaftliche Aufgabenerledigung obliegt den Dienststellenleitungen
und ihren Führungskräften im Rahmen ihrer Führungsaufgaben.
Bei immer wieder stattfindenden Änderungen in der Aufbau- und/oder Ablauforganisation
unterstützt die Abt. 112 (Organisation und Personalwirtschaft) die
Dienststellen, bei Digitalisierungsvorhaben ist das eGovernment-Center
beteiligt. Bei größeren Organisationsveränderungen wird auch externe
Beratungsdienstleistung in Anspruch genommen. Von Seiten der Abt. 112 fließen
die Kennzahlen aus Vergleichsringen mit anderen Kommunen ähnlicher
Größenordnung ebenso in die Betrachtungen ein, wie der interkommunale Vergleich
in der Städteachse.
Im Jahr 2019 fand zudem
erstmals eine stadtweite Mitarbeiter*innenbefragung zu verschiedenen
Fragestellungen im Hinblick auf ihr Arbeitsverhältnis, die Zusammenarbeit mit
Vorgesetzten und Kolleg*innen, die Ausstattung mit Arbeitsmitteln, die
Rahmenbedingungen ihrer Arbeit an sich, sowie einige Aspekte zum
Gesundheitsschutz statt. Für die Zukunft ist die Etablierung regelmäßiger
Mitarbeiter*innenbefragungen in einem Turnus von 2 bis 3 Jahren vorgesehen.
Diese werden von Seiten der Abt. 113 (Personalabrechnung und Controlling) in
Kooperation mit Abt. 13-4 (Statistik und Stadtforschung) und unter Beteiligung
der Personalvertretung und der weiteren betrieblichen Partner*innen umgesetzt.
Ziel ist die aussagekräftige Evaluierung der insbesondere im Masterplan
Personalmanagement fokussierten Maßnahmen in den verschiedenen Feldern wie
Personalgewinnung, Personal-und Führungskräfteentwicklung, Personalbindung und
auch z.B. Entwicklung des Gesundheitsschutzes.
Um auch ein Bild von
Seiten der Erlanger Bürger*innen zum Grad der Zufriedenheit mit
Verwaltungsleistungen zu erhalten, führt der Bereich Statistik (13-4) immer
wieder Befragungen mit verschiedenen Schwerpunktsetzungen durch. So standen in
den Jahren 2016 und 2020 insbesondere Leistungen der Information und
Beteiligung der Bürgerschaft im Fokus. Im Jahr 2014 wurde die Zufriedenheit mit
Verwaltungsvorgängen abgefragt, die im Zusammenhang mit elektronischen Diensten
standen bzw. auf elektronischem Weg zu vollziehen waren. Darüber hinaus wurden
von dortiger Seite für einzelne Ämter Befragungen zur Kundenzufriedenheit
durchgeführt (Volkshochschule, Stadtbibliothek, Jobcenter).
Zur Anfrage 2
Bei anstehenden
Veränderungen der Arbeitsabläufe wird stets zunächst eine Ist-Analyse
vorgenommen, bei der auch die bisherigen Schwachstellen der Prozesse beleuchtet
werden. Hierbei ist die Einbindung der Sachbearbeiter*innen, die mit der
jeweiligen Aufgabe intensiv betraut sind, der Regelfall, damit deren Anregungen
und Erfahrungen in die Modellierung des neuen Soll-Prozesses einfließen kann.
Auch im laufenden Arbeitsalltag werden die Arbeitsabläufe im Hinblick auf ihre
Effizienz und der Möglichkeiten digitaler Lösungen immer wieder proaktiv in den
Dienststellen überprüft.
Darüber hinaus haben
alle Mitarbeitenden die Möglichkeit auch Ideen und Vorschläge zur Verbesserung
von fachbereichsübergreifenden Arbeitsabläufen oder auch bei der Anschaffung
von Arbeitsmitteln im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesens einzubringen.
Zur Anfrag 3
Die Verantwortung für
die zeitgerechte Umsetzung von Beschlüssen des Stadtrats liegt bei den jeweils
zuständigen Dienststellenleitungen. Sofern Beschlussvorlagen von Seiten Amt 11,
z.B. bei Organisationsveränderungen, eingebracht werden, erfolgt von dortiger
Seite auch die Umsetzungskontrolle und bei Bedarf Rückkopplung mit dem
betroffenen Fachbereich.
Zur Anfrage 4
Größere Veränderungen
von Kernprozessen oder der Aufbauorganisation im Rahmen einer
Organisationsuntersuchung werden in der Regel im Rahmen eines Projekts mit
Erstellung eines schriftlichen Projektauftrags hinterlegt. Hier wird jeweils in
Abstimmung zwischen der projektverantwortlichen Person (oft die Referatsleitung
oder Dienststellenleitung), der Projektleitung und Amt 11 sowie ggf. anderer
vom Projekt Betroffener zunächst eine konkrete Zielsetzung definiert, an deren
Erreichung dann der Grad und Erfolg der Umsetzung gemessen werden kann.
Die Projektaufträge
werden in ein Projektsteuerungsgremium mit dem Oberbürgermeister, dem
Personalrat und dem Organisationsreferenten eingebracht und dort verabschiedet.
Über den Umsetzungsgrad und etwaige Abweichungen wird über ein
Wiedervorlagesystem anhand der definierten Meilensteine regelmäßig in dem
Gremium berichtet.
Anlage: Anfrage der Klimaliste vom 17.11.2021