Elektronische Ladung von Stadtrats- und Ausschusssitzungen: Einführung des Systems "Mandatos"

Betreff
Elektronische Ladung von Stadtrats- und Ausschusssitzungen:
Einführung des Systems "Mandatos"
Vorlage
13/168/2017
Aktenzeichen
OBM/13
Art
Beschlussvorlage

·         Die bisherige schriftliche Sitzungseinladung wird für Stadtratsmitglieder, die dem neuen Verfahren zustimmen, eingestellt und es wird auf eine elektronische Sitzungseinladung umgestellt.

·         Die Fachanwendung Session (Sitzungsmanagement und Ratsinformationssystem) wird um Mandatos (digitale Gremienarbeit) und die entsprechende Mandatos App erweitert.

·         Die Einführung von Mandatos erfolgt nach der Sommerpause im September 2017. Nach einem Parallelbetrieb entfallen die gedruckten Sitzungsunterlagen ab 1.1.2018.

·         Den ehrenamtlichen und berufsmäßigen Stadtratsmitgliedern wird ein dienstliches iPad zur Verfügung gestellt, soweit sie ihre Sitzungseinladung elektronisch erhalten.

·         Das Bürgermeister- und Presseamt wird beauftragt, die entsprechenden Mittel anzumelden.

 

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Seit Anfang 2015 werden Überlegungen angestellt, Mandatos für die digitale Gremienarbeit als zusätzliches Modul der schon eingesetzten Sitzungsmanagement-Software Session einzuführen.

Damit verbunden sind die Einführung der elektronischen Ladung, die Ausstattung der Stadtratsmitglieder mit Tablets und der Wegfall der gedruckten Sitzungsunterlagen. Im Rahmen der Ältestenratssitzung am 13. April 2015 berichtete ein Kollege der Stadt Fürth über die dortigen Erfahrungen mit Einführung und Betrieb des Systems.

Die Stadtratsmitglieder und Fraktionen wurden mehrfach befragt, wie eine elektronische Ladung über Tablet von den Mitgliedern gesehen wird. Etwa 40 von 50 ehrenamtlichen Mitgliedern haben sich im September 2015 für die Einführung von Mandatos und die Ausgabe von Tablets ausgesprochen.

In den Sitzungen des HFPA am 20. Juli 2016 und des Ältestenrates am 12. Oktober 2016 wurde über die Einführung diskutiert und in der Sitzung des Ältestenrates am 24.11.2016 wurde die Einführung einstimmig empfohlen.

 


 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Bei der Einführung wäre für die Mitglieder des Stadtrates Folgendes erforderlich:

·         Die Stadtratsmitglieder erhalten ein vorkonfiguriertes Tablet für den dienstlichen Gebrauch (ehrenamtliche Stadtratsarbeit) und damit einen gesicherten Zugriff auf Tagesordnungen der Sitzungen der städtischen Gremien, Sitzungsunterlagen, Sitzungsniederschriften sowie weitere Informationen wie z.B. Pläne.

·         Das Stadtratsmitglied erkennt eine Datenschutzbelehrung als verbindlich an. Die Datenschutzerklärung erhält Hinweise zu Verschwiegenheitspflicht (nach Art. 20 GO, gilt auch für die Verwendung von gedruckten Unterlagen!), Zugangsdaten, Paßwörtern und Virenschutz. Es wird auch festgestellt, dass die Benutzer bei Schäden, die aus der Nichtbeachtung der Datenschutzerklärung entstehen, ggf. in Haftung genommen werden können bzw. es können sich strafrechtliche Konsequenzen ergeben.

·         Das Stadtratsmitglied ermächtigt die Verwaltung schriftlich, alle Einladungen zu Gremiensitzungen elektronisch an eine von ihm genannte Email-Adresse zu senden. Das Stadtratsmitglied verpflichtet sich, regelmäßig die eingegangene elektronische Post abzurufen und die zur Verfügung gestellten Sitzungsunterlagen unverzüglich auf das Tablet herunterzuladen. Diese Ermächtigung kann das Stadtratsmitglied jederzeit widerrufen, sie erlischt automatisch mit dem Ausscheiden aus dem Stadtrat.

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Es wird eine Projektgruppe installiert, die den weiteren Einführungsprozess begleitet und koordiniert. Im Rahmen der Projektarbeit werden auch endgültige Festlegungen zur genauen Ausstattung getroffen (z. B. welches iPad-Modell) und ein genauer Einführungstermin festgelegt.

Die Geschäftsordnung für den Erlanger Stadtrat wird entsprechend überarbeitet (Form und Frist der Einladung).

 

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Der Hardwareeinsatz wird monatlich abgeschrieben. Zusätzlich werden auch Kosten für die WLAN – Bereitstellung berechnet. Den Berechnungen liegt eine Kostenschätzung von KommunalBIT AöR vom Oktober 2016 zugrunde. Die jährl. Gesamtkosten betragen ca. 54.000 €.

Daneben fallen einmalige Kosten (Vorarbeiten, Projektbegleitung) in Höhe von mindestens 4.500 € an. Kosteneinsparungen durch geringere Druckkosten und Portokosten in Höhe von ca. 15.000 €/jährlich sind möglich.

 

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten einmalig

ca. 4.500 €

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten jährlich

ca. 54.000 €

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

ca. 15.000 €

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

             werden nicht benötigt

             sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                   sind nicht vorhanden, sie werden für das Jahr 2017 aus der
                        Budgetrücklage des Amtes 13 getragen

Anlagen: