KommunalBIT AöR: Jahresabschluss 2020

Betreff
KommunalBIT AöR: Jahresabschluss 2020
Vorlage
BTM/033/2021
Aktenzeichen
II/BTM
Art
Beschlussvorlage

Die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte des gemeinsamen Kommunalunternehmens „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ werden zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat ermächtigt:

 

1.    Der Jahresabschluss 2020 wird wie vorgelegt festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden zu werden.

2.    Der Vorstand wird für das Geschäftsjahr 2020 entlastet.

3.    Die Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Nürnberg wird zum Abschlussprüfer von KommunalBIT für den Jahresabschluss 2021 bestellt. Der Prüfungsauftrag umfasst auch den Lagebericht zum 31.12.2021 sowie die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung nach Art. 107 Abs. 3 Satz 2 der BayGO (analog § 53 HGrG). Der Vorsitzende des Verwaltungsrats wird ermächtigt, den Prüfungsauftrag gemäß Angebot zu erteilen.

 

1.         Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach haben zum 01.01.2010 ihre Regiebetriebe für Informationstechnik in ein gemeinsames Kommunalunternehmen mit Namen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ (kurz: KommunalBIT) eingebracht.

 

Das Unternehmen stellt seitdem den Städten umfangreiche Dienste im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik als „Beistandsleistungen“ zur Erledigung ihrer hoheitlichen Aufgaben zur Verfügung. Seit der Satzungsneufassung Anfang 2016 kann KommunalBIT seine IT-Leistungen auch für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen, wenn der Hauptzweck, d.h. die IT-Dienste für die Trägerstädte, nicht beeinträchtigt werden. Diese „Drittkunden“ müssen sich dem Zweckverband Informationstechnik Franken anschließen, der KommunalBIT Mitte 2017 als weiterer Träger beigetreten ist.

 

Die im Beschlussantrag aufgeführten Beschlussfassungen liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats von KommunalBIT. Der Stadtrat der Stadt Erlangen hat sich mit Beschluss vom 21.06.2016 ausbedungen, den von ihm entsandten Mitgliedern des Verwaltungsrats auf Grundlage des § 6 Abs. 3 der KommunalBIT-Satzung hierzu Weisungen zu erteilen. Gemäß § 4 Nr. 12 der Geschäftsordnung des Stadtrats wurde dieses Weisungsrecht an den zuständigen Ausschuss delegiert.

 

Die im Beschlussantrag aufgeführten Verwaltungsratsbeschlüsse sollen in der nächsten Verwaltungsratssitzung am 01.10.2021 gefasst werden.

 

 

2.         Sachbericht

Zu 1. Feststellung des Jahresabschlusses

 

Der Jahresabschluss zum 31.12.2020 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2020 wurden zum sechsten Mal in Folge von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Conrad GmbH, Nürnberg, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Auftrag umfasste auch die Prüfung nach § 53 HGrG über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung.

 

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr 2020 sind als Anlage beigefügt. Der vollständige Jahresabschluss einschließlich Lagebericht und der Prüfbericht des Abschlussprüfers können beim Beteiligungsmanagement der Stadt eingesehen werden.

 

 

Kennzahlen zum Jahresabschluss 2020 im Vergleich zum Plan und zu den beiden Vorjahren:



Ist 2020
(in T€)

Plan 2020
(in T€)

Ist 2019
(in T€)

Ist 2018
(in T€)

Bilanz

 

 

 

 

Bilanzsumme (in T€)

23.908

-

23.965

20.229

EK-Quote

13,3%

-

13,2%

15,7%

Investitionen (in T€)

5.977

6.517

5.095

5.578

Kreditaufnahme (in T€)

4.500

5.300

3.750

7.000

Gewinn- und Verlustrechnung

 

 

 

 

Umsatzerlöse

21.018

21.283

17.842

15.127

-     Kerngeschäft / Standard

16.083

15.255

14.037

12.526

-     Kerngeschäft / Projekte

445

1.319

554

608

-     Schul-IT / Standard

2.844

2.703

2.413

1.982

-     Schul-IT / Projekte

1.640

2.006

832

7

-     Sonstige

6

-

6

4

Umsatzanteil ZV IT-Kunden

412

462

245

141

Umsatz abzügl. Aufwand aus
Kostenüberdeckung


19.986


21.283


17.219


15.127

Personalaufwand*)

7.484

7.256

7.245

5.407

Jahresergebnis

0

0

0

0

Sonstiges

 

 

 

 

Anzahl der Mitarbeiter im Jahres-

82

81

81

78

Cash-Flow nach DVFA/SG**)

4.690

4.669

4.183

3.957

*)   inkl. Pensionsrückstellungszuführung

**) Cash-Flow nach DVFA/SG = Jahresergebnis + Abschreibungen +/- Veränderung d. langfristigen Rückstellungen +/- sonstige zahlungsunwirksame wesentliche Aufwenden und Erträge, ohne Sondereinflüsse

 

Die Umsatzerlöse abzüglich Aufwand aus Kostenüberdeckung spiegeln auf der einen Seite die Leistungsinanspruchnahme der Trägerstädte und ZV IT-Kunden wider, auf der anderen Seite die Summe sämtlicher bei KommunalBIT angefallener Kosten. Die Entwicklung dieser Netto-Umsatzerlöse wurde im Geschäftsjahr 2020, wie bereits 2019, maßgeblich durch die (wirtschaftliche) Übernahme der Pensionslasten durch die Trägerstädte beeinflusst, durch die KommunalBIT im Geschäftsjahr zusätzliche Erträge in Höhe von 1.029 T€ (Vj. 1.240 T€) verbuchen konnte. Da diese Erträge bei der Kalkulation der im Jahr 2020 geltenden Verrechnungssätze noch nicht berücksichtigt waren, resultiert daraus eine Rückerstattung an die Trägerstädte aus Kostenüberdeckung in Höhe von 1.032 T€, bei ausgeglichenem Jahresergebnis. Auf die Stadt Erlangen entfallen davon 509 T€.

 

Ab 2021 sind die Verrechnungssätze, zu denen die KommunalBIT-Leistungen an die Trägerstädte verrechnet werden, unter Berücksichtigung dieses Sondereffektes kalkuliert, mit der Folge, dass der Gemeinkostenaufschlag für 2021 von 22,8% auf 15,76% gesunken ist. Im Gegenzug zu den günstigeren Verrechnungssätzen wird es künftig nicht mehr zu Kostenüberdeckungen in dieser Größenordnung kommen.

 

Der auf die Stadt Erlangen entfallende Umsatzanteil im Kerngeschäft wurde maßgeblich durch den Pandemiegeschehen seit Frühjahr 2020 beeinflusst. Um möglichst vielen Mitarbeitern Homeoffice und Videokonferenzen zu ermöglichen, wurden die Planansätze für die notwendige Hard- und Software weit überschritten. Dafür konnten etliche Projekte nicht wie geplant realisiert werden.

 

Die Umsatzentwicklung der Erlanger Schul-IT war insbesondere geprägt durch die – nicht zuletzt pandemiebedingte –verstärkten Ausrüstung der Erlanger Schulen mit mobilen Endgeräten und der weiteren Ausstattung digitaler Klassenzimmer. Ferner wurde der Ausbau der WLAN-Netze intensiviert. Weitere 11 Schulen wurden an das Glasfasernetz angeschlossen.

 

Umsatzanteil der Stadt Erlangen
(in T€)

Ist 2020

Plan 2020

Ist 2019

Ist 2018

Kerngeschäft Erlangen:

 

 

 

 

-       Standardleistungen

7.730

7.138

6.365

6.023

-       Projekte der Stadt Erlangen

124

360

107

59

-       Strategische KommunalBIT-Projekte (anteilig)


10


139


109


229

 

7.864

7.637

6.941

6.311

Schul-IT Erlangen:

 

 

 

 

-       Standardleistungen

2.763

2.569

2.567

1.958

-       Projekte (v.a. staatlich geförderte Glasfaseranbindung der Schulen)



1.243



1.566



-



2

 

4.006

4.135

2.567

1.960

Kennzahlen für die Stadt Erlangen
(jeweils zum 31.12.)

 

 

 

 

Kernverwaltung

 

 

 

 

Anzahl PC-Arbeitsplätze Kern-verwaltung


2.425


Ø = 2.212


2.174


2.043

RSA-Token zur Anbindung
externer PC-Arbeitsplätze
(v.a. Homeoffice)



1.003



Ø =    383



401



332

Anzahl PC-Zubehör (v.a. Web-cam/Headset


1.563


Ø =    435


351


266

Citrix-Zugänge für Zugriffe auf
Basis-Software, Anwendungen usw. (v.a. für Home-Office)



1.610



Ø =    807



830



772

Schul-IT

 

 

 

 

Anzahl Pädagogik-Arbeitsplätze

3.143

Ø = 3.185

3.086

2.891

Anzahl Tablets

876

Ø =    875

633

313

Anzahl W-LAN Access Points

491

Ø =    496

365

256


Die Entwicklung der einzelnen Aufwandspositionen ist schwer zu interpretieren: Der Anteil der Kostensteigerungen, die auf einer Erhöhung der Kundennachfrage beruhen, lässt sich nicht klar von sonstigen Kostenmehrungen abgrenzen. Um seitens der Träger eine sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung des Quasi-Monopolunternehmens zu unterstützen, setzen die Träger inzwischen auf eine Prüfung der von KommunalBIT zu Selbstkosten kalkulierten Verrechnungssätze, um so einnahmeseitig die bei KommunalBIT für die Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Mittel zu steuern.

 

Die Eigenkapitalquote liegt im Vergleich zu anderen Unternehmen zwar sehr niedrig, für KommunalBIT ist dies angesichts der aktuellen Geschäftstätigkeit aber nicht von Bedeutung: Aufgrund der gesetzlich geregelten Trägerhaftung der Städte kann KommunalBIT unabhängig von seiner EK-Quote Darlehen zu (annähernd) Kommunalkreditkonditionen aufnehmen. Und solange die drei Trägerstädte die Hauptabnehmer von KommunalBIT sind und sich zu einer Liefer- und Abnahmeverpflichtung bekennen, gibt es auch wenig sonstige Unternehmensrisiken, die über einen ausreichenden Eigenkapitalpuffer abzufedern wären.

 

Im Geschäftsjahr wurden Darlehen in Höhe von 4,5 Mio. € neu aufgenommen. Davon kam bis zum Jahresende eine erste Tranche von 1,5 Mio. € zur Auszahlung. Die Darlehenstilgungen betrugen 3,0 Mio. €.

 

Die Investitionen des Geschäftsjahrs 2020 (6 Mio. €) betreffen vor allem folgende Bereiche:

-       EDV-Arbeitsplatzausstattung einschließlich Standardsoftware (2,5 Mio. €, Vj. 2,4 Mio. €),

-       Fachanwendungen (0,9 Mio. €, Vj. 0,6 Mio. €),

-       Netz-, Switch- und WLAN-Komponenten (0,9 Mio. €, Vj. 0,5 Mio. €) und

-       Telekommunikation (0,7 Mio. €, Vj. 0,5 Mio. €),

-       Systemsoftware (0,5 Mio. €, Vj. 0,7 Mio. €).

 

 

Auszug aus dem Lagebericht des Vorstands:

 

Geschäftsverlauf

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie haben natürlich auch uns beeinflusst. Erwartete Projekte und Aufträge konnten nicht immer termingerecht umgesetzt werden oder wurden von den Kunden nicht mehr in der ursprünglichen Priorisierung nachgefragt. Zusätzliche Aufträge ergaben sich vor allem im Bereich der deutlich erhöhten Ausstattung von Heimarbeitsplatzmöglichkeiten bei den Kunden, die kurzfristig umgesetzt werden mussten, sowie aus der Bereitstellung von Technologie für Videokonferenzen und zur weiteren Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Die ebenfalls pandemiebedingte allgemein erhöhte Nachfrage nach mobilen Endgeräten hat es deutlich erschwert, die Geräte termingerecht bereitstellen zu können.“

 

„Prognosebericht

„Im Geschäftsjahr 2021 wird die Betreuung des laufenden Geschäfts weiter im Mittelpunkt stehen, neben „normalen“ Neuinvestitionen in die Verbesserung der IT-Ausstattung und zur Erfüllung neuer Aufgaben im Bereich der Digitalisierung bei den Kunden, die gerade durch die Corona-Pandemie an Schwung gewonnen hat. Damit war auch eine erhebliche Ausweitung der Ausstattung für Heimarbeitsplätze bei den Kunden verbunden, die wahrscheinlich nicht mehr zurückgehen wird. Die Möglichkeit zu Videokonferenzen wird jetzt viel aggressiver eingesetzt, auch das wird sich im nächsten Jahr nicht verändern. Darüber hinaus erwarten wir nochmals eine Umsatzsteigerung im Leistungsbereich „Netzwerk“. Die Städte Erlangen und Fürth haben KommunalBIT die Realisierung und Betreuung der „schnellen Glasfaseranbindung“ von Schulen übertragen, das Glasfasernetz in der Stadt Erlangen für die Anbindung der Verwaltungsstandorte wird weiter ausgebaut.“

 

„Der Zweckverband Informationstechnik Franken, der Mitte 2017 KommunalBIT als weiterer Träger beigetreten ist, hatte Anfang 2018 vier Mitglieder, zum 01.01.2019 14 Mitglieder, Anfang 2020 29 Mitglieder und in 2021 33 Mitglieder, die dann weitere Kunden von KommunalBIT sind. Wir sehen hier ein deutliches Potential, das die Fixkosten für unsere bisherigen Träger reduziert und weitere Synergiepotentiale und Skaleneffekte für alle Kunden hebt, vor allem wenn die Kunden in die sogenannte Vollbetreuung gehen. (..) Wir erwarten also eine weitere Zunahme des Umsatzes bei Leistungen für die „ZV-IT-Kunden“, gerade im Bereich Dienstleistungen für Datenschutz und Informationssicherheit, und bei den technischen Dienstleistungen sowohl für die Verwaltungsbereiche als auch der Pädagogik in der IT-Schulbetreuung.“

 

 

Zu 2. Entlastung des Vorstands

 

In Anbetracht des uneingeschränkten Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers wird die Entlastung des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr 2020 empfohlen.

 

 

Zu 3. Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

 

Nach sechsmaliger Prüfung des Jahresabschlusses durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Conrad GmbH, Nürnberg wurde die Abschlussprüfung neu ausgeschrieben. Der Vorstand von KommunalBIT schlägt vor, die Kanzlei Dr. Storg GmbH, Nürnberg als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 zu bestellen. Die vorgeschlagene Kanzlei hat das günstigste Angebot abgegeben und ist aus anderen Abschlussprüfungen bei städtischen Beteiligungsunternehmen für gute Qualität bekannt.

 

 

 

3.   Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             ja, positiv*

             ja, negativ*

             nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

              ja*

              nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 


Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden

Anlagen:        Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zum 31.12.2020