Die Stadt beschließt in ihrer Gesellschafterversammlung:

1. Der Jahresabschluss und der Lagebericht der Erlanger Kongress und Marketing GmbH für das Geschäftsjahr 2009 haben zusammen mit dem Prüfungsbericht des Abschlussprüfers – der zu keinen Einwendungen führte – in Auszügen vorgelegen.
2. Der Jahresabschluss mit Lagebericht wird genehmigt/festgestellt.
3. Der Jahresfehlbetrag in Höhe von 438.852,55 Euro ist in voller Höhe vorzutragen und zu Lasten der Kapitalrücklage im Geschäftsjahr 2010 abzudecken.
4. Es wird Kenntnis genommen, dass der Aufsichtsrat die Geschäftsführung entlastet hat.
5. Der Aufsichtsrat wird entlastet.
6. Der Wirtschaftsplan 2011 mit einem Fehlbetrag von voraussichtlich 135.000 Euro wird genehmigt.
7. Die Stadt erwirbt aus dem Anlagevermögen der EKM die in die Stadthalle eingebauten Konferenzräume und Betriebsvorrichtungen (Einbauten) zum Buchwert 402.706 Euro (netto) per 1.1.2010; gleichzeitig löst die EKM die bestehende Pensionsrückstellung per 31.12.2010 durch Zahlung eines Ablösebetrages an die Stadt ab. Der exakte Betrag ist durch ein versicherungsmathematisches Gutachten noch zu ermitteln.
8. Die Stadt übernimmt eine selbstschuldnerische Bürgschaft in Höhe von 100.000,-- Euro gegenüber der Stadt- und Kreissparkasse Erlangen – vorbehaltlich der Zustimmung durch die Regierung von Mittelfranken.

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Aufsichtsrat und Geschäftsführung der Erlanger Kongress und Marketing GmbH (EKM) berichten an den Gesellschafter der Stadt Erlangen (an die Gesellschafterversammlung) über das Geschäftsjahr 2009, die aktuelle wirtschaftliche Lage und den Ausblick für 2011.

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

a)      Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Lagebericht der Geschäftsführung

Nach § 7 des Gesellschaftsvertrages der Erlanger Kongress und Marketing GmbH (EKM) hat die Stadt als Gesellschaft in den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Geschäftsbericht zu genehmigen/festzustellen sowie den Aufsichtsrat zu entlasten.

Der Jahresabschluss der GmbH schließt per 31.12.2009 (Vorjahre 2008, 2007, 2006 und 2005) mit folgenden Zahlen ab:

Die Umsatzerlöse in 2009 sind zum Vorjahr um 35 T€ gestiegen, das sind 2,9%. Während einige Kostenpositionen reduziert werden konnten (z. B. der Personalaufwand um 159 T€) sind andererseits Materialaufwand (69 T€) und sonstige betriebliche Aufwendungen (66 T€) angestiegen. Das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit konnte so um 56 T€ auf 348,5 T€ verbessert werden.
Der Jahresfehlbetrag hat sich gegenüber dem Vorjahr um 33,6 T€ verschlechtert, vorrangig ist dies auf die Restrukturierungskosten in Höhe von 89 T€ zurückzuführen. Die Zahl der Veranstaltungen sowie die Belegungstage waren rückläufig. Hier fehlte in 2009 der alle zwei Jahre stattfindende Comic-Salon, außerdem konnten aufgrund des optisch und technisch schlechten Zustandes der Halle die erhofften Neukunden und Umsatzsteigerungen nicht erreicht werden.

Im Wirtschaftsplan 2009 ist man von 1.460 T€ Umsatzerlösen ausgegangen; dieser Wert wurde um knapp 280 T€ unterschritten. Das Jahresergebnis wurde im Plan mit einem Fehlbetrag von -281 T€ erwartet und ist somit um 158 T€ schlechter ausgefallen als geplant.

Die in 2005 und 2006 aufgebauten liquiden Mittel der EKM wurden durch die Jahre 2007 und 2008 verbraucht und da sich die Erwartungen des Wirtschaftsplans nicht erfüllt haben, musste der Verlust über Bankverbindlichkeiten finanziert werden.

Der im Jahr 2009 entstandene Fehlbetrag wird zu Lasten der Kapitalrücklage in 2010 ausgeglichen werden. Die Kapitalrücklage beträgt per 31.12.2009 635,9 T€ und ist um 105,2 T€ niedriger als im Vorjahr (741,1 T€). Dabei ist zu berücksichtigen, dass in diese Kapitalrücklage per 31.12.2009 bereits ein Teilbetrag von 50 T€ aus dem städtischen Betriebszuschuss aus 2010 eingebucht wurde.

Der Zuschuss/die Zuzahlungen der Stadt für die EKM und die Stadthalle gliedern sich so auf:

Auszug aus dem Lagebericht:

Zur voraussichtlichen Entwicklung wird ausgeführt:
„Entgegen der Abschätzung im bisherigen Wirtschaftsplan 2010 können die prognostizierten Umsätze nicht erreicht werden. Es kam zu mehreren Stornierungen bereits fest gebuchter Veranstaltungen. Schwerwiegender ist aber der Beschluss des Veterinäramtes der Stadt Erlangen zur Schließung der Küche zum 30.06.2010 und damit die Einstellung der eigenen Gastronomie, nachdem die geforderten Verbesserungen nicht umgesetzt werden konnten. Wir gehen von einem verlorenen Umsatz für das zweite Halbjahr von 350 T€ aus. Demzufolge negativ wird sich auch die Liquiditätslage entwickeln. Die bestehende Kontokorrentlinie wird aller Voraussicht nach nicht ausreichen, die Fixkosten zu finanzieren. Die Geschäftsführung wird hierzu die notwendigen Verhandlungen führen. Es wird auf alle Fälle ein weiterer Zuschuss der Stadt Erlangen zur Deckung der laufenden Kosten erforderlich sein.

Der bauliche Zustand des Kongresszentrums HLH weist erhebliche Mängel auf. Leider ist auch an der Fassade bzw. der kompletten Außenansicht nichts ausgebessert worden. Um die Anforderung neuer Kunden zu erfüllen wird der technische Zustand der Licht- und Tontechnik sowie der Bühnentechnik nicht ausreichen. Wie schon in den Vorjahren und im Konzept des Geschäftsbesorgers gefordert, muss die Halle einem technischen und optischen „Facelifting“ unterzogen werden, um überhaupt wettbewerbsfähig zu sein!

Um im Wettbewerb gegen andere Kongresszentren zu bestehen, muss die HLH intensiver beworben werden und ihren Außenauftritt verbessern. Hierzu wären die neue Namensgebung und der geänderte Internetauftritt ein erster Schritt gewesen.

Alleine den Namen zu ändern hat wenig Sinn. Leider wurden die immer wieder geforderten Veränderungen bis heute nicht umgesetzt. Es stellt sich die Frage welchen Weg man in die Zukunft gehen bzw. welchen man sich leisten kann.

Ziel der EKM sollte es sein sich mit aller Kraft am Markt zu beteiligen. Der Wettbewerb wird in den nächsten Jahren noch härter. Die Kunden sind durch neuere und bessere vergleichbare Häuser verwöhnt und zu keinen Kompromissen mehr bereit. Hierzu sind aber seitens der Stadt als Vermieter und Gesellschafter Investitionen in die HLH zwingend notwendig. Leider sind hierbei negative Presseartikel (so vom 22.6.2010: Es fehlt das Geld für die HLH) alles andere als zweckdienlich für die Zukunft der EKM und für das Veranstaltungsgeschäft.“

b)     Feststellungen des Abschlussprüfers

Der Abschlussprüfer Dr. Steinacker/Erlangen hat den Jahresabschluss geprüft und in seinem Bestätigungsvermerk mitgeteilt, dass „seine Prüfung zu keinen Einwendungen

geführt hat. Nach seiner Beurteilung entspricht aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften und den ergänzenden Bestimmungen der Satzung und vermittelt unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft. Der Lagebericht steht im Einklang mit dem Jahresabschluss, vermittelt insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.“

Ohne diese Beurteilung einzuschränken weist er auf die Ausführungen zur kritischen Liquiditätslage im Lagebericht und der Gefährdung des Fortbestands der Gesellschaft hin.“

In seiner Analyse der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage wird berichtet, dass „die Passivseite der Bilanz gekennzeichnet ist durch eine stark sinkende Eigenkapitalquote von 32,5% (Vorjahr 52,7%) und dem Hinweis, dass das langfristige gebundene Vermögen seit dem Jahr 2008 nicht durch das langfristig gebundene Kapital gedeckt ist.“

Unter den Ertragskennziffern ist positiv hervorzuheben, dass die Personalintensität auf 53,2% zurückgegangen ist (Vorjahr 2008: 68,7%, 2007: 71,3%, 2006: 66,75%).

Hinsichtlich der engen Liquiditätssituation und hohen Inanspruchnahmen von Bankkrediten empfiehlt Dr. Steinacker dem Gesellschafter – ähnlich wie beim Schlachthof –  eine Patronatserklärung zugunsten der EKM abzugeben. Dies würde zum einen bessere Soll-Zinsen bringen, zum anderen dem Abschlussprüfer die Abgabe des Bestätigungsvermerks erleichtern.

c)      Bericht des Aufsichtsrates

Der Aufsichtsrat der EKM hat in seiner Sitzung am 12.11.2010 den Jahresabschluss 2009 und den Prüfbericht beraten. Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss mit dem Lagebericht zur Kenntnis genommen und empfiehlt der Gesellschafterversammlung den Jahresabschluss festzustellen, den Jahresfehlbetrag in voller Höhe vorzutragen und zu Lasten der Kapitalrücklage im Geschäftsjahr 2010 abzudecken. Des Weiteren hat der Aufsichtsrat die Geschäftsführung entlastet.

„Bericht des Aufsichtsrates der Erlanger Kongress und Marketing GmbH

Der Aufsichtsrat wurde im Geschäftsjahr 2009 von der Geschäftsführung schriftlich und mündlich laufend über die Lage, die Geschäftsentwicklung und alle wesentlichen Geschäftsvorfälle unterrichtet.

Er hat den Geschäftsführer nach den gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorschriften im Rahmen seiner Möglichkeiten unterstützt, überwacht und die notwendigen Beschlüsse gefasst.

Insgesamt hat der Aufsichtsrat in drei Sitzungen im Jahr 2009 (02. Februar, 22. Mai, 05. August) alle anstehenden Entscheidungen und aktuelle Entwicklungen der Gesellschaft besprochen und behandelt. Zudem kontrollierte der Aufsichtsrat die Umsetzung der im Aufsichtsrat gefassten Beschlüsse durch die Geschäftsführung. Wesentliche Schwerpunkte der Beratungen im Aufsichtsrat waren u. a.

·       der Wirtschaftsplan für das Jahr 2009

·       der Bericht des Abschlussprüfers für das Jahr 2008

·       Umstrukturierungskonzept zur Neuausrichtung des Betriebes und Abbau des Personalüberhangs

·       Interessensausgleich/Sozialplan – ausgehandelt von Geschäftsführung und Betriebsrat

·       diverse Personalmaßnahmen

·       materielle Privatisierung des Betriebes

Den von der Kanzlei Baumgartner und Kollegen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, erstellten Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes zum 31. Dezember 2009 hat der Aufsichtsrat geprüft und gebilligt.

Der Jahresabschluss wird zur Feststellung unverzüglich dem Gesellschafter zugeleitet.

Für das abgelaufene Geschäftsjahr dankt der Aufsichtsrat dem Geschäftsführer und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Erlanger Kongress und Marketing GmbH für ihre Tätigkeit“.

d)     Wirtschaftsplan 2011

In der Aufsichtsratssitzung am 12.11.2010 wurde nach Erörterung des Ergebnisses von 2009 und dem Bericht der Geschäftsführung über den Geschäftsverlauf 2010 mit der aktuellen Liquiditätssituation der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr erörtert. Wie diesem Plan entnommen werden kann, wird ein Jahresfehlbetrag von 135 T€ erwartet. Hierbei ist aber „abzuziehen“ die Position „Instandhaltung“ mit 151 T€, die bewusst einmalig in dieser Höhe für das „Facelifting“ angesetzt wird. Ohne diese Position wäre das Plan-Ergebnis – erfreulich - ausgeglichen!

e)     Maßnahmen zur Verbesserung von Bilanz und Liquidität

Die jetzt entstandene enge Liquiditätssituation ist insbesondere dadurch entstanden, dass seit Juni die gastronomischen Umsätze weggefallen sind und diverse Kosten (z. B. für Personal) teilweise bis Jahresende weiterlaufen.

Der Aufsichtsratsvorsitzende hat zusammen mit dem Beteiligungsmanagement deshalb mit dem Abschlussersteller der EKM, Herrn Ronald Handwerker/Kanzlei FSR, die Liquiditätssituation und mögliche Lösungswege erörtert. Dabei wurde folgender Lösungsgedanke entwickelt, der in der Aufsichtsratssitzung der EKM am 12.11.2010 erörtert wurde: Der Gesellschafter Stadt kauft von der EKM die fest in die Ladeshalle eingebauten Konferenzräume und Betriebsvorrichtungen (Einbauten) zum Buchwert per 1.1.2010 netto 402.706 Euro heraus, gleichzeitig löst die EKM die für den früheren Geschäftsführer, Jürgen Strobl, zum 31.12.2010 gebildete Pensionsrückstellung durch Zahlung eines Ablösebetrages an die Stadt ab. Der exakte Betrag ist durch ein versicherungsmathematisches Gutachten zu ermitteln. Der Differenzbetrag von voraussichtlich 270 – 300 T€ würde der EKM zur Verfügung stehen, um zum einen den Bankkreditsaldo auszugleichen und zum anderen Liquidität für diverse Anschaffungen, Verschönerungen und kleineren Bauunterhalt zu haben. Damit könnten Teile des von der Geschäftsführung gewünschten „Facelifting“ in Eigenregie von der EKM durchgeführt werden. Der Aufsichtsrat hat dieses Geschäft am 12. November 2010 einstimmig so beschlossen. Die Details regelt die Vorlage „Mittelbereitstellung für die Erlanger Kongress und Marketing GmbH“.

Zur Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber dem Kreditgeber und der Empfehlung des Abschlussprüfers folgend, ist es aus Sicht des BTM angeraten und der Situation angemessen eine selbstschuldnerische Bürgschaft zugunsten der EKM gegenüber der Stadt- und Kreissparkasse in Höhe von 100.000,-- Euro abzugeben. Die entsprechende Genehmigung bei der Regierung von Mittelfranken ist hierfür einzuholen.

Anlagen:

- Bilanz und GuV aus dem Jahresabschluss 2009

- Wirtschaftsplan 2011