Die von der Stadt Erlangen bestellten Verwaltungsräte des gemeinsamen Kommunalunternehmens „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ werden zu folgender Beschlussfassung im Verwaltungsrat ermächtigt:

a)    Der Jahresabschluss 2025 wird wie vorgelegt festgestellt. Da weder Gewinn noch Verlust vorliegen, braucht über die Verwendung/Behandlung nicht entschieden zu werden.

b)    Die Vorstände Stefan Thema und Walter Brosig werden für das Geschäftsjahr 2025 entlastet.

c)    Die Göken, Pollak und Partner Treuhandgesellschaft mbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft/ Steuerberatungsgesellschaft wird zum Abschlussprüfer von KommunalBIT für den Jahresabschluss zum 31.12.2026 gewählt. Die Prüfung umfasst auch den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2026 sowie die Erfordernisse aus Art. 107 Abs. 3 Satz 2 GO (analog § 53 HGrG).

Das von den Städten Erlangen, Fürth und Schwabach durch Ausgliederung ihrer IT-Ämter zum 01.01.2010 gegründete Kommunalunternehmen „Kommunaler Betrieb für Informationstechnik „KommunalBIT“ AöR“ stellt den Städten umfangreiche Dienste im Bereich der Informations- und Telekommunikationstechnik zur Verfügung. Seit der Satzungsneufassung Anfang 2016 kann KommunalBIT seine IT-Leistungen auch für andere juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringen, wenn die Kernaufgaben, d.h. die IT-Dienste für die Trägerstädte, nicht beeinträchtigt werden. Diese „Drittkunden“ müssen sich dem Zweckverband Informationstechnik Franken anschließen, der KommunalBIT Mitte 2017 als weiterer Träger beigetreten ist.

Die im Beschlussantrag aufgeführten Beschlussfassungen liegen in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats von KommunalBIT. Für diese Beschlüsse hat sich der Stadtrat der Stadt Erlangen auf Grundlage des § 6 Abs. 3 der Unternehmenssatzung mit Beschluss vom 21.06.2016 ausbedungen, den von ihm entsandten Mitgliedern des Verwaltungsrats Weisungen zu erteilen. Gemäß § 4 Nr. 12 der Geschäftsordnung des Stadtrats ist dieses Weisungsrecht an den zuständigen Ausschuss delegiert.

Der Verwaltungsrat hat sich in seiner Sitzung am 02.07.2026 den Jahresabschluss 2025 vom Abschlussprüfer erläutern lassen und ihn geprüft. Um das Ergebnis dieser Beratung bei der Beschlussfassung berücksichtigen zu können, wurde die Zustimmung des HFPA nicht im Vorfeld der Verwaltungsratssitzung eingeholt. Stattdessen hat der Verwaltungsrat diese Beschlüsse unter Gremienvorbehalt gefasst.

1. Feststellung des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss zum 31.12.2025 und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2025 wurden zum ersten Mal in Folge von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Göken, Pollak und Partner Treuhandgesellschaft mbH als Rechtsnachfolger der Dr. Storg GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Auftrag umfasste auch die Prüfung nach § 53 HGrG über die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung.

Kennzahlen KommunalBIT zum Jahresabschluss 2025:

(in T€)	Ist 2025	Plan 2025	Ist 2024	Ist 2023
Bilanz
Bilanzsumme	34.035	-	35.414	30.660
EK-Quote	9,3%	-	9,0%	10,4%
Investitionen (ohne Finanzanlagen)	4.655	8.235	6.355	5.614
Kreditaufnahme	3.000	6.850	4.500	3.000
Gewinn- und Verlustrechnung
Umsatzerlöse	30.206	32.080	27.307	23.761
-     Kerngeschäft / Standard	23.673	24.476	21.876	19.689
-     Kerngeschäft / Projekte	2.067	2.900	1.276	513
-     Schul-IT / Standard	4.465	4.556	4.087	3.403
-     Schul-IT / Projekte	1	148	68	156
Anzahl ZV IT-Kunden	42		37	36
Umsatzentwicklung ZV IT-Kunden	1.293	1.276	1.144	967
Jahresergebnis	0	0	0	0
Sonstiges
Anzahl der Mitarbeiter im Jahres-∅	105*)	111	100*)	91*)
Cash-Flow nach DVFA/SG**)	5.112	5.799	5.377	5.835

*)   Anstieg im Laufe des Geschäftsjahres 2023 von 89 auf 93 Mitarbeiter, im Geschäftsjahr 2024 von 93 auf 104 Mitarbeiter und im Geschäftsjahr 2025 von 104 auf 108 Mitarbeiter.

**) Cash-Flow nach DVFA/SG = Jahresergebnis + Abschreibungen +/- Veränderung d. langfristigen Rückstellungen +/- sonstige zahlungsunwirksame wesentliche Aufwendungen und Erträge, ohne Sondereinflüsse

Die Umsatzerlöse sind im Vergleich zum Vorjahr um 11% (Vj. 15%) angestiegen und lagen damit 9% unter Plan. Sie spiegeln auf der einen Seite die Leistungsinanspruchnahme der Trägerstädte und ZV IT-Kunden wider, auf der anderen Seite die Summe sämtlicher bei KommunalBIT angefallener Kosten. Das Auftragsvolumen der Trägerstädte für Standard-IT-Leistungen ist aufgrund von Kostensteigerungen und Mehrbedarfen um 8% angestiegen (Vj. +11%). Das Projektgeschäft für die Kernverwaltung hat sich insbesondere wegen der M365-Umstellung in den letzten zwei Jahren vervierfacht.

Die Differenz zwischen vorab kalkulierten Verrechnungssätzen und tatsächlich bei KommunalBIT angefallenen Kosten, die sogenannte Kostenüberdeckung, belief sich in 2025 auf 1.605 T€ und liegt damit noch höher als im Vorjahr (1.529 T€). Begründet wird dies wie im Vorjahr mit unbesetzten Stellen aufgrund der aktuellen Arbeitsmarktsituation, der volatilen Verfügbarkeit von Hardware an den Beschaffungsmärkten, einer niedrigeren Zinsbelastung aufgrund einer gegenüber Plan verringerten Kreditaufnahme sowie der Verzögerung bei der Einführung einer neuen Speicherlandschaft aufgrund technischer Probleme des Dienstleisters. Die Kostenüberdeckung wird wie in den Vorjahren umsatzanteilig an die Trägerstädte zurückerstattet. Auf die Stadt Erlangen entfällt ein Anteil von 907 T€ (Vj. 929 T€), davon 708 T€ für die Kernverwaltung und 199 T€ für die Schul-IT.

Die Entwicklung der einzelnen Aufwandspositionen beruht neben allgemeinen Kostensteigerungen vor allem auf Veränderungen bei der Kundennachfrage. Eine Analyse der Kostenentwicklung der einzelnen Aufwandspositionen ist daher wenig aussagekräftig. Um seitens der Träger eine sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung des Quasi-Monopolunternehmens zu unterstützen, setzen die Träger auf eine Prüfung der von KommunalBIT zu Selbstkosten kalkulierten Verrechnungssätze. So sollen einnahmeseitig die bei KommunalBIT für die Leistungserbringung zur Verfügung gestellten Mittel auf das erforderliche Minimum begrenzt werden. Angesichts der weiter gestiegenen Kostenüberdeckung in Höhe von aktuell 1.605 T€, die KommunalBIT erheblichen Ausgabenspielraum lässt, ist dies in 2025 erneut nicht gelungen.

Die Eigenkapitalquote ist – bei unverändertem Eigenkapital - aufgrund der gesunkenen Bilanzsumme auf 9,3% angestiegen; unter Einbeziehung der langfristigen Verbindlichkeiten gegenüber Gewährträgern aus der Unternehmensgründung beträgt sie 13,5 %. Im Vergleich zu privatwirtschaftlichen Unternehmen liegt die EK-Quote zwar relativ niedrig, aber KommunalBIT hat angesichts des ausschließlich kommunalen Kundenkreises kein Zahlungsausfallrisiko und kann aufgrund der gesetzlich geregelten Trägerhaftung der Städte unabhängig von seiner EK-Quote Darlehen zu (annähernd) Kommunalkreditkonditionen aufnehmen.

Die Investitionen in immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen sind auf 4,7 Mio. gesunken (Vj. 6,4 Mio. €). Der Buchwert hat sich um 400 T€ auf 14,7 Mio. € reduziert. Investitionen, die über die Abschreibung hinausgingen, betrafen vor allem den Bereich zentrale Hardware.

Im Geschäftsjahr wurden neue Darlehen in Höhe von 3 Mio. € aufgenommen, die Darlehenstilgung betrug 3,8 Mio. €. Dadurch konnten die Kreditverbindlichkeiten auf 9,7 Mio. € gesenkt werden. Der Zinsaufwand, der im Jahr 2022 noch vernachlässigbar war, lag bei 250 T€ und wird in den nächsten Jahren aufgrund des Auslaufens günstiger Darlehensverträge weiter ansteigen.

Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr 2025 sind als Anlage beigefügt. Der vollständige Jahresabschluss einschließlich Lagebericht und der Prüfbericht des Abschlussprüfers können beim Beteiligungsmanagement der Stadt eingesehen werden.

Kennzahlen 2025 für die Stadt Erlangen:

Umsatzentwicklung (in T€)	Ist 2025	Plan 2025	Ist 2024	Ist 2023
Kernverwaltung Erlangen
-       Standardleistungen	11.598	12.254	10.882	9.696
-       Projekte der Stadt Erlangen	140	398	245	224
-       Strategische KommunalBIT-Projekte (anteilig)	858	921	393	73
	12.596	13.573	11.520	9.993
Schul-IT Erlangen
-       Standardleistungen	3.643	3.915	3.467	3.014
-       Projekte (2023 u. 2024: CBBE)	1	0	61	60
	3.644	3.915	3.528	3.074
Summe	16.240	17.488	15.048	13.067

Leistungsbezug (Anzahl)	Ist 2025	Plan 2025	Ist 2024	Ist 2023
Kernverwaltung Erlangen
PC-Arbeitsplätze und Notebooks	3.038	3.349	3.059	2.972
Benutzerkennungen	3.147	3.345	3.274	3.235
Fernzugriffe v.a. für Home-Office über Citrix, VDI und VPN	2.495	2.380	2.391	2.153
Ports für Telefonie	2.977	2.977	2.889	2.546
Mobilgeräte für Telefonie	1.064	1.097	1.075	967
Schul-IT Erlangen
Anzahl Pädagogik-Arbeitsplätze	3.032	3.328	3.303	3.444
Anzahl Tablets	2.608	2.647	2.552	2.234
Anzahl Interaktive Tafeln + Touchdisplays	170	169	162	140
Anzahl W-LAN Access Points	911	922	872	852

Bericht Amt 17 zur Umsatzentwicklung im Bereich Kernverwaltung Stadt Erlangen:

Auch im Jahr 2025 wirkten sich die angespannte Haushaltssituation und die damit verbundenen erheblichen Einsparmaßnahmen auf die Zusammenarbeit mit KommunalBIT aus. Gleichzeitig blieb das Jahr stark durch Projekte und zusätzliche Anforderungen geprägt. Trotz der notwendigen Haushaltskonsolidierung war KommunalBIT daher weiterhin umfassend ausgelastet.

Der digitale Wandel innerhalb der Verwaltung wurde 2025 konsequent fortgeführt. Flexible Arbeitsmodelle, mobiles Arbeiten und tätigkeitsbezogene Arbeitsplatzkonzepte prägten zunehmend den Arbeitsalltag. Die weitere Etablierung agiler Arbeitsplatzmodelle ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen Büro, Homeoffice und Außendienst. Zugleich bilden diese Konzepte eine wesentliche Grundlage für die vom Gebäudemanagement geplante Konsolidierung der Büroflächen der Stadt Erlangen. Den zunächst entstehenden Investitionen in die IT-Infrastruktur stehen dabei erhebliche mittel- und langfristige Einsparpotenziale durch eine effizientere Nutzung der am Ende vorhandenen Büroflächen gegenüber.

Ein zentraler Schwerpunkt des Jahres 2025 war der erfolgreiche Abschluss der Einführung von Windows 11 und Microsoft 365. Gegen Ende des Jahres rückte zunehmend die Frage in den Mittelpunkt, wie die sich daraus ergebenden Potenziale dauerhaft genutzt und die neuen Anwendungen und Prozesse in den Regelbetrieb überführt werden können. Die weitere Optimierung der digitalen Zusammenarbeit und die konsequente Nutzung der neuen technischen Möglichkeiten werden daher auch über das Jahr 2025 hinaus von Bedeutung sein.

Bei KommunalBIT wurde zudem die Telefonie über Microsoft Teams im Jahr 2025 erfolgreich eingeführt und umgesetzt. Für die Städte Erlangen, Fürth und Schwabach erfolgt derzeit die Anbindung der jeweiligen Microsoft-365-Tenants an den zentralen Session Border Controller. Im Jahr 2026 soll die mandantenübergreifende Umstellung zunächst mit ausgewählten Testnutzenden und den bereits vorhandenen ProCall-Softclients gestartet werden.

Die Integration des neuen Kultur- und BildungsCampus, kurz KuBiC, in die bestehende IT-Infrastruktur wurde 2025 zum überwiegenden Teil umgesetzt. Nach der Eröffnung im ersten Quartal 2026 werden weitere Feinabstimmungen und Optimierungen erforderlich sein. Die im Rahmen dieses Projekts gewonnenen Erfahrungen sollen auch bei der Umsetzung des Kulturhauses West in Büchenbach genutzt werden.

Darüber hinaus stellte die Unterstützung der IT-Infrastruktur bei Großveranstaltungen wie der Bergkirchweih, dem Internationalen Comic-Salon und dem Poetenfest erneut eine zentrale Aufgabe dar. Auch die zusätzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der vorgezogenen Bundestagswahl 2025 wurden zuverlässig bewältigt.

Ein weiteres bedeutendes Infrastrukturprojekt war die Migration der zentralen Speichersysteme im Rechenzentrum von KommunalBIT. Die geplante Ablösung des bisherigen Storage-Systems erstreckte sich bis in das vierte Quartal 2025. Inzwischen konnten die technischen Fragestellungen hinsichtlich der Backup- und Speicherlandschaft gelöst und die neuen Systeme in den produktiven Betrieb überführt werden. Die wesentlichen zentralen Storage-Bereiche wurden erfolgreich migriert. Das neue System arbeitet leistungsfähig und stabil und stellt die benötigten Speicherressourcen für die angeschlossenen Systeme bereit.

Die im Herbst 2024 gestartete gemeinsame IT-Community wurde 2025 konsequent weitergeführt. KommunalBIT und die städtischen IT-Mitarbeitenden der Städte Schwabach, Fürth und Erlangen verfolgen weiterhin das Ziel, den Wandel vom reinen IT-Dienstleister hin zu einem ganzheitlichen Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen aktiv zu gestalten. Im Mittelpunkt stehen weiterhin die Weiterentwicklung der Zusammenarbeit, die Professionalisierung der bestehenden Kooperationsmodelle, einheitliche Prozessstrukturen sowie ein gemeinsames Verständnis moderner Denk- und Arbeitsweisen.

Insgesamt war die Umsatzentwicklung im Bereich der Kernverwaltung der Stadt Erlangen im Jahr 2025 wesentlich durch umfangreiche Projektleistungen, technologische Modernisierungsmaßnahmen und zusätzliche betriebliche Anforderungen geprägt. Den haushaltsbedingten Einsparmaßnahmen standen insbesondere Aufwendungen für die digitale Transformation, die Modernisierung der zentralen Infrastruktur und die Vorbereitung langfristiger Effizienzsteigerungen gegenüber.

 

Bericht Amt 40 zur Umsatzentwicklung im Bereich Schul-IT Stadt Erlangen:

Die Umsatzentwicklung der Erlanger Schul-IT war auch 2025 maßgeblich durch die konsequente Umsetzung des IT‑Konzeptes smartERschool geprägt.

Ein zentraler strategischer Schwerpunkt lag auf der Flexibilisierung der Lehrerarbeitsplätze hin zu mobilem Arbeiten. Hierzu wurden die Grundsteine für die Ablösung stationärer Desktop-PCs zugunsten mobiler Endgeräte gelegt. Ziel ist es, Lehr- und Verwaltungspersonal standort- und zeitunabhängig arbeitsfähig zu machen.

Im Jahr 2025 wurde an sieben weiteren Schulen eine zukunftsfähige, skalierbare Netzwerkarchitektur etabliert (Rollout leistungsfähigerer Access Points sowie standardisierter Netzwerkkomponenten). Entsprechend resultierte ein erheblicher Umsatzanteil aus der Beschaffung und Implementierung von WLAN-Komponenten sowie der in neu generierten Verrechnungssätzen abgerechneten Netzwerkkomponenten. Das neue Netzwerkkonzept stabilisiert nachweislich digitale Unterrichtsformen und steigert die IT-Sicherheit nachhaltig.

Parallel hierzu wurden die Serverstrukturen verschiedener Schulen zukunftsfähig umgebaut. Ein Grund hierfür ist die Notwendigkeit, jeden Service auf einem eigenen virtuellen Server laufen zu lassen, statt diese wie früher zu bündeln. Diese Umstellung bringt die Serverstruktur an den Erlanger Schulen auf ein topmodernes Niveau und steigert die IT-Sicherheit zusätzlich.

Große Ressourcen waren durch die Umstellung sämtlicher PCs und mobiler Geräte in den Schulverwaltungen und in den pädagogischen Bereichen sowie durch das Thema IT-Sicherheit an Schulen gebunden.

Ergänzend wurden die Schulen – im Rahmen der haushalterischen Möglichkeiten und sofern rechtlich nach Art. 69 zulässig – mit dringend benötigter IT-Grundausstattung versorgt. Priorisiert wurden dabei pädagogisch unabweisbare Bedarfe und sicherheitsrelevante Erneuerungen, um Ausfallsicherheit und Unterrichtskontinuität zu gewährleisten.

2. Entlastung des Vorstands

Herr Walter Brosig hat KommunalBIT bis zum 30.06.2025 als Vorstand geführt. Ab 01.07.2025 hat Herr Stefan Thema diese Aufgabe übernommen. Beide Vorstände bitten um ihre Entlastung.

3. Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026

Die Kanzlei Dr. Storg GmbH, die KommunalBIT vier Mal in Folge geprüft hatte, wurde zum 01.01.2025 auf die Göken, Pollak & Partner Treuhandgesellschaft mbH, Bremen verschmolzen. Der bisher verantwortliche Wirtschaftsprüfer Herr Dr. Storg ist ausgeschieden. Der Rechtsnachfolger Göken, Pollak & Partner Treuhandgesellschaft mbH hat KommunalBIT nun unter neuer Leitung einmal geprüft. Es wird vorgeschlagen, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zum zweiten Mal in Folge als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026 zu bestellen.

Anlagen:        Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zum 31.12.2025