Betreff
Status der DMS-Einführung
Vorlage
eGov/059/2014
Aktenzeichen
OBM/ZV/eGov
Art
Mitteilung zur Kenntnis

Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.


 

 

1.    Aktueller Stand der Einführung

 

Nach Installation und Konfiguration wurde Anfang 2010 der Echtbetrieb mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) OS|ECM der Firma Optimal Systems begonnen. Größter Pilotbereich war dabei das Umweltamt. Mit der Einführung wurden gute Erfahrungen gemacht. Das System wird im Umweltamt flächendeckend eingesetzt und man kann „sich eine Arbeit ohne DMS schon gar nicht mehr vorstellen“.

 

Zum Februar 2014 ist das DMS in folgenden Fachbereichen im Einsatz:

 

Lösung

Organisationseinheiten

Kassenbelegarchiv

v.a. Kämmerei und Revisionsamt

KFZ-Archiv

Bürgeramt

Steuerakte

Abt. Gemeindesteuern

Vollstreckungsakte

Stadtkasse

Bauakte

Bauaufsichtsamt und alle beteiligten Fachstellen

Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV)

14 Revisionsamt

Referat OBM/ZV

11 Personal- und Organisationsamt teilweise, v.a. Organisation

eGovernment-Center

30-4 Ordnungswidrigkeiten

31 Umweltamt

321 Abt. Verkehrswesen

322 Veranstaltungen

451 Stadtarchiv teilweise

51 SG 510-1 Amtsvormundschaft, … (Scan-Archiv)

51 Abt. 511 Soziale Dienste (Scan-Archiv)

23 Liegenschaftsamt Wohnbauförderung

61 Abt. Verkehrsplanung

63 Bauaufsichtsamt Feuerbeschau

Adressen

411 Kunstpalais

Technische Dokumentation

EBE

 

Zahlen und Fakten:

 

 

Anzahl

Im DMS angelegte Benutzer

Ca. 350

Täglich parallel angemeldete  Nutzer

80 – 90

ASV: Anzahl angelegter Akten

12.185

ASV: Anzahl angelegter Vorgänge

27.905

ASV: Anzahl Dokumente

360.513

Kassenbelegarchiv: Anzahl Dokumente

484.628 + 621.185

 

 

2.    Masterplan und Vorgehensmodell

 

Die flächendeckende Einführung (Rollout), ging zunächst nur zögerlich voran. Um die Planbarkeit für die Ämter und die Verbindlichkeit der DMS-Einführung klar zu kommunizieren, wurde ein Masterplan entwickelt. Die Mitverantwortung der Ämter für die Einführung, ein festgelegtes Einführungs-Zeitfenster für jedes Amt und eine flächendeckende Einführung bis spätestens 2017 wurde vereinbart. Der Paradigmenwechsel hin zur elektronischen Akte soll flächendeckend vollzogen werden, damit die daraus entstehenden Vorteile genutzt werden können, wie etwa die medienbruchfreie elektronische Kommunikation zwischen allen Ämtern. Zudem ermöglicht das DMS einen weiteren Ausbau alternierender Telearbeit bei der Stadt Erlangen, da von einem gesicherten Zugriff aus auf alle Aktenbestände des DMS  zugegriffen werden kann.

Anlage 1 zeigt die mit den Ämtern vereinbarte Einführungsreihenfolge, die im Arbeitsprogramm des jeweiligen Amts hinterlegt ist. Synergieeffekte eines DMS sind umso größer, je mehr beteiligte Ämter dieses System nutzen.

 

Aufgrund der seit 2010 gemachten Erfahrungen konnte auch ein Vorgehensmodell entwickelt werden (Anlage 2). Dieses definiert und standardisiert die einzelnen Phasen und Arbeitsschritte, wie sie bei der DMS-Einführung üblicherweise auftreten. Diese Standardisierung erleichtert das Vorgehen und trägt aufgrund der festgelegten Begriffe und Anschaulichkeit zur Verständigung zwischen DMS-Projektteam und den Fachämtern bei.

 

3.    Die Einführung in einem Amt

 

Das DMS-Projekt bedeutet während der Einführungszeit durchaus Mehrbelastung im jeweiligen Fachamt. Den größeren Anteil hierbei haben organisatorische Fragestellungen, die im Wesentlichen durch das Amt selbst beantwortet werden müssen: Aktenstrukturen erstellen bzw. modifizieren, Benennungskonventionen für Akten und Dokumente festlegen, rechtliche Fragen, etc. Bei der Einführung im jeweiligen Amt ist immer auch die Abteilung Organisation und Personalwirtschaft beteiligt, die den Einführungsprozess unterstützt und mitgestaltet, angefangen von Standardaufgaben – etwa den Aktenplan zu überarbeiten - bis hin zu Prozessänderungen.

 

Fallweise werden auch Fachverfahren mit unterschiedlich aufwändigen Schnittstellen eingebunden. Der eigentliche Start mit dem DMS im jeweiligen Amt ist relativ unproblematisch. Erstschulungen dauern lediglich 4 Stunden, was zeigt, dass das System von sich aus gut verständlich ist. Nach kurzer Zeit erfolgt auch eine individuelle Betreuung bzw. Nachschulung am Arbeitsplatz oder über Fernwartung durch das DMS-Team im eGovernment-Center. Vorab oder während der ersten Zeit werden auch vorhandene Datenbestände eingespielt, damit diese innerhalb des DMS zur Verfügung stehen.

 

DMS ist ein System, das grundsätzlich die ganze Verwaltung betrifft (Breite, Tiefe, Zusammenarbeit, Prozesse), mit einigen Ausnahmen, wenn etwa im Teilbereich ein führendes Fachverfahren zum Einsatz kommt. Die jeweilige Einführung in einem Amt ist oft aufwändiger als zunächst erwartet, wenn etwa im Zusammenhang mit der DMS-Einführung sinnvolle Konsolidierungen stattfinden sollen. Ergänzend zur reinen Dokumentenverwaltung werden mit der DMS-Einführung auch individuelle Anpassungen vorgenommen, um Verwaltungsarbeit zu vereinfachen und zu unterstützen. Z.B. wurden und werden Spezialregister entwickelt, „elektronische Karteikarten“ auf denen wichtige Metadaten gespeichert werden; damit können auch unmittelbar Formbriefe generiert werden. Beispielhaft hierfür sind STVO-Ausnahmen oder die Wohnungsbauförderung.

 

4.    Change-Management

 

Mit der Einführung des DMS ist eine gewisse Änderung der individuellen Arbeit verbunden. Noch mehr elektronisch zu arbeiten, eine neue Software und z.T. geänderte Prozesse führen auch zu Ängsten und Widerständen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Um dem Rechnung zu tragen werden geeignete Maßnahmen ergriffen, insbesondere (Vorab-) Informationen, Schulung und ein Mitspracherecht. Dies ist auch in einer im April 2011 verabschiedeten Dienstvereinbarung DMS grundsätzlich verankert. Eine weitere Folge der erweiterten IT-Nutzung - nicht nur durch DMS, sondern auch durch andere Anwendungen und Fachverfahren - ist, dass eine verbesserte Ausstattung mit Bildschirmen wichtig ist.

 

5.    Weiterentwicklung

 

Parallel zum Rollout wird das System laufend verbessert und mit Funktionalität erweitert. Derzeit wird u.a. eine zentrale Scanstelle etabliert, um die Dienststellen von laufender Scanarbeit zu entlasten. Da nur rund die Hälfte der Papierpost in der Poststelle aus rechtlichen Gründen geöffnet werden darf und z.B. Anträge direkt beim Sachbearbeiter abgegeben werden, ist die mögliche Unterstützung durch diese Scanstelle leider teilweise eingeschränkt.

 

Weitere Arbeiten – teils übergreifend, teils spezifisch pro Fachamt – sind Klärungen zur Zulässigkeit und Ausführung von ersetzendem Scannen, Rechtekonzepte und Datenschutz, sowie Gesetze, die im jeweiligen Bereich eine Rolle spielen.
Das E-Government-Gesetz sowie das „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ lassen hierbei einen Einsatz von Dokumentenmanagement in der Verwaltung als geradezu unumgänglich erscheinen.

 

Das Projektteam pflegt auch den Austausch mit Herstellerfirma, anderen Städten und Institutionen, wie z.B. der KGST oder Vitako. Die Erlanger eGovernment-Strategie mit ihrer entsprechenden Gewichtung des DMS findet hier durchaus Beachtung.

 


Anlagen:        DMS-Masterplan

                        DMS-Vorgehensmodell