1.      Die Geschäftsordnung für den Erlanger Stadtrat vom 28.10.2020 wird wie in Anlage 1 (Entwurf vom 02.12.2021) zum 01.01.2022 geändert.

2.      Die Festlegungen zu Livestream von Stadtratssitzungen sowie Übertragung und Archivierung von Haushalts- und Stadtratsschlussreden vom 23.07.2020 (Beschlussvorlage 13/011/2020) bleiben unberührt.

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Vor dem Hintergrund der pandemischen Lage und mit dem Ziel, die kommunalen Gebietskörperschaften auch in akuter pandemischer Lage handlungsfähig zu halten, wurde mit Einführung des Art. 47 a der Bayerischen Gemeindeordnung (GO) zum 17. März 2021 durch den Freistaat Bayern erstmalig und in Abkehr vom bisherigen physischen Sitzungszwang die Möglichkeit geschaffen, mittels Ton- und Bildübertragung an gemeindlichen Gremiensitzungen teilzunehmen (sog. „Hybridsitzung“).

In Ergänzung dazu wurde mit Schreiben des Innenministeriums (IMS) vom 29. April 2021 mit gesonderten Hinweisen über den rechtlichen Rahmen der Umsetzungsmöglichkeit(en) informiert.

Die vorliegende Beschlussvorlage setzt die gesetzliche Möglichkeit um und ermöglicht damit allen Stadtratsmitgliedern an Sitzungen des Stadtrats und seiner Ausschüsse mittels Ton-Bild-Übertragung teilzunehmen soweit die Sitzungen in dafür geeigneten Räumen stattfinden.

Ab 01.01.2022 ist die Teilnahme mittels Ton-Bild-Übertragung nur möglich, wenn dies in der Geschäftsordnung für zulässig erklärt wird (Art. 47a Abs. 1 Satz 1 GO). Nach Art. 47a Abs. 1 Satz 2 müssen dieser Änderung der Geschäftsordnung zwei Drittel der abstimmenden Stadtratsmitglieder zustimmen.

Nach derzeitiger Rechtslage tritt Art. 47a GO am 31.12.2022 außer Kraft (Art. 122 Abs. 2 GO), danach ist die Teilnahme mittels Ton-Bild-Übertragung nicht mehr möglich.

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Sitzungen sind grundsätzlich als Präsenzsitzungen vorzubereiten, der/die Vorsitzende der Sitzung muss physisch im Sitzungssaal anwesend sein. Eine rein virtuelle Sitzung ist nicht zulässig. Die zugeschalteten Mitglieder gelten nach Art. 47a Abs. 1 Satz 3 GO als anwesend und haben somit Mitberatungs- und Stimmrecht. Die Möglichkeit einer audiovisuellen Sitzungsteilnahme ist unabhängig vom RKI-Inzidenzwert zulässig.

Berufsmäßige Stadtratsmitglieder sind grundsätzlich im Sitzungssaal anwesend.

Zur Vorbereitung der Feststellung der Beschlussfähigkeit nach Art. 47 Abs. 2 GO werden vor Beginn der Sitzung sowohl die physische als auch die digitale Präsenz vom Sitzungsdienst festgehalten.

Der Oberbürgermeister und die Stadtratsmitglieder müssen sich in der Sitzung gegenseitig optisch und akustisch wahrnehmen können. In öffentlichen Sitzungen müssen per Ton-Bild-Übertragung teilnehmende Stadtratsmitglieder zudem für die im Sitzungssaal anwesende Öffentlichkeit entsprechend wahrnehmbar sein. Hat sich das Vollgremium mit der erforderlichen Zweidrittelmehrheit der abstimmenden Mitglieder entschieden, Zuschaltmöglichkeiten zuzulassen, ist für die Übertragung von Bild und Ton der Sitzungsteilnehmer keine Einwilligung der Teilnehmer erforderlich. Diese können der Übertragung ihres Bildes und Tones für die Zwecke auch nicht wirksam widersprechen.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen für den Livestream von Stadtratssitzungen sowie die Festlegungen dazu sowie zu Übertragung und Archivierung von Haushalts- und Stadtratsschlussreden vom 23.07.2020 (Beschlussvorlage 13/011/2020) bleiben davon unberührt.

Die Abstimmung der virtuell Teilnehmenden bei der Beschlussfassung ist in optischer Form durch gut sichtbare Handaufhebung möglich. Die Abstimmung nur per Handzeichen genügt den Anforderungen des Art. 51 Abs. 1 Satz 1 GO, wenn sämtliche zugeschaltete Gemeinderatsmitglieder zum Zeitpunkt ihrer Stimmabgabe auf dem Bildschirm im Sitzungssaal sichtbar sind. Die Abstimmung der virtuell Teilnehmenden muss bei jeder Beschlussfassung mit der Abstimmung der physisch Teilnehmenden in geeigneter Weise zu einem Abstimmungsergebnis zusammengeführt und dokumentiert werden.

Eine Teilnahme an Wahlen ist für die zugeschalteten Stadtratsmitglieder nicht möglich (vgl. Art. 47a Abs. 1 Satz 6 GO).

Nach Art. 47a Abs. 4 Satz 1 GO hat die Gemeinde dafür Sorge zu tragen, dass in ihrem Verantwortungsbereich die technischen Voraussetzungen für eine Zuschaltung mittels Ton-Bild-Übertragung während der Sitzung durchgehend bestehen.

Ist die gegenseitige optische und akustische Wahrnehmbarkeit der Sitzungsteilnehmer untereinander sowie bei öffentlichen Sitzungen auch für die Saalöffentlichkeit zu Beginn einer Sitzung nach den eben genannten Maßgaben nicht gegeben oder entfällt sie im Verlauf der Sitzung über einen mehr als nur unschädlichen Zeitraum, darf die Sitzung nach Art. 47a Abs. 4 Satz 2 nicht beginnen bzw. ist sie unverzüglich zu unterbrechen. Dies gilt auch, wenn zu den vorstehend genannten Zeitpunkten nicht festgestellt werden kann, welchem Verantwortungsbereich eine Störung zuzuordnen ist (Art. 47a Abs. 4 Satz 2 GO).

Die Nichtzuschaltung eines Gremienmitgliedes aus einem in den Verantwortungsbereich der Stadt fallenden Grund hat grundsätzlich die Beschlussunfähigkeit des Gremiums zur Folge. Ein Verstoß ist allerdings unbeachtlich, falls die zunächst nicht zugeschalteten Stadtratsmitglieder rügelos an der Beschlussfassung teilnehmen (Art. 47a Abs. 4 Satz 3 GO).

Die Gesetzesregelung bestimmt die Verantwortungsbereiche nicht selbst, sondern überlässt dies den Gemeinden. Um eine Beschlussunfähigkeit des Gremiums zu vermeiden werden deshalb die Verantwortungsbereiche für die Teilnahme an hybriden Sitzungen bei der Stadt Erlangen wie folgt geregelt:

Die Stadt übernimmt nur für die Plattform die technische Verantwortung.

Tritt eine Störung i. S. d. Art. 47a Abs. 4 Satz 5 GO auf, greift Ziffer 3 dieser Beschlussvorlage und es gilt die Vermutung, dass der Grund hierfür nicht im Verantwortungsbereich der Stadt Erlangen liegt.

Die Stadtratsmitglieder können eigene oder die von der Stadt überlassenen Endgeräte (iPads) für die Teilnahme an hybriden Sitzungen verwenden. Es wird in diesem Zusammenhang ausdrücklich festgestellt, dass der Nutzungszweck bzgl. der den Stadtratsmitgliedern bisher zur Verfügung gestellten Hard- und Software (iPads) nicht auf die Ermöglichung der Teilnahme an hybriden Gremiensitzungen erweitert wird. Aufgrund der Nichterweiterung des Nutzungszwecks ist die virtuelle Teilnahme damit wie die Teilnahme mit einem von den Stadtratsmitgliedern selbst angeschafften Gerät zu beurteilen.

In beiden Fällen liegt das Risiko für technische Störungen nicht im Verantwortungsbereich der Stadt, wenn entsprechend der Vermutungsregelung nach Art. 47a Abs. 4 Satz 5 GO mindestens ein Gremienmitglied zugeschaltet ist oder ein Test bestätigt, dass eine Zuschaltmöglichkeit besteht.

Vom Verantwortungsbereich der Stadt ebenfalls grundsätzlich ausgenommen sind „allgemeine Netzstörungen“. Darunter sind im Netz/Netzbetrieb selbst liegende Störungen bzw. Beeinträchtigungen zu verstehen (z. B. Beschädigung des Breitbandkabels, beschränkte Bandbreiten im Bereich der Mitglieder, hohe Netzaus- bzw. Netzüberlastung).

Die gegenseitige Wahrnehmbarkeit muss nach den genannten Maßgaben zwar grundsätzlich durchgehend bestehen. Nicht jede Störung ist aber bereits beachtlich. Insbesondere ein kurzer Bildausfall bzw. eine kurze Bildstörung sind unschädlich, soweit sie die Beratung bzw. Beschlussfassung nicht beeinträchtigen. Durchgehende akustische Wahrnehmbarkeit bedeutet, dass die Äußerung eines Gremienmitglieds von allen anderen wahrgenommen werden kann. Dies hindert es allerdings nicht, das Mikrofon zwischen den Wortbeiträgen stumm zu schalten.

Zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Niederschrift wird die Sitzung über Videotechnik neben der sonst üblichen Tonaufzeichnung aufgezeichnet.

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

Physisch Anwesende können virtuell Teilnehmende dadurch wahrnehmen, dass das Bild der Videokonferenz auf die Leinwand und der Ton auf die Lautsprecher des Sitzungssaals und ggfs in den Livestream übertragen wird. Virtuell Teilnehmende können die Redebeiträge der physisch Anwesenden z.B. dadurch wahrnehmen, dass diese an den Mikrofonen in der Saalmitte, am Rednerpult bzw. in der Reihe der Referent*innen und des/der Vorsitzenden per Videokamera gefilmt und in die Videokonferenz übertragen werden.

Eine Bildunterbrechung durch zugeschaltete Stadtratsmitglieder (Ausschalten der Kamera) - auch bei vorübergehendem Verlassen des Platzes – soll vermieden werden, um nicht den Anschein einer technischen Störung zu erzeugen.

Die technische Umsetzung erfolgt in der Heinrich-Lades-Halle durch einen externen Dienstleister. Bei Veranstaltungen in der Heinrich-Lades-Halle ist der Mieter (hier: Stadt Erlangen) an diesen Dienstleister gebunden. Eine Ausschreibung ist daher nicht erforderlich.

Die Mehrkosten für die Ton-Bild-Übertragung betragen nach Kostenvoranschlag pro Sitzung ca. 1.100 €. Die entsprechenden Mittel sind nicht im Budget des Bürgermeister- und Presseamts enthalten. Je nach Entwicklung des Budgets in Abhängigkeit der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie wird möglicherweise im Jahr 2022 eine Mittelnachbewilligung erforderlich. Aufgrund der derzeitigen Entwicklung der Inzidenzzahlen werden die Sitzungen bis auf Weiteres in der Heinrich-Lades-Halle geplant, soweit diese frei ist.

Der Ratssaal wird demnächst mit der erforderlichen Technik ausgestattet, die eine entsprechende Ton-Bild-Übertragung ermöglicht.

In der jeweiligen Einladung zur Sitzung wird darüber informiert, ob eine Teilnahme mittels Ton-Bild-Übertragung möglich ist.

4.   Klimaschutz:

Entscheidungsrelevante Auswirkungen auf den Klimaschutz:

            ja, positiv*

            ja, negativ*

            nein

Wenn ja, negativ:

Bestehen alternative Handlungsoptionen?

             ja*

             nein*

*Erläuterungen dazu sind in der Begründung aufzuführen.

Falls es sich um negative Auswirkungen auf den Klimaschutz handelt und eine alternative Handlungsoption nicht vorhanden ist bzw. dem Stadtrat nicht zur Entscheidung vorgeschlagen werden soll, ist eine Begründung zu formulieren.

5.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Haushaltsmittel

             werden nicht benötigt (für die Änderung der Geschäftsordnung)

             sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                   sind nicht vorhanden (für die zusätzlichen Kosten bei der Durchführung

                        von hybriden Sitzungen)

Anlagen:        Anlage 1:        Änderung der Geschäftsordnung für den Erlanger Stadtrat
                                               vom 28.10.2020

                        Anlage 2:        Synoptische Darstellung der Änderungen der Vergabebefugnisse
                                               (Anlage 2 der Geschäftsordnung, Entwurf 02.12.2021)