Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

Der Antrag 008/2018 der SPD-Fraktion ist damit bearbeitet.

1.    Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Der Stadtrat hat in seiner Sitzung am 11. Mai 2016 das Leitbild „Gute Bürgerbeteiligung in Erlangen“ beschlossen und die Verwaltung damit beauftragt, Maßnahmen zu ergreifen und zu vertiefen, die die Umsetzung der Inhalte des Leitbilds und dessen schrittweise Integration in die Prozesse der Verwaltung ermöglichen (vgl. Vorlage 13/109/2016). Das Leitbild war zuvor in einem Trialog zwischen Bürgerinnen und Bürgern, Vertreterinnen und Vertretern des Stadtrats und Stadtverwaltung im Rahmen verschiedener Veranstaltungen gemeinsam erarbeitet worden.

Erlangen ist in Bayern wegweisend im Bereich Beteiligung und eine von wenigen Kommunen, die über ein derartiges Leitbild verfügen. Mit den Akteuren auf Bundesebene besteht eine enge Vernetzung (Netzwerk der Partizipationsbeauftragten, Allianz Vielfältige Demokratie der Bertelsmann-Stiftung).

Ziel von Bürgerbeteiligung ist, Menschen mit den Themen ihrer Stadt in Kontakt zu bringen, Informationen zu Vorhaben und Projekten zu vermitteln und das Wissen und die Anregungen der Bürgerinnen und Bürger in Projekte einfließen zu lassen und für Projekte zu nutzen. Bürgerbeteiligung fördert die Identifikation mit der eigenen Stadt, weckt Interesse an der Entwicklung im Stadtteil oder einem aktuellen städtischen Vorhaben und ist ein wichtiges Instrument zur Stärkung der Demokratie.

Die nachhaltige Wirkung von Bürgerbeteiligung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bürgerbeteiligung muss als sinnvoll erkannt sein und benötigt den politischen Willen der Stadtspitze und des Stadtrats. Bürgerbeteiligung ist oft diffizil und braucht Geduld und die Bereitschaft aller Beteiligten – Politik, Stadtverwaltung und Bürgerschaft – aus Erfahrungen zu lernen. Von den Beteiligten erfordert Bürgerbeteiligung aber auch, sich aufeinander einzulassen und offen für Kompromisse zu sein – das Gemeinwohl, nicht das einzelne Interesse, steht im Mittelpunkt. Sie erfordert von der Verwaltung Methodenkompetenz, ausreichende Ressourcen und Sensibilität. Ohne verbindliche Qualitätskriterien und ohne die stetige Entwicklung des Themas in der Verwaltung, mit städtischen Töchtern und relevanten Partnern, kann Beteiligung die gewünschte Wirkung nur schwer entfalten.

Der vorliegende Bericht gibt einen Zwischenstand über den Stand der Umsetzung des Leitbilds.

2.    Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Bürgerversammlungen (Artikel 18 der Bayerischen Gemeindeordnung)

Bereits vor Erstellung des Leitbilds wurden durch das Bürgermeister- und Presseamt die Einladungsflyer für die Bürgerversammlungen überarbeitet und kleinere Änderungen an der Konzeption der Bürgerversammlungen vorgenommen. Der in der Vergangenheit übliche Präsentationsteil der Verwaltung über Entwicklungen im Stadtteil ist entfallen. Stattdessen erfolgt nur eine kurze Einführung, wobei die Stadtverwaltung explizit auf das Antragsrecht der Bürgerversammlung hinweist, bevor die Bürgerinnen und Bürger das Wort haben. Weiterhin sind die Bürgerinnen und Bürger eingeladen, der Stadtverwaltung Anliegen vorab zu melden.

In den vergangenen Jahren ist zu beobachten, dass die Bürgerversammlungen im gesamten Stadtgebiet außerordentlich gut besucht sind und dabei auch häufiger als früher vom Recht Gebrauch gemacht wird, aus der Bürgerversammlung heraus Anträge an den Stadtrat zu stellen.

Die Zuständigkeit für die Organisation der Bürgerversammlungen sowie die Vor- und Nachbereitung der Anliegen liegt beim Bürgermeister- und Presseamt.

Allgemeine Bürgeranliegen und Bürgersprechstunden

Bürgeranliegen werden bei der Stadt Erlangen nicht zentral erfasst und bearbeitet. Stattdessen ist jedes Amt potentieller Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger. Das Bürgermeister- und Presseamt fungiert dennoch wie in der Vergangenheit („Beschwerdemanagement“) als eine wichtige Anlaufstelle für Bürgeranliegen und koordiniert die Bearbeitung der Anliegen.

Das Amt ist außerdem für die Durchführung der Bürgersprechstunden des Oberbürgermeisters zuständig. Die Anmeldung erfolgt telefonisch oder per E-Mail. Die Organisation, Vor- und Nachbereitung der Sprechstundentermine erfolgt in Zusammenarbeit mit den Fachdienststellen durch das Bürgermeister- und Presseamt.

In der Regel finden zwei Sprechstunden im Monat statt, wobei pro Sprechstunde vier Termine angeboten werden. Während es in der Vergangenheit üblich war, Anliegen, mit denen Bürgerinnen und Bürger einen Sprechstundentermin wahrnehmen wollten, wenn möglich bereits vorab durch die Fachdienststellen zu bearbeiten, wird seit 2014 verstärkt Wert darauf gelegt, allen Bürgerinnen und Bürgern das direkte Gespräch mit dem Oberbürgermeister zu ermöglichen.

In der Praxis hat das zu einem deutlichen Anstieg der stattfindenden Sprechstundentermine geführt. Auf die sich daraus ergebenden teilweise längeren Wartezeiten reagiert der Oberbürgermeister situativ mit zusätzlichen Sprechstundenterminen. Die kurzzeitig als Entlastung angebotene telefonische Bürgersprechstunde wurde aufgrund mangelnder Nachfrage wieder eingestellt.

Ebenfalls abhängig vom konkreten Anliegen bietet der Oberbürgermeister Bürgerinnen und Bürgern Ortstermine an. Dies betrifft insbesondere komplexere verkehrliche und bauliche Fragen, bei denen es sinnvoll ist, dass sich der Oberbürgermeister vor Ort selbst ein Bild macht. Unter Hinzuziehung der beteiligten Ämter der Stadtverwaltung suchen alle Beteiligten dann gemeinsam nach Lösungen für das Anliegen.

Handbuch Gute Bürgerbeteiligung in Erlangen und „Erlangen mitgestalten“

Als ersten Schritt veröffentlichte die Stadtverwaltung ein Handbuch, das detailliert Auskunft über das Leitbild, aber vor allem über alle bereits bestehenden Beteiligungsmöglichkeiten gibt. Das Handbuch ist sowohl digital als auch als Druckversion erhältlich.

Darüber hinaus wird auf der städtischen Homepage derzeit der Bereich „Erlangen direkt“ überarbeitet. Ab Ende Februar sollen hier unter dem Titel „Erlangen mitgestalten“ alle wichtigen, online verfügbaren Informationen zu Bürgerbeteiligung gebündelt werden.

Stadtteilbeiräte

Mit Beschluss vom 28. Juli 2016 hat der Stadtrat die Verwaltung beauftragt, im gesamten Stadtgebiet flächendeckend nach dem Vorbild der Ortsbeiräte sogenannte Stadtteilbeiräte einzuführen (vgl. Vorlage 13/127/2016). Stadtteilbeiräte tragen in zweifacher Hinsicht zur Erfüllung der Grundsätze von Beteiligung, wie sie im Leitbild festgeschrieben sind, bei. Sie bilden in den Stadtteilen, die bisher nicht über partizipative Strukturen verfügen, niederschwelligere Angebote als beispielsweise die Gremien des Erlanger Stadtrats und ermutigen so zu Beteiligung. Sie dienen zudem als Foren der frühzeitigen Information über Vorgänge im Stadtteil und schaffen so mehr Transparenz im Verwaltungshandeln.

Dem Stadtrat wurde dabei eine Einteilung vorgeschlagen, anhand derer mittlerweile für alle definierten Gebiete Stadtteilbeiräte gebildet sind:

·         Anger/Bruck, konstituiert am 14. Oktober 2016

·         Ost, konstituiert am 16. Mai 2017

·         Süd, konstituiert am 1. August 2017

·         Büchenbach, konstituiert am 30. November 2017

·         Innenstadt, konstituiert am 11. Dezember 2017

·         Alterlangen, konstituiert am 19. Dezember 2017

Für die Stadtteilbeiräte gilt auf Wunsch der Stadtratsfraktionen bis auf weiteres die Satzung der Stadt Erlangen über Ortsbeiräte analog. Die Besetzung der Stadtteilbeiräte erfolgt also auf Vorschlagsrecht der Fraktionen. Die Zusammensetzung richtet sich nach dem Berechnungsverfahren Hare / Niemeyer; ausschlaggebend ist das Wahlergebnis der letzten Kommunalwahl im jeweiligen Stadtteil.

Die Stadtteilbeiräte tagen wie die Ortsbeiräte in der Regel drei Mal im Jahr. Das Bürgermeister- und Presseamt begleitete die einzelnen Stadtteilbeiräte intensiv bei der Konstituierung. Dies betraf organisatorische Fragen ebenso wie die inhaltliche Aufstellung der Beiräte, deren Selbstverständnis und das Zusammenspiel der einzelnen Vertreter untereinander ebenso wie die Zusammenarbeit zwischen Beirat und Verwaltung. Wie für die Ortsbeiräte fungiert auch für die Stadtteilbeiräte das Bürgermeister- und Presseamt als erster und direkter Ansprechpartner in der Verwaltung. Das Amt unterstützt bei der Vorbereitung der Sitzungen, ist in der Regel auch anwesend und übermittelt Anträge und Anliegen des Beirats in die Verwaltung.

Schon die ersten Sitzungen der neuen Beiräte wurden auch von interessierten Bürgerinnen und Bürgern gut besucht. Nach den ersten Erfahrungen wurde den sich konstituierenden Stadtteilbeiräten jeweils ein Workshop angeboten, um die Beiräte bei grundlegenden Fragen zu Organisation und Abläufen, Themensetzungen sowie in der Rollenfindung zu unterstützen. Entsprechende Workshops fanden bislang mit zwei Stadtteilbeiräten statt.

Im Januar hat der Stadtrat mit dem Beschluss über den Haushalt den Orts- und Stadtteilbeiräten für 2018 ein Budget in Höhe von insgesamt 30.000 Euro zur Verfügung gestellt. Für eine umfassende Bewertung der Einführung der Stadtteilbeiräte und gegebenenfalls daraus abzuleitende notwendige Weiterentwicklungen ist es noch zu früh. Ende 2018 oder Anfang 2019 plant die Stadtverwaltung einen gemeinsamen Workshop für alle Beiräte der Stadt Erlangen. Die notwendige Überarbeitung der Satzung der Stadt Erlangen über Ortsbeiräte ist bis 2020 geplant.

Vorhabenliste – Überblick Planungen und Vorhaben

Mit der Veröffentlichung der Vorhabenliste – Überblick Planungen und Vorhaben (vgl. Vorlage 13/233/2018) werden zentrale Grundsätze des Leitbilds „Gute Bürgerbeteiligung in Erlangen“ erfüllt. Sie sorgt durch die Auflistung aller Vorhaben und deren Eckdaten für Information und Transparenz über städtisches Handeln und gibt Auskunft sowohl über die zeitlichen Rahmendaten des Projekts als auch über den Rahmen und Gestaltungsspielraum für Beteiligung.

Erlangen ist die erste Kommune im Freistaat Bayern, die eine derartige Vorhabenliste erstellt hat. Bei der Konzeption orientierte sich die Verwaltung unter anderem an erfolgreichen Projekten in Heidelberg, Konstanz und Jena.

Um definieren zu können, welche Vorhaben und Planungen aufgenommen werden und welche nicht, wurde ein Kriterienkatalog aufgestellt. Mindestens eines dieser Kriterien muss für die Aufnahme erfüllt sein. Der Vorhabenliste enthält

·         Vorhaben, bei denen Bürgerbeteiligung gesetzlich festgelegt ist,

·         Vorhaben, bei denen informelle Beteiligung geplant ist,

·         Vorhaben, die viele Menschen in der Stadt betreffen,

·         Vorhaben, die eine wesentliche Veränderung des Stadtbildes oder der Wohnsituation darstellen,

·         Vorhaben, die eine wesentlichen Eingriff in die Natur beinhalten,

·         Vorhaben, die einen hohen öffentlichen Finanzaufwand bedeuten.

Zuständig für die Erstellung sind die Fachdienststellen und Referate, wobei das Bürgermeister- und Presseamt eine koordinierende und qualitätssichernde Rolle übernimmt. Der Stadtrat erhält die Vorhabenliste im halbjährlichen Rhythmus zur Kenntnis. Über das Bürgermeister- und Presseamt haben Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit, die bei einem spezifischen Vorhaben vorgesehenen Möglichkeiten der Beteiligung zu hinterfragen und Beteiligung anzuregen.

Die Vorhabenliste wird in zeitgemäßem Design online auf erlangen.de veröffentlicht und bietet neben einer Gesamtübersicht auch Filterfunktionen nach Stadtteilen und Themenfeldern. Sie wird zudem als pdf-Datei zum Download bereitgestellt und in geringer Auflage als Druckversion in städtischen Dienststellen zur Verfügung gestellt.

Im ersten Schritt sind etwa 70 Vorhaben der Stadtverwaltung enthalten. Der derzeitige Stand stellt dabei einen Arbeitsstand dar mit dem Anspruch, aber nicht der Garantie auf Vollständigkeit. Im Jahresverlauf 2018 sollen die Rückmeldungen aus Bürgerschaft, Verwaltung und Politik gesammelt und ausgewertet werden, um die Vorhabenliste bei Bedarf zu optimieren. Im Jahr 2018 ist darüber hinaus vorgesehen, die Liste sukzessive um die Vorhaben städtischer Töchter (z.B. GEWOBAU, ESTW) und um Vorhaben Dritter (z.B. Autobahndirektion, Wasserwirtschaftsamt) zu erweitern.

Information und Beteiligung in laufenden Prozessen

Die nachhaltige Verstetigung der Inhalte des Leitbilds setzt aber nicht nur passende Instrumente voraus, sondern auch die alltägliche Implementierung von guter Bürgerbeteiligung im Verwaltungshandeln. Um ausreichende Information zu gewährleisten, macht die Verwaltung in diesem Zusammenhang intensiv vom Mittel der Informationsveranstaltung Gebrauch. Vor allem aber unterstützt das Bürgermeister- und Presseamt seit der Verabschiedung des Leitbilds in bedeutenden Prozessen die Konzeption und Durchführung der vorgesehenen Bürgerbeteiligung. Dies sind zum Beispiel:

·         Stadt-Umland-Bahn: Mitwirkung und Beratung des Zweckverbands bei der Konzeption des Forums Stadt-Umland-Bahn

·         Landesgartenschau: Erarbeitung eines Konzepts zur Bürgerbeteiligung im Rahmen des städtebaulichen und landschaftsplanerischen Wettbewerbs (das Projekt wird seit dem Bürgerentscheid 2016 nicht mehr weiterverfolgt)

·         Gewerbeflächenentwicklung: Einbindung in die Tätigkeit der Arbeitsgruppe

·         Beteiligung von Kindern und Jugendlichen: Mitwirkung bei der Entwicklung des Konzeptes

·         Sozialbericht, Thema Wohnen: Erarbeitung von Veranstaltungs- und Beteiligungsformaten im Hinblick auf schwer zu aktivierende Bevölkerungsgruppen

Verwaltungsinterne Weiterentwicklung und Qualifizierung

Bürgerbeteiligung wird in der Verwaltung konzipiert, durchgeführt und umgesetzt und lebt stark von einem wachsenden gemeinsamen Verständnis für die Qualitätskriterien guter Beteiligung. In einem je zweitägigen Workshop „Bürgerbeteiligung im Verwaltungshandeln“ konnten bereits zweimal Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Ämtern geschult werden. Aus diesen Workshops ist ein regelmäßiger Austausch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus Fachämtern, die Beteiligungsformate planen und durchführen, entstanden. Zudem wurden Checklisten und Evaluationsbögen für Bürgerbeteiligung erstellt und insgesamt 20 Moderatorinnen und Moderatoren geschult. Auch die Referats- und Amtsleitungen wurden regelmäßig in verwaltungsinterne Diskussionsprozesse eingebunden, um auch auf der Führungsebene das Verständnis für die Bedeutung von Bürgerbeteiligung zu vertiefen.

3.    Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

4.    Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Die aufgeführten Sachkosten stellen die im Bürgermeister- und Presseamt, nicht aber die in anderen Fachämtern für Bürgerbeteiligung vorhandenen Mittel dar.

Zum 1. März 2018 wird im Bürgermeister- und Presseamt eine weitere halbe Stelle besetzt, die künftig das Thema Ehrenamt und Vereine bearbeitet. Die Mitarbeiterin, die sich bisher um beide Themen gekümmert hat, ist dann ausschließlich für Implementierung, Ausbau und Qualität von Bürgerbeteiligung zuständig.

Haushaltsmittel

                 werden nicht benötigt

                 sind vorhanden im Budget auf Kst/KTr/Sk   130090/11110010/versch. Sk

                         sind nicht vorhanden

Anlagen:             Antrag Nr. 008/2018 der SPD-Fraktion