3. Controllingbericht: Umsetzung der Beschlüsse zur Haushaltskonsolidierung 2011 (Rödl + Partner)

Betreff
3. Controllingbericht: Umsetzung der Beschlüsse zur Haushaltskonsolidierung 2011 (Rödl + Partner)
Vorlage
11/103/2012
Aktenzeichen
OBM/ZV/11
Art
Mitteilung zur Kenntnis

Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

 

Der HFPA hat in der Sitzung am 23.03.2011 beschlossen, das Personal- und Organisationsamt mit dem Umsetzungscontrolling zu den Haushaltskonsolidierungsbeschlüssen 2011 (Rödl & Partner) zu beauftragen.
Der Berichtszeitraum wurde auf ein halbes Jahr festgelegt, der letzte Bericht erfolgte am 18.04.2012.

 

1. Zusammenfassung der Einsparziele 2012 zum Stand 31.08.2012 Gesamtstadt:


Kostenreduzierung im Personalaufwand (Maßnahme 1, 3, 6,8) :

Ziel (2011):

423.600 €

Ist (2011)

313.133 €

 

Ziel (31.08.2012):

414.173 €

Ist (31.08.2012)

399.430 €


Kostenreduzierung im Sachkostenaufwand :

Ziel 31.08.2012

Ist (31.08.2012)

Maßnahme 5


Maßnahmen 19-21

53.333 €


46.172 €

53.333 €


noch nicht ermittelbar

 

 

 

 

 

 

 

2. Einzelberichte

 

Amt 11 – Maßnahme Nr. 1 (Reorganisation der Abteilungsgliederung Abt. 112 bzw. Abt.111 alt)


Die Maßnahme ist umgesetzt. Eine weitere Berichterstattung ist daher nicht mehr notwendig.

 

Amt 11 – Maßnahme Nr. 3 (Kürzung des zbV-Budgets)

 

Die Maßnahme ist umgesetzt. Eine weitere Berichterstattung ist daher nicht mehr notwendig.

 

Amt 11 – Maßnahme Nr. 4 (Reduzierung Ausbildung über Bedarf)

1.Beschreibung der Maßnahme

„Bei der Stadt Erlangen wurden in den Jahren 2006 bis 2010 mit den jährlich begonnenen drei-jährigen Ausbildungszyklen neben der Bedarfsausbildung im Durchschnitt jeweils zehn Ausbildungsverhältnisse über Bedarf begründet. …

Wir empfehlen deshalb, ab dem Ausbildungsjahrgang 2012 die je jährlich begonnenem Ausbildungszyklus über Bedarf angebotenen Ausbildungsverhältnisse um fünf zu reduzieren.“

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Terminplan erstellt:

ü

Umsetzungsaktivitäten im Zeitplan:

ü

 

3. Finanzziele

Die Realisierung der Maßnahme ist für das Jahr 2013 avisiert und wird planmäßig umgesetzt.

 

Amt 11 – Maßnahme Nr. 5 (Einsparung von Büroarbeitsplätzen)

 

Die Maßnahme ist umgesetzt. Eine weitere Berichterstattung ist daher nicht mehr notwendig.

 

Amt 11 – Maßnahme Nr. 6 (Einführung einer 2-monatigen Wiederbesetzungssperre zum 01.03.2011)

1. Beschreibung der Maßnahme

Die 2-monatige Wiederbesetzungssperre wird durch den Abzug der finanziellen Ressourcen im Personalkostenbudget umgesetzt. Sofern andere Mittel aus den Budgets des betroffenen

Fachamts vorhanden sind, hat das Fachamt die Möglichkeit, freie Planstellen auch sofort wieder zu besetzen. Die Maßnahme wird fortgeführt.

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Terminplan erstellt:

ü

Umsetzungsaktivitäten im Zeitplan:

ü

 

 

3. Finanzziele

Ziel für 31.08.2012

275.440 €

Stand zum 31.08.2012

286.297 €

 

Nachdem die Fluktuation der Beschäftigten die entscheidende Größe bei dieser Konsolidierungsmaßnahme darstellt, ist die Erreichung des geplanten Einsparvolumens nur bedingt steuerbar.

 

Amt 24 – Maßnahme Nr. 8 (Personalreduzierung in Poststelle und Hausdruckerei)

 

Der Vorschlag ist derzeit nicht umsetzbar, da die räumliche Nähe zwischen Hausdruckerei und Poststelle nicht hergestellt werden kann (vgl. Mitteilungen zur Umsetzung der Haushaltskonsolidierungsbeschlüsse 2011 (Rödl & Partner) vom 19.10.2011 und 18.04.2012). Die Ziele werden nicht erreicht. Eine weitere Berichterstattung folgt, wenn eine Realisierung möglich ist.

 

Amt 40 – Maßnahme Nr. 10 (Kostenerstattung für die Überlassung von Schulküchen und Personal an Dienstleister)

 

1. Beschreibung der Maßnahme

Rödl & Partner hat empfohlen, das Vergabeverfahren für die Mittagsversorgung an den Schulen zu professionalisieren und die Schulküchen sowie das Personal an Dienstleister nur noch gegen Kostenerstattung zu überlassen.

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Terminplan erstellt:

ü

Umsetzungsaktivitäten im Zeitplan:

ü

 

3. Finanzziele

Die Ausschreibung für fünf Schulen ist bereits im Jahr 2012 erfolgt. Mit Wirkung ab dem Schuljahr 2012/2013 werden in der Max- und Justine Elsner Schule, der Hermann-Hedenus-Grundschule, der Grundschule Büchenbach-Nord/Hermann-Hedenus-Mittelschule, dem städtischen Marie-Therese-Gymnasium und der staatlichen Werner-von-Siemens Realschule Dienstleistungskonzessionsverträge mit diversen Anbietern geschlossen. Der bisher bei Amt 24 entstandene Aufwand für den Einsatz von Personal für die Mittagsversorgung am städtischen Marie-Therese-Gymnasium (Ausgabe des Mittagessens, Bereitstellung und Reinigung des Geschirrs und Reinigung der Küche) entfällt ab diesem Zeitpunkt, so dass schon ein Jahr vor der geplanten Umsetzung eine anteilige Entlastung verzeichnet werden kann. Des Weiteren fallen ab dem Schuljahr 2012/2013 keine zusätzlichen Kosten für den Betrieb der Mensa in der Max- und Justine Elsner Schule an, da auch hier bereits ein Dienstleistungskonzessionsvertrag mit einer externen Cateringfirma abgeschlossen wurde.

 

 

Amt 24 – Maßnahme Nr. 12 (Flächenoptimierung in Verwaltungsgebäuden)

 

1. Beschreibung der Maßnahme

„…Die Untersuchung des Gebäudemanagements und der Vorschlag zur Einführung eines Bonus-Malus-Systems sind geeignet, um als Vorbereitung der Einführung eines Mieter-Vermieter-Modells einen Anreiz für eine Optimierung der Flächenausnutzung zu schaffen. Das Modell führt über die Be- bzw. Entlastung der Sachkostenbudgets der Organisationseinheiten unmittelbar zu einem Konsolidierungseffekt.“

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

Terminplan erstellt:

ü

Umsetzungsaktivitäten im Zeitplan:

ü

 

3. Finanzziele

Am 16.02.2012 hat der Stadtrat die Aufnahme des Bonussystems in die Regeln für die Budgetierung 2012 beschlossen. Ab dem Haushaltsjahr 2012 wird vom Amt vom Gebäudemanagement für jede Organisationseinheit ein fiktives Budget außerhalb des Rechnungswesens eingerichtet. Sofern Organisationseinheiten ihre Flächen im Lauf des Haushaltsjahres reduzieren, erhalten Sie einen fiktiven Bonus in Höhe von 50% der Einsparung am Ende des Haushaltsjahres. Von Seiten der Verwaltung wird eine Berichterstattung im BWA und im HFPA über die erzielten Einsparungen, deren Verwendung und die Höhe der Boni erfolgen.

 

Amt 50 - Maßnahme Nr. 19 (Ausbau der Unterstützung für obdachlose Menschen)

 

1.Beschreibung der Maßnahme laut Gutachten Rödl & Partner

"Die Stadt Erlangen als Ordnungsbehörde ist dazu verpflichtet, obdachlose Menschen unterzubringen. Das Übernachtungsheim Wöhrmühle, der Obdachlosenverein, die Verfügungswohnungen und weitere Bestandteile der aktiven Obdachlosenhilfe dienen dem Sozialamt als Instrumente, mit denen dieser Aufgabe begegnet werden kann. Die Erträge die im Rahmen der Bereitstellung von Verfügungswohnungen erzielt werden, lagen im Jahr 2009 bei rund 559 TEUR. Demgegenüber standen Aufwendungen in Höhe von rund 827 TEUR.
Die in der Stadt Erlangen entwickelten Konzepte zur Wandlung der Obdachlosenverwaltung zur aktivierenden und teilweise begleitenden Beratung stellen eine solide Basis für die Ermöglichung schneller Hilfe dar. Gegenwärtig kann die Vermittlung aus den Wohnungen ausreichend fachlich durch eine sozialpädagogische Fachkraft begleitet werden. Die Vermeidung des Zugangs zu Verfügungswohnungen muss jedoch intensiviert werden. Darüber hinaus wurden die Gebühren für dieses Hilfsangebot zuletzt 2005 erhöht"

 

2. Zeitplan und Finanzziele

 

Der von Rödl & Partner eingebrachte Vorschlag wurde mittlerweile durch die mit der GeWoBau geplanten Sanierungsmaßnahmen, bei denen 124 Wohnungen den Status „Verfügungswohnung“ verlieren und insgesamt nur noch 98 Verfügungswohnungen in Erlangen vorhanden sein werden, obsolet. Amt 50 ist im Moment dabei, den Auftrag des Stadtrats vom 29.03.2012 („Neufassung des Vertrages zwischen der Stadt Erlangen und der GeWoBau über die Anmietung von Verfügungswohnungen“) umzusetzen.

 

Die Maßnahme ist damit als erfüllt anzusehen.

 

 

Amt 51 – Maßnahme Nr. 20 (Verstetigung der Pflegequote)

 

Zu den Vorschlägen Nr. 20 und 21 im Bereich der Jugendhilfe wird ergänzend und zur vertiefenden Information auf die JHA-Vorlage zum Controlling-Beschluss in der Sitzung vom 13.10.2011 und vom 22.03.2012 verwiesen.

 

1.Beschreibung der Maßnahme lt. Gutachten Rödl & Partner

„Die Hilfen nach § 33 SGB VIII-Vollzeitpflegestellen für die Stadt Erlangen eine wichtige Möglichkeit der Umsteuerung kostenintensiver Hilfen außerhalb der Familie dar. Die Koordination des Pflegekinderwesens obliegt der Abteilung 511 des Stadtjugendamtes.

Durch die Bemühungen des Pflegekinderdienstes ausreichend Eltern für Pflegschaften bereitzustellen, konnte im Jahr 2008 eine Pflegequote von rund 54 Prozent erreicht werden.

Um eine Stagnation der Pflegequote auf hohem Niveau zu vermeiden, empfiehlt Rödl & Partner den Pflegekinderdienst um 2,0 VZÄ [Anm. Beschluss Erlangen 1,0 VZÄ] zu verstärken und das Konzept der Heilpädagogischen Sonderpflege fortzuschreiben. Ziel dieser Intensivierung muss sein, mittelfristig eine Pflegequote von rund 65 Prozent erreichen und verstetigen zu können.“

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

 

Terminplan erstellt:

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Umsetzungsaktivitäten im angepassten Zeitplan:

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3. Finanzziele

 

Die für diese Maßnahme geschaffene Stelle wurde zum 01.10.2011 je hälftig mit zwei Sozialpädagoginnen besetzt, so dass seitdem die Arbeit im Hinblick auf die Schaffung neuer Unterbringungsplätze, die Verbesserung der Grundqualifizierung und der Begleitung während des Pflegeverhältnisses sowie die Verbesserung der Kooperation mit freien Trägern intensiviert werden konnte. Im Jugendhilfeausschuss am 22.03.2012 wurde das von Amt 51 entwickelte Controllinginstrument für die Verstetigung der Pflegequote vorgestellt. Eine Berichterstattung über die finanziellen Auswirkungen kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht erfolgen, da für einen validen Vergleich der Daten ein Jahreszeitraum zu Grunde gelegt werden muss. Die Evaluierung der Finanzziele kann daher erst zum nächsten Controllingbericht im Frühjahr 2013 erfolgen.

 

 

Amt 51 – Maßnahme Nr. 21 (Ausbau präventiver Beratungsmaßnahmen in Kindertagesstätten und Familienpädagogischen Einrichtungen)

 

1.Beschreibung der Maßnahme lt. Gutachten Rödl & Partner

„Im § 16 SGB VIII wird der Begriff der Allgemeinen Förderung der Erziehung in der Familie näher ausgeführt. Der Beratungsbegriff wird in den verschiedenen Aufgabenbereichen Vormundschaft/ Beistandschaft, Allgemeiner Sozialer Dienst / Besonderer Sozialer Dienst, Kindertagesseinrichtungen, Koordinierende Kinderschutzstellen und Städtische Jugend- und Familienberatungsstelle wahrgenommen.

Die übergreifende Zusammenarbeit und die Vernetzung der einzelnen Beratungsangebote findet gegenwärtig nicht flächendeckend, sondern immer wiederkehrend in Projektform statt, obwohl die strukturellen Gegebenheiten im Stadtjugendamt gute Voraussetzungen darstellen.

Damit eine möglichst breite Masse an potenziellem Beratungsklientel erreicht wird, ist es notwendig verschiedene Institutionen in die Intensivierung und Verdichtung des Beratungsansatzes einzubinden. Diese Intensivierung sollte im Bereich der Familienpädagogischen Einrichtungen mit 1,5 VZÄ [Anm. Beschluss Erlangen 1,0 VZÄ], der Kindertageseinrichtungen mit 3,0 VZÄ [Anm. Beschluss Erlangen 1,0 VZÄ]  … erfolgen. …“

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

 

Terminplan erstellt:

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Umsetzungsaktivitäten im  angepassten Zeitplan:

ü

 

3. Finanzziele

 

Die Besetzung der für den Bereich der Kindertageseinrichtungen geschaffenen Planstelle konnte zum 01.01.2012 erfolgen. Im ersten Halbjahr 2012 fanden insgesamt 198 Termine mit unterschiedlichen Angeboten, z.B. Gruppenangebote für Eltern oder Kinder, Familienberatung vor Ort, Fachberatung/Coaching für Erzieherinnen in Kindertageseinrichtungen und Verhaltensbeobachtung von Kindern in überwiegend Kindertageseinrichtungen statt. Im Vergleich zur Teilnehmerzahl des Gesamtjahres 2011 in Höhe von 500 Personen stellt die Teilnehmerzahl im ersten Halbjahr 2012 von 834 Personen bereits eine Steigerung um ca. 66 % dar.

 

Die für den Bereich der Familienpädagogischen Einrichtungen geschaffene Planstelle wurde zum 01.11.2011 besetzt und so auf die drei Familienpädagogischen Einrichtungen verteilt, dass jeder Leitung eine halbtagstätige pädagogische Fachkraft zur Verfügung steht. Von insgesamt 52 Besucherfamilien besuchten 38 Familien die Familienpädagogischen Einrichtungen so häufig, dass die Einschätzung des Hilfebedarfs möglich war. Bei fünf von ihnen ist es durch das intensivierte Angebot der Familienpädagogischen Einrichtungen im Berichtszeitraum gelungen, den Hilfebedarf deutlich messbar zu verringern.

 

Im Jugendhilfeausschuss am 22.03.2012 wurde das von Amt 51 entwickelte Controllinginstrument vorgestellt. Eine Berichterstattung über die finanziellen Auswirkungen kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht erfolgen, da für einen validen Vergleich der Daten ein Jahreszeitraum zu Grunde gelegt werden muss. Die Evaluierung der Finanzziele kann daher erst zum nächsten Controllingbericht im Frühjahr 2013 erfolgen.

 

 

Amt 51 – Maßnahme Nr. 23 (Steigerung der Erträge aus Elternbeiträgen im Bereich der Tageseinrichtungen für Kinder)

 

1. Zeitplan für die Umsetzungsaktivitäten

 

Terminplan erstellt:

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Umsetzungsaktivitäten im  angepassten Zeitplan:

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2. Finanzziele

 

Für 2012 sind keine Zusatzeinnahmen vorgesehen.

 

Anlagen:        Maßnahmensammler