Neufassung der städtischen Vergaberichtlinien

Betreff
Neufassung der städtischen Vergaberichtlinien
Vorlage
30/132/2020
Aktenzeichen
III/30
Art
Beschlussvorlage

Die Vergaberichtlinien werden gemäß anliegendem Entwurf vom 04.03.2020 (Anlage)
neu gefasst.

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Mit Wirkung zum 2. September 2018 ist die Bekanntmachung zur Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich (IMBek) des Bayerischen Staatsministeriums des Inneren, für Sport und Integration vom 31. Juli 2018, Az. B3-1512-31-19, in Kraft getreten. Sie löst damit die Bekanntmachung vom 7. Dezember 2016 (AIIMBI. S. 2190), zuletzt geändert durch die Bekanntmachung vom 7. Dezember 2016 (AIIMBI. S. 2190), ab.

 

In der IMBek sind verbindliche Vergabegrundsätze nach § 30 Abs. 2 KommHV-Doppik enthalten, die bei kommunalen Vergaben zu beachten sind. Dies macht eine Änderung der Vergabe-richtlinien (VR) erforderlich. Es werden hierbei nicht nur die zwingenden Vorgaben berücksichtigt, sondern auch zweckmäßige Empfehlungen des Staatsministeriums umgesetzt. Hierdurch soll die städtische Vergabepraxis auf die aktuellen Anforderungen des Vergabewesens        eingestellt und die rechtssichere Abwicklung von Beschaffungsvorgängen gewährleistet werden.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

      Der zur Beschlussfassung vorgeschlagene Entwurf wurde mit dem Revisionsamt, der Fachstelle für nachhaltige Beschaffung und den Dienststellen, die im Wesentlichen die öffentlichen Aufträge der Stadt Erlangen vergeben, abgestimmt.

      Auf folgende elementare Punkte ist hinzuweisen:

 

·         Neue Regelungssystematik

 

Um eine kontinuierliche Aktualität und Konformität der VR mit den für die Stadt Erlangen verbindlichen staatlichen Vergabegrundsätzen zu erreichen, wurde eine dynamische Verweisung auf die jeweils aktuell gültige Fassung der IMBek implementiert. Darüber hinaus enthalten die VR „nur“ noch Klarstellungen, Hinweise und städtische Besonderheiten sowie die Umsetzung einiger Empfehlungen.

Hierdurch werden redaktionelle sowie inhaltliche Widersprüche zwischen städtischen Vergaberichtlinien und der IMBek auch bei zukünftigen Änderungen vermieden. Es entfallen die andernfalls notwendigen Änderungsvorarbeiten, der Pflegebedarf wird minimiert und die VR befinden sich jederzeit auf dem aktuellen rechtlichen Stand. Die schlanke Gestaltung sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und vermeidet Wiederholungen.

 

·         Einführung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

 

Die Einführung der UVgO wird in Nr. 4.1 der IMBek zur Vermeidung rechtlicher Risiken empfohlen. Andere bayerische Kommunen haben die UVgO bereits eingeführt. Für die Stadt Erlangen wird die Einführung seitens der Verwaltung befürwortet.

 

Die UVgO gleicht von Systematik und Aufbau her der im Oberschwellenbereich geltenden Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV).  Bei sämtlichen Vergaben würden also gleichförmige Regelwerke angewandt und es könnte die Rechtsprechung aus dem Oberschwellenbereich einfacher auf den Unterschwellenbereich übertragen werden. Zudem bietet die UVgO umfassendere und konkretere Regelungen als die regelungsarme VOL/A und stellt nach Ansicht der Verwaltung die aktuellen Anforderungen an ein rechtskonformes Verfahren besser und anwenderfreundlicher dar als die VOL/A aus dem Jahr 2009. Dass bereits Bund und viele Länder diese Regelungen anwenden, spricht ebenfalls für die Vorzüge der UVgO. Ein interkommunaler Erfahrungs- und Erkenntnisaustausch in Anwendungsfragen wäre möglich.

 

·         Faire Beschaffung durch die Beachtung von sozialen, innovativen und

            umweltbezogenen Kriterien

 

In der neuen Fassung der VR wird erstmals ausdrücklich auf die Möglichkeiten einer Nachhaltigen Beschaffung und die Art und Weise ihrer Umsetzung im Rahmen eines Beschaffungsvorgangs hingewiesen.

 

In der IMBek finden sich hierzu in Ziffer 1.8 ebenfalls Ausführungen zur Berücksichtigung von sozialen und umweltbezogenen Kriterien. Aufgrund der Brisanz und Wichtigkeit des Themas „Nachhaltige Beschaffung“ hält die Verwaltung einen ausdrücklichen Hinweis aber für notwendig und zielführend.

 

In einer zu den Vergaberichtlinien ergänzend geplanten Handreichung des Rechtsamts soll die Thematik noch eingehender und umfassender behandelt werden. Hierdurch soll den Anforderungen und der Komplexität einer rechtskonformen nachhaltigen Beschaffung in angemessener Weise und in der erforderlichen Tiefe Rechnung getragen werden. Den Fachbereichen soll ein Handlungsleitfaden an die Hand gegeben werden, um eine möglichst weitreichende Integration der Nachhaltigkeitskriterien in die Beschaffungspraxis der Stadt zu verwirklichen und auf Dauer zu gewährleisten.

 

·         Dienstleistungskonzession

 

Im Oberschwellenbereich wird die Dienstleistungskonzession in der Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV) geregelt. Im Unterschwellenbereich gibt es zum Verfahren der Vergabe von Dienstleistungskonzessionen keine ausdrücklichen Regelungen. Auch die IMBek enthält hierzu keine Aussagen. Bisher gab es auch in den VR keine Vorgaben hierzu.

Die allgemeinen Vergabegrundsätze der Gleichbehandlung, der Transparenz und des Wettbewerbs sind aber auch in diesem Fall zu beachten. Um die Einhaltung dieser Grundsätze zu gewährleisten, wurde in Ziffer III der städtischen Vergaberichtlinien die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens vorgegeben. Vorteil ist, dass für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens in der IMBek sowie in der UVgO feste Regeln bestehen und damit eine Vereinheitlichung der Vergabepraxis in der Verwaltung und eine höhere Rechtssicherheit erreicht wird.

·         Elektronische Dokumentation – e-Vergabe

 

Im Oberschwellenbereich ist die elektronische Kommunikation seit 18. Oktober 2018 verpflichtend. Für den Unterschwellenbereich besteht eine derartige Verpflichtung nicht. Eine solche gibt auch die IMBek nicht vor. In Ziffer 4.2 der IMBek wird die Einführung der elektronischen Kommunikation unterhalb der Schwellenwerte jedoch ausdrücklich empfohlen.

 

Im Rahmen der zu beschließenden VR wird die Einführung der elektronischen Kommunikation für alle Vergabeverfahren, die in die Zuständigkeit der künftigen Zentralen Vergabestelle fallen, zum Stichtag des 01.04.2020 vorgegeben. Bis zu einem Netto-Auftragswert von 50.000,00 EUR sind schriftliche Angebote stets zuzulassen. Bis zu einem Netto-Auftragswert von 10.000,00 EUR sind auch ab Inbetriebnahme der Zentralen Vergabestelle weiterhin die Dienststellen selbst verantwortlich. Insoweit dürfen sie frei über die Art der Kommunikation entscheiden.

 

Gerade für kleinere (Handwerks-)Unternehmen und bei geringfügigeren Maßnahmen im Bauunterhalt oder Klärwerksbetrieb kann eine rein elektronische Kommunikation ab 10.000,00 EUR wegen ihrer technischen Anforderungen abschreckend wirken. Die Auftragswerte liegen aber auch bei kleineren Bauunterhaltsmaßnahmen/Ersatzbeschaffungen bspw. im Klärwerk (Pumpen) schnell bei über 10.000,00 EUR, so dass sich auch kleinere Unternehmen mit der eVergabe auseinandersetzen müssten. Der Rückgang oder das Ausbleiben von Angeboten mit entsprechenden negativen Folgen für Unterhaltungsmaßnahmen ist daher zu befürchten. Die Angebotssituation ist zudem aktuell bereits schwierig, da die Handwerksbetriebe ausgelastet sind. Dem soll dadurch entgegengewirkt werden, dass bis zu einem Netto-Auftragswert von 50.000,00 EUR eine schriftliche Angebotsabgabe stets zuzulassen ist. 

 

·         Interkommunale Vergaben

 

Auch nach Auflösung der EKV eG bleibt mit der Regelung in Ziffer V Nr. 10 der VR die interkommunale Beschaffung weiterhin möglich.

 

·         Bevorzugte Bieter

 

Es besteht nun die Möglichkeit die Teilnahme am Vergabeverfahren Werkstätten für Menschen mit Behinderung oder Unternehmen, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderung oder von benachteiligten Personen ist, vorzubehalten. Voraussetzung hierfür ist, dass mindestens 30 % der in diesen Werkstätten oder Unternehmen Beschäftigten Menschen mit Behinderung oder benachteiligte Personen sind.

 

·         Vergabe von freiberuflichen Leistungen

 

      Die Bekanntmachung zur Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich (IMBek) gibt in Ziffer 1.11 Regelungen zur Vergabe freiberuflicher Leistungen vor, darunter insbesondere Vorgaben und Verfahrenserleichterungen für die Vergabe von freiberuflichen Dienstleistungen, deren Honorare verbindlich in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) geregelt sind. Seit der Entscheidung des EuGHs vom 04.07.2019 (AZ:  C377/17) zur Europarechtswidrigkeit der in der HOAI vorgegebenen Höchst- und Mindestsätze können diese Regelungen jedoch nicht mehr angewandt werden. Um die Einhaltung der notwendigen vergaberechtlichen Anforderungen zu gewährleisten, wurden in Abstimmung mit den hiervon im Besonderen betroffenen Dienststellen Verfahrensvorgaben konzipiert und festgelegt.

 

 

Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

X              ja, positiv*

 

 

Haushaltsmittel

X                     werden nicht benötigt

Anlagen: Entwurf der Vergaberichtlinien, Stand 04.03.2020