Betreff
Europaweite Ausschreibung des Boten- und Transportdienstes der zentralen Poststelle
Vorlage
243/014/2022
Aktenzeichen
VI/24
Art
Beschlussvorlage

1.    Das Amt für Gebäudemanagement wird beauftragt, den Boten- und Transportdienst der Poststelle mit einer Laufzeit von 3 Jahren (zzgl. zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr) europaweit auszuschreiben.

2.    Das Amt für Gebäudemanagement wird beauftragt, die Wirtschaftlichkeit und die notwendigen Rahmenbedingungen für eine zukünftige Eigenerstellung der Leistung zu prüfen und darzustellen.

 


        Der aktuelle Vertrag über Boten- und Transportdienste für die Poststelle der Stadt Erlangen endet fristgerecht zum 31.03.2023 nach fünf Jahren Laufzeit. Eine europaweite Neuausschreibung ist vergaberechtlich geboten.

1.    Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Der Boten- und Transportdienst der Poststelle fährt werktäglich auf zwei parallelen Touren („Verwaltungstour“ und „Schultour“) ca. 130 Anlieferstationen im Stadtgebiet bei einer Fahrleistung von ca. 125 km an. Transportiert werden insbesondere behördeninterne Post, Briefsendungen und Pakete, Medien und Mediengeräte für den Schulbereich sowie vereinzelt sperrige Gegenstände wie z.B. Bürodrehstühle.

Für die Zeit ab dem 01.04.2023 ist ein neuer Vertrag abzuschließen. Das zum Zeitpunkt der Ausschreibung angenommene Jahresvolumen von ca. 105.000 EUR (netto) übersteigt kumuliert über die Gesamtlaufzeit den EU-Schwellenwert von 215.000 EUR, sodass ein europaweites VgV-Verfahren notwendig ist.

 

Da sich der Markt für Transportdienstleistungen eng darstellt (wenig qualifizierte Fahrer*innen, nur eine Bewerbung bei der aktuellen Ausschreibung Botendienst 2018-2023), stellt sich die Frage, ob diese Leistung wirtschaftlicher mit städtischem Personal erbracht werden kann bzw. ob sich Synergieeffekte oder eine größere Flexibilität positiv auf die Leistungserbringung auswirken.

 

2.    Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

        In einem umfassenden Leistungsverzeichnis werden die beiden Touren, die Anlieferstellen und zeitlichen Vorgaben detailliert beschrieben. Von den Bietern werden neben dem Preis Referenzen gefordert, die Mindestanforderungen an die möglichen, zukünftigen Fahrer festgelegt, sowie Aussagen zum Qualitätsmanagement eingefordert. Insbesondere an die Fahrer werden hohe Anforderungen gestellt, da Sie täglich im persönlichen Kontakt mit den Mitarbeiter*innen stehen. Eine professionelle Steuerung des Boten- und Transportdienstes – z.B. unverzüglicher Personalersatz bei Krankheit eines Fahrers – ist eine weitere Voraussetzung für eine hohe Dienstleistungsqualität. Weiterhin ist beabsichtigt, nur lokal schadstofffreie e-Transportfahr­zeuge (wie bislang) einzusetzen. Diese Überlegungen werden sich in der Auswahl und Wertung der Zuschlagskriterien sowie der Ausschlusskriterien wiederfinden und auch bei einer Prüfung zur Eigenerstellung der Leistung berücksichtigt.

 

3.    Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Die Prüfung der für einen eigenen städtischen Transportdienst notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Voraussetzungen benötigt einen ausreichenden zeitlichen Vorlauf. Diese Untersuchung soll unter Begleitung eines externen Beraters erfolgen. Daher muss der Botendienst mindestens für eine Mindestdauer von 3 Jahren vergaberechtskonform ausgeschrieben werden. In die Prüfung werden auch – neben dem täglichen Posttransport – weitere denkbare Transportaufträge (z.B. Material- und Maschinentransporte Hausverwaltungen) zur Synergiesteigerung einfließen.

Die beiden Verlängerungsoptionen bieten zusätzliche Flexibilität für eine mögliche Umsetzung der Ergebnisse.

 

4.    Klimaschutz:

 

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

 

                ja, positiv*

                ja, negativ*

                nein

 

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

 

                 ja*

                 nein*

 

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

 

 

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

 

 

5.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

105.000 €

 

15.000 €

bei Sachkonto: 529101 (Botendienst, jährlich)

Untersuchung Eigenerstellung (einmalige Kosten)

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

 

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden auf IvP-Nr.      

bzw. im Budget auf 243170/ 11150010/ 529101
Differenzen müssen ggf. als Mittelnachbewilligung 2023 ausgeglichen werden. Ansätze in den Folgejahren sind im Rahmen der Haushaltsaufstellung anzumelden.

                         sind nicht vorhanden


Anlagen:             -