Neuregelung Aufsichtsrats-/Verwaltungsratsvergütungen

A.     Die Vertretung der Stadt wird beauftragt, in der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung der Erlanger Stadtwerke AG, der GEWOBAU Erlangen Wohnungsbaugesellschaft der Stadt Erlangen mbH und der Erlanger Schlachthof GmbH folgende Beschlüsse zu fassen:

1.    Den Mitgliedern des Aufsichtsrats wird ab Januar 2018 als Aufwandsentschädigung ein Sitzungsentgelt in Höhe von 100 € pro teilgenommener Sitzung gewährt. Der/die Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält die doppelte, stellvertretende Vorsitzende erhalten die eineinhalbfache Vergütung. Weitere Vergütungen, insbesondere Sachleistungen, werden nicht gewährt.

2.    (nur bei ESTW AG:) Abweichend von Abs. 1 gilt die Neuregelung der Aufsichtsratsvergütung für die Arbeitnehmer-Vertreter im Aufsichtsrat ab dem Geschäftsjahr 2019.

3.    Der zeitliche Aufwand pro Aufsichtsratssitzung einschließlich Vorbereitung beträgt im Durchschnitt bei Aufsichtsratsmitgliedern mindestens 6 Stunden, bei dem/der Vorsitzenden das Doppelte, bei den stellvertretenden Vorsitzenden das Eineinhalbfache. Damit liegt die Entschädigung unter der Nichtbeanstandungsgrenze von 50 € je Tätigkeitsstunde.

4.    Sollten im Einzelfall die Angemessenheitsgrenzen für Entschädigungen für Zeitversäumnis bei ehrenamtlicher Tätigkeit nach § 4 Nr. 26 Buchst. b UStG überschritten werden (z. Zt. max. 50 € je Tätigkeitsstunde, max. 17.500 € Vergütung für die gesamten ehrenamtlichen Tätigkeiten im Sinne des § 4 Nr. 26 Buchst. b UStG), die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG nicht greifen oder aus anderen individuellen Gründen Umsatzsteuerpflicht vorliegen, ist die festgelegte Aufsichtsratsvergütung als Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer zu verstehen. Eine entsprechende Rechnungstellung gegenüber der Gesellschaft ist durch das Aufsichtsratsmitglied zu veranlassen.

5.    (nur bei ESTW AG zusätzlich:) Dem Aufsichtsrat wird folgende ergänzende Beschlussfassung empfohlen:

(bei ESTW AG, GEWOBAU Erlangen GmbH und Erlanger Schlachthof GmbH:) Soweit es sich dabei nicht um Aufsichtsratsvergütungen gem. § 113 AktG handelt, sind Aufmerksamkeiten i.S.d. R 19.6 Abs. 1 LStR aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses (z.Zt. max. 60 €) sowie ein Jahresessen mit den Aufsichtsräten zulässig. Aufsichtsratsfahrten werden nur bei konkretem Informationsbedarf durchgeführt. In allen Fällen müssen die gesamten Aufwendungen ausschließlich betrieblich veranlasst sein und steuerlich als angemessene, (bei Bewirtungen anteilig) abzugsfähige Betriebsausgaben anerkannt werden. Es liegt in der Verantwortung des Vorstands/der Geschäftsführung, dies sicherzustellen.

6.    (nur bei ESTW AG zusätzlich:) Dem Aufsichtsrat wird folgende ergänzende Beschlussfassung empfohlen:

(bei ESTW AG und GEWOBAU Erlangen GmbH:) Die Geschäftsführung wird angewiesen, in den Gesellschafterversammlungen ihrer Mehrheitsbeteiligungen mit eigenem Aufsichtsrat den Nr. A.1 bis A.5. entsprechende Beschlüsse zu fassen, mit folgender Ergänzung: Aufsichtsräte, die gleichzeitig ein Aufsichtsratsmandat bei der Muttergesellschaft wahrnehmen, erhalten für ihre Tätigkeit nur dann ein Sitzungsentgelt, wenn die Sitzung nicht in zeitlichem Zusammenhang mit einer Sitzung der Muttergesellschaft stattfindet.

B.     Die Satzung zur Änderung der Satzung für die Gesellschaft zur Förderung der Arbeit (GGFA), Anstalt des öffentlichen Rechts der Stadt Erlangen, (Anlage 1) wird hiermit beschlossen.

C.     Dem Verwaltungsrat der GGFA AöR wird der Beschlussantrag Nr. A.5 zur analogen Beschlussfassung empfohlen.

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Im Herbst 2017 wurde das Beteiligungsmanagement auf Anregung der Revision beauftragt, dem Stadtrat einen Vorschlag zur Neuregelung der Aufsichtsrats-/Verwaltungsratsvergütungen bei den städtischen Mehrheitsbeteiligungen ESTW AG, GEWOBAU Erlangen GmbH, Erlanger Schlachthof GmbH und GGFA AöR vorzulegen, der den Compliance-Erwartungen der Öffentlichkeit ausreichend Rechnung trägt.

 

Ob die Neuregelung auch auf die Minderheitsbeteiligungen der Stadt angewendet werden soll (v.a. KommunalBIT AöR, MVC GmbH), ist im Nachgang der Beschlussfassung mit den jeweiligen Mitgesellschaftern/Mitträgern zu klären. Bei der Sparkasse Erlangen Höchstadt Herzogenaurach, bei der die Erlanger Stadtratsvertreter im Verwaltungsrat ebenfalls nicht über eine Mehrheit der Stimmrechte verfügen, sind außerdem die Sonderregelungen des Sparkassenrechts zu beachten.

 

Die Neuregelung der Aufsichts-/Verwaltungsratsvergütung steht neben den zur Beschlussfassung im Stadtrat vorgeschlagenen „Verhaltensempfehlungen für ehrenamtliche Stadtratsmitglieder für die Annahme von Geschenken“ und ist inhaltlich nicht identisch. Die Unterschiede beruhen auf engen gesetzlichen Vorgaben für die Aufsichtsgremien, deren Zweck es gemäß Kommentarlage ist, die Unabhängigkeit vom zu überwachenden Geschäftsführungsorgan sicherzustellen. Außerdem hat ein Aufsichts-/Verwaltungsrat im Gegensatz zum Stadtrat keine Repräsentationsaufgaben. Adressat der Beschlüsse sind nicht in erster Linie die Aufsichts-/Verwaltungsratsmitglieder, sondern die Beteiligungsunternehmen selbst, die deren Umsetzung sicherzustellen haben. Die Beschlussvorschläge berücksichtigen daher auch die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen der Unternehmen.

 

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Gesellschaftsrechtliche Rahmenbedingungen:

Zu den Aufsichtsratsvergütungen zählen sämtliche Geld- und Sachleistungen, die ein Aufsichtsrat im Rahmen seiner Aufsichtsratstätigkeit erhält, auch sog. Aufwandsentschädigungen. Ausgenommen davon sind lediglich der Ersatz von tatsächlich angefallenen Auslagen für Reise-, Übernachtungs-, Verpflegungs-, Porto- und Telefonkosten in angemessener Höhe, auf den der Aufsichts-/Verwaltungsrat unabhängig von sonstigen Regelungen einen Anspruch hat. Eine Pauschalierung des Auslagenersatzes ist nur in sehr engen Grenzen zulässig. Auf eine Verdienstausfallentschädigung besteht kein Anspruch, da sie nicht zum Auslagenersatz zählt.

 

Bei Aktiengesellschaften und GmbHs ist es den Gesellschaftern freigestellt, ob die Aufsichtsratstätigkeit vergütet wird oder nicht. Die einschlägigen Gesetze legen lediglich Obergrenzen fest in Abhängigkeit von den Aufgaben des Aufsichtsrats und der Lage der jeweiligen Gesellschaft. Für Kommunalunternehmen ist dagegen die Festlegung einer Verwaltungsratsvergütung verpflichtend vorgeschrieben. Wenn Vergütungen beschlossen werden, ist der Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten, nachdem unterschiedliche Vergütungen nur bei der Übernahme besonderer Aufgaben (z.B. Vorsitz) zulässig sind.

 

Für die Festlegung von Aufsichts-/Verwaltungsratsvergütungen sind ausschließlich die Aktionäre/Gesellschafter/Träger zuständig, um Interessenkonflikte zu verhindern. Bei Aktiengesellschaften und GmbHs kann dies durch Satzungsregelung oder per Beschluss der Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung erfolgen. Bei Kommunalunternehmen ist die Verwaltungsratsvergütung zwingend in der Satzung zu regeln. Aufsichtsratsvergütungen können rückwirkend erhöht werden. Eine Herabsetzung ist nur mit Wirkung für die Zukunft zulässig.

 

Steuerrechtliche Rahmenbedingungen:

Aufsichts-/Verwaltungsratsvergütungen stellen beim Aufsichts-/Verwaltungsratsmitglied in der Regel zu versteuernde Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit dar und unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, die vom Aufsichts-/Verwaltungsrat in eigener Verantwortung abzuführen ist. Davon ausgenommen sind z.B. Beamte, die das Mandat auf Veranlassung des Dienstherrn wahrnehmen und grundsätzlich zur Abführung an den Dienstherrn verpflichtet sind.

 

Allerdings sind Aufsichtsratsvergütungen gemäß § 4 Nr. 26 b UStG dann von der Umsatzsteuer befreit, wenn sie für ehrenamtliche Tätigkeiten, z.B. als Aufsichtsrat im Bereich der öffentlichen Daseinsvorsorge, gewährt werden und nur eine angemessene Entschädigung für Zeitversäumnis darstellen. Als angemessen gilt gem. BMF-Schreiben vom 27.03.2013 eine Vergütung von bis zu 50 € je Tätigkeitsstunde, sofern die Vergütung für die gesamten ehrenamtlichen Tätigkeiten im Sinne des § 4 Nr. 26 b UStG den Betrag von 17.500 € nicht übersteigen. (Tätigkeiten für hoheitlich tätige juristische Personen des öffentlichen Rechts bleiben dabei unberücksichtigt, da sie nicht unter § 4 Nr. 26 b UStG fallen.) Zum Nachweis, dass die Angemessenheitsgrenze von 50 € nicht überschritten wird, müssen bei pauschalen Aufwandsentschädigungen wie z.B. Sitzungsentgelten der durchschnittliche Stundenbedarf für die Aufsichtsratstätigkeit und das Nichtüberschreiten der Betragsgrenze von 50 € explizit im Haupt-/

Gesellschafterversammlungsbeschluss festgehalten und glaubhaft gemacht werden.

 

Außerdem sind Aufsichtsratsvergütungen von der Umsatzsteuer befreit, wenn die Empfänger unter die Kleinunternehmerregelung des § 19 Abs. 1 UStG fallen, also u.a. sämtliche Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit unter z.Zt. 17.500 € p.a. liegen.

 

Kommunalrechtliche Rahmenbedingungen:

Ehrenamtlich tätige Personen, die Aufsichts-/Verwaltungsrats- oder sonstige Vergütungen von privat- oder öffentlich-rechtlich organisierten Unternehmen erhalten, für die sie kraft Amtes
oder auf Vorschlag bzw. Veranlassung einer Kommune tätig sind, müssen diese gemäß Art. 20a Abs. 4 GO an die Kommune abführen, soweit sie – abzüglich der nachweislich entstandenen Aufwendungen - den Betrag von 7.313,62 € (Stand 01.01.2018) im Kalenderjahr übersteigen. Für Vorsitzende des jeweiligen Gremiums gilt der doppelte, für deren Stellvertreter der 1 ½-fache Betrag.

 

Ausgangslage bei den Erlanger Mehrheitsbeteiligungen:

In Erlangen wurden bis dato lediglich für Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat der ESTW AG und für die Verwaltungsräte der GGFA AöR Aufsichts-/Verwaltungsratsvergütungen beschlossen. Die übrigen in die Aufsichtsgremien gewählten Stadträte erhalten neben der Entschädigung als Stadtrat gem. Art. 20a BayGO keine gesonderten Vergütungen. (s. Übersicht zum Status Quo in Anlage 3)

 

Beschlussvorschlag:

Nach Rücksprache mit den Fraktionen wird vorgeschlagen, ein einheitliches Vergütungssystem für alle Erlanger Beteiligungsunternehmen in Form eines Sitzungsentgelts von 100 € pro (teilgenommener) Sitzung einzuführen. Dies soll der Gleichwertigkeit der unterschiedlichen Aufsichts-/Verwaltungsratstätigkeiten aus Gesellschafter-/Trägersicht Rechnung tragen, unabhängig von der Leistungsfähigkeit und der Rechtsform des jeweiligen Beteiligungsunternehmens. Eine indirekte, aufwandsgerechte Differenzierung zwischen komplexeren und leichter überschaubaren Unternehmen erfolgt über die Anzahl der jährlichen Sitzungen.

 

Wie vielfach üblich wird vorgeschlagen, das Sitzungsentgelt von Vorsitzenden und deren Stellvertretern mit dem doppelten bzw. 1 ½-fachen Betrag der Vergütung eines normalen Aufsichtsratsmitglieds anzusetzen, um deren Mehraufwand z.B. in der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen zu berücksichtigen. Weitere Vergütungsbestandteile, auch Sachleistungen, soll es nicht geben (s. Beschlussantrag A.1). Sonstige Aufwendungen der Unternehmen für ihr Aufsichts-/Verwaltungsratsgremium sollen auf ein betriebsnotwendiges Minimum reduziert werden, um den Compliance-Anforderungen Rechnung zu tragen (s. Beschlussantrag Nr. A.5).

 

Für den Fall, dass ein Aufsichtsratsmitglied aufgrund einer sonstigen selbständigen Tätigkeit nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, werden durch Beschlussantrag Nr. A.3 die steuerlichen Voraussetzungen für eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht für ehrenamtliche Tätigkeiten nach § 4 Nr. 26 UStG geschaffen. Falls die Aufsichts-/Verwaltungsratsvergütung aufgrund des Überschreitens der Freigrenzen oder aus anderen Gründen doch umsatzsteuerpflichtig sein sollte, wird durch Beschlussantrag Nr. A.4 klargestellt, dass in diesem Fall die Umsatzsteuer vom Unternehmen zusätzlich vergütet wird. Dem Aufsichtsratsmitglied als leistender Unternehmer obliegt es, eine entsprechende Rechnungsstellung zu veranlassen und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Bei Berechtigung zum Vorsteuerabzug (ESTW AG, Erlanger Schlachthof GmbH) stellt die Umsatzsteuer für die Gesellschaft einen durchlaufenden Posten dar.

 

Die gleichen Regelungen sollen auch bei den mittelbaren Mehrheitsbeteiligungen der Stadt (Anteil > 50%) Anwendung finden, mit der Einschränkung, dass ein Aufsichtsratsmitglied für zeitlich unmittelbar aufeinanderfolgende Sitzungen von Mutter- und Tochtergesellschaft nur für eine Sitzung ein Sitzungsentgelt erhält (s. Beschlussvorschlag A.6).

 

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Die juristische Umsetzung erfolgt je nach Rechtsform und Ausgangssituation unterschiedlich:

 

·         Bei Aktiengesellschaften (ESTW AG) liegt nur die Entscheidungskompetenz über die Aufsichtsratsvergütung bei der Hauptversammlung. Die Beschlussfassung ist durch einen den städtischen Vertreter ermächtigenden Stadtratsbeschluss vorzubereiten (Beschlussanträge Nr. A.1 – 4). Für sonstige Festlegungen (s. Beschlussanträge Nr. A.5 und A.6) ist der Aufsichtsrat zuständig. Die Hauptversammlung kann hier lediglich Empfehlungen aussprechen.

 

·         Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GEWOBAU Erlangen GmbH, Erlanger Schlachthof GmbH) beschließen ebenfalls die Gesellschafter über die Aufsichtsratsvergütung. Darüber hinaus kann die Gesellschafterversammlung nach eigenem Ermessen weitere Vorgaben (= Weisungen) an die Geschäftsführung beschließen, also auch die Beschlüsse Nr. A.5 und A.6 fassen. Der städtische Vertreter in der Gesellschafterversammlung benötigt für alle Beschlüsse eine Ermächtigung des Stadtrats.

 

·         Bei Kommunalunternehmen (GGFA AöR) sind Verwaltungsratsvergütungen zwingend in der Satzung zu regeln. Für eine Änderung bedarf es daher einer Satzungsänderung, die vom Stadtrat als Träger der GGFA AöR zu beschließen ist (s. Beschlussantrag B). Sonstige Empfehlungen analog zu den Beschlussanträgen Nr. A.5 und A.6 liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats, dem gegenüber der Stadtrat mangels konkreter Weisungsbefugnis nur eine Empfehlung aussprechen kann (s. Beschlussantrag C).

 


 

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Die Neuregelung führt u.a. bei der GGFA AöR zu höheren Kosten für Verwaltungsratsvergütungen. Da sie zur Kostendeckung in der Regel auf Zuschüsse der Stadt Erlangen angewiesen ist, kann die Neuregelung zu einer Mehrbelastung des städtischen Haushalts im niedrigen 4-stelligen Bereich führen. Auf der anderen Seite sind Mehreinnahmen der Stadt aufgrund der Abführungspflicht nach Art. 20a Abs. 4 GO beim Überschreiten der Freigrenze durch einzelne Aufsichtsratsmitglieder in ähnlicher Größenordnung zu erwarten.

 

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

              werden nicht benötigt

              sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                    sind nicht vorhanden

Anlagen:       

Anlage 1:    Änderungssatzung der GGFA AöR_Neuregelung VWR-Vergütung

Anlage 2:    Synopse zur Satzungsänderung GGFA AöR_Neuregelung VWR-Vergütung

Anlage 3:    Übersicht zum Status Quo der Aufsichts-/Verwaltungsratsvergütungen