Digitalisierungskonzept für die Stadtverwaltung Erlangen

Betreff
Digitalisierungskonzept für die Stadtverwaltung Erlangen
Vorlage
17/014/2021
Aktenzeichen
III/eGov
Art
Beschlussvorlage

Die Verwaltung wird beauftragt, das beiliegende Digitalisierungskonzept umzusetzen und inhaltlich fortzuschreiben.

 

Sachbericht

 

Digitalisierung ist ein ganzheitlicher Prozess, in dem analoge in digitale Arbeitsweisen umgestellt und weiterentwickelt werden. Es geht um die Automatisierung und Vernetzung von Prozessen und Informationen mit Hilfe von intelligenter Informations- und Kommunikationstechnologie, um die Arbeit der Stadtverwaltung wirtschaftlich, kundenorientiert und nachhaltig zu gestalten. Es geht um eine digitale Transformation der Verwaltung und um die Entwicklung einer digitalen Kultur bei der Stadtverwaltung Erlangen.

 

Das Thema Digitalisierung hat bei der Stadt Erlangen schon immer einen hohen Stellenwert. Es handelt sich nicht um ein Projekt, das irgendwann abgeschlossen ist, sondern um die dauerhafte Herausforderung, den Service der Stadtverwaltung kontinuierlich zu verbessern. Expert*innen sind der Meinung, dass wir uns erst am Anfang der Digitalisierung befinden und künftige Möglichkeiten noch gar nicht abschätzen können.

 

Die Digitalisierung geht mit einem gesellschaftlichen Wandel einher. Die Bürger*innen, Besucher*innen und Unternehmen der Stadt Erlangen erwarten von einer modernen Stadtverwaltung die gleichen Möglichkeiten, die sie bei globalen Internetplattformen wie z.B. Amazon und Google selbstverständlich nutzen können. Dass die Ausgangssituation nur bedingt vergleichbar ist und die Verwaltung dabei gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht werden muss, ist für die Bürger*innen manchmal schwer verständlich.

 

Aus diesem Grund muss es Ansporn sein, die technischen Möglichkeiten auszuloten, an Verbesserungen der Prozesse zwischen den Bürger*innen und der Stadtverwaltung, aber auch der Prozesse innerhalb der Stadtverwaltung zu arbeiten. Es geht um Digitalisierung der Stadtverwaltung nach innen und nach außen mit dem Ziel der Entlastung von Routinearbeiten und der Qualitätssteigerung von Arbeitsergebnissen.

Dabei gilt es immer, das rechtlich Zulässige, das technisch Machbare und das wirtschaftlich Vertretbare abzuwägen.

 

Das Digitalisierungskonzept wurde von Expert*innen des Amtes 17 vor und während der Corona-Pandemie erstellt. In der Krisensituation wurde sehr schnell klar, dass die Möglichkeiten der Digitalisierung entscheidend sind, um die Aufgaben der Stadtverwaltung auch in schwierigen Situationen bewältigen zu können. Themen wie z.B. sichere Arbeit im Homeoffice, Videokonferenzen, eLearning, mobile Endgeräte, Liveübertragungen von Stadtratssitzungen usw. ersetzen herkömmliche Arbeitsformen, bieten aber auch in Zukunft und nach der Krise Chancen, die Arbeitswelt bei der Stadtverwaltung weiterzuentwickeln und zu verbessern. Arbeiten 4.0 wird ein entscheidender Faktor in Zukunft sein, um als attraktive Arbeitgeberin gut qualifiziertes Personal gewinnen zu können.

Dem Konzept wird eine Vision vorangestellt, die einen Zustand in der Zukunft beschreibt, der von einer konsequenten Nutzung digitaler Möglichkeiten geprägt ist.

Es wird kurz die Ausgangssituation bei Erstellung des Dokuments und die Entwicklung von Digitalisierungsthemen der letzten Jahre aufgezeigt.

Ein zentraler Punkt ist das Zielsystem der Digitalisierung, das in verschiedenen Workshops, unter anderem mit allen Dienststellen- und Referatsleitungen der Stadtverwaltung diskutiert und entwickelt wurde. Die Beschreibung unterschiedlicher Zielgruppen und Handlungsfelder verdeutlicht und konkretisiert den Handlungsbedarf der nächsten Jahre unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen.

 

Folgende Handlungsfelder stehen im besonderen Fokus des Konzepts:

 

·         IT-Infrastruktur

·         Digitale Prozesse

·         Digitale Kompetenz

·         Informationssicherheit

·         Nutzung zentraler Basistechnologien

·         Mobiles Arbeiten

·         IT-Steuerung

 

Die Anlagen des Konzepts spiegeln die ständigen Aufgaben, die laufenden Projekte, die anstehenden Aufgaben und Projekte sowie die künftigen Themen wieder. Diese Anlagen werden laufend aktualisiert und dienen auch der Steuerung der IT-Themen in Verbindung mit den vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen. Diese Anlagen werden im Konzept in verkürzter Form mit allen Themen veröffentlicht.

Das Digitalisierungskonzept soll aufzeigen, wie die Stadtverwaltung Erlangen mit dem Thema Digitalisierung umgehen wird und welche Rahmenbedingungen dafür erforderlich sind. Das Thema Digitalisierung ist sehr stark geprägt von permanenten Veränderungen, ständig neuen Entwicklungen und Anforderungen und flexiblen und schnellen Reaktionen. 

Dies erfordert neue Facetten der Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Ämtern, agile Arbeitsformen und eine Führungskultur, die durch eine konsequente Umsetzung des Grundsatzpapiers „Führungsverständnis“ geprägt ist.

Wenn es durch das Konzept gelingt, mit Unterstützung des Erlanger Stadtrats, der Führungskräfte und aller Mitarbeiter*innen der Verwaltung die Chancen der Digitalisierung zu erkennen, die neuen technischen Möglichkeiten effektiv zu nutzen, wird die Stadtverwaltung auch in Zukunft zufriedene Mitarbeiter*innen und zufriedene Bürger*innen haben.

 

Das eGovernment-Center, das eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung der Verwaltung spielt, wird in dem Zusammenhang mit Wirkung vom 01.07.2021 in das Amt für Digitalisierung und Informationstechnik umbenannt.

 

 

Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             ja, positiv*

             ja, negativ*

             nein

 

Die Digitalisierung bringt sowohl Vorteile (Online-Services, Vermeidung von Wegezeiten und damit CO2- Reduktion, Homeoffice etc.) als auch Nachteile (hoher Energieverbrauch von Rechenzentren) zum Klimaschutz mit sich.

Es bestehen aber aufgrund der gesetzlichen Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes keine Handlungsalternativen.

 

 

 

5.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden

Anlagen:        1 Digitalisierungskonzept