Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.
Die Corona-Krise ist eine nie dagewesene Situation, die alltägliche Freiheiten stark einschränkt und Alle, im beruflichen oder im privaten Umfeld, vor enorme Herausforderungen stellt.
Trotz aller Einschränkungen sind weiterhin viele reguläre Aufgaben der Stadtverwaltung zu erledigen. Denn dass die Stadtverwaltung weiterhin funktioniert, ist essentiell für viele Bürgerinnen und Bürger, aber auch ein wichtiges Zeichen der Stabilität in dieser unsicheren Zeit. Die Bereitschaft, sehr kurzfristig völlig andere Aufgaben zu übernehmen und anzupacken, wo es gerade nötig ist, ist sehr groß. Die Vorlage zeigt bisherige und neue Arbeitsfelder und Abläufe der Referate und Ämter während der Corona-Krise auf.
In den nächsten Wochen wird daran gearbeitet, wie auch die Stadtverwaltung wieder ein weiteres Stück zurück zur Normalität gelangt. Dabei gilt es natürlich weiterhin die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen und die nötigen Weichen zu stellen, um mit den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Folgen des Virus, die heute niemand genau abschätzen kann, umzugehen.
Referat I:
Amt für Umweltschutz und Energiefragen
Die Kolleg*innen von Amt 31 versuchen auch weiterhin ihre
Aufgaben zu erfüllen, abgestimmt, und, soweit möglich, digital und / oder
telefonisch und viele von ihnen, zumindest teilweise, in Homeoffice. Fast alle
Aufgaben fallen auch weiterhin an.
Amt für Veterinärwesen und gesundheitlichen
Verbraucherschutz
Zusammenfassend ist festzustellen, dass der Dienstbetrieb sich aktuell grundsätzlich vom Normalbetrieb unterscheidet.
Routinekontrollen aller Fachbereiche wurden derzeit - auch
auf Anraten der Fachaufsicht- zum größten Teil ausgesetzt. Alle Notfälle und
Gefahrenmeldungen werden nach Verfügbarkeit der entsprechenden Mitarbeiter
weiterverfolgt.
Die derzeit häufig notwendige Anpassung des Dienstbetriebs an die Vorgaben des Infektionsschutzes und der gesetzlichen Anforderungen und Verfügungen, erfordern auch weiterhin noch viele (Um)Planungen und kreative Kompromisse in deren Umsetzung.
Beratungen der Betriebe in unserer Zuständigkeit und Maßnahmen in Amtshilfe werden häufiger notwendig (Anfragen bezgl. Verfügbarkeit von Beatmungsgeräten, Unterstützung Gesundheitsamt) und priorisiert behandelt.
Die Lebensmittelüberwachung wurde in den letzten Wochen sehr häufig durch die beunruhigten Lebensmittelunternehmer um Rat bzgl. der Umsetzung der Betriebsuntersagungen kontaktiert, dies ist zum heutigen Stand eher rückläufig. Zum aktuellen Zeitpunkt wird intern über die Wiederaufnahme von risikoorientierten Kontrollen von Gastronomiebetrieben mit Lieferservice oder Abgabe von Speisen diskutiert, um den gesundheitlichen Verbraucherschutz zu gewährleisten. Bislang konnten alle Rückrufe gefährdender Produkte durchgeführt werden. Aktuell ist ein Lebensmittelüberwacher im Dienst.
Der gesamte amtstierärztliche Dienst (incl. Vertretung der Amtsleitung) wird derzeit mit 0,5 Amtstierärzten aufrechterhalten, wobei zeit- und arbeitsintensive Problemfälle zu bearbeiten sind, die alle einer corona-bedingten Sonderregelung bedürfen. Dabei verfolgen wir weiter das Ziel, alle Maßnahmen unter der Abwägung der Interessen der öffentlichen Sicherheit, der Verhältnismäßigkeit der ohnehin schon belasteten Gewerbetreibenden und dem Infektionsschutz zu erfolgen.
In der Abteilung Fleischhygiene kann zum aktuellen Zeitpunkt der Dienstbetrieb ohne merkliche Einschränkungen sichergestellt werden.
Amt für Soziokultur
·
Ein
Großteil der Aufgaben und Planungen des Amtes laufen wie gehabt weiter, z. B.
Planungen zum Stadtteilhaus West, Fertigstellung Bürgerhaus Kriegenbrunn,
Fortsetzung der Programm-/Projektplanungen, Bearbeitung verschiedener
Sicherheitsthemen, Umsetzung der neuen Homepage des Amtes, Umsetzung der neuen
Programmhefte, Bearbeitung von Zuschussanträgen/Verwendungsnachweisen inkl.
Beratung, Überarbeitung von Konzeptionen, Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen.
·
Aufgaben
aufgrund des Lock Downs, z. B. organisatorische und finanzielle Rückabwicklung
von Programmen/Angeboten bzw. Raum-/Grillplatzvergaben, Beratung zu und
Unterstützung von neuen Formaten externer Veranstalter wegen Corona (z. B.
Online-Konzerte Kulturbühne Strohalm, „LitLock – Literatur im Lock Down“),
Beratung Externer zu Fragen finanzieller Unterstützungsmöglichkeiten in
Hinblick auf Einnahmeausfälle.
·
Aktionen
und Angebote für die Bürger*innen in Corona-Zeiten, z. B. verschiedene
Postkartenaktionen mit Einladung für telefonischen Austausch sowie
entsprechende Telefongespräche, regelmäßiger Facebook-Post zu den Angeboten der
Einrichtungen, Online-Angebot für Kinder „Simsons Online-Spaß“.
·
Aufarbeiten
von liegengebliebenen Aufgaben, z. B. Übertrag von Dateien in das DMS-system,
Auflösung von analogen Ordnern, Aufräum- und Instandsetzungsarbeiten auf den Abenteuerspielplätzen,
Inventuren, Statistiken, Archivierung.
·
Darüber
hinaus wurden die letzten Wochen dafür genutzt, Resturlaub und Überstunden
abzubauen.
Amt für Sport und Gesundheitsförderung
Amt 52 hat die zusätzliche Aufgabe der Materiallogistik für
Schutzausrüstung übernommen. Eingeschränkt ist der Betrieb bei der
Sporthallenbelegung, Sportentwicklungsplanung und Hausverwaltung. Alle anderen
Bereiche laufen je nach Bedarf für die Materiallogistik normal bzw.
eingeschränkt durch Kontaktverbot weiter.
Referat II:
Stadtkämmerei
o Mehrbelastungen:
o Herabsetzungen von
Gewerbesteuervorauszahlungen
o zinslose Gewerbesteuer- und
Grundsteuerstundungen
o deutlicher Anstieg von Anträgen auf
Herabsetzung vereinbarter Ratenhöhen und neuen Stundungsanträgen sowie Setzen
von Mahnsperren
o komplexere Abwicklung der Annahme von
Barzahlungen
o Entlastungen:
o
kein
Parteiverkehr
o
(temporäre)
Aussetzung von Mahn- und Vollstreckungsläufen (weniger Anrufe/ Mails)
o
Wegfall
von Maßnahmen im Vollstreckungsaußendienst
o
Streckung
bestimmter Projektablaufplänen
Liegenschaftsamt
·
Die
meisten Tätigkeiten/Projekte laufen unabhängig von Corona weiter.
·
Vereinzelt
gehen Anträge auf Stundung von Erbbauzinsen ein.
·
Der
Wochenmarkt wurde räumlich entzerrt, deshalb stehen am Samstag Stände auch am
Schlossplatz.
Beteiligungsmanagement & Wirtschaftsförderung
·
Beratung
über Ansprechpartner für Fördermittel bzw. -kredite.
·
Fragen/Antworten
zu erlaubten Betriebsöffnungen bzw. behördlich verfügten Schließungen.
·
Recherche
aktueller, wichtiger Informationen für Unternehmen und Kommunikation dieser
Informationen über die Webseite und die sozialen Medien (Twitter).
Gründerzentren MVC & IGZ
·
Weitgehend
normaler Betrieb - vereinzelt Anfragen von Mietern wegen Stundung.
·
Erhöhter
Kommunikationsaufwand zur Einhaltung von Hygiene- und Sicherheitsstandards.
ETM/City-Management
·
Touristinfo
in der Goethestraße seit 23. März 2020 geschlossen.
·
Aussetzung
der Mitgliedsbeiträge im City-Management sowie im Tagungsmanagement für das
zweite Quartal 2020.
·
Aufbau
der Website ERliefert (mit Integration der Taxizentrale).
Erlanger Schlachthof GmbH
·
Kantine
geschlossen.
·
Betrieb
weitgehend normal; seit 30.3.2020 arbeiten die Mitarbeiter im
Zweischichtbetrieb.
Referat III:
Personal- &
Organisationsamt
- Telearbeit stark ausgeweitet + nach Möglichkeit
Ein-Zimmer-Belegung
- Besprechungen vorrangig durch Telefon-/Videokonferenzen, ggf. in kleiner Runde oder größeren Räumen
- Hotline für Beschäftigte und Führungskräfte eingerichtet, so dass mehrere MA dadurch eingebunden sind
- Infos an MA durch Veröffentlichungen per Mail und Mitarbeiterportal
- Nachwuchskräfte: Größtenteils Fernunterricht bzw. in eigentlicher Theoriephase zum häuslichen Lernen freigestellt
- Vielfältige organisatorische und personalrechtliche Fragen
Rechtsamt
- keine starke Änderung der Arbeitsabläufe
- verstärkt Homeoffice
- keine Besprechungen mit mehr als 2-3 Personen
Standesamt
- grundsätzlich keine persönlichen Vorsprachen (außer
unaufschiebbare Angelegenheiten)
- unabdingbare Leistungen, welche aktuelle durchgeführt werden: Geburtsbeurkundung von Neugeborenen, Sterbefallbeurkundungen, Nottrauungen, Grabneuvergabe, Bestattungen/ Beisetzungen im engsten Kreis
- folgende Leistungen werden aktuell ausgesetzt: Kirchenaustrittserklärungen, Beurkundung von Vaterschaftsanerkennungen, Namensänderungen, Änderung der Geschlechtsangabe, Nachbeurkundungen für Geburten oder Eheschließungen im Ausland
- Eheschließungen: terminierte finden weiterhin statt (nur mit Brautpaar + ggfs. Dolmetscher) – Anmeldetermine für Trauungen, die in späteren Monaten stattfinden sollen, werden geschoben
- städtische Trauerhalle geschlossen
- Bestellung weitere Urkunden über Onlinedienst
Betrieb für Stadtgrün,
Abfallwirtschaft und Straßenreinigung
·
Abteilung
kaufmännischer und technischer Service (Abt. 771):
- Kaufmännische Verwaltung: persönliche Rücksprache nur in zwingenden
Fällen, Ausbau Homeoffice mit z.T. Schichtsystem
- Handwerker/Elektriker: z.T. sogar mehr Aufträge als sonst, Arbeit
stets im gleichen (2-er)-Team, kein Wechsel
- Kfz- & Landmaschinenwerkstatt: 2-Schichtbetrieb, ansonsten
normaler Arbeitsablauf
·
Abteilung
Abfallwirtschaft, Straßenreinigung & Winterdienst (Abt. 772):
- Straßenreinigung: Schichtbetrieb in zwei Gruppen
- Abfallwirtshaft: Müllabfuhr in zwei Gruppen, kein Personalaustausch,
sehr volle Müllbehälter + erhöhter Bedarf an Sonderleerungen, Sperrmüllabfuhr
bereits vereinbarte Termine werden bedient, keine Vereinbarung von neuen
Terminen; die Umladestation ist geschlossen, an den Wertstoffhöfen
Herzogenaurach und Medbach nur Notbetrieb, Kompostierungsanlage offen,
Gartenabfallsammelaktion Frühjahr 2020 abgesagt
- Verwaltung: erhöhte Anzahl von Bürgernachfragen
·
Abteilung
Stadtgrün (Abt. 773):
- MA in Gruppen eingeteilt, Arbeitseinweisung und
Abstimmung per Mail oder telefonisch
- Sachgebiet Planung und Neubau: leichte
Auswirkungen bei der Besetzung der Baustellen durch beauftragte Firmen
- Sachgebiet Grünflächenverwaltung und Grünflächenunterhalt:
durch Sonderaufgaben (Beschilderungen & Absperrungen von Spielplätzen,
Freizeitanlagen & Grünflächen) sind MA gebunden; mehr MA zur
Müllbeseitigung auf öffentlichem Grün eingesetzt
- Sachgebiet Stadtförsterei: Holznachfrage stark gesunken;
vermehrt Müllablagerungen im Wald, die beseitigt werden müssen; kein
Brennholzverkauf an Bürger
- Sachgebiet Baumpflege: Aufgaben weitestgehend
uneingeschränkt wahrgenommen
Amt für Brand-
und Katastrophenschutz
- intensiv eingebunden
- im Sachgebiet Katastrophenschutz extremer Arbeitsanfall
- Einsatzbereitschaft STW/FFen aufrechterhalten: geänderte Zeitabläufe, räumliche Trennung, Beschaffung Schutzkleidung, Mitwirkung bei den notwendigen Materialtransporten und der Materialausgabe, Technische Leitung und Betreuung des Testzentrums am Westbad
- Einsatzgeschehen: Ausrüstung der Fahrzeuge mit umfangreicher Infektionsschutzsets, Reduzierung der Mannschaftsstärke etc.
Bürgeramt
- Bürgerservice: Aufgabenerledigung wo möglich elektronisch
oder postalisch; Notbetrieb mit Kundenkontakt
- Ausländerbehörde: Aufgabenerledigung wo möglich elektronisch oder postalisch
- Sozialversicherungsangelegenheiten: Rentenberatungstermine fernmündlich
- Ordnungsbehörde: einige Aufgaben (wie z.B. Veranstaltungen, Prostitution, Glücksspiel) sind weggefallen, dafür größeren Arbeitsaufkommen im Vollzug der Beschränkungen sowie in der Heimaufsicht; MA werden flexibel eingesetzt
Referat IV:
Bildungsbüro
Das
Bildungsbüro ist derzeit mit folgenden Aufgaben beschäftigt:
-
Bearbeitung des SPD-Fraktionsantrags 191/2019 - Ausweitung Dezentraler Angebote
der Erwachsenenbildung. Speziell: Auswertung der Befragung der
Erwachsenenbildungsanbieter
-
Erarbeitung des Teilberichts "Übergänge im Bildungssystem"
(Veröffentlichung im Herbst 2020)
-
Vorbereitung eines ausführlichen Newsletters (evtl. statt Bildungsratssitzung
am 18.05.)
-
Vorbereitung der Vielfaltskonferenz am 19.06.2020
-
Erarbeitung der Abschlussberichte der Bundesprojekte
-
Vorbereitung der Veröffentlichung des Online-Broschüre Fachkraft Erlangen
-
Erarbeitung von Infoupdates im Bereich Bildungsangebote für Neuzugewanderte zu
Online-Angeboten
Schulverwaltungsamt
Im
Schulverwaltungsamt läuft der Dienstbetrieb mit allen Kolleg*innen (bis auf die
urlaubsbedingten Abwesenheiten) grundsätzlich normal weiter.
Ø Ausstattungen der Schulen werden möglichst planmäßig
und termingerecht durchgeführt
Ø Notbetreuung an den Schulen, auch in den
Osterferien, ist sichergestellt. Wir erfragen und erfassen täglich die Anzahl
der betreuten Kinder.
Ø Schwerpunkt ist Klärung der finanziellen
Auswirkungen der Coronakrise auf das städtische Budget, insbesondere in den
Bereichen Schülerbeförderung (derzeit: Busunternehmen zunächst auf den
Schutzschirm der Landesregierung verwiesen, erstattet werden nur die
tatsächlich durchgeführten Kleinbus-Fahrten zu den Förderzentren), Heimunterbringung
(derzeit: Miete für das Schülerwohnheim wird weiter gezahlt), Mittagsbetreuung
(Förderung erfolgt uneingeschränkt weiter)
Ø Einschränkungen durch stadtweite Schließung
der Ämter für den persönlichen Bürgerverkehr, Erreichbarkeit telefonisch oder
per E-Mail gewährleistet
Ø möglicherweise Verzögerungen bei der
Antragstellung und dem Mittelabruf für die digitalen Förderprogramme des Bundes
und des Freistaates (Digitalpakt und digitale Ausstattung der Klassenzimmer),
da Regierung von Mittelfranken mit den Coronabedingten Sofortmaßnahmen derzeit
ausgelastet
Stadtbibliothek
Die Stadtbibliothek
setzt ihren Schwerpunkt zur Zeit auf digitale Mediennutzung und digitale
Medienkompetenz für die Erlanger Bevölkerung:
Ausstellung von
kostenlosen Schnupperausweisen für die Nutzung der digitalen Medien (gültig bis
Ende der Bibliotheksschließung)
Stark erhöhter
Supportbedarf bei der Nutzung dieser Medien (telefonisch und per E-Mail, wird
zum Teil im Homeoffice geleistet)
Naxos Music Library
wurde neu lizensiert
Veranstaltungs- und
Schulungsangebote werden soweit möglich digital angeboten (digitale
Vorlesestunde, Schulung "Videokonferenz für Großeltern")
neuer Info-Flyer
für die digitalen Medien
Vermehrte Präsenz
in Blog und Social Media
Überarbeitung der
Tutorials
zusätzlicher
Newsletter
Bestellungen und
Einarbeitung sowohl physischer als auch digitaler Medien laufen weiter
Bestandspflege
Aufarbeitung
liegengebliebener Arbeiten (z.B. E-Payment ...)
laufende
Verwaltungsaufgaben (EDV, Einführung neuer Kassen, Personalwesen, Planung
Stadtteilbibliothek ...)
Abbau von
Überstunden
Volkshochschule
Verwaltung:
Teilnehmer*innen aus 1100 Kursen und 600 freiberuflich eingesetzte Dozent*innen
wurden seit dem 14. März ausführlich informiert. Nachholtermine und Ausfälle
waren für alle Kurse vorzunehmen. Die Erstellung der Verwendungsnachweise, der
Landesstatistik, die Programmplanung für das Herbst-/Wintersemester 2020/21,
förderrelevante Akkreditierung im Qualitätsmanagement und die allgemeinen
Verwaltungsabläufe waren und sind weiter zu leisten.
vhs-Schulkooperationen:
Der Bereich ist weiterhin aktiv: Neben der Notfallbetreuung von Schüler*innen,
ist ein Teil der Honorarkräfte weiter pädagogisch aktiv, etwa mit
online-Angeboten. Die Optimierte Lernförderung gelingt via Telefon/Medien.
Im
Integrationsbereich Unterrichtung der Teilnehmer*innen über das vhs.Lernportal
zur Erhaltung des bisher erreichten Sprachstandes. Beratung via Telefon und
E-Mail wird kontinuierlich geleistet.
Allgemeine Kurse:
Die vhs Erlangen startete das Projekt „vhs – einen Klick voraus“.
Mitarbeiter*innen und Kursleiter*innen werden in der Konzeption und Umsetzung
von online-Kursen mediendidaktisch geschult. 150 Kursleitungen sind bereits auf
der Lernplattform vhs.cloud registriert. Aus der Budgetrücklage für
„Unvorhergesehenes im laufenden Betrieb“ werden für das Projekt 30.000 €
aufgewendet (Schulungen, Honorare für Kursleitungen).
Ab Mai wird ein
ausgewähltes online-Bildungsprogramm von hoher Qualität für Bürger*innen
kostenfrei angeboten. Aktuell sind 14 online-Angebote gestartet. 30 weitere
werden bis Mai aktiv sein. Dazu gehören: Sprachstammtische, Sprachkurse,
berufliche Kurse von kaufmännischen Rechnen bis hin zu Sketchnoting,
Gesundheitskurse von Tanz bis zu Yoga sowie diverse Kulturangebote. Vorträge
aus den Bereichen Gesellschaft, Politik und Kultur werden seit 16. März in
Kooperation mit weiteren bay. Volkshochschulen täglich als Streaming-Angebot
durchgeführt (vhs.daheim). Die Haus- und Medienwarte bereiten ein Aufnahmestudio
für das Herstellen von interaktiven Vorträgen und Lerntutorials der
Kursleiter*innen vor.
Theater Erlangen
Schwerpunktmäßig sind
unsere Mitarbeiter*innen am Theater Erlangen damit beschäftigt:
·
Vorproduktion von Inszenierungen in den Theaterwerkstätten durch
die Herstellung von Bühnenbildern und Requisiten
·
Herstellung von Community-Masken in der Theaterschneiderei
·
Künstlerisches Betriebsbüro:
o
Erarbeiten der neuen Spielzeit- und Jahresplanung in enger
Zusammenarbeit mit der Intendanz
o
Personal- und Produktionsplanung von Mitarbeiter*innen des Hauses
sowie der Gäste: Disposition/Abklären von Spiel- und Probenterminen für die neu
disponierte Spielzeit 2020/2021
o
Kommunikation mit allen Abteilungen des Hauses zur aktuellen Lage
und weiterer Planung
o
Koordinierung von allen externen Arbeiten im Theater Erlangen
o
Erarbeiten von Strategien von Hygienemaßnahmen für den
Probenbetrieb und den Theaterwohnungen
o
Teilnahme am Krisenstab/ der Leitungsrunde des Theaters
o
Koordinierung von Arbeiten in der Theaterwohnung
·
Ensemble:
o
Durchführung des digitalen Spielplans: Konzept, Textsuche, Proben
(in Absprache mit der Dramaturgie und ÖA), selbstständige Videoaufnahmen +
Schneiden
o
Regelmäßiges Textmachen, um alle aktuellen Produktionen am Laufen
zu halten
o
Vorbereitung auf zukünftige Produktionen: Stück lesen, Material
lesen, Eigenrecherche
o
Eigene Körperarbeit: Fitness, Stimmtraining
o
Durchführung von digitalen Formaten wie die Gerüchteküche
·
Bühnentechnik, Licht- und Tontechnik
o
richten Bühnen für Videoaufnahmen für die Aufführung von 1
Personenstücken/ Lesungen als Streamingangebot ein
o
bauen Probenbühnen um, damit sie als Aufnahmestudio für digitale
Formate genutzt werden können
o
ziehen anstehende Wartungs- und Aufräumarbeiten vor und führen sie
durch.
·
Öffentlichkeitsarbeit
o
kommuniziert im öffentlichen und virtuellen Raum unsere neuen
digitalen Angebote
o
hält Kontakt mit Publikum und Partnern, informiert über die
Entwicklungen, begleitet künstlerische Angebote, bereitet sie auf, macht sie
digital verfügbar
o
bereitet Publikationen für die kommende Spielzeit vor
o
aktualisiert die gesamte Außenwerbung des Theaters
o
dokumentiert Veröffentlichungen zum Thema Corona und Theater für
interne Zwecke
·
Theaterkasse wickelt die ausgefallenen Veranstaltungen ab und
informiert unsere Zuschauer*innen in Zusammenarbeit mit der
Öffentlichkeitsarbeit und
der Verwaltung
·
Dramaturgie
o
Konzeption und Planung des neuen „digitalen Spielplans“ durch
Entwicklung neuer digitalen künstlerischen und kommunikativen Formate
o
adaptiert bestehende Formate wie bspw. die Gerüchteküche und führt
sie im Internet durch
o
entwickelt eine alternative digitale Arbeitsweise für das Theater
o
Vorbereitung aktueller und zukünftiger Produktionen: Recherche,
Videokonferenzen mit dem Team, Fassung erstellen
o
Vorbereitung von zukünftigen Lesungen + aktuelle Proben per
Videokonferenz
·
Allgemein
·
Wir
bewerben uns mit unseren vor der Corona-Krise erarbeiteten Inszenierungen und
Formate im Bereich der Kommunikation, Theaterpädagogik und des künstlerischen
Rahmenprogramms für Festivals, Preise und Förderprogramme
·
Wir passen unsere Raum-,
Personal-, Produktions- und Werkstattplanung an die behördlichen Anordnungen
und davon betroffene Vorstellungen des Theater Erlangens in eigenen Räumen,
Schulen und an anderen Orten an, dazu zählen auch Hygeniemaßnahmen und
Anpassungen an die gemeinsame Zusammenarbeit am Arbeitsplatz
·
Wir
prüfen, bearbeiten und besprechen die von der Corona-Krise betroffenen Verträge
·
Verwaltung
o
hält Kontakt und ist Schnittstelle zwischen den Mitarbeiter*innen,
Gästen und der Stadtverwaltung
o
Prüfung, Bearbeitung und Abwicklung der von der Corona-Krise
betroffenen Verträge
o
strategische und operative Mitwirkung in Bezug auf die sich durch
die Corona-Krise verändernden Finanz- und Personalthemen (Erstellung von
Kostenplänen etc.)
o
Zuarbeiten für das Personalamt hinsichtlich
personalwirtschaftlicher- und organisatorischer Fragen (z.B. kurzfristig- und
geringfügig Beschäftigte, Freistellungsanträge, etc.)
o
(finanzielle) Abwicklung ausgefallener Veranstaltungen
o
Weiterführung operatives Verwaltungsgeschäft, v.a. Dingen
hinsichtlich (Controlling, Jahresabschluss, Vorstellungsgesprächen,
Unterstützung der Sachgebiete Kunst und Technik, etc.)
Stadtarchiv
Auch ohne Publikum und die
vielen Außentermine läuft das Archiv eigentlich unvermindert auf vollen Touren;
Einschränkungen gibt es vor allem in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit und
Forschung bzw. bei allen Außenkontakten mit der Verwaltung, Firmen,
Privatpersonen usw., da hier der größte Teil der Termine wegfiel. Unverändert
ständig nachgefragt sind vor allem die Bereiche Bauakten und historische
Unterlagen des Standesamtes und des Einwohnermeldeamtes (für Erbenermittlung,
Gerichte, Privatpersonen). Außerdem gibt es zahlreiche heimatkundliche,
familiengeschichtliche, wissenschaftliche oder sonstige Benutzeranfragen oder
Anfragen nach Schulbesuchsbestätigungen. Offensichtlich hat mancher jetzt Zeit,
sich um seine Anfragen ans Archiv zu kümmern; auch einige Ämter, z.B. 63 oder
das Sekretariat der Eichendorffschule, arbeiten vermehrt „Abgaben an das
Archiv“ ab.
Weiterhin finden
die meisten laufenden Aufgaben statt: Geschäftszimmer (Gesamtumfang der
Aufgaben), Einlauf und Verteilung der Anfragen, Recherchen, Beantwortung der
Anfragen, Übermittlung von Planmaterial, Anfertigung von Reproduktionen, dringende
Scan- und Kopieraufträge von Benutzern etc., jetzt eben per Mail. Auch die
Ausleihe von Akten an die Verwaltung (z.B. Ämter 23, 34, 511-2, 61, 63 und EBE
findet unvermindert weiterhin statt.
„Freie“ Zeitfenster
werden für die Erschließung von Beständen (z.B. Stümpel-Fotonachlass) oder
Ordnungsarbeiten genutzt, für Recherchen nach vermissten ausgeliehenen Akten,
die Einordnung der Rückläufe aus der Stadtverwaltung, Zuheftungen und
Neuanlagen von Bauakten, Umbettung bzw. Abarbeitung der Statik-Akten,
Fortführung der Zeitungsausschnittsammlung, Budgetabrechnung, Projekt Workflow
E-Rechnungen, Inventarlisten, Abarbeitung einiger „Altlasten, Erwerb,
Abrechnung und Erfassung von „Erlangensien“ (Ebay, Auktionshäuser, von Privat),
Überprüfung Katalogbestände, Beglaubigung von Geburts-, Heirats- oder
Sterbeurkunden, Anordnung von Rechnungen (z.B. Vereinsmitgliedschaften oder
Bücheranschaffungen) usw., womit sich das Archiv Jahre lang beschäftigen
könnte.
An
bestandserhaltende Maßnahmen werden durchgeführt:
-
„Umbetten“
von Abgaben aus der Stadtverwaltungen bzw. Archivalien in archivfachlichen
Standards entsprechende Verpackungen
-
Digitalisierungsprojekte
im Bereich der historischen Bildbestände
Im Bereich
Magazinverwaltung:
-
Umzüge
bzw. Optimierung der Aufstellung von Archivbeständen innerhalb der Magazine
Ferner
Bestandsanalysen sowie inhaltliche Erschließungs- und Ordnungsarbeiten am
Archivgut
-
u.a.
Bestandsgruppe 32 Vereinsarchive und Deposita
o insbesondere Pfadfinderarchiv
o Vereine internationale Theaterwoche e.V.
-
VI.T.a..
Grafiksammlung, Erlanger Künstler
-
Nachlass
Eduard Rühl (Fotonegative um 1930)
-
Bestand
44 Posthistorische Sammlung
-
Bestand
XIII. Postkarten
-
Bestand
240 Ordnungsamt
-
Bestand
300 Einwohnermeldeamt
Da die Archivschule
München bis auf weiteres geschlossen ist, wurde und wird unserer Referendar
Herr Hasselbeck im Rahmen seiner Ausbildung betreut (Aufgaben: u.a. Übersicht
über die historische Entwicklung der Stadtverwaltung (Struktur, Wachstum und
Veränderungen in Referaten, Ämtern, Aufgabenzuschnitten), Teilnahme am
Lenkungskreis, bei bestimmten Themen der Archivplanung, Korrekturlesen wiss.
Aufsätze.
Die Homepage des
Archivs wurde überarbeitet und teilweise erneuert, der Archivblog der Archive http://www.stadtarchive-metropolregion-nuernberg.de/ im Großraum wurde mit neuen Einträgen des
Stadtarchivs fortgesetzt.
Das Projekt
„Gedenkstätte“ geht weiter, aus der Kinderkrankenschule des Klinikums wurden
als Amtshilfe Materialien und Unterlagen übernommen, mit Erich Malter und Dr.
Wachter fanden zwei Fototermine in der Schwabachanlage 10 statt, für das
Buchprojekt „Erlangen in der Weimarer Republik und im Dritten Reich“ wurden die
„säumigen“ Autoren angeschrieben, vom Bürgermeister- und Presseamt und den EN
kamen Anfragen um Interviews bzw. Textbeiträgen zum Kriegsende in Erlangen, zum
Abbruch des Nürnberger Tors, vorbereitet werden mit Amt 13 der „runde Tisch“ 40
Jahre Mord an Lewin/Poeschke, recherchiert wird die Biografie Martin Scheidig
wg. einer beabsichtigten Straßenbenennung. Mit dem Stadtmuseum und der
Stadtbibliothek bestehen Kontakte in Hinblick auf eine Kooperation bei
geplanten (aktuell verschobenen) Ausstellungen. Vorbereitet werden die
Bewerbungsgespräche für die Nachfolge Stelle Wünschmann am 6. Mai, die
Stellenanträge 2021 und das Jahresarbeitsprogramm 2021.
Stadtmuseum
Die Schließung
des Museums betrifft nur einen kleineren Teil der laufenden Museumsarbeiten (v.
a. Konzeption und Realisierung von Veranstaltungen sowie Museumspädagogik). Die
meisten Tätigkeiten haben sich nicht wesentlich in Zuschnitt oder Umfang
verändert. Momentan werden längerfristige oder bisher nicht bearbeitete
Aufgaben verstärkt in den Fokus genommen sowie Überstunden konsequent abgebaut.
Arbeiten
in Auswahl nach Beschäftigungsgruppen:
Wissenschaftliche Mitarbeiter
·
Planung Museumskarree
·
Konzeptionierung und Realisierung der Sonderausstellung „Von wegen
deutsch!“ (26. August 2020 bis Januar 2021)/Erarbeitung eines Begleitprogramms
·
Inventarisierung von bisher nicht erschlossenen Depotbeständen in
VINO (mehrere Tausend Objekte)
·
Digitalisierung des analogen Fotobestandes in FAUST
·
Fortführung Bestandskatalog Bd. 2 und 3 (Arbeitsprogramm)
·
Erarbeiten einer Inklusionsstrategie
·
Katalogisieren von bisher nicht erfassten Büchern für
Museumsbibliothek
·
Längerfristig: Erstellen eines Standortverzeichnisses für das
Hauptdepot
Werkstatt
·
Aufbau und temporäre Einlagerung der neuesten Sonderausstellung
„Carl Haag“
·
Einrichtung des neuen Museumslagers am Heusteg: Aufbau von
Regalen, Einlagern von Ausstellungstechnik, Sichtung des technischen
Equipments, Aktualisieren von Medienlisten
·
Einarbeitung und Inbetriebnahme einer neuen Tonanlage für den
Veranstaltungsbetrieb
·
Mithilfe bei Erstellen eines Standortverzeichnisses im Hauptdepot
(längerfristig)
Aufsichten
·
Bisher: Mithilfe in verschiedenen Ämtern (Wahlamt,
Stadtbibliothek)
·
Aufräumarbeiten Kataloglager
·
Mitarbeit bei Adressensuche
·
konservatorische Reinigung in der Dauerausstellung und in den
Depots
·
Ordnungs- und Reinigungsarbeiten in der Museumspädagogik,
Technikräumen
·
Pflegen und erweitern der Adressdateien
·
Mithilfe bei Inventarisierungsarbeiten (fotografieren, vermessen
etc.)
Verwaltung
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Aktualisierung und Erweiterung der Adressdateien
·
Vertiefte Einarbeitung in und Erweiterung des Kassensystems Becker
Billet
·
Digitalisierung von Dauerausstellungstexten
·
Besucherstatistik 2019
·
Organisation von
Büroumzügen als Ergebnis des Teamorganisationsprozesses
Kunstmuseum
Zur
aktuellen Ausstellung, die komplett im Kunstmuseum aufgebaut ist:
·
Bilder
der Ausstellung auf der Homepage
Videoführung für Siemens erstellt
·
Videoführung
mit Untertitel für die Homepage kommt in den nächsten zwei Tagen
·
Videoführungen
und Bilder auf instagram
·
Image-Plakat
des Kunstmuseums für den öffentlichen Raum: Hängt
seit 14.04.2020
·
Inventarisierung
des Bestandes
Kulturamt
Aktuelle Entwicklungen und
Vorgaben erfordern Anpassungen der Abteilungen in ihrer Planung und in den Formaten,
mit denen sie mit der Bevölkerung in Kontakt treten.
Abt. 471
- Absage des Internationalen Comic-Salons: Rückabwicklung bzw.
geordnetes „auf Eis legen“ der einzelnen Projekte und Programme
- Fortführung der Vorbereitung einzelner Programmteile für spätere
Umsetzung
- Klärung rechtlicher Fragen bei
Absagen/Verschiebungen/Honorarkräftefrage
- Vorbereitung Erlanger Poetenfest und Veranstaltungen zweite
Jahreshälfte – kleinere Formate
- Entwicklung neuer digitaler Angebote („Zeich(n)en aus dem
Homeoffice“, „Kinder lieben Comics: Oster-Spezial!“ etc.)
- Unterstützung der Pressestelle
- Mitarbeit Corona-Testzentrum Westbad
Abt. 472
- Reguläre Vorbereitung der nächsten Ausstellungen / Fragen der
Verlängerung, Verschiebungen der Ausstellungen und Begleitprogramme
- Reguläre Arbeit: Kataloge, Sammlungsbetreuung
- Planmäßige Umsetzung Kunst am Bau BBGZ, BH Kriegenbrunn, E-Werk
- Planmäßige Betreuung und Umsetzung des Street Art-Projekts
(s. Arbeitsprogramm und übergreifende Aufgaben der Amtsleitung inkl. Fraktionsanträge zum Arbeitsprogramm). - Klärung rechtlicher Fragen bei
Absagen/Verschiebungen/Honorarkräftefrage
- Entwicklung neuer digitaler Angebote für Kinder und Erwachsene
Abt. 473
- Reguläre Begleitung der Baumaßnahmen KuBiC-Frankenhof
- Weiterführung der Projekte Bürgerkulturbüro und EDV
KuBiC-Frankenhof unter veränderten Vorzeichen (Projektleitung = AL 47)
- Reguläre Verwaltungsaufgaben Amt 47
- Federführung bei Corona-Testzentrum Westbad und Mitarbeit
Abt. 474
- Musikunterricht über Skype oder andere Wege bei Einzelunterricht (3/4
der Lehrer*innenschaft ist mit ihren Schüler*innen im Unterrichtskontakt)
- Klärung rechtlicher Fragen wegen Rückzahlung von Gebühren etc.
- Entwicklung zusätzlicher digitaler Angebote von Lehrer*innen
- Laufende Verwaltungstätigkeiten
- Programmplanung zweite Jahreshälfte
Jugendkunstschule
- Planmäßige Vorbereitung des Kursprogramms für die zweite
Jahreshälfte
- Rückabwicklung abgesagter Kurse und Angebote, Gebührenerstattungen
- Entwicklung neuer digitaler Angebote und Anleitungen für zuhause
- Vereinbarungen mit Honorarkräften, Selbständigen etc.
- Laufende Verwaltungstätigkeiten
Fachübergreifende
Aufgaben
§
Begleitung
des MakerVsVirus-Aktion (Masken- und Visier-Produktion im ehemaligen
Leder-Pfeiffer)
§
4,5
Kolleg*innen arbeiten in Abordnung an das Corona-Testzentrum Westbad.
§
Mitwirkung
in Pressestelle, Betreuung Sonderseiten auf erlangen.de
Sonstiges:
- Ein Teil der
Lehrer*innen der Sing- und Musikschule, beispielsweise der Singklassen
oder der Orff-Gruppen, die keine digitale Einzelbetreuung vorhalten, haben
in den ersten Wochen der Schließung aufgearbeitet und vorgeplant. Diese
Tätigkeiten sind nun erledigt. Wenige Wochen könnten noch mit digitalen
Angeboten überbrückt werden (Liedersingen, -hören, verschicken etc.). Es
kommt zeitlich auf die Exit-Strategie des Landes an.
Stadtjugendamt
Für die
Einrichtungen:
- Organisieren Notbetreuung für Kinder
von Eltern in systemrelevanten Berufen + für Kinder in akuter
Gefährdungslage (ASD)
- Dokumentationen werden überarbeitet,
Portfolios werden gepflegt und Konzeptionen überarbeitet.
- Die Platzvergaben werden vorbereitet
und ausgeführt
- Fachliteratur- Recherchen und Vorträge
ausgearbeitet und vorbereitet
- Weiterbildungen nachbereitet
- Weitere, zeitaufwändige Arbeiten:
- Beschäftigungs- und Kontaktangebote für
Eltern und Kinder, Bastelangebote
- Kontaktpflege zu Kindern und Eltern per
Mail und Post, Beratung von Eltern in Erziehungsfragen, helfen den Tag zu
strukturieren und Krisen zu bewältigen
- Hilfen vermitteln, auch finanziell,
Organisation von Spenden etc.
- Weitergabe von Informationen zum Thema
Corona persönlich und in leichter Sprache.
- FapE MA machen distanzierte
Beratungsspaziergänge mit Müttern in Not
- Einrichtungen werden gründlich
aufgeräumt/ Sperrmüllaktionen, Gartenhäuser aufgeräumt und Gärten gepflegt
Verwaltung und
Sozialdienste:
Alle Kolleginnen
und Kollegen arbeiten regelmäßig wie sonst üblich, zusätzlich auch in
Telearbeit..
Die Bauprojekte
werden weiter vorangetrieben, die Planungen, Beschaffungen, Absprachen etc.
laufen unvermindert weiter. Da Besprechungen wegfallen, sind Absprachen nun
aufwändiger.
Auch alle anderen
Aufgaben im Bereich Rechnungswesen, Verträge, Personal, IT laufen unvermindert
weiter.
Im Bereich der
Leitungsassistenz werden liegen gebliebene Aufgaben nachgeholt, übliche
Aufgaben erledigt (z.B. Abmeldung von Kindern, Abrechnungen) und Sonderaufgaben
aufgrund der eingeschränkten Betreuung kommen dazu (diverse Absagen für
Fahrten, Elternbrief….)
Im Bereich
Geschäftszimmer ist es ruhiger geworden, weil der Publikumsverkehr wegfällt.
Telefonvermittlung ist ein wichtiger Schwerpunkt, Überblick über Anwesenheit
der Mitarbeiter*innen, Post läuft wie üblich.
Fachdienst
Vormundschaften, Beistandschaften, Betreuungen:
Arbeitsanfall nach wie vor hoch, obwohl keine Haus- und Klinikbesuche mehr
stattfinden. Kommunikation und Abstimmungen kosten viel mehr Zeit (Telefon,
Mails, Papierpost). Manche Aufgaben müssen verschoben werden, andere kamen neu
hinzu, wie z.B. Eilanträge bzgl. Betreuungen für Corona-Intensivpatienten aus
dem Ausland, Unterhaltsneuberechnungen wegen Kurzarbeit).
Wirtschaftliche
Jugendhilfe, Ausbildungsförderung, UVG:
Sachbearbeitung läuft weiter, zwar ohne Parteienverkehr, aber mit Telefon, Mail
und Papierpost. Drei Beschäftigungsverbote in diesem Sachgebiet haben zu einer
Arbeitsverdichtung bei den anderen Mitarbeiter*innen geführt. Vermehrte
Anfragen wegen Einnahmeausfällen sowie steigende Unterhaltsvorschuss-Anträge
und Anträge auf Gebührenbefreiungen verschärfen die Situation.
In beiden
Sachgebieten ist kaum Homeoffice möglich. Für Mitarbeiter*innen, die der
Risikogruppe angehören sowie für Mitarbeiterinnen, deren Kinderbetreuung nicht
gesichert ist, werden derzeit die technischen Möglichkeiten für Homeoffice
geschaffen.
Jugendsozialarbeit:
Aktive
Kontaktaufnahme zu einzelnen Kindern, Jugendlichen und Eltern, sowie
Krisenbegleitung über Telefon und Mail
Weitergabe von
Informationen zu Corona, Schule, Beschäftigung
inhaltliche,
konzeptionelle, aber auch praktische Tätigkeiten durch SGL vergeben
regulär Urlaub und
Zeitausgleich in den Osterferien
Kommunikationsplattform
über Videospiele, da man über Kopfhörer verbunden ist, hat man so 2-3h Kontakt.
Whats App,
Instagram, Sichtkontakt und „Fensterkontakt“
Schulung von 6 MA
zur Unterstützung des ASD
regulär Planungs-
und Dokumentationsarbeiten, Fachcontrolling
Intensive
Einarbeitung 3 neuer MA durch erfahrene Kolleginnen (Mentoring)
Chance 8.9.Plus:
intensive Unterstützung von Jugendlichen in der Prüfungsvorbereitung
ASD, BSD, KoKi:
Etwa die Hälfte
der Mitarbeiter*Innen arbeitet im Homeoffice, der andere Teil im
Rathaus, u.a. um bei einer Quarantäne den Betrieb aufrecht erhalten zu können
Die Beratungsarbeit
/ sozialpädagogische Arbeit unter der Vorgabe, auf persönliche Kontakte zu
verzichten bzw. auf ein Minimum zu reduzieren, ist für die Kolleg*innen eine
große fachliche Herausforderung.
Es wurde
festgelegt, dass Kinderschutzsituationen mit höchster Priorität
weiterbearbeitet müssen. Dies erforderte eine Analyse aller Beratungsfälle. Wo
kann es verantwortet werden, nicht umgehend Hilfen einzuleiten und in welchen
Situationen ist eine enge Begleitung und ein offensives Nachgehen
unverzichtbar.
Soweit die Probleme
schon bekannt sind, wird im telefonischen – aber auch, wenn notwendig, im
persönlichen Austausch im Rathaus oder bei den Familien zuhause geklärt, welche
Hilfen es braucht und was zum Schutz der Kinder notwendig ist.
Neuen Hinweisen auf
mögliche Kindeswohlgefährdung gehen wir mit höchster Priorität nach. Die
Kapazitäten dafür wurden, zu Lasten der kontinuierlichen Beratungsarbeit, erweitert.
Seit Mitte März
wurden 10 Kinder und Jugendliche im Rahmen einer Notunterbringung außerhäuslich
untergebracht.
Der ASD ist für die
Prüfung, ob entsprechend den bayernweiten Vorgaben die Notbetreuung eines
Kindes in Kita oder Schule aus Kinderschutzgründen notwendig ist, zuständig.
Aktuell besuchen 39 Kinder mit dieser Feststellung zu ihrem Schutz eine
Kindestageseinrichtung bzw. eine Schule.
Wir halten offensiv
Kontakt zu den Familien, die im Beratungsprozess sind, und machen deutlich, wir
sind da, arbeiten; bei Unterstützungsbedarf anrufen – jeder Anruf wird fachlich
bearbeitet. Für diese Aufgabe wurde unsere Bereitschaftsstruktur erheblich
erweitert.
Ausblick und
Einschätzung für die Zeit nach einer Lockerung:
- Es bleibt viel Arbeit liegen, Menschen
agieren in Anbetracht der Krise zurückhaltend, Motivationsarbeit
unsererseits muss zurückstehen.
- Es ist bereits jetzt absehbar, dass
auch nach einem evtl. Ende der Corona-Beschränkungen diese Bearbeitung
einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
- Der befürchte wirtschaftliche Einbruch
mit einhergehenden existentiellen Sorgen wird innerfamiliäre Problematiken
verstärken.
- Wir gehen für den Bereich der Abteilung
von einer spürbaren Erhöhung der Fallzahlen aus.
Referat V:
Sozialamt
Amt
50 hat die erforderlichen arbeitsorganisatorischen Maßnahmen (Homeoffice,
Einzelbüros) getroffen, um die Auszahlung der lebensunterhaltssichernden
Leistungen (Leistungen zur Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung,
Sozialhilfe, Leistungen nach dem AsylbLG, Wohngeld und EOF) sicherzustellen.
Gleichzeitig erfolgt die erforderliche Beratung, Aufklärung und Information derzeit durch Telefon, E-Mail oder postalisch; persönliche Vorsprachen durch die Bürger*innen erfolgen nur im absoluten Ausnahmefall. Dieses Procedere hat sich gut eingespielt; vor allem suchen die Kunden vermehrt den telefonischen Kontakt. Viele Leistungsbezieher*innen sind dankbar, dass diese Regelungen zuverlässig und reibungslos funktionieren.
Die Einweisung in eine Obdachlosenunterkunft muss immer persönlich erfolgen; hierbei werden allerdings die infektionsschutzrechtlichen Vorkehrungen getroffen und eingehalten.
Nahezu alle Beratungsangebote des Sozialamtes (Flüchtlings- und Integrationsberatung, sozialpädagogischer Dienst der Wohnungslosenhilfe, Senioren – und Pflegeberatung) erfolgen telefonisch. Die Flüchtlings- und Integrationsberater*innen informieren aktiv telefonisch die Bewohner*innen in den Unterkünften und zahlreiche weitere, über die Integrationsdatenbank bekannte Migrant*innen in verschiedenen Sprachen über die dringend erforderlichen Schutzmaßnahmen.
In Zusammenarbeit mit dem Frauenhaus wurden zusätzliche Frauenhausplätze als mögliche Ausweichquartiere geschaffen.
Das Seniorenamt hat gemeinsam mit Amt 13 – Büro für Bürgerbeteiligung und Ehrenamt – einen Pool mit Unterstützungsangeboten für alte Menschen zusammengestellt und diese Informationen an alle Bürger*innen ab 63 Jahren versandt.
Es wurden zentrale Telefonnummern eingerichtet um stets für die hilfesuchenden Menschen ansprechbar zu sein; gleichzeitig werden die Hilfsangebote über die Seniorenanlaufstellen bzw. andere in der Seniorenarbeit aktive Organisationen an die alten Menschen vermittelt. Derzeit häufen sich bei den Senior*innen die Fragen nach allgemeinen Regelungen zu den Corona-Beschränkungen und die Nachfragen nach MNS (Mund-Nasen-Schutz). Gleichzeitig ist eine große Hilfsbereitschaft in den Familien, der Nachbarschaft und dem Bekanntenkreis zu beobachten.
Große Herausforderungen sieht Amt 50 im Bereich der „Pflege“. Neben einem Aufnahmestopp in den Einrichtungen gilt es „Sorgemaßnahmen“ für die große Anzahl der Menschen, die in der eigenen Häuslichkeit gepflegt werden, zu treffen – und zwar für die zu Pflegenden selbst als auch für die Angehörigen.
Jobcenter
Die Anpassungen und Vorkehrungen in der Pandemiesituation hat Amt 55 in einer eigenen Vorlage 55/059/2020 abgehandelt.
Ergänzend zum Bereich Studierende:
Nach In-Kraft-Treten der verschiedenen Rettungsschirme,
Erleichterungen und Soforthilfen zeigte sich, dass eine große Gruppe unter den
Erlanger Bürger*innen von keiner der Regelungen profitieren konnten, nämlich
die Studierenden.
Jobs in der Gastronomie und im Einzelhandel fielen weg, und
damit auch für viele Studierende ein maßgeblicher Teil der
Monatseinkünfte.
Das Studentenwerk prüft zusätzliche BAFöG-Ansprüche und vermittelt zwar in andere Jobs z.B. in der Landwirtschaft, viele Studierende stehen dennoch vor gravierenden finanziellen Problemen. Die Verwaltung hat die Erlanger Abgeordneten in Bund und Land alarmiert und Kontakt mit der FAU, dem Studentenwerk und den Hochschulgemeinden gesucht.
Bei bestimmten Härtefällen ist für Studierende mit Regelaufenthalt in Deutschland Hilfe nach dem SGB2 möglich, auch der Notfalltopf im Sozialamt kann in Einzelfällen helfen.
Der Spendenaufruf der Bürgerstiftung soll die Unterstützung für Studierende ebenfalls aufstocken.
Besonders betroffen sind die internationalen Studierenden, die von regulären Hilfen ausgeschlossen sind, daher hat die Verwaltung diese Gruppe besonders im Fokus und wird gemeinsam mit der FAU, dem Studentenwerk und den Hochschulgemeinden Beratung und Hilfe organisieren.
Aufgrund einer Sonderregelung zur Milderung der Pandemie-Folgen können bis auf Weiteres auch Studierende Arbeitslosengeld (ALG) II vorübergehend als Darlehen beziehen. Voraussetzungen sind, dass sie nachweisbar durch die Corona-Pandemie in existenzielle Not geraten sind und alle vorrangigen Möglichkeiten, den Lebensunterhalt zu sichern, ausgeschöpft wurden. Hierzu gehören u.a. Nachweise über erneut, aber vergeblich gestellte Anträge auf BAFöG oder auf Leistungen der Darlehenskasse der Bayerischen Studentenwerke. Der Antrag, der beim Jobcenter am Ort des Hauptwohnsitzes (zur Zeit nur telefonisch) zu stellen ist, kann umso schneller bearbeitet werden, wenn Antragsteller die erforderlichen Nachweise bereits besitzen. Das Jobcenter freut sich, auf diese Weise weiteren durch die Pandemie in Not geratenen Menschen helfen zu können.
Referat VI:
Die Planungsarbeiten wie Bauarbeiten innerhalb des Referates
Planen und Bauen und seinen Ämtern gehen seinen Jahreszeit bedingten zügigen
Gang. Einschränkungen im Baugeschehen gibt es nur sehr vereinzelt. Hintergrund
sind Fachkräftemangel aufgrund von eingeschränkten Grenzübertritten für
Ausländische Arbeitnehmer bei den Baufirmen. Wir versuchen die Bauwirtschaft
ausreichend mit Aufträgen zu bedienen und auch die Zahlungen zügig bei
erbrachter Leistung anzuordnen und auszuzahlen. Wir sind im Bereich „Planen und
Bauen“ sicherlich ein stabilisierender Wirtschaftsfaktor.
In den städtischen Gebäuden werden Maßnahmen vorgezogen, die ansonsten während des Betriebes geschehen wären. Dies erleichtert die Umsetzung und verkürzt die Abarbeitungszeit. Zudem wird dadurch der spätere Betrieb nicht mehr gestört.
Das Bestellen von Ware hat ebenfalls gleichbleibende Zahlen, jedoch mit einer leichten Schwerpunktverschiebung hin zu Vorsorgemaßnahmen für Mitarbeiter und vorrausschauende Bestellung und Zurverfügungstellung von Räumen (Anmietung) und Material für Covid 19-Maßnahmen.
Im planenden und genehmigenden Bereich werden die Öffnungszeiten mit telefonischen Terminvorabsprachen organisiert. Damit ist der persönliche Kontakt koordiniert und bleibt übersichtlich für die Mitarbeiter. Zudem können viele Fragen telefonisch vorab geklärt werden. Weitere Themen werden durch Telefonkonferenzen und vereinzelt durch Videokonferenzen abgearbeitet. Dies wird auch von Dritten akzeptiert oder teilweise sogar gewünscht. Die Bauleitplanverfahren auch mit den Punkt „öffentliche Beteiligung“ bleibt weiterhin im rechtlichen ausreichenden Rahmen.
Große Bürgerinformationsveranstaltungen dazu bleiben aber aufgrund der Verordnung aus. Die Anzahl der Bürgerbeteiligungen für die Bauleitplan-Verfahren liegt im üblichen Rahmen. Die Offenlagen finden wie gewohnt in einem „Auslageraum“ barrierefrei statt.
In der Bauordnung können Baugesuche weiterhin ungehindert eingereicht werden. Die Beratungstätigkeit findet in Telefonaten oder auch Videokonferenzen statt. Auch persönliche Beratung findet weiterhin statt, aber unter den hygienischen Vorzeichen (Abstand, großer Raum, Teilnehmeranzahl auf das notwendige Maß beschränken) und nur wenn es ausdrücklich gewünscht wird.
Es wurde seit 1.April 2020 eine zentrale Annahmestelle für Baugesuche bei der Bauordnung in der Gebbertstraße eingerichtet, so dass man hier nun eine zentrale Anlaufstelle für Baugesuche hat.
Im Bereich Tiefbau wird im etwas erhöhten Arbeitsanfall „Straßen- und Wegeverbesserungsmaßnahmen“ abgearbeitet. Dies ist aufgrund der niedrigen Verkehrszahlen oftmals ohne erhöhten Sicherungsaufwand möglich. Die Planungen laufen nach den Prioritäten der Arbeitsprogramme zielgerichtet ab. Nur sehr vereinzelt sind zeitliche Verschiebungen von kleinen Sanierungsmaßnahmen notwendig.
Die Projektentwicklung ist ebenfalls im Plan des Arbeitsprogramms und baut die Kontakte und Gespräche ebenfalls meist auf telefonischen Weg auf.
Im Entwässerungsbetrieb sind Sicherheitsvorkehrungen getroffen worden, um den Abwasser-Betrieb sicher und dauerhaft aufrecht zu erhalten. Das neu eingeführte digitale Betriebssystem durch die Mitarbeiter hat sich bewährt, wie auch die zeitliche Staffelung der Klärwerksmitarbeiter (Zwei-Gruppensystem).
Insgesamt steigt im planenden- und bauenden Bereich die Auslastung zunehmend. Dies ist für diese Jahreszeit aber durchaus üblich. Die investiven Mittel fließen, je nach Personalausstattung der einzelnen Bereiche, wie im Arbeitsprogramm dargestellt, bedarfsgerecht ab. Das Angebot von Homeoffice wird in vielen Bereichen genutzt und führt derzeit nicht zu nennenswerten Einschränkungen für die Bürger. Es zeigt sich, dass der stringent organisierte Ablauf von Planungs- und Baumaßnahmen eher zu einer Beschleunigung von Abläufen und Entscheidungen führt.
Referat OBM:
Bürgermeister und Presseamt
Das Sachgebiet Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist stark
in die Arbeit der Führungsgruppe Katastrophenschutz eingebunden, andere
Aufgaben werden nach Priorisierung teilweise zurückgestellt.
In den Sachgebieten Stadtratsangelegenheiten, Bürgerschaftliches Engagement und Bürgeranliegen sowie Büro für Chancengleichheit und Vielfalt/Internationale Beziehungen sind viele Veranstaltungen, Ausstellungen und partnerschaftlichen Begegnungen abgesagt. Gleichzeitig werden in beiden Sachgebieten neue Formate der Zusammenarbeit, vor allem digital, entworfen und erprobt. Die Öffentlichkeitsarbeit in allen Bereichen wird intensiviert und der Austausch mit allen Partner*innen (z.B. Beiratsmitglieder, Teilnehmer*innen an Sprachförderprogrammen, ehrenamtlich Engagierten) wird aufrechterhalten.
Im Sachgebiet Statistik und Stadtforschung gehen die Planungen zu Mietspiegel, Bürgerbefragung und Neukonzeption Jahrbuch ebenso wie die Erstellung von statistischen Berichten unverändert weiter.
Für das gesamte Amt ist festzustellen, dass Mitarbeiter*innen in anderen Bereichen eingesetzt werden um Arbeitsspitzen abzufangen und die organisatorische Unterfütterung der Führungsgruppe Katastrophenschutz sicherzustellen. Soweit möglich wird der Dienstbetrieb im Homeoffice gestaltet.
eGovernment-Center
Durch die aktuelle Krisenlage musste sich das
eGovernment-Center auf folgende neue Situationen einstellen und diese
bewältigen:
· Deckung der sehr hohen Bedarfsanforderungen der Fachämter an die Ausstattung von Token zur Einrichtung sicherer Heimarbeitsplätze, verbunden mit aktuellen Lieferschwierigkeiten, so dass die Tokenvergabe zunächst in Abstimmung mit den Ämtern priorisiert werden musste.
· Deckung des sehr hohen Bedarfs an Videokonferenzsystemen in den Fachämtern, verbunden mit Ergänzung der ggf. notwendigen Hardwareausstattung (Videokameras, Headsets, Mikrofone…)
· Deckung der hohen Nachfrage der Fachämter nach sicheren Kommunikationsmöglichkeiten mit den Heimarbeitsplätzen (sicherer Messenger, SecureCloud)
· Intensive Unterstützung der FüGK und der Pressestelle im Bereich der Veröffentlichung im Internet, Intranet und Social Media
· Aufbau der Corona-Seite auf www.erlangen.de
· Bündelung der Inhalte der Fachämter zur Corona-Krise in Zusammenarbeit mit den dezentralen Webredakteuren
· Videodreh- und Videoschnittarbeiten zur Produktion und Veröffentlichung von täglichen Videobotschaften auf verschiedenen Kanälen
· Abordnung einer Mitarbeiterin zur Unterstützung des Bürgertelefons
· Sensibilisierung aller Mitarbeiter*innen auf die aktuell erhöhte Gefahrenlage durch Cyberangriffe durch eine Mailingaktion, Mitarbeiterportalveröffentlichungen und einer Telefonaktion für Führungskräfte