Änderung der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt "Erlanger Waldweihnacht am Schloßplatz"

Betreff
Änderung der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt "Erlanger Waldweihnacht am Schloßplatz"
Vorlage
233/027/2019
Aktenzeichen
II/23
Art
Beschlussvorlage

Die Änderung der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt „Erlanger Waldweihnacht am Schloßplatz“ (Vergaberichtlinien; Entwurf vom 18.09.2019; Anlage 1) wird beschlossen.

Das grundsätzliche Ziel ist durch die Änderungen der Vergaberichtlinien den Weihnachtsmarkt für Markthändler und Besucher weiter zu entwickeln und attraktiv zu gestalten.
Die Änderungen wurden teilweise von der Arbeitsgemeinschaft Erlanger Waldweihnacht(ArGe) vorgeschlagen. In verschiedenen Gesprächen in 2018 und 2019 wurden die Themen mit der ArGe besprochen und die verschiedenen Änderungen abgestimmt.

Außerdem sollen Änderungen der Satzung für die Märkte der Stadt Erlangen (Marktsatzung) in die Vergaberichtlinien eingepflegt werden.
Auch die Zuständigkeitsänderung sind auf Grund der organisatorischen Veränderung zum 01.01.2017 in den Vergaberichtlinien zu korrigieren.

Aus diesem Grund werden von der Verwaltung folgende Änderungen der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt vorgeschlagen:

1. Änderungen Punkt 1 (Grundsätzliches):
Die Dauer des Marktes wird der Satzungsänderung angepasst.
Die Zuständigkeit wird auf Liegenschaftsamt, Abteilung Märkte, Kirchweihen geändert.

2. Änderung Punkt 2 (Veranstaltungskonzept zur Waldweihnacht):
Das Liegenschaftsamt hat im Jahr 2019 insgesamt vier neue, hochwertige Markthütten angeschafft. Für diese Hütten sind vom Mieter weniger Zusatzleistungen bzgl. Ausstattung, Regalen, Boden, etc. zu erbringen.
Die inzwischen wenig funktionalen alten Hütten sollen nach und nach ausgetauscht werden. Deshalb sollen diese erst dann vermietet werden, wenn die Kapazität an neuen Hütten ausgeschöpft ist.

3. Änderungen Punkt 3 (Zulassungsbedingungen):
Die Zulassung zum Weihnachtsmarkt erfolgt grundsätzlich für die gesamte Marktdauer.
Für Künstler und Kunsthandwerker soll eine Mindestteilnahme von einer Woche angeboten werden. Damit wird diesem Bewerberkreis die Teilnahme am Weihnachtsmarkt erleichtert. Gerade diese Personengruppe verdient ihr Haupteinkommen oft durch andere Hauptberufe und betreibt die Vorführungen und den Vertrieb der handwerklichen und künstlerischen Erzeugnisse dann nur hobbymäßig bzw. im Nebenerwerb. Aber auch für hauptberufliche Künstler und Kunsthandwerker ist es schwierig den personellen und finanziellen Aufwand für eine Teilnahme über die gesamte Marktdauer zu tragen. Durch die Flexibilität und die kürzere Dauer soll dieser Bewerbergruppe gezielt entgegengekommen werden. Mit der Einrichtung einer „Künstlerhütte“ würde der Weihnachtsmarkt ein weiteres attraktives Angebot erhalten.

4. Änderung Punkt 4 (Bewerbungsverfahren):
4.1 Die Bewerbungsunterlagen sind beim Liegenschaftsamt, Abteilung Märkte, Kirchweihen einzureichen.
4.3 Das kurzfristige „Anwerben“ von Teilnehmern soll durch die Streichung des letzten Halbsatzes „…und bis zum Beginn des Auswahlverfahrens in die Liste der Bewerbungen aufzunehmen.“ ermöglicht werden. Die kurzfristige Anwerbung von Teilnehmern ist bei Mangel an geeigneten Bewerbern oder kurzfristigen Ausfall eines Teilnehmers in der betroffenen Sparte erforderlich. In der Praxis gestaltete sich die Einhaltung der bisherigen Regelung als schwierig. Die per Auswahlverfahren attraktivsten Bewerber sagen manchmal aus diversen Gründen ab. Um etwaige Lücken zu schließen, muss dann kurzfristig Ersatz gesucht werden. Des Öfteren haben andere „passende“ Bewerber (Sparte, Größe, Angebot, etc.) dann aber bereits einem anderen Markt zugesagt. Ein Anwerben ist deshalb auch nach Abschluss des Auswahlverfahrens erforderlich.

5. Ergänzung 6.4 (Transparenz im Auswahlverfahren)
Durch die Änderung in Punkt 4.3 ist der Hinweis auf die Bewerber nach 4.1 und 4.3 erforderlich. Damit wird klargestellt, dass auch verspätet eingegangene Bewerbungen und aktiv angeworbene Händler einbezogen werden können. Diese Änderung trägt dem Anspruch nach Transparenz im Vergabeverfahren Rechnung.

 

6.   Haushaltsmittel

Haushaltsmittel werden nicht benötigt

 

Eine Änderung der Marktgebührensatzung ist in Vorbereitung und wird zu gegebener Zeit Ende 2019/Anfang 2020 in die politischen Gremien eingebracht. Hintergrund hierfür ist zum einen die Umstellung von Monatsgebühren auf Tagesgebühren und die erforderliche Anpassung der Marktgebühren für den Erlanger Weihnachtsmarkt um eine Kostendeckung zu erreichen.

Anlagen: Änderungsentwurf der Vergaberichtlinien für den Erlanger Weihnachtsmarkt – „Erlanger
                Waldweihnacht am Schloßplatz“