Antrag Nr. 162/2020 der Erlanger Linke; Empfangsbestätigung für die Abgabe von Dokumenten auch während den Corona-Beschränkungen anbieten

Betreff
Antrag Nr. 162/2020 der Erlanger Linke; Empfangsbestätigung für die Abgabe von Dokumenten auch während den Corona-Beschränkungen anbieten
Vorlage
243/003/2020
Aktenzeichen
VI/24
Art
Beschlussvorlage
  1. Die Annahme von an die Stadtverwaltung gerichteten Dokumenten erfolgt weiterhin ohne gesonderte Empfangsbestätigung gegenüber dem Absender unter Nutzung der vorhandenen Kommunikationskanäle.

 

  1. Der Antrag Nr. 162/2020 der Erlanger Linke vom 29.07.2020 ist hiermit bearbeitet.

 

1.    Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Mit Anfrage im Stadtrat vom 23.07.2020 und Antrag Nr. 162/2020 vom 29.07.2020 beantragte die Erlanger Linke

 

a)    die Anerkennung des schriftlichen Zugangs von vorab per E-Mail an die Stadt übersendeten Dokumenten für den Tag der Absendung der E-Mail sowie Versenden einer Empfangsbestätigung unter Beifügen der Originalmail durch die Poststelle an die Absenderadresse,

b)    die Einrichtung eines Scan-Arbeitsplatzes an der Rathauspforte zur Bestätigung von erhaltenen Schriftstücken bzw. die Bestätigung des Eingangs von an die Stadtverwaltung adressierten Dokumenten durch die GGFA. 

 

2.    Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Aus Sicht der Verwaltung ist der Zugang von Dokumenten auch unter Berücksichtigung der Corona-Beschränkungen hinreichend geregelt. Die beantragten Änderungen sind insbesondere unter Berücksichtigung der Gesetzeslage nicht umsetzbar.

 

3.    Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

        Nach Stellungnahme des Rechtsamtes ist die Übersendung einer einfachen E-Mail für den Zugang eines formgebundenen Schreibens nicht ausreichend. Handelt es sich beispielsweise um eine Antragstellung auf dem Gebiet des öffentlichen Rechts, sind die Vorgaben des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetztes (BayVwVfG) zu beachten. Aus Art. 3a BayVwVfG ergeben sich die Anforderungen für die elektronische Kommunikation. Bei Vorliegen der genannten Voraussetzungen (qualifizierte elektronische Signatur) kann die elektronische Form die Schriftform ersetzen. Einen entsprechenden Zugang (signiertepost@stadt.erlangen.de) hat die Stadt eröffnet und die entsprechenden Hinweise auf der Homepage veröffentlicht.

        Eine einfache Mail entspricht diesen Vorgaben aber nicht. Wird ein formgebundener Antrag per einfacher E-Mail eingereicht, so ist im Zeitpunkt des Zugangs der E-Mail objektiv kein formgerechter Antrag eingegangen. Eine ggf. erforderliche Fristwahrung wäre durch einfache Mail damit ebenfalls nicht möglich. Hierüber kann auch eine Bestätigung des Zugangs vorab nicht hinweghelfen.

        Neben der Übersendung von Dokumenten per qualifiziert signierter und verschlüsselter E-Mail können Schreiben auch in den zentralen, fristwahrenden Briefkasten am Rathaus eingeworfen werden oder per Briefpost übersandt werden. Eine zusätzliche persönliche Entgegennahme von Dokumenten am Rathauseingang und die Bestätigung des schriftlichen Zugangs hat keinen rechtlichen Mehrwert für die Bürger*innen und ist zudem mit den vorhandenen Personalressourcen nicht darstellbar. Die Eingangsbestätigung durch Dritte (z. B. GGFA) ist ebenfalls rechtlich nicht bindend.

        Zusätzlich ist zu beachten, dass eine möglicherweise erteilte Empfangsbestätigung für sich genommen keinerlei Aussagen über die Einhaltung einer ggf. notwendigen Form oder Frist trifft.

 

4.    Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

                ja, positiv*

                ja, negativ*

                nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

                 ja*

                 nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

5.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                               bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                         sind nicht vorhanden

Anlagen:

 

-       Erlanger Linke – Anfrage im Stadtrat 23.07.2020 vom 09.07.2020 „Empfangsbestätigungen für die Abgabe von Dokumenten während den Corona-Beschränkungen“

-       Erlanger Linke – Antrag Nr. 162/2020 vom 29.07.2020 „Empfangsbestätigungen für die Abgabe von Dokumenten auch während den Corona-Beschränkungen anbieten“