Anlagenbuchhaltung

Betreff
Anlagenbuchhaltung hier: Aktivierung und Aufteilung der Herstellungskosten von Straßenbaumaßnahmen
Vorlage
II/163/2012
Aktenzeichen
II/20 und VI/66
Art
Beschlussvorlage

Der in der Begründung beschriebenen und in der „Vorschrift zur Aktivierung und Aufteilung der Herstellungskosten von Straßenbaumaßnahmen auf einzelne Teileinrichtungen“ niedergelegten Vorgehensweise wird zugestimmt.

 

Hinweis:

Die durch die Doppik zusätzlich entstandene Aufgabe kann von Amt 66 ohne personelle Verstärkung nicht bewerkstelligt werden. Die Anwendung des beantragten Vereinfachungs-verfahrens reduziert die zusätzlich erforderlichen Stellenanteile. Der Personalbedarf wird im Haushalt 2013 angemeldet.

1.   Ergebnis/Wirkungen
(Welche Ergebnisse bzw. Wirkungen sollen erzielt werden?)

Die vollständige Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens ist Voraussetzung
für eine sachgerechte Rechnungslegung nach den Grundsätzen der doppelten kommunalen Buchführung.
Gesetzliche bzw. verwaltungsinterne Grundlagen bilden hierbei:

- KommHV-Doppik

- Erfassung und Bewertung kommunalen Vermögens (Bewertungsrichtlinie - BewertR)

- Ausführungsbestimmungen zu den Zuordnungsvorschriften Anlagevermögen

- Vorschrift zur Aktivierung von Tiefbaumaßnahmen und Aufteilung der Herstellungskosten von
  Straßenbaumaßnahmen auf einzelne Teileinrichtungen (s. Anlage 1)


Dementsprechend sind auch fertig gestellte Maßnahmen aus dem Aufgabenbereich von
Amt 66 (Straßenbau, konstr. Ing.-Bau, elektr. Anlagen) zu erfassen und für die Anlagenbuchhaltung anhand der Herstellungskosten unter Berücksichtigung einzelner Straßenabschnitte und der betreffenden Teileinrichtungen aufzubereiten, wobei gemäß Anlage 3 zu den BewertR insbesondere folgende Vermögensgegenstände (Teileinrichtungen) grundsätzlich selbständig zu erfassen und zu bewerten sind:
- Fahrbahn

- Radwege, Gehwege, kombinierte Rad- und Gehwege
- Bushaltestellenbuchten
- Parkplätze (-streifen, buchten)

 

 

2.   Programme / Produkte / Leistungen / Auflagen
(Was soll getan werden, um die Ergebnisse bzw. Wirkungen zu erzielen?)

Straßenbaumaßnahmen werden anhand von Standard-Leistungstexten ausgeschrieben. Durch die auf den Formblättern des Vergabehandbuchs Bayern (VHB) basierenden Ausschreibungsunterlagen werden die Standard-Leistungstexte der „Leistungsbeschreibung für den Straßen- und Brückenbau in Bayern (LB StB-By 07), Ausgabe 2007“ Vertragsbestandteil. Die LB StB-By 07 bildet somit die technische Kommunikationsgrundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber für die Ausführung und Abrechnung von Straßenbaumaßnahmen und wurde mit MS vom 06.02.2007 zur Anwendung eingeführt. Das Leistungsverzeichnis ist entsprechend der zeitlichen Abfolge einzelner Bauleistungen strukturiert (z.B. Aushub – Schottertragschichten - Bordsteine – Entwässerungseinrichtungen – Asphaltschichten etc.) und nicht nach den Erfordernissen der Anlagenbuchhaltung mit der Aufteilung der Kosten nach Teileinrichtungen.
Dies bedeutet, dass nach Abschluss der Bauarbeiten und nach erfolgter Abrechnung mit der Baufirma die Zuordnung jeder abgerechneten Position nicht nur zu einer der o.g. Teileinrichtungen erfolgen muss, sondern sogar innerhalb einer Position die Gesamtmassen auf Teilmassen entsprechend ihrer Zuordenbarkeit aufzusplitten sind. Dies entspricht vom Arbeitsumfang (jedoch nicht vom Aufteilungsschlüssel!) her dem Arbeitsaufwand für eine KAG-Abrechnung entsprechend der Straßenausbaubeitragssatzung. Hierfür ist erfahrungsgemäß ein Zeitraum von ca. 2-3 Wochen je nach Maßnahmenkomplexität anzusetzen.
Von Amt 20 liegt eine Auflistung von ca. 100 Maßnahmen der letzten Jahre vor, die für die Anlagenbuchhaltung aufzuarbeiten wären. Unter Berücksichtigung des o.a. Zeitbedarfs ergäbe sich für das Abarbeiten nur dieses „Alt-Bestandes“ ein Zeitraum von 4 – 5 Jahren!

Vor diesem Hintergrund wurde von der Verwaltung ein Verfahren entwickelt, das auf Basis der tatsächlichen Kosten mit Hilfe eines dann für alle Straßenbaumaßnahmen standardisierten Näherungsverfahrens die Aufteilung dieser Kosten mit einem erheblich reduzierten Zeitaufwand ermöglicht.

Grundlegende Bestandteile dieses Näherungsverfahrens sind:

-       Einteilung der Straßenbaumaßnahmen in 2 Straßenkategorien
(Typ „Hauptverkehrsstraße“ und Typ „Anlieger- bzw. Wohnstraße“)

-       Vereinfachte Berechnung durch Verwendung von standardisierten Gewichtungsfaktoren  für jede der beiden Straßenkategorien und für jede Teileinrichtung

Die Gewichtungsfaktoren bewerten die Relevanz einzelner Teileinrichtungen innerhalb einer Baumaßnahme und relativieren den sich aus den Gesamtkosten und der (um-)gebauten Gesamtfläche ergebenden durchschnittlichen Einheitssatz (€/m²) aufgrund der jeweils spezifischen Bauweisen jeder Teileinrichtung.
Um die unterschiedlichen Gewichtungsfaktoren zu generieren, wurden mit sehr hohem Zeitaufwand verschiedene repräsentative Baumaßnahmen einer detaillierten Abrechnung unterzogen.

Auf Grundlage der so standardisierten Gewichtungsfaktoren und auf Basis tatsächlich angefallener Kosten und tatsächlich neu gebauter bzw. erneuerter Verkehrsflächen lassen sich die Herstellungskosten mit den folgenden Arbeitsschritten

·      Vorbereitung                                               
- Beschaffung der Akten, Einarbeitung in das Projekt
- Zuordnung einzelner Teilleistungen bzw. Buchungen hinsichtlich investiv/nicht investiv
- Aufteilung der Gesamtkosten der Maßnahme (finanzwirtschaftl. Abrechnung) in
            à Kosten Tiefbau                                                     (Zuständigkeitsbereich SGB 661)
            à Kosten Sonstiges (Gutachten, etc.)                     (Zuständigkeitsbereich SGB 661)
            à Kosten Dritter (Beleuchtung, Bänke, etc.)           (Zuständigkeitsbereich, z.B.
                                                                                               SGB 663, EB 77, etc.)

·      Ausarbeitung                                              
- Auswahl der Straßenkategorie
- Festlegung der betreffenden Straßenabschnitte („Knoten“)
- Flächenermittlung aus dem GIS
- Berechnung der Kosten der einzelnen Teileinrichtungen
- Aufteilung der ermittelten Kosten der einzelnen Teileinrichtungen auf die jeweiligen
  Straßenabschnitte („Knoten“)
- Mitteilung des Ergebnisses am SGB 201-3

auf jede Teileinrichtung separat aufteilen.

 

Dieses von Amt 66 entwickelte Näherungsverfahren wurde von der Beratungsgesellschaft KPMG geprüft und für schlüssig befunden.


Bei ca. 100 „Alt“-Maßnahmen und ausgehend von einem angenommenen reinen Zeitaufwand von durchschnittlich 3 Bearbeitungsstagen pro Maßnahme, bedeutet dies einen Zeitbedarf von 300 Arbeitstagen bzw. eine Arbeitszeit für eine Person von 1,5 Jahren nur zur Abarbeitung des „Altbestandes“ für die Anlagenbuchhaltung!
Der jährliche Zuwachs an Neumaßnahmen (Annahme: durchschnittlich ca. 25 Stück) ist hierbei noch nicht berücksichtigt.

Darüber hinaus müssen auch für die Einnahmen (Straßenausbau- bzw. Erschließungsbeiträge, Zuwendungen nach BayGVFG/FAG, Kostenbeteiligungen Dritter, etc.) entsprechende Modalitäten für deren Aufteilung auf die jeweilige Teileinrichtung entwickelt werden. Außerdem sind die Gewichtungsfaktoren in regelmäßigem Turnus (ca. alle 3 bis 4 Jahre) anhand geeigneter Baumaßnahmen zu überprüfen.

Aufgrund der derzeitigen personellen Situation bei Amt 66 sind diese für das Amt grundsätzlich neuen Aufgabenstellungen aber nicht leistbar.
Eine zum Stellenplan 2013 angemeldete Stelle würde erst nach Genehmigung des Haushalts frühestens im Mai/Juni 2013 ausgeschrieben werden. Dies bedeutet dass die Abarbeitung der sich zwischenzeitlich weiter „angestauten“ Maßnahmen demzufolge erst im Herbst 2013 beginnen könnten mit entsprechenden Konsequenzen für die Anlagenbuchhaltung, Eröffnungsbilanz, etc.

Um die Rückstände aufzuarbeiten, die für die Erstellung der Jahresabschlüsse 2009 ff dringend erforderlich sind, wurde daher in Abstimmung mit Amt 11 eine zbV-Stelle in Aussicht gestellt, sodass die Straßenbaumaßnahmen voraussichtlich bereits ab Herbst 2012 für die Anlagenbuchhaltung aufbereitet werden können.

Für die künftigen Maßnahmen werden dauerhaft zusätzliche Stellenanteile benötigt. Der Stellenplanantrag wird in das Haushaltsaufstellungsverfahren 2013 eingebracht.

 

 

3.   Prozesse und Strukturen
(Wie sollen die Programme / Leistungsangebote erbracht werden?)

-       Anwendung der geschilderten Vorgehensweise zur Aktivierung und Aufteilung der Herstellungskosten von Straßenbaumaßnahmen für die Anlagenbuchhaltung

 

4.   Ressourcen
(Welche Ressourcen sind zur Realisierung des Leistungsangebotes erforderlich?)

Investitionskosten:

bei IPNr.:

Sachkosten:

bei Sachkonto:

Personalkosten (brutto):

bei Sachkonto:

Folgekosten

bei Sachkonto:

Korrespondierende Einnahmen

bei Sachkonto:

Weitere Ressourcen

 

 

Haushaltsmittel

             werden zur Beschlussfassung über die Vereinfachungsregelung nicht benötigt.

Der zur Aktivierung der Anlagen im Bau erforderliche Personalbedarf resultiert aus Vorgaben der KommHV-Doppik. Bei Annahme der Vereinfachungsregelungen würde dieser Aufwand aber vermindert werden können.

             sind vorhanden auf IvP-Nr.      

                        bzw. im Budget auf Kst/KTr/Sk        

                   sind nicht vorhanden

Anlagen:       

Anlage 1 Aktivierung und Aufteilung HK Straßen

Anlage 1_a_Gewichtungsfaktoren

Anlage 2_Kostenermittlung_Teileinrichtungen

Anlage 3_Kostenermittlung_Knoten_GIS