Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.
1.
Aktueller Stand der Einführung
Nach Installation
und Konfiguration wurde Anfang 2010 der Echtbetrieb mit dem Dokumentenmanagementsystem
(DMS) OS|ECM der Firma Optimal Systems begonnen. Größter Pilotbereich war dabei
das Umweltamt. Mit der Einführung wurden gute Erfahrungen gemacht. Das System
wird im Umweltamt flächendeckend eingesetzt und man kann „sich eine Arbeit ohne
DMS schon gar nicht mehr vorstellen“.
Zum Februar 2014
ist das DMS in folgenden Fachbereichen im Einsatz:
Lösung |
Organisationseinheiten |
Kassenbelegarchiv |
v.a. Kämmerei und Revisionsamt |
KFZ-Archiv |
Bürgeramt |
Steuerakte |
Abt. Gemeindesteuern |
Vollstreckungsakte |
Stadtkasse |
Bauakte |
Bauaufsichtsamt und alle beteiligten Fachstellen |
Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) |
14 Revisionsamt Referat OBM/ZV 11 Personal- und
Organisationsamt teilweise, v.a. Organisation eGovernment-Center 30-4 Ordnungswidrigkeiten 31 Umweltamt 321 Abt.
Verkehrswesen 322
Veranstaltungen 451 Stadtarchiv
teilweise 51 SG 510-1
Amtsvormundschaft, … (Scan-Archiv) 51 Abt. 511
Soziale Dienste (Scan-Archiv) 23
Liegenschaftsamt Wohnbauförderung 61 Abt.
Verkehrsplanung 63 Bauaufsichtsamt Feuerbeschau |
Adressen |
411 Kunstpalais |
Technische Dokumentation |
EBE |
Zahlen und Fakten:
|
Anzahl |
Im DMS angelegte Benutzer |
Ca. 350 |
Täglich parallel angemeldete
Nutzer |
80 – 90 |
ASV: Anzahl angelegter Akten |
12.185 |
ASV: Anzahl angelegter Vorgänge |
27.905 |
ASV: Anzahl Dokumente |
360.513 |
Kassenbelegarchiv: Anzahl Dokumente |
484.628 + 621.185 |
2.
Masterplan und Vorgehensmodell
Die flächendeckende
Einführung (Rollout), ging zunächst nur zögerlich voran. Um die Planbarkeit für
die Ämter und die Verbindlichkeit der DMS-Einführung klar zu kommunizieren,
wurde ein Masterplan entwickelt. Die Mitverantwortung der Ämter für die
Einführung, ein festgelegtes Einführungs-Zeitfenster für jedes Amt und eine
flächendeckende Einführung bis spätestens 2017 wurde vereinbart. Der
Paradigmenwechsel hin zur elektronischen Akte soll flächendeckend vollzogen
werden, damit die daraus entstehenden Vorteile genutzt werden können, wie etwa
die medienbruchfreie elektronische Kommunikation zwischen allen Ämtern. Zudem
ermöglicht das DMS einen weiteren Ausbau alternierender Telearbeit bei der
Stadt Erlangen, da von einem gesicherten Zugriff aus auf alle Aktenbestände des
DMS zugegriffen werden kann.
Anlage 1 zeigt die mit den Ämtern vereinbarte Einführungsreihenfolge, die im
Arbeitsprogramm des jeweiligen Amts hinterlegt ist. Synergieeffekte eines DMS
sind umso größer, je mehr beteiligte Ämter dieses System nutzen.
Aufgrund der seit
2010 gemachten Erfahrungen konnte auch ein Vorgehensmodell entwickelt werden
(Anlage 2). Dieses definiert und standardisiert die einzelnen Phasen und Arbeitsschritte,
wie sie bei der DMS-Einführung üblicherweise auftreten. Diese Standardisierung
erleichtert das Vorgehen und trägt aufgrund der festgelegten Begriffe und
Anschaulichkeit zur Verständigung zwischen DMS-Projektteam und den Fachämtern
bei.
3.
Die Einführung in einem Amt
Das DMS-Projekt
bedeutet während der Einführungszeit durchaus Mehrbelastung im jeweiligen
Fachamt. Den größeren Anteil hierbei haben organisatorische Fragestellungen,
die im Wesentlichen durch das Amt selbst beantwortet werden müssen:
Aktenstrukturen erstellen bzw. modifizieren, Benennungskonventionen für Akten
und Dokumente festlegen, rechtliche Fragen, etc. Bei der Einführung im jeweiligen
Amt ist immer auch die Abteilung Organisation und Personalwirtschaft beteiligt,
die den Einführungsprozess unterstützt und mitgestaltet, angefangen von
Standardaufgaben – etwa den Aktenplan zu überarbeiten - bis hin zu Prozessänderungen.
Fallweise werden
auch Fachverfahren mit unterschiedlich aufwändigen Schnittstellen eingebunden.
Der eigentliche Start mit dem DMS im jeweiligen Amt ist relativ
unproblematisch. Erstschulungen dauern lediglich 4 Stunden, was zeigt, dass das
System von sich aus gut verständlich ist. Nach kurzer Zeit erfolgt auch eine
individuelle Betreuung bzw. Nachschulung am Arbeitsplatz oder über Fernwartung
durch das DMS-Team im eGovernment-Center. Vorab oder während der ersten Zeit
werden auch vorhandene Datenbestände eingespielt, damit diese innerhalb des DMS
zur Verfügung stehen.
DMS ist ein System,
das grundsätzlich die ganze Verwaltung betrifft (Breite, Tiefe, Zusammenarbeit,
Prozesse), mit einigen Ausnahmen, wenn etwa im Teilbereich ein führendes
Fachverfahren zum Einsatz kommt. Die jeweilige Einführung in einem Amt ist oft
aufwändiger als zunächst erwartet, wenn etwa im Zusammenhang mit der
DMS-Einführung sinnvolle Konsolidierungen stattfinden sollen. Ergänzend zur
reinen Dokumentenverwaltung werden mit der DMS-Einführung auch individuelle
Anpassungen vorgenommen, um Verwaltungsarbeit zu vereinfachen und zu
unterstützen. Z.B. wurden und werden Spezialregister entwickelt, „elektronische
Karteikarten“ auf denen wichtige Metadaten gespeichert werden; damit können
auch unmittelbar Formbriefe generiert werden. Beispielhaft hierfür sind
STVO-Ausnahmen oder die Wohnungsbauförderung.
4.
Change-Management
Mit der Einführung
des DMS ist eine gewisse Änderung der individuellen Arbeit verbunden. Noch mehr
elektronisch zu arbeiten, eine neue Software und z.T. geänderte Prozesse führen
auch zu Ängsten und Widerständen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Um
dem Rechnung zu tragen werden geeignete Maßnahmen ergriffen, insbesondere
(Vorab-) Informationen, Schulung und ein Mitspracherecht. Dies ist auch in
einer im April 2011 verabschiedeten Dienstvereinbarung DMS grundsätzlich
verankert. Eine weitere Folge der erweiterten IT-Nutzung - nicht nur durch DMS,
sondern auch durch andere Anwendungen und Fachverfahren - ist, dass eine
verbesserte Ausstattung mit Bildschirmen wichtig ist.
5.
Weiterentwicklung
Parallel zum
Rollout wird das System laufend verbessert und mit Funktionalität erweitert.
Derzeit wird u.a. eine zentrale Scanstelle etabliert, um die Dienststellen von
laufender Scanarbeit zu entlasten. Da nur rund die Hälfte der Papierpost in der
Poststelle aus rechtlichen Gründen geöffnet werden darf und z.B. Anträge direkt
beim Sachbearbeiter abgegeben werden, ist die mögliche Unterstützung durch
diese Scanstelle leider teilweise eingeschränkt.
Weitere Arbeiten –
teils übergreifend, teils spezifisch pro Fachamt – sind Klärungen zur Zulässigkeit
und Ausführung von ersetzendem Scannen, Rechtekonzepte und Datenschutz, sowie
Gesetze, die im jeweiligen Bereich eine Rolle spielen.
Das E-Government-Gesetz sowie das „Gesetz zur Förderung des elektronischen
Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ lassen hierbei einen Einsatz von
Dokumentenmanagement in der Verwaltung als geradezu unumgänglich erscheinen.
Das Projektteam
pflegt auch den Austausch mit Herstellerfirma, anderen Städten und Institutionen,
wie z.B. der KGST oder Vitako. Die Erlanger eGovernment-Strategie mit ihrer entsprechenden
Gewichtung des DMS findet hier durchaus Beachtung.
Anlagen: DMS-Masterplan
DMS-Vorgehensmodell