Die Änderung der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt „Erlanger Waldweihnacht am Schloßplatz“ (Vergaberichtlinien; Entwurf vom 18.09.2019; Anlage 1) wird beschlossen.
Das grundsätzliche Ziel ist durch die
Änderungen der Vergaberichtlinien den Weihnachtsmarkt für Markthändler und
Besucher weiter zu entwickeln und attraktiv zu gestalten.
Die Änderungen wurden teilweise von der Arbeitsgemeinschaft Erlanger
Waldweihnacht(ArGe) vorgeschlagen. In verschiedenen Gesprächen in 2018
und 2019 wurden die Themen mit der ArGe besprochen und die verschiedenen
Änderungen abgestimmt.
Außerdem sollen Änderungen der Satzung für
die Märkte der Stadt Erlangen (Marktsatzung) in die Vergaberichtlinien
eingepflegt werden.
Auch die Zuständigkeitsänderung sind auf Grund der organisatorischen
Veränderung zum 01.01.2017 in den Vergaberichtlinien zu korrigieren.
Aus diesem Grund werden von der Verwaltung
folgende Änderungen der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt
vorgeschlagen:
1. Änderungen Punkt 1 (Grundsätzliches):
Die Dauer des Marktes wird der Satzungsänderung angepasst.
Die Zuständigkeit wird auf Liegenschaftsamt, Abteilung Märkte, Kirchweihen
geändert.
2. Änderung
Punkt 2 (Veranstaltungskonzept zur Waldweihnacht):
Das Liegenschaftsamt hat im Jahr
2019 insgesamt vier neue, hochwertige Markthütten angeschafft. Für diese Hütten
sind vom Mieter weniger Zusatzleistungen bzgl. Ausstattung, Regalen, Boden,
etc. zu erbringen.
Die inzwischen wenig funktionalen alten Hütten sollen nach und nach
ausgetauscht werden. Deshalb sollen diese erst dann vermietet werden, wenn die
Kapazität an neuen Hütten ausgeschöpft ist.
3.
Änderungen Punkt 3 (Zulassungsbedingungen):
Die Zulassung zum Weihnachtsmarkt erfolgt grundsätzlich für die gesamte
Marktdauer.
Für Künstler und Kunsthandwerker soll eine Mindestteilnahme von einer Woche
angeboten werden. Damit wird diesem Bewerberkreis die Teilnahme am
Weihnachtsmarkt erleichtert. Gerade diese Personengruppe verdient ihr
Haupteinkommen oft durch andere Hauptberufe und betreibt die Vorführungen und
den Vertrieb der handwerklichen und künstlerischen Erzeugnisse dann nur hobbymäßig
bzw. im Nebenerwerb. Aber auch für hauptberufliche Künstler und Kunsthandwerker
ist es schwierig den personellen und finanziellen Aufwand für eine Teilnahme
über die gesamte Marktdauer zu tragen. Durch die Flexibilität und die kürzere
Dauer soll dieser Bewerbergruppe gezielt entgegengekommen werden. Mit der
Einrichtung einer „Künstlerhütte“ würde der Weihnachtsmarkt ein weiteres
attraktives Angebot erhalten.
4. Änderung Punkt 4 (Bewerbungsverfahren):
4.1 Die Bewerbungsunterlagen sind beim Liegenschaftsamt, Abteilung
Märkte, Kirchweihen einzureichen.
4.3 Das kurzfristige „Anwerben“ von Teilnehmern soll durch die
Streichung des letzten Halbsatzes „…und bis zum Beginn des Auswahlverfahrens in
die Liste der Bewerbungen aufzunehmen.“ ermöglicht werden. Die kurzfristige
Anwerbung von Teilnehmern ist bei Mangel an geeigneten Bewerbern oder
kurzfristigen Ausfall eines Teilnehmers in der betroffenen Sparte erforderlich.
In der Praxis gestaltete sich die Einhaltung der bisherigen Regelung als
schwierig. Die per Auswahlverfahren attraktivsten Bewerber sagen manchmal aus
diversen Gründen ab. Um etwaige Lücken zu schließen, muss dann kurzfristig
Ersatz gesucht werden. Des Öfteren haben andere „passende“ Bewerber (Sparte,
Größe, Angebot, etc.) dann aber bereits einem anderen Markt zugesagt. Ein
Anwerben ist deshalb auch nach Abschluss des Auswahlverfahrens erforderlich.
5.
Ergänzung 6.4 (Transparenz im Auswahlverfahren)
Durch die Änderung in Punkt 4.3 ist
der Hinweis auf die Bewerber nach 4.1 und 4.3 erforderlich. Damit wird
klargestellt, dass auch verspätet eingegangene Bewerbungen und aktiv
angeworbene Händler einbezogen werden können. Diese Änderung trägt dem Anspruch
nach Transparenz im Vergabeverfahren Rechnung.
6. Haushaltsmittel
Haushaltsmittel werden nicht benötigt
Eine Änderung der Marktgebührensatzung ist in Vorbereitung und wird zu gegebener Zeit Ende 2019/Anfang 2020 in die politischen Gremien eingebracht. Hintergrund hierfür ist zum einen die Umstellung von Monatsgebühren auf Tagesgebühren und die erforderliche Anpassung der Marktgebühren für den Erlanger Weihnachtsmarkt um eine Kostendeckung zu erreichen.
Anlagen: Änderungsentwurf
der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt – „Erlanger
Waldweihnacht am
Schloßplatz“