Die Verwaltung wird beauftragt, die infolge der beschlossenen Entmietung des Verwaltungsstandorts Nägelsbachstraße 38/40 notwendigen Maßnahmen und die weiteren Schritte zur Umsetzung der geänderten Belegung der Bestandsgebäude umzusetzen.

1.    Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Die Entmietung des Verwaltungsstandorts Nägelsbachstraße 38/40 trägt mit einer erheblichen jährlichen Einsparsumme zur beschlossenen Haushaltskonsolidierung bei (vgl. Konsolidierungsbeschluss vom 30.04.2025 Vorlagennummer II/039/2025; Liste Ref. VI/24 Nr. 10 und 11). Durch eine effizientere Belegung von Bestandsflächen und der baulichen Aktivierung bislang noch nicht als Verwaltungsflächen nutzbarer Räume ist künftig ein geringerer Flächenbedarf bei gleicher Zahl an Mitarbeitenden zu decken.

2.    Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

In der Nägelsbachstraße 38/40 befinden sich heute das Referat II mit WA, die Ämter 20, 23, 39 sowie die Betreuungsstelle, der Pflegestützpunkt und die Verwaltungseinheit des Kunstmuseums. Die Flächen sind beginnend vor ca. 20 Jahren angemietet und zwischenzeitlich erweitert worden, sodass heute in den Flächen ca. 160 Mitarbeitende untergebracht sind.

Die Neukonzeption sieht nun vor, dass die Anmietung des Gebäudes in zwei Stufen aufgegeben wird und die dortigen Organisationseinheiten in Phase 1 spätestens zum 31.03.2026 (ca. 115 MA) umziehen bzw. längstens bis zum Ablauf der Phase 2 zum 30.11.2026 (ca. 45 MA) dort verbleiben. Die als Ersatz zur Verfügung zu stellenden Arbeitsmöglichkeiten befinden sich dann v.a. in den heute genutzten Flächen der Verwaltungsgebäude Werner-von-Siemens Straße 61 (WvS) und im Museumswinkel. Für die bürgernahen Beratungssituationen der Betreuungsstelle/Rentenberatung und des Pflegestützpunkts sind u.a. EG-Flächen der Bogenpassage in Planung, die jedoch bis zum Ablauf des Erbpachtverhältnis im August 2026 anzumieten sind.

Voraussetzung der deutlich effizienteren Neubelegung der Bestandsflächen ist dabei, dass einerseits Arbeitsplätze verdichtet werden, andererseits gleichzeitig Elemente einer mobilen Arbeitswelt (vgl. hierzu den Grundsatzbeschluss „Stadtweite Einführung mobiler Arbeitswelten“, Vorlagennummer 241/0453/2025, StR am 30.04.2025) umzusetzen sind. Insbesondere die Auflösung der heute gelebten festen 1:1-Beziehung von Mitarbeitenden und Arbeitsplatz und die dann mögliche Mehrfachbelegung von Schreibtischen, sobald diese längere Zeit nicht benötigt werden, erlaubt eine höhere Belegung der Flächen. Abwesenheiten ergeben sich dabei z.B. durch Home-Office, Urlaub/Krankheit, Dienstreise/Schulung/Seminar aber auch während eines Präsenztages durch Tätigkeiten außerhalb des Gebäudes oder auch durch Teilnahme an zentralen Terminen/Besprechungen weg vom Arbeitsplatz. Ebenso zu berücksichtigen sind Tätigkeiten in Teilzeit, soweit sie sich über den Tag bzw. die Arbeitswoche verteilen.

Für belegungsstarke Tage oder Zeiten bzw. um gegenseitige Störungen zu vermeiden, werden abgeschlossene Ausweichbüros mit Einzelarbeitsplatz (Flexbüros mit kleiner Besprechungssituation) und Pufferbereiche („Überlaufbüros“) vorgesehen. Besprechungsräume stehen ggfls. nach Reservierung grundsätzlich allen Gebäudenutzern zur Verfügung. Digitale Aktenführung und damit möglichst papierarme Arbeitsweise begünstigt hierbei die mobile Arbeitsweise, ist jedoch keine zwingende Voraussetzung, da weiterhin bedarfsgerechte Lagerflächen auch für Akten eingeplant werden. Für private Gegenstände sind bei Bedarf in Ankunftsbereichen Schließfächer vorgesehen.

3.    Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Die Umsetzung der Neubelegung steht unter erheblichem Zeitdruck, da Auszugstermine fixiert sind. Dabei sind die einzelnen Schritte eng miteinander verzahnt, da die Bestandsflächen - bis auf die vormals noch nicht durch die Verwaltung genutzten Flächen im Museumswinkel Bauteil C - zunächst von den Bestandsämtern freigezogen und dann ggfls. instandgesetzt bzw. für die neue Nutzung baulich hergerichtet werden müssen.

Von der Verdichtung (bzw. vom Umzug) als Bestandsämter betroffen sind in der Werner-von-Siemens-Straße 61 die Ämter 11 und 17, Abteilung 614, Amt 51 (nur KoKi) sowie Personalrat und Ref. VI, im Museumswinkel insbesondere Ref. IV, Amt 47, in Teilen Amt 61 und Amt 63. Umziehen aus der Nägelsbachstraße werden Ref. II mit WA/BTM, Amt 20, Amt 23, Amt 39, Amt 50 (Betreuungsstelle/Rentenberatung und Pflegestützpunkt) sowie Amt 47 (Leitung Kunstmuseum).

Grundsätzliche Schrittfolge und Endtermine

(Angabe des Zielorts in fett):

(1)   kubic
Auszug (und Zwischennutzung von Flächen in der Friedrichstraße) der Schulkooperation, Bildungsbüro aus Museumswinkel ab Nov. 2025
Damit entstehen Raumoptionen für die Nachnutzung der Flächen für Amt 47 bzw. für den vorgesehenen Einzug von Amt 39.

(2)   Hartmannstraße, Familienzentrum
Auszug KoKi aus WvS (EG): Umzug erfolgt ab dem 12.11.2025
Die bisher genutzten Flächen stehen damit für die Nachnutzung durch Amt 11 zur Verfügung.

(3)   Werner-von-Siemens-Straße 61

(4)   Museumswinkel

Abteilung 614 verbleibt vorerst in der Werner-von-Siemens Straße 61 bis zum Abschluss der Baumaßnahmen zur Aktivierung der Flächen im Bauteil C. Ziel ist die einhäusige Unterbringung des gesamten Amts 61. Die Machbarkeit hierzu ist konzeptionell nachgewiesen, Planungen jedoch noch nicht abgeschlossen. Grobkosten wurden daher über Flächenkennwerte abgeschätzt.

Verbunden ist eine geringfügige Verdichtung in Bestandsflächen von Amt 63 im Museumswinkel 2.OG und spätere Flächenaufgabe im 1.OG.

(5)   Bogenpassage

Technische notwendige Maßnahmen und deren Kostenumfang
(Kostenschätzung bzw. soweit möglich Kostenberechnung)

A)      kubic

Ausstattung und Umzug ist in der Baumaßnahme „kubic – Kultur und Bildungscampus der Stadt Erlangen“ berücksichtigt.

B)     Hartmannstraße, Familienzentrum

Umzug der KoKi in die für die FaPE vorgesehenden Räumlichkeiten im Erdgeschoss des Familienzentrums Röthelheimpark 118. Es sind keine baulichen Maßnahmen erforderlich.

C)     Werner-von-Siemens-Straße 61

Phase 1
Amt 11
Maßnahmen EG:             - Einbau einer Bürotrennwand
                                               - Malerarbeiten an Wänden, wo zwingend erforderlich
                                               - Schließung von 7 Büroverbindungstüren
                                               - Akustikertüchtigung von 3 Türen (Erfordernis wg. Vertraulichkeit)
                                               - Elektroarbeiten (Anschlüsse für Monitore, Anpassung Beleuchtung)
                                               - „NewWork“-Ausstattung (Möblierung + Akustik in Gruppenbüros)
                                               - Austausch der Schließanlage

Ref. II, WA, Amt 20
Maßnahmen 1.OG:         - Einbau von zwei Bürotrennwänden
                                               - Malerarbeiten an Wänden, wo zwingend erforderlich
                                               - Einbau von drei neuen Büroverbindungstüren
                                               - Elektroarbeiten (Anpassung Beleuchtung, Nachverkabelung
                                                  von Datendosen)
                                               - „NewWork“-Ausstattung (Möblierung + Akustik in Gruppenbüros)
                                               - Umzug der drei Tresore
                                               - Gittertrennwand im EDV-Raum (Stellplatz Tresor)
                                               - Austausch der Schließanlage

Amt 17

Maßnahmen 1.OG:         - Ausstattung Projektraum mit Stehtisch und Hochstühlen
                                               - Ausstattung von vier Flexbüros

Ref. VI, Personalrat + SBB
Maßnahmen 4.OG:         - ggf. Einbau einer Trockenbauwand (Flächentausch mit EBE)
                                               - Ausstattung von zwei Flexbüros

Phase 2
Amt 23
Maßnahmen 2.OG:         - Malerarbeiten an Wänden, wo zwingend erforderlich
                                               - „NewWork“-Ausstattung (Möblierung + Akustik in Gruppenbüros)
                                               - Austausch der Schließanlage
                                               - Ein Umzug der Rollregalanlage ist Stand heute nicht vorgesehen

Hinzu kommt Aufwand/Leistungen für den Umzug.

D)     Museumswinkel

Phase 1

Amt 39

Vorabmaßnahme EG:   - Umzug und Installation der Stiefelwaschanlage und eines
   Handwaschbeckens aus der Nägelsbachstraße
- Errichtung einer Umkleide

Maßnahmen 1.OG:         - Einbau eines wischbaren und desinfektionsmittelresistenten
                                                  Bodenbelages inkl. neuer Sockelleisten
                                               - Einbau einer neuen Flurtür in den Untersuchungsraum
                                                  (bisher als gefangener Raum genutzt)
                                               - Einbau eines Handwaschbeckens in den Untersuchungsraum
                                               - Austausch eines geschlossenen Türblattes in eines mit Glasausschnitt
                                                  (Einsichtmöglichkeit vom Flur in den Besprechungsraum bei
                                                  Verhörsituationen)
                                               - Austausch der Schließanlage
                                               - Ertüchtigung des Datennetzes, Ergänzung von Datendosen in Räumen
                                                  mit zusätzlichen Schreibtischen
                                               - Bereitstellung von Spinden für alle Mitarbeitenden
                                               - Bereitstellung von Akustikelementen für Gruppenbüros

Amt 61

Maßnahmen 3.OG:         - Ausbau einer Bürotrennwand zur Schaffung eines Gruppenbüros
                                                 mit 5 Arbeitsplätzen für das Projektteam StuB

Phase 2

Maßnahmen 2.OG:         Aktivierung der ungenutzten Flächen in Bauteil C im Sinne mobiler
                                               Arbeitswelten mit offeneren Raumstrukturen auf einer Gesamtfläche von
                                               310 m² (davon sind 70 m² in einem bereits teilsanierten Zustand)
                                              

                                               Flächenkennwert 240 m² x 940€/m²
                                               (Wände, Wand-, Boden- und Deckenoberflächen, Datennetz, „NewWork“-                                       Ausstattung inkl. Teeküche ohne Standardmöblierung, Schließanlage)
                                               Flächenkennwert 70 m² x 180€/m²
                                               (für Anpassungsarbeiten, Datennetz und „NewWork“-Ausstattung)

Hinzu kommen Kosten für hausinternen Umzug Amt 61 und Umzug Abt.614 aus der Werner-von-Siemens-Straße 61.

E)      Bogenpassage

Amt 50 Betreuungsstelle / Rentenberatung und Pflegestützpunkt (offener Planstand)

Maßnahmen EG:             - Einbau von Trockenbauwänden mit Türen für die Schaffung zweier
                                                  Flexbüros
                                               - Sonderreinigung der Teppichbodenflächen
                                               - Austausch der Schließanlage
                                               - Einbau des städtischen Datennetzes
                                               - „NewWork“-Ausstattung (Flexbüros, Spinde, Akustik, Pausenraum)

Hinzu kommen Kosten für Umzug und Anmietung.

F)      Nägelsbachstraße 38/40

Zusammenstellung der Kosten:

4.    Klimaschutz:

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

                ja, positiv* durch die dauerhafte Reduktion von Verwaltungsflächen

                ja, negativ*

                nein

5.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr. 111.351-L

                       bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk geplant im HH 2026 in Höhe von 150.000 EUR

                 sind nicht vorhanden in HH-Plan 2026 Höhe von 601.300 EUR
                       (darin enthalten zur Aktivierung des MuWi Bauteils C 280.000 EUR)

Stellungnahme Amt 20 zur Nachmeldung der Sachkosten im Zuge der Haushaltsaufstellung:
(Nachmeldung der Verwaltung)

„Das Ausgabevolumen des Sachkostenbudgets wurde im Einigungsgespräch um 2,3 Mio. € gegenüber dem Vorjahr erhöht, unter anderem wurden die Mittel für Sondermaßnahmen Bauunterhalt deutlich aufgestockt, sodass die Maßnahmen infolge der Entmietung der Nägelsbachstraße 38/40 aus dieser Erhöhung finanziert werden können. Geplante Sondermaßnahmen müssen dadurch zurückstehen oder geschoben werden.“

Aufgrund der Fokussierung der Sondermaßnahmen auf betriebsnotwendige Baumaßnahmen geht ohne Erhöhung der Budgetsumme die Umsetzung zulasten der vorgesehenen Klimaschutzmaßnahme aus dem Sanierungsfahrplan.

Einsichtnahme durch das Revisionsamt

Das Revisionsamt hat die Unterlagen zur Entwurfsplanung gemäß
Ziffer 5.5.3 DA Bau zur Einsichtnahme erhalten.

Anlagen:             GRs der bestätigten Belegungsplanungen (MuWi 1.OG, WvS-Str. EG und 1.OG),
                               Stand Oktober 2025