Organisatorische Änderungen im Referat Bildung, Kultur und Jugend (Ref. IV)

Betreff
Organisatorische Änderungen im Referat Bildung, Kultur und Jugend (Ref. IV)
Entwicklung einer neuen Aufbau- und Ablauforganisation sowie Personalbemessung für das Bürger-Kultur-Büro (BüKo) und dessen Schnittstellen im Kultur- und Bildungscampus (Ku BiC) Frankenhof und deren Implementierung sowie folgende Auswirkungen auf die Ämter 41, 47 und 51
Vorlage
112/036/2021
Aktenzeichen
Ref. III/11
Art
Beschlussvorlage

1. Das Bürger-Kultur-Büro (BüKo im KuBiC) inkl. Schnittstelle Hausverwaltung, Veranstaltungstechnik und Systemadministration wird zum 01.04.2021 bei Amt 41, Abteilung Kultur- und Bildungscampus angesiedelt.

2. Für die Umsetzung der neuen Aufbauorganisation des Bürger-Kultur-Büros im Kultur- und
Bildungscampus sind insgesamt ca. 5,00 VZÄ erforderlich, die im Stellenplanverfahren 2022 von Ref. IV/Amt 41 beantragt werden.

3. Das Amt für Soziokultur (Amt 41) erhält zum 01.04.2021 eine neue Aufbauorganisation und wird in das Amt für Stadtteilarbeit umbenannt.

4. Das Kulturamt (Amt 47) erhält zum 01.04.2021 eine neue Aufbauorganisation.

5. Die Aufgabe „Kinderkulturbüro“ (bislang Teil v. Abt. 412) wird bei Amt 47 angesiedelt.

6. Die Aufgabe „Kulturförderung“ (bislang Teil v. Abt. 411) wird zwischen Amt 41 und Amt 47 aufgeteilt.

7. Das Stadtjugendamt (Amt 51) erhält zum 01.04.2021 die Aufgabe „Abenteuerspielplätze“ (bislang Teil v. Abt. 411), die bei Abt. 513 Jugendsozialarbeit und Jugendarbeit angesiedelt wird, sowie die Aufgabe „Eltern-Kind-Gruppenarbeit“ (bislang Teil v. Abt. 412) die bei Amt 51, Abt. 514-4 Familienpädagogische Einrichtungen und Familienstützpunkte, Koordinierungsstelle Familienbildung angesiedelt wird.

8. Die Verwaltung wird beauftragt die Ziffern 1-7 in den kommenden Monaten umzusetzen.

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

1.1  Zielstellung

Der zukünftige Kultur- und Bildungscampus (KuBiC) der Stadt Erlangen benötigt ein Organisationskonzept, in dem eine geeignete Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation für das Bürger-Kultur-Büro (BüKo) dargestellt ist, und das eine Bemessung der für den Betrieb des BüKos notwendigen Personalressourcen umfasst.

 

Um ein systematisches ganzheitliches Organisationskonzept für das BüKo als zentrale Steuerungsinstanz und erste Anlaufstelle für Bürger*innen und Nutzer*innen im KuBiC zu entwickeln, hat die Stadt Erlangen die Beratungsfirma gfa | public beauftragt.

 

Abbildung 1: Bürger-Kultur-Büro und beteiligte Nutzer*innen im KuBiC

Über den Zeitraum von April bis Dezember 2020 wurde in Zusammenarbeit mit dem Kulturamt, dem Amt für Soziokultur, dem Personal- und Organisationsamt, der Volkshochschule sowie weiteren Nutzer*innen des zukünftigen KuBiCs (siehe dazu Abbildung 1) ein Organisationsentwicklungsprozess durchgeführt. Die dafür verwendete methodische Herangehensweise sowie die ausgearbeiteten Ergebnisse des Organisationskonzepts werden nachfolgend dargestellt.

 

1.2  Methodische Herangehensweise

In Anlehnung an das vom Bundesministerium des Innern (BMI) empfohlene Vorgehen[1] für die systematische Ausarbeitung von Organisationskonzepten wurden im Projektverlauf folgende sechs Dimensionen schrittweise bearbeitet:

 

 

Abbildung 2: Systematisches Vorgehen bei der Entwicklung des Organisationskonzepts gemäß BMI.

 

Ausgehend von den Zielen und der Strategie, die mit dem KuBiC und dem BüKo verfolgt werden, wurden diejenigen Aufgaben abgeleitet, die zukünftig im BüKo wahrgenommen werden müssen, damit die Erreichung dieser Ziele gelingt und ein reibungsloser Ablauf im KuBiC sichergestellt ist. Diese notwendigen Aufgaben unterteilen sich in vier Aufgabenbereiche (Front Office, Back Office, KuBiC operativ und KuBiC strategisch) und sind nachfolgend in Form einer Aufgabenlandkarte für das BüKo dargestellt. Zusätzlich wurden die Aufgabenlandkarten der Nutzer*innen ausgearbeitet und liegen den Projektgruppenmitgliedern vor.

Abbildung 3: Aufgabenlandkarte Bürger-Kultur-Büro

Auf die Definition der Aufgaben im BüKo folgte die Ausarbeitung der relevanten Prozesse und Prozessschritte, die für die Wahrnehmung dieser Aufgaben notwendig sind. Durch die Beschreibung von idealtypischen SOLL-Prozessen, die übergreifend für alle Nutzer*innen im KuBiC gelten, konnten Synergieeffekte durch die Homogenisierung der nutzer*innenspezifischen Aufgabenwahrnehmung realisiert werden. Die detaillierten Prozessbeschreibungen für alle BüKo-Aufgaben weisen relevante Schnittstellen zu benachbarten Prozessen der Nutzer*innen im KuBiC auf und liegen in einem Prozesskatalog in Excel vor. Dieser Prozesskatalog differenziert zudem für die unterschiedlichen Aufgaben, in welchem Ausmaß diese für die einzelnen Nutzer*innen im KuBiC wahrgenommen werden müssen (1. vollumfänglich, 2. teilweise, 3. keine Wahrnehmung) und stellt die Grundlage zur Ermittlung der benötigten Personalressourcen (siehe Abschnitt 1.5 Ergebnisse der Personalbedarfsermittlung) im BüKo dar.

 

1.3  Empfehlungen zur aufbauorganisatorischen Verortung des KuBiCs

Als weitere Fragestellung galt es im Projektverlauf zu beantworten, welche aufbauorganisatorische Verortung für den KuBiC innerhalb der Stadt Erlangen am geeignetsten ist.

Die Frage der zukünftigen aufbauorganisatorischen Verortung des KuBiCs in der Stadt Erlangen kann auf Basis unterschiedlicher Argumente und Kriterien beantwortet werden, wobei sowohl die fachliche als auch die organisatorische Perspektive zu berücksichtigen ist.

 

In einem gemeinsamen Arbeitstreffen der Referentin von Referat IV - Kultur, Bildung und Jugend und den Amtsleitungen von Amt 41 und 47 wurden die jeweiligen Vor- und Nachteile der möglichen aufbauorganisatorischen Optionen aus fachlicher, aufgabenorientierter Perspektive diskutiert. gfa | public begleitete dieses Arbeitstreffen und unterstützte bei der kritischen Würdigung von Argumentationen für die drei unterschiedlichen Optionen:

 

Option 1: Ansiedlung in Amt 41

Option 2: Ansiedlung in Amt 47

Option 3: Ansiedlung als Stabstelle in Referat IV

 

Im Rahmen dieses Arbeitstreffens wurde ausgearbeitet, dass im Sinne der aufgabenorientierten Perspektive Amt 41 zukünftig die „Stadtteilarbeit“ stärker in den Fokus nehmen wird. Ein Schwerpunkt davon soll der KuBiC sein, der grundsätzlich als großes Bürgerhaus betrachtet werden kann. Deshalb ist eine Verortung im Amt 41 aus fachlicher Sicht zu empfehlen. Um die dadurch entstandene Aufgabenschärfung für Amt 41 beizubehalten, wird ebenfalls empfohlen, das Kinderkulturbüro und Teile der Kulturförderung bei Amt 47 anzusiedeln.

 

Um darüber hinaus die organisatorische Perspektive zu berücksichtigen, wurde in einem stadtinternen Arbeitstreffen der Referentin von Referat IV - Kultur, Bildung und Jugend, den Amtsleitungen von Amt 41 und 47 und Beteiligten aus dem Personal und Organisationsamt eine finale Entscheidung zur zukünftigen aufbauorganisatorischen Verortung des KuBiCs und den weiteren aufgabenbezogenen Konsequenzen herausgearbeitet. Die Entscheidung und die Begründungen für diese ist im nachfolgenden Abschnitt dargestellt.

 

1.4  Empfehlung zur zukünftigen Verortung des KuBiCs mit daraus entstehenden Konsequenzen für Amt 41 und Amt 47

 

Als Ergebnis der Organisationsuntersuchung „Entwicklung einer neuen Aufbau- und Ablauforganisation mit Wirtschaftlichkeitsberechnung (für Teilbereiche) sowie Personalbemessung für das Bürger-Kultur-Büro und dessen Schnittstellen im Kultur- und Bildungscampus Frankenhof und deren Implementierung“ wird die aufbauorganisatorische Verortung für den KuBiC bei Amt 41 empfohlen. Gründe für die Ansiedlung bei Amt 41 sind der thematische Zusammenhang des Kultur- und Bildungscampus zum Thema Stadtteilarbeit sowie die Nähe des Amtes für Soziokultur zu den Vereinen.
Die Verortung des Kultur- und Bildungscampus ist aufgabenorientiert somit am effizientesten bei Amt 41.

Dadurch ergeben sich ab 01.04.2021 folgende organisatorische Veränderungen für Amt 41 sowie für Amt 47:

 

Das bisherige Amt für Soziokultur erhält künftig die Bezeichnung Amt für Stadtteilarbeit.
Die Ansiedlung des Bürger-Kultur-Büros (KuBiC) bei Amt 41 bedingt eine partielle Verlagerung der Planstellen aus der Abteilung 473 – Frankenhof und Verwaltung zu Amt 41, sowie die Verlagerung von VZÄs aus Arbeitsvorgängen, die bereits in Amt 47 und Amt 43 ausgeübt werden. Die Umhängung der Stellenanteile erfolgt im Rahmen der Umsetzungsphase „Entwicklung einer neuen Aufbau- und Ablauforganisation mit Wirtschaftlichkeitsberechnung (für Teilbereiche) sowie Personalbemessung für das Bürger-Kultur- Büro und dessen Schnittstellen im Kultur- und Bildungscampus Frankenhof und deren Implementierung“.

 

Darüber hinaus wurden Empfehlungen aus der Aufgaben- und Strukturrevision des Stadtjugendamtes mit im Projekt geprüft und sollen mit den Ergebnissen umgesetzt werden:

 

Die Aufgabe „Abenteuerspielplätze“ (bislang Teil v. Abt. 411) wird von Amt 41 zu Amt 51 – Abt. 513 Jugendsozialarbeit und Jugendarbeit verlagert.


Die Aufgabe „Kinderkulturbüro“ (bislang Teil v. Abt. 412) wird von Amt 41 zu Amt 47 verlagert.

Die Aufgabe „Eltern-Kind-Gruppenarbeit“ (bislang Teil v. Abt. 412) wird von Amt 41 zu Amt 51 – SG 514-4 Familienpädagogische Einrichtungen und Familienstützpunkte, Koordinierungsstelle Familienbildung verlagert.

Die Aufgabe „Kulturförderung“ (bislang Teil v. Abt. 411) wird zwischen Amt 41 und Amt 47 aufgeteilt.

 

Aufbauorganisation Amt für Stadtteilarbeit (Amt 41) ab 01.04.2021:

 

 

Aufbauorganisation Kulturamt (Amt 47) ab 01.04.2021:

 

 

Die genaue Zuordnung der Planstellen des Amtes für Stadtteilarbeit sowie des Kulturamtes wird im Zuge der Aufgabenverschiebungen in den kommenden Monaten durch die Verwaltung geprüft und vorgenommen.

 

1.5  Ergebnisse der Personalbedarfsermittlung

Nachdem die geeignetste Option zur aufbauorganisatorischen Verortung des KuBiCs identifiziert wurde, galt es im nächsten Schritt, eine Personalbemessung für das BüKo vorzunehmen. Die Personalbemessung nimmt ihren Ausgangspunkt bei den Aufgaben und Prozessen, die im BüKo zukünftig wahrgenommen werden, und basiert auf statistischen Daten zu den Fallzahlen (Statistik 2019) und idealtypischen Bearbeitungsdauern für die Durchführung der Aufgaben, die sich aus den Prozessdokumentationen der beteiligten Nutzer*innen entnehmen lassen. Der Bedarf wurde als Produkt aus Mengen und Zeiteinsatz berechnet und ins Verhältnis zu den verfügbaren Jahresarbeitsminuten eines Vollzeitäquivalents (VZÄ) gestellt. Dabei wurden die in der Stadt Erlangen gültigen und vom Personal- und Organisationsamt genutzten zeitlichen Standards verwendet.


Im Ergebnis liegt der benötigte Personalbedarf für nutzer*innenspezifische und

nutzer*innenübergreifende Aufgaben im BüKo vor. Er wurde ins Verhältnis zu den zur Verfügung stehenden Personalressourcen der einzelnen Nutzer*innen gemäß den Stellenplänen von 2020 gesetzt, um Stellenmehr- bzw. Stelleminderbedarfe zu identifizieren. Die nachfolgende Grafik zeigt das Ergebnis der Personalbedarfsermittlung und gibt Auskunft über das Ergebnis des Abgleichs mit den Stellenplänen.

 

Hierbei ist zu beachten, dass die Personalbemessung der Veranstaltungstechnik nicht Teil des Auftrags durch die gfa public GmbH war. Der Vollständigkeit bzw. Transparenz halber werden die 2,5 VZÄ Veranstaltungstechnik jedoch mit aufgeführt, denn der Betrieb des KuBiC erfordert auch in diesem Bereich eine Stellenmehrung.

 

Die bayerische Versammlungsstättenverordnung schreibt vor, dass bühnentechnische Anlagen, wie sie im KuBiC sowohl im kleinen wie auch im großen Saal vorhanden sein werden, von Veranstaltungsfachkräften bedient werden müssen: Die Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik müssen mit den bühnen-, studio- und beleuchtungstechnischen und sonstigen technischen Einrichtungen der Versammlungsstätten vertraut sein und deren Sicherheit und Funktionsfähigkeit, insbesondere hinsichtlich des Brandschutzes, während des Betriebes gewährleisten. In Einzelfällen kann die Bedienung an eine fachkundige Person durch die Fachkraft delegiert werden, wenn von der bühnentechnischen Einrichtung keine Gefahr ausgeht. Dies zu beurteilen ist jedoch zuvor Aufgabe des/der Veranstaltungstechniker/s.

Die Expertise von Veranstaltungstechnikern ist also grundsätzlich in einem Haus von der Größe des KuBiC zwingend erforderlich, insbesondere bei der Erarbeitung von Sicherheitskonzepten unterschiedlicher Veranstaltungen.

 

Eine Personalbemessung Veranstaltungstechnik ohne Kenntnis des Betriebs ist nur über Erfahrungswerte und mit Hilfe von prospektiven Saalbelegungsplänen möglich. Erfahrungswerte wurden mittels eines Interviews des leitenden Veranstaltungstechnikers E-Werk mit AL 47 eruiert. Die Annahme der Saalbelegungen ging von den beiden Hauptsälen mit einer ca. 80%-igen Auslastung aus (5-Tage-Auslastung) und bezog eine punktuelle Aufgabenwahrnehmung des Veranstaltungstechnikers in den Bürgerhäusern mit ein.

 

Die Darlegung der Aufgaben

 

·         Verantwortung für die gesamte Veranstaltungstechnik und Konferenztechnik im KuBiC und allen sonstigen städtischen Bürgerhäusern,

·         die Verantwortung für Planung und Betreuung von Veranstaltungen bzw. deren Delegation auf eingewiesenes Fachpersonal,

·         die Beschaffung und Wartung der technischen Geräte,

·         die Schnittstelle zur Konferenztechnik (hier: Aufgabengebiet Hausverwalter – Erfahrung zeigt: Mitverantwortung notwendig)

·         Schulung und Einweisung von Personal in die jeweilige zu nutzende Technik

·         Mitarbeit bei der Erstellung, Überwachung und Pflege von Sicherheitskonzepten

·         Mitwirkung beim vorbeugenden Brandschutz

·         Mitwirkung bei der Erstellung des Jahresprogrammes für KuBiC und städtische Bürgerhäuser

 

ergab eine Einschätzung von 2,5 VZÄs für die Pool-Lösung für das Amt für Stadtteilarbeit.

 

Abbildung 4: Ergebnisse der Personalbedarfsermittlung

 

Für den Betrieb des KuBiC werden also 7,29 VZÄ für die Wahrnehmung der BüKo-Aufgaben im engeren Sinn zzgl. 1,0 VZÄ für die Abteilungsleitung und 2,5 VZÄ für eine Poollösung für Veranstaltungstechnik (KuBiC und Bürgerhäuser) benötigt. Von diesen insgesamt benötigten 10,79 VZÄ können ca. 5,79 VZÄ mit Personalressourcen aus den aktuellen Stellenplänen gedeckt werden. Es wird empfohlen, den Stellenmehrbedarf von ca. 5 VZÄ (ca. 3 VZÄ für das BüKo und 2 VZÄ für die Poollösung Veranstaltungstechnik) durch eine Stellenmehrung zu decken. Die notwendigen Stellen müssen im Rahmen eines Stellenplanverfahrens geschaffen werden. Nur mit der bereits vorhandenen Personalausstattung kann der KuBiC nicht entsprechend in den Betrieb genommen werden.

 

 

1.6  Ableitung von Stellenprofilen und Berechnung der Personalkosten zum Betrieb des BüKos

Im nächsten Schritt erfolgte die Ableitung der zukünftigen Stellenprofile für Personalressourcen in Höhe von 7,29 VZÄ, die für die Wahrnehmung der Aufgaben im BüKo benötigt werden. Dazu erstellte das Personal- und Organisationsamt passende Stellenprofile und nahm eine entsprechende Stellenbewertung vor, auf deren Grundlage eine Berechnung der jährlichen Personaldurchschnittskosten vorgenommen wurde.

 

Bei der Zusammenstellung der Stellenprofile wurden verschiedene Varianten miteinander verglichen und die aus Kosten- und Nutzengesichtspunkten beste Variante ausgewählt. Diese sieht zwei unterschiedliche Stellenprofile vor:


1.    Sachbearbeitung (Verwaltung): Generalist*in zur Wahrnehmung von Front Office, Back Office und operativen Aufgaben, A 6 BayBesG bzw. EG 6 TVöD

2.    Systemadministration, EG 8 TVöD (Teil A Nr. II 2 EntgO – Beschäftigte in der Informations- und Kommunikationstechnik)

 

Die Berechnung der jährlichen Personaldurchschnittskosten für die Wahrnehmung der BüKo-Aufgaben erfolgte auf Basis der Personaldurchschnittskostentabelle der Stadt Erlangen und ist nachfolgend dargestellt. Es ergeben sich 381.315 € Kosten pro Jahr.

 

Abbildung 5: Berechnung der Personaldurchschnittskosten

Aus Sicht der beteiligten Ämter und von gfa | public ist es mit den dargestellten Ressourcen möglich, den KuBiC zu einem lebendigen und zukunftsgerichteten Bürgerhaus zu entwickeln.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Federführend wird das Amt für Soziokultur für die Umsetzungsplanung des Kultur- und Bildungscampus tätig. Für die Umsetzung der Aufgabenverschiebungen des Amtes für Soziokultur, des Kulturamtes sowie des Stadtjugendamtes werden die beteiligten Ämter jeweils für ihren Bereich tätig. Das Personal- und Organisationsamt unterstützt die Ämter bei der Umsetzung, um den Betrieb in der neuen Aufbauorganisation zum 01.04.2021 aufnehmen zu können.

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

 Zur termingerechten Realisierung des Kultur- und Bildungscampus, der neuen Aufbaustruktur in Amt 41 und Amt 47 sowie der Aufgabenverschiebungen in den Ämtern 41, 47 und 51 zum 01.04.2021 wurde die organisatorische Umsetzungsgestaltung durch die Verwaltung bereits begonnen. Die entsprechende Zuordnung der einzelnen Planstellen erfolgt im Rahmen einer Organisationsverfügung nach dem Stadtratsbeschluss am 24.02.2021.

 

4.   Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

             nein

 

5.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Personalkosten neu (brutto):

 

 

 

 

 

 

 

 

Personalkosten bereits vorhanden (brutto):

3,0 VZÄ BüKo Mitarbeiter*innen

 

1,40 VZÄ Systemadministration

 

 

2,0 VZÄ Veranstaltungstechniker*innen

 

Personalkosten gesamt neu
(brutto):

2,89 VZÄ BüKo Mitarbeiter*innen

 

0,5 VZÄ Veranstaltungstechniker*in

 

1,0 VZÄ Abteilungsleitung 412

 

 

 

 

 

Personalkosten gesamt bereits vorhanden (brutto):

154.500 €

 

77.980 €

 

 

111.400 €

 

 

ca. 343.880 € jährlich

 

148.835 €

 

27.850 €

 

(****Personalkosten können zum derzeitigen Zeitpunkt noch nicht berechnet werden, da der Stellenwert noch nicht feststeht)

 

 

176.685 € jährlich

(****zuzüglich Personalkosten Abteilungsleitung 412 – Planstelle ist im Stellenplan von Abteilung 473 bereits vorhanden)

 

 

 

Haushaltsmittel

 

                    sind nicht vorhanden



[1]Bundesministerium des Inneren / Bundesverwaltungsamt (Hrsg.) – Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen (2018); online abrufbar unter https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/ohb_pdf.pdf?__blob=publicationFile&v=28