Organisatorische Änderungen im Referat Bildung, Kultur und Jugend (Ref. IV)

Betreff
Organisatorische Änderungen im Referat Bildung, Kultur und Jugend (Ref. IV)
Vorlage
112/142/2019
Aktenzeichen
Ref. III/11
Art
Beschlussvorlage

1.    Das Stadtjugendamt (Amt 51) erhält zum 01.06.2020 die neue Aufbauorganisation

„Fachliche Diversifizierung“ wie im als Anlage beigefügten Bericht der gfa public GmbH vom 01.07.2019 dargestellt.

2.    Der Amtsleitung von Amt 51 wird eine (Sozial-)Pädagogische Leitung als neue Zwischenebene direkt unterstellt. Die (Sozial-)Pädagogische Leitung führt und steuert die pädagogischen Fachabteilungen.

3.    Die bisherige Abteilung 511 wird in drei Abteilungen „Sozialdienst“, „Jugendsozialarbeit und Jugendarbeit“ und „Kindertagesbetreuung in Spiel- und Lernstuben“ unterteilt. Der genaue Zuschnitt der Sachgebiete in den Abteilungen ist Bestandteil der Untersuchungsphase 2.

4.    Zentrale, administrative Aufgaben werden aus den derzeitigen pädagogischen Fachabteilungen herausgenommen und der Abt. 510 zugeordnet. In Untersuchungsphase 2 wird der genaue Zuschnitt der Sachgebiete in dieser Abteilung sowie die Aufgabenzuordnung zu den einzelnen Planstellen geklärt.

5.    Die Wirtschaftlichen Hilfen werden aus Abt. 510 heraus der neuen Abteilung „Sozialdienst“ als eigenes Sachgebiet zugeordnet.

6.    In Untersuchungsphase 2 wird der genaue Zuschnitt der Sachgebiete in Abteilung 515

geklärt.

7.    Die im Bericht ebenfalls enthaltenen Handlungsempfehlungen, welche andere Organisationseinheiten (Amt 17, Amt 41, Ref. II, Amt 20, Amt 50, Amt 55, Amt 24 und Ref. VI) betreffen, werden vor einem Organisationsvorschlag zunächst verwaltungsintern geprüft.

8.    Die Verwaltung wird beauftragt, die notwendigen Stellenschaffungen für die Umsetzung der neuen Aufbauorganisation von Amt 51 im Stellenplanverfahren zu beantragen.

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Mit Beschluss des Stadtrats vom 18.01.2018 (11/133/2018, Haushalt 2017; Aufgabenrevision Jugendamt) wurde entschieden, die für eine umfassende Aufgaben- und Strukturrevision des Stadtjugendamts (Amt 51) erforderlichen Organisationsuntersuchungen stufenweise mit externer Unterstützung durchzuführen. Die gfa public GmbH wurde mit Beschluss des HFPA am 19.09.2018 damit beauftragt. Auf den Bericht in der Anlage, Stand 01.07.2019, als Ergebnis der Untersuchungsphase 1 von November 2018 bis Juni 2019 wird verwiesen. Die Nutzwertanalyse, welcher die Strukturalternativen unterzogen wurden, hat bei der Alternative „Fachliche Diversifizierung“ den höchsten Wert erreicht und wird daher zur Umsetzung vorgeschlagen. Mit der neuen Aufbaustruktur soll die selbständige, eigenverantwortliche sowie

kosten- und qualitätsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben erhalten bleiben.

 

Die Untersuchungsphase 2 beginnt planmäßig ab August 2019 und wird die Rollenteilungen der (neuen) Führungskräfte, die Ausgestaltung von Schnittstellen in der neuen Aufbauorganisation sowie die künftige Geschäftsverteilung (Aufgabenzuordnungen zu den Planstellen) der Grundsatzentscheidungen aus Untersuchungsphase 1 beinhalten.

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Mit der neuen Aufbauorganisation werden – ohne Gegenrechnung möglicher Effizienzgewinne durch die Umstrukturierung - ca. 541.700 EUR zusätzliche Personalkosten jährlich entstehen. Hiervon sind ca. 200.400 EUR für Planstellen ohne Führungsfunktion (z.B. Büro der (sozial-)pädagogischen Amtsleitung, Assistenz der Abteilungsleitungen) und 341.300 EUR für Planstellen mit Führungsfunktion (z.B. (Sozial-)Pädagogische Leitung, Abteilungsleitungen).

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

In einem Vorbereitungstreffen, zwei zweitägigen Klausuren sowie einem Arbeitstreffen mit der Referentin für Bildung, Kultur und Jugend, der Amtsleitung sowie den Abteilungsleitungen des Stadtjugendamts, Vertreter*innen des Personal- und Organisationsamts, dem Referenten für Recht, Sicherheit und Personal und der Beratungsfirma gfa public GmbH wurden die notwendigen Maßnahmen und die Vorgehensweise besprochen. Daneben gab es weitere Gespräche und Besprechungen in unterschiedlicher Besetzung. Die Zwischenergebnisse der Vorbereitungstreffen, Klausuren und Arbeitstreffen wurden jeweils dokumentiert und in sog. Faktenblättern an die Sachgebietsleitungen des Stadtjugendamts und den Personalrat weitergeleitet.

 

In einer Informationsveranstaltung am 20.05.2019 wurden die Zwischenergebnisse und das Ergebnis der Untersuchungsphase 1 zunächst den Sachgebietsleitungen des Stadtjugendamts vorgestellt. In zwei weiteren Veranstaltungen im Juni 2019 wurden alle Mitarbeiter*innen informiert. Insbesondere wurden auch die leitenden Gedanken für die Modifizierung der Aufbauorganisation erläutert.

 

Der Personalrat wurde in der gemeinsamen Arbeitsgruppe mit OBM ebenfalls im Juni 2019 über das Ergebnis der Untersuchungsphase 1 vorab informiert.

 

 

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

541.700 €

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden

Anlagen:

Bericht der gfa public GmbH, Stand 01.07.2019