Hybrid-Sitzungen des Stadtrats und seiner Ausschüsse

Betreff
Hybrid-Sitzungen des Stadtrats und seiner Ausschüsse
Vorlage
13/083/2021
Aktenzeichen
OBM/13
Art
Beschlussvorlage

1.    Die Teilnahme von Stadtratsmitgliedern an öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungen des Stadtrats und seiner Ausschüsse, die in der Heinrich-Lades-Halle stattfinden, mittels Ton-Bild-Übertragung (Art. 47a GO) wird zugelassen.

2.    Stadtratsmitglieder, die mittels Ton-Bild-Übertragung an einer Sitzung teilnehmen wollen, müssen dies dem Bürgermeister- und Presseamt, Sitzungsdienst, spätestens am Tag vor der Sitzung schriftlich oder elektronisch mitteilen. Weitere Voraussetzung der Teilnahme ist die Unterzeichnung der Belehrung über die Teilnahme an Hybridsitzungen.

3.    Der Verantwortungsbereich der Stadt Erlangen beschränkt sich auf die Bereitstellung der Plattform zur audiovisuellen Zuschaltung. Die Nichtzuschaltung eines Stadtratsmitglieds (Art. 47a Abs. 4 Satz 5 GO) fällt somit grundsätzlich nicht in den Verantwortungsbereich der Stadt Erlangen, wenn mindestens ein Stadtratsmitglied zugeschaltet ist oder ein Test bestätigt, dass eine Zuschaltmöglichkeit besteht.

4.    Der Nutzungszweck der den Stadtratsmitgliedern zur Verfügung gestellten Hard- und Software wird nicht auf die Ermöglichung der Teilnahme an hybriden Sitzungen erweitert.

5.    Die Sitzung wird über Videotechnik neben der sonst üblichen Tonaufzeichnung zur Erstellung der Sitzungsniederschrift aufgezeichnet. Die Aufzeichnungen werden nach Genehmigung der Niederschrift der Sitzung gelöscht.

6.    Die Zulassung von Hybridsitzungen ist befristet bis 31. Dezember 2021 und erfolgt unter dem Aspekt der Reduzierung des Ansteckungsrisikos während der Corona-Pandemie sowie als Test zur Evaluation im Hinblick auf die Entscheidung über eine mögliche Verstetigung hybrider Sitzungen über das Jahr 2021 hinaus.

7.    Die Festlegungen zu Livestream von Stadtratssitzungen sowie Übertragung und Archivierung von Haushalts- und Stadtratsschlussreden vom 23.07.2020 (Beschlussvorlage 13/011/2020) bleiben unberührt.

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Durch die jüngste Änderung der Bayerischen Gemeindeordnung wurde für Städte und Gemeinden u. a. die Möglichkeit zur Durchführung von hybriden Sitzungen geschaffen.

Um die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Stadtrats und seiner Ausschüsse als Entscheidungsgremien zu optimieren und dem Gesundheitsschutz aller Teilnehmenden Rechnung zu tragen, setzt die vorliegende Beschlussvorlage die gesetzliche Möglichkeit um und ermöglicht damit allen Stadtratsmitgliedern an Sitzungen des Stadtrats und seiner Ausschüsse mittels Ton-Bild-Übertragung teilzunehmen soweit die Sitzungen in der Heinrich-Lades-Halle durchgeführt werden.

Gleichzeitig sollen die Ergebnisse aus der Evaluation dieser Testphase in die Entscheidung über eine mögliche Verstetigung über das Jahr 2021 hinaus einfließen können.

Die Entscheidung, ob ein Stadtratsmitglied in Präsenz oder virtuell an einer Sitzung teilnehmen will, steht allein ihm zu.

Dieser Beschluss über die Zulassung der Ton-Bild-Übertragung bedarf nach Art. 47a Abs. 1 Satz 2 GO i.V.m. Art. 120b Abs. 4 GO einer Zweidrittelmehrheit der abstimmenden Mitglieder des Gemeinderats.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Sitzungen sind grundsätzlich als Präsenzsitzungen vorzubereiten, der/die Vorsitzende der Sitzung muss physisch im Sitzungssaal anwesend sein. Eine rein virtuelle Sitzung ist nicht zulässig. Die zugeschalteten Mitglieder gelten nach Art. 47a Abs. 1 Satz 3 GO als anwesend und haben somit Mitberatungs- und Stimmrecht. Die Möglichkeit einer audiovisuellen Sitzungsteilnahme ist unabhängig vom RKI-Inzidenzwert zulässig.

Berufsmäßige Stadtratsmitglieder sind grundsätzlich im Sitzungssaal anwesend.

 

Zur Vorbereitung der Feststellung der Beschlussfähigkeit nach Art. 47 Abs. 2 GO werden vor Beginn der Sitzung sowohl die physische als auch die digitale Präsenz vom Sitzungsdienst festgehalten.

Der Oberbürgermeister und die Stadtratsmitglieder müssen sich in der Sitzung gegenseitig optisch und akustisch wahrnehmen können. In öffentlichen Sitzungen müssen per Ton-Bild-Übertragung teilnehmende Stadtratsmitglieder zudem für die im Sitzungssaal anwesende Öffentlichkeit entsprechend wahrnehmbar sein. Hat sich das Vollgremium mit der erforderlichen Zweidrittelmehrheit der abstimmenden Mitglieder entschieden, Zuschaltmöglichkeiten zuzulassen, ist für die Übertragung von Bild und Ton der Sitzungsteilnehmer keine Einwilligung der Teilnehmer erforderlich. Diese können der Übertragung ihres Bildes und Tones für die Zwecke auch nicht wirksam widersprechen.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen für den Livestream von Stadtratssitzungen sowie die Festlegungen dazu sowie zu Übertragung und Archivierung von Haushalts- und Stadtratsschlussreden vom 23.07.2020 (Beschlussvorlage 13/011/2020) bleiben davon unberührt.

 

Die Abstimmung der virtuell Teilnehmenden bei der Beschlussfassung ist in optischer Form durch gut sichtbare Handaufhebung möglich. Die Abstimmung nur per Handzeichen genügt den Anforderungen des Art. 51 Abs. 1 Satz 1 GO, wenn sämtliche zugeschaltete Gemeinderatsmitglieder zum Zeitpunkt ihrer Stimmabgabe auf dem Bildschirm im Sitzungssaal sichtbar sind. Die Abstimmung der virtuell Teilnehmenden muss bei jeder Beschlussfassung mit der Abstimmung der physisch Teilnehmenden in geeigneter Weise zu einem Abstimmungsergebnis zusammengeführt und dokumentiert werden.

Eine Teilnahme an Wahlen ist für die zugeschalteten Stadtratsmitglieder nicht möglich (vgl. Art. 47a Abs. 1 Satz 6 GO).

 

Nach Art. 47a Abs. 4 Satz 1 GO hat die Gemeinde dafür Sorge zu tragen, dass in ihrem Verantwortungsbereich die technischen Voraussetzungen für eine Zuschaltung mittels Ton-Bild-Übertragung während der Sitzung durchgehend bestehen.

Ist die gegenseitige optische und akustische Wahrnehmbarkeit der Sitzungsteilnehmer untereinander sowie bei öffentlichen Sitzungen auch für die Saalöffentlichkeit zu Beginn einer Sitzung nach den eben genannten Maßgaben nicht gegeben oder entfällt sie im Verlauf der Sitzung über einen mehr als nur unschädlichen Zeitraum, darf die Sitzung nach Art. 47a Abs. 4 Satz 2 nicht beginnen bzw. ist sie unverzüglich zu unterbrechen. Dies gilt auch, wenn zu den vorstehend genannten Zeitpunkten nicht festgestellt werden kann, welchem Verantwortungsbereich eine Störung zuzuordnen ist (Art. 47a Abs. 4 S. 2 GO).

Die Nichtzuschaltung eines Gremienmitgliedes aus einem in den Verantwortungsbereich der Stadt fallenden Grund hat grundsätzlich die Beschlussunfähigkeit des Gremiums zur Folge. Ein Verstoß ist allerdings unbeachtlich, falls die zunächst nicht zugeschalteten Stadtratsmitglieder rügelos an der Beschlussfassung teilnehmen (Art. 47a Abs. 4 S. 3 GO).

Die Gesetzesregelung bestimmt die Verantwortungsbereiche nicht selbst, sondern überlässt dies den Gemeinden. Um eine Beschlussunfähigkeit des Gremiums zu vermeiden werden deshalb die Verantwortungsbereiche für die Teilnahme an hybriden Sitzungen bei der Stadt Erlangen wie folgt geregelt:

 

Die Stadt übernimmt nur für die Plattform die technische Verantwortung.

 

Tritt eine Störung i. S. d. Art. 47a Abs. 4 Satz 5 GO auf, greift Ziffer 3 dieser Beschlussvorlage und es gilt die Vermutung, dass der Grund hierfür nicht im Verantwortungsbereich der Stadt Erlangen liegt.

Die Stadtratsmitglieder können eigene oder die von der Stadt überlassenen Endgeräte (iPads) für die Teilnahme an hybriden Sitzungen verwenden. Es wird in diesem Zusammenhang ausdrücklich festgestellt, dass der Nutzungszweck bzgl. der den Stadtratsmitgliedern bisher zur Verfügung gestellten Hard- und Software (iPads) nicht auf die Ermöglichung der Teilnahme an hybriden Gremiensitzungen erweitert wird. Aufgrund der Nichterweiterung des Nutzungszwecks ist die virtuelle Teilnahme damit wie die Teilnahme mit einem von den Stadtratsmitgliedern selbst angeschafften Gerät zu beurteilen.

In beiden Fällen liegt das Risiko für technische Störungen nicht im Verantwortungsbereich der Stadt, wenn entsprechend der Vermutungsregelung nach Art. 47a Abs. 4 Satz 5 GO mindestens ein Gremienmitglied zugeschaltet ist oder ein Test bestätigt, dass eine Zuschaltmöglichkeit besteht.

Vom Verantwortungsbereich der Stadt ebenfalls grundsätzlich ausgenommen sind „allgemeine Netzstörungen“. Darunter sind im Netz/Netzbetrieb selbst liegende Störungen bzw. Beeinträchtigungen zu verstehen (z. B. Beschädigung des Breitbandkabels, beschränkte Bandbreiten im Bereich der Mitglieder, hohe Netzaus- bzw. Netzüberlastung).

Die gegenseitige Wahrnehmbarkeit muss nach den genannten Maßgaben zwar grundsätzlich durchgehend bestehen. Nicht jede Störung ist aber bereits beachtlich. Insbesondere ein kurzer Bildausfall bzw. eine kurze Bildstörung sind unschädlich, soweit sie die Beratung bzw. Beschlussfassung nicht beeinträchtigen. Durchgehende akustische Wahrnehmbarkeit bedeutet, dass die Äußerung eines Gremienmitglieds von allen anderen wahrgenommen werden kann. Dies hindert es allerdings nicht, das Mikrofon zwischen den Wortbeiträgen stumm zu schalten.

 

Zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Niederschrift wird die Sitzung über Videotechnik neben der sonst üblichen Tonaufzeichnung aufgezeichnet. Beide Aufzeichnungen werden nach Genehmigung der Niederschrift der Sitzung gelöscht.

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Physisch Anwesende können virtuell Teilnehmende dadurch wahrnehmen, dass das Bild der Videokonferenz auf die Leinwand und der Ton auf die Lautsprecher des Sitzungssaals und ggfs in den Livestream übertragen wird. Virtuell Teilnehmende können die Redebeiträge der physisch Anwesenden dadurch wahrnehmen, dass diese an den Mikrofonen in der Saalmitte, am Rednerpult bzw. in der Reihe der Referent*innen und des/der Vorsitzenden per Videokamera gefilmt und in die Videokonferenz übertragen werden.

Eine Bildunterbrechung durch zugeschaltete Stadtratsmitglieder (Ausschalten der Kamera) - auch bei vorübergehendem Verlassen des Platzes – soll vermieden werden, um nicht den Anschein einer technischen Störung zu erzeugen.

 

Die technische Umsetzung erfolgt in der Heinrich-Lades-Halle durch einen externen Dienstleister. Bei Veranstaltungen in der Heinrich-Lades-Halle ist der Mieter (hier: Stadt Erlangen) an diesen Dienstleister gebunden. Eine Ausschreibung ist daher nicht erforderlich.

Die Mehrkosten für die Ton-Bild-Übertragung betragen nach Kostenvoranschlag pro Sitzung ca. 1.100 €. Da voraussichtlich im Jahr 2021 noch 22 Sitzungen in der Heinrich-Lades-Halle stattfinden, betragen die zusätzlichen Kosten im laufenden HH-Jahr ca. 24.000 Euro.

Entsprechende HH-Mittel sind im Budget des Bürgermeister- und Presseamts derzeit nicht vorgesehen. Je nach Entwicklung des Budgets in Abhängigkeit der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie wird möglicherweise eine Mittelbereitstellung erforderlich.

 

 

4.   Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             ja, positiv*

             ja, negativ*

             nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

              ja*

              nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

5.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

Ca. 24.000 €

bei Sachkonto: 529101

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden

Anlagen: