Softwareharmonisierung

Betreff
Softwareharmonisierung
Vorlage
eGov/048/2013
Aktenzeichen
OBM/ZV/eGov
Art
Mitteilung zur Kenntnis

Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

Die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach haben vereinbart, die eingeführte Software soweit möglich zu harmonisieren. Dies dient einerseits dazu, gemeinsam im Städteverbund durch die Bündelung von Lizenzen günstigere Konditionen bei den Vertragspartnern zu erreichen, andererseits soll der Aufwand in der Administration einheitlicher Verfahren und in der Hotline bei KommunalBIT reduziert werden.

Dieser Auftrag wird unter der Federführung von KommunalBIT von allen Beteiligten konsequent im Bereich der Betriebssysteme und der Standardsoftware umgesetzt. 2011 wurden alle PCs bei der Stadt Erlangen auf ein neues Netzwerkbetriebssystem (von Novell auf Active Directory) und auf eine einheitliche Outlookversion umgestellt. Derzeit wird städteübergreifend an einem neuen Standard-Client (Windows 7 mit einer einheitlichen Umstellung auf Office 2010) gearbeitet. Gerade in der Vereinheitlichung von Standardprodukten wird das größte Potential für die Harmonisierung gesehen.

 

Bei der Einführung von Fachsoftware in den Ämtern ist dieser Harmonisierungsbeschluss grundsätzlich auch anzuwenden. Hier gestaltet sich der Harmonisierungsprozess jedoch als wesentlich aufwändiger und schwieriger und ist differenzierter zu betrachten.

Bei jeder Entscheidung über eine neue Fachsoftware wird geprüft, ob vorrangig eine Software der Partnerstädte zum Einsatz kommen kann. Diese Entscheidung wird, anders als bei der Standardsoftware, von zusätzlichen Faktoren beeinflusst. Aus berechtigten Gründen müssen davon auch Ausnahmen möglich sein.

Folgende Problemstellungen spielen dabei immer wieder eine wichtige Rolle im Entscheidungsprozess:

·         Der Softwaremarkt für kommunale Fachprogramme in Deutschland ist geprägt von einer Vielzahl unterschiedlichster Anbieter für gleiche oder ähnliche Fachanwendungen. Die Programme bedienen dabei in der Regel unterschiedliche Zielgruppen, die sich auch an der Größe einer Stadt orientieren. Nicht immer sind Programme vom Leistungsumfang her für Städte jeder Größenordnung geeignet.

·         Teilweise verfolgen die Partnerstädte unterschiedliche Strategien für den Softwareeinsatz. Während z.B. eine Stadt einen umfassenden Einsatz in einem ganzen Amt plant, ist für eine andere Stadt der Einsatz in einem Teilbereich ausreichend. Dies kann u. U. auch Auswirkungen auf die Geeignetheit von einzelnen Produkten haben.

·         Bei vielen Softwareprodukten ist eine gute Schnittstellenanbindung an Querschnittsprogramme (GIS, DMS, Finanzprogramm) ein wesentliches Entscheidungskriterium, um einfachere und schlankere Prozesse realisieren zu können. Dieser spezielle Schnittstellenbedarf hat möglicherweise in den Partnerstädten eine unterschiedliche Priorität.


In der Hauptsache geht es darum, für den jeweiligen Fachbereich unter Kosten-/Nutzenaspekten das am besten geeignete Produkt zu beschaffen. Vorrangig werden dabei die Programme der Partnerstädte geprüft, aber im Regelfall auch eine Markterkundung durchgeführt.

Stellt man im Auswahlverfahren fest, dass das im Städteverbund eingesetzte Produkt die Anforderungen erfüllt und die Entscheidung wirtschaftlich ist, wird dieses Programm beschafft.

Die Entscheidungsgründe, falls aus berechtigten Gründen vom Harmonisierungsbeschluss abgewichen wird, werden dargelegt und dokumentiert.